固定電話とIP電話の仕組みの違い
見た目や使い方は似ていても、音声が届く経路は違います。この違いが、費用や使い勝手の差につながります。まずは仕組みを整理しましょう。
| 項目 | 固定電話とIP電話の違い |
|---|---|
| 使う回線 | 固定電話は電話専用の回線、IP電話はインターネットと同じ回線を使います。 |
| 通話料 | 固定電話は距離によって変わる形が中心、IP電話は距離の影響を受けにくい料金体系が多くあります。 |
| 停電時 | 固定電話は機種によって使える場合があり、IP電話は電源と通信機器が必要です。 |
それぞれが使う回線の違い
従来の固定電話は、電話のために引かれた専用の回線を使います。電話局から各建物まで、音声を運ぶための道筋が確保されている形です。長く使われてきた仕組みで、通信の安定性に定評があります。
IP電話は、インターネットに使うのと同じ回線で音声をやり取りします。音声をデータに変えて送り、受け取った側で音に戻します。専用の回線を引く必要がないため、導入時の工事を抑えられます。
電話番号の扱いの違い
IP電話には、050で始まる番号を使うものと、市外局番から始まる番号を使えるものがあります。後者は、一定の品質基準を満たしたサービスで提供される形です。今使っている番号を引き継げるかは、契約している事業者と提供を受ける事業者の条件によって変わります。
番号が変わると、名刺やホームページの表記を直す作業が発生します。取引先への案内も必要です。切り替えを検討する際は、番号を引き継げるかを最初に確かめておきましょう。
IP電話に切り替えるメリット
切り替える利点は、費用だけではありません。働き方の変化への対応にも関わります。3つの角度から整理します。
通話にかかる費用を抑えやすい
IP電話の通話料は、距離による差が小さい料金体系が多く採られています。遠方の拠点や取引先との通話が多い会社ほど、差が出やすくなります。同じサービスを使う拠点どうしなら、通話料がかからない形もあります。
基本料金についても、電話専用の回線を維持する費用がなくなる分、抑えられる場合があります。ただし、インターネット回線の費用は別に必要です。今の請求内容と比べて、総額で判断しましょう。
増設や移転の工事を抑えられる
席を増やすとき、従来の形では配線の工事が必要になることがあります。IP電話では、すでに敷かれているネットワークを使えるため、工事の規模を抑えられます。番号の追加も、契約の変更で対応できる場合があります。
移転のときも同じです。電話番号を変えずに移せるかは条件によりますが、配線のやり直しは少なくて済みます。レイアウトを頻繁に変える会社では、この差が積み重なります。席替えのたびに工事を待つ必要がなくなる点も、実務での利点です。
場所を選ばずに使える
専用のアプリを入れたスマートフォンやパソコンから、会社の番号で発着信できるサービスもあります。在宅勤務や外出先でも、会社にかかってきた電話を受けられます。転送の設定をしなくても済む点が利点です。
誰がどれだけ通話したかの記録を残せる製品もあります。問い合わせの多い時間帯を把握し、人の配置を考える材料にできます。録音に対応する場合は、相手への案内が必要かどうかも確認しておきましょう。応対の内容を後から確かめられれば、聞き間違いによる行き違いも減らせます。
IP電話のデメリットと注意点
切り替えれば必ず良くなるわけではありません。次の点を押さえたうえで判断しましょう。
通信の状況によって音声が乱れる場合がある
音声はデータとして送られるため、回線が混み合うと途切れたり遅れたりすることがあります。原因は一つとは限らず、回線の速度、社内の機器の設定、同時に使っている他の通信量などが関わります。
導入前に、今の回線でどの程度使えるかを確かめましょう。音声のデータを優先して流す設定に対応した機器を使う方法もあります。判断に迷う場合は、情報システムの担当者や提供する事業者に相談することが重要です。
停電や通信の障害に弱い
IP電話は、電話機のほかに通