ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■開催の運営条件別
- 複数の会場やオンライン配信を同時に運営する開催：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、Eventory
- サーバー障害に備えた冗長構成を重視する開催：Event Cloud Mix
- セキュリティ認証や個人データへの対応を確認したい開催：Eventory
- ■連携先別
クラウド型イベント管理システムの仕組みと向く開催
クラウド型は、提供会社のサーバーにデータを置き、ブラウザなどから利用する形態です。自社でサーバーを用意しなくてよい点が大きな特徴といえます。
クラウド型の基本的な仕組み
クラウド型のイベント管理システムでは、申込フォームや参加者名簿、受付画面が提供会社のサーバー上で動きます。利用者は、パソコンやスマートフォンのブラウザから操作します。
システムの更新や保守は提供会社が行うため、自社でプログラムを管理する必要はありません。ただし、機能の追加や仕様の変更が提供会社の方針に左右される点には注意が必要です。
クラウド型が向く開催の特徴
開催の頻度が高い、拠点が複数ある、短い準備期間で立ち上げたいといった場合は、クラウド型が向いています。担当者が変わっても、同じ画面で運営を引き継げます。
反対に、社内ネットワークの外に参加者の情報を出せない規程がある場合は、利用の可否を先に確認しましょう。自社のサーバーで管理する方法が向くケースもあります。
オンプレミス型との違いの整理
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを置いて運用する形態です。画面や機能を自社の要件にあわせて作り込みやすい一方で、サーバーの用意と保守を自社で担う必要があります。
クラウド型は初期の準備が軽く、開催規模に応じて契約を見直しやすい傾向があります。どちらが向くかは、開催の頻度や社内の体制、情報の取り扱い方針で変わります。
申込が集中する時期のアクセスへの備え
イベントの申込は、告知の直後や締め切り間際に集中しやすい傾向があります。クラウド型で同時アクセスが増えたときの備えを確認しましょう。
同時アクセスの上限と処理の仕組み
申込が集中すると、画面の表示が遅くなったり、申込が完了しなかったりする場合があります。クラウド型では、提供会社の設備が同時アクセスにどこまで耐えられるかが、製品によって異なります。
過去の大規模イベントでの利用状況や、アクセスが増えたときの対応方針を、提供会社に確認しておくと安心です。想定する申込数を伝えたうえで相談しましょう。
先着順や抽選の申込への対応
人気のセミナーでは、定員を超える申込が短時間に入る場合があります。先着順の受付では、定員を超えた申込を自動で締め切れるか、キャンセル待ちに切り替えられるかを確認しましょう。
抽選方式を使う場合は、当選と落選の通知を自動で送れるかも重要です。通知のメールが迷惑メールに分類される場合もあるため、送信元の設定についても提供会社に相談してください。
申込フォームの動作確認の進め方
本番の公開前に、申込フォームの動作を確認することが大切です。パソコンとスマートフォンの両方で入力し、確認メールが届くか、名簿に反映されるかを見ておきましょう。
複数の担当者で同時に入力して、動作に問題が出ないかを試す方法もあります。確認の際は、テスト用のデータを後で削除できるかも確かめておくと、名簿を整理しやすくなります。
イベント管理システムの受付を支える通信環境
当日の受付は、会場の通信状況に左右されます。クラウド型イベント管理システムを使う際に整えておきたい備えを確認します。
会場の回線と受付端末の準備
多くの参加者が同時に来場する受付では、会場の回線が混み合って、受付画面が開きにくくなる場合があります。会場のネットワーク環境を事前に主催者が確認しておくことが重要です。
回線を共有する会場では、来場者のスマートフォンの接続と競合することもあります。受付専用の回線を用意できるかを、会場の運営会社に相談しておきましょう。
通信が途切れたときの代替手順
通信が途切れたときに備えて、紙の名簿やオフラインで使える受付機能を用意しておく方法があります。オフライン対応の範囲や、通信の復旧後にデータが自動で反映されるかは、製品によって異なります。
代替手順は、スタッフ全員が把握している必要があります。リハーサルで一度試し、切り替えの判断を誰が行うかも決めておきましょう。
当日の運営を支えるサポート窓口
当日に不具合が起きたとき、提供会社に連絡できる時間帯と手段を事前に確認しておきます。休日の開催に対応できる窓口があるかどうかは、製品によって異なります。
連絡先をスタッフ全員に共有し、問い合わせる際に伝える情報の一覧も準備しておくと、対応が早くなります。サポートの範囲に、設定の案内だけでなく原因の調査まで含まれるかも確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
クラウド型のセキュリティとデータ保管
参加者の氏名や連絡先といった個人情報を、外部のサーバーで管理する形です。確認しておきたい保管と管理の条件を見ていきます。
データの保管場所と保管期間
保管先のサーバーがどの国や地域にあるか、契約の終了後にデータがどのくらい残るかは、提供会社によって異なります。社内の規程に照らして確認しましょう。
イベントの終了後に、不要になった名簿を削除できるかも大切です。個人情報を必要以上に保管しないよう、削除の手順と実行できる担当者を決めておきます。
アクセス権限とログの管理
スタッフや委託先に、見られる情報の範囲を役割ごとに分けられるかを確認します。受付担当には名簿の閲覧のみを許可し、編集や書き出しはできないようにする、といった設定が考えられます。
誰がいつ名簿を閲覧し、書き出したかを記録するログの有無も、確認したい点です。情報漏えいが疑われたときに、原因を調べる手がかりとなります。
他のクラウドサービスとの連携の考え方
クラウド型の強みの一つは、他のクラウドサービスとデータをつなげやすい点です。連携の方法と確認事項を整理します。
マーケティングや顧客管理との連携
イベントで集めた参加者の情報を、マーケティングオートメーションや顧客管理システムに送ると、開催後のフォローがしやすくなります。連携の方法には、標準機能による連携とAPIを使う連携があります。
自社で使っているサービスと連携できるか、連携できる項目の範囲はどこまでかを確認しましょう。連携の設定を誰が行うかも、事前に決めておく必要があります。
オンライン配信ツールとの連携
オンラインやハイブリッドで開催する場合は、配信ツールの視聴用のURLを参加者に自動で送れるかを確認します。申込の情報と視聴の履歴を、一つの名簿で管理できると便利です。
配信ツールとの連携は、製品ごとに対応しているサービスが異なります。使いたい配信ツールが対応しているかを、契約前に確かめておきましょう。
連携が止まったときの確認手順
サービス間の連携は、認証の期限切れや仕様の変更などで止まる場合があります。止まったときに、管理者へ通知が届くか、連携の状況を画面で確認できるかを確認しておきましょう。
未送信のデータを手動で再送できるかも、重要な点です。連携の担当者を複数人にして、状況を共有しておくと、休暇などで担当者が不在の際にも対応できます。
利用期間とイベント数に応じた契約の考え方
クラウド型は、開催の頻度や規模に応じて契約の内容を選べる場合があります。契約を決める前に整理しておきたい点を確認します。
開催頻度に応じた契約期間の選び方
年に数回の開催なのか、毎月開催するのかで、向いている契約の期間は変わります。開催のあるときだけ契約できる製品もあれば、年間の契約が前提の製品もあります。
契約期間の途中で、開催の予定を変更したときにどう扱われるかも確認しましょう。繁忙期だけ利用の枠を増やせるかも、比較したいポイントです。
利用の上限と追加の条件
契約には、参加者数やイベントの件数、メールの配信数などの上限が設けられている場合があります。上限を超えたときに、追加の費用が必要かどうかを確認しておきましょう。
想定を超えて参加者が増えたときのために、上限の変更手順も聞いておくと安心です。見積もりを依頼するときは、年間の開催計画を共有しましょう。
クラウド型イベント管理システムの一覧
クラウドで提供され、同時開催・障害対策・外部連携の条件を比べやすい6製品をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム | クラウド・SaaSで提供。リアルとオンラインの同時開催データを一元管理 |
| Eventory | クラウド型。MAとのデータ連携に対応し、GDPR対応・ISO27001取得も案内 |
| Event Cloud Mix | 冗長構成で稼働を保つクラウド型。外注先とアクセス制御つきで共有 |
| イベントクリエイト | CRMやSFAとのデータ連携に対応。CSVでデータを出し入れできる |
| Airmesse | クラウド型のオンライン展示会基盤。来場者の行動ログやWeb会議連携 |
| eventos | クラウド型。ハイブリッド開催に対応し、配信やアンケート収集まで対応 |
クラウドの強みを生かせるイベント管理システムの紹介
同時開催、障害への備え、外部サービスとの連携といった、クラウド型を選ぶときの条件に沿って紹介します。
株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム
- リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
- 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
- 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化
「株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム」は、クラウド・SaaSで提供されるイベント管理プラットフォームです。リアルイベントとオンラインイベントを同時に開催しても、一つの管理画面でデータを一元管理できます。システムの冗長化やバックアップ、不正アクセス・ログイン対策などのセキュリティ強化も案内されています。会場が複数あるなど運営が複雑な開催を、クラウドでまとめて管理したい場合の候補です。
Eventory （株式会社Collective Path）
- 発券手数料0円で収益最大化
- 参加者の行動データを可視化し商談へ繋げる
- サポート満足度96.6%で初心者も安心
Event Cloud Mix （株式会社ティーケーピー）
- 3,000件以上のノウハウを駆使した誰でも使えるシステム！
- イベント担当者の確認作業負担を大幅軽減し生産性向上！
- 厳選された100以上の機能でイベントを成功に導く！
イベントクリエイト （ソーシャルワイヤー株式会社）
- 簡単操作のため学習コストがかからない
- 自社サイトにマッチする告知用ページを作成可能
- 来場受付時には担当者に自動で通知メールを送信
Airmesse （セキュアロジック株式会社）
- 3D、実写、混在など希望スタイルで展示空間を制作。
- テンプレートブースで短納期のオンライン展示会を作成。
- 来場者管理、行動ログ、Web会議連携を提供。
eventos （bravesoft株式会社）
- ハイブリッドイベント対応の多機能イベント管理ツール。
- アプリ・Webサイトをノーコードで構築可能。
- 来場管理・配信・アンケート分析を一括サポート。
まとめ
クラウド型のイベント管理システムは、環境の準備が軽く、開催の頻度が高い運営に向いています。そのうえで、申込集中への備え、会場の通信環境、データの保管と権限、他サービスとの連携、契約の条件を確認することが大切です。自社の開催にあうクラウド型の製品を探すために、まず資料請求して比較してみてください。
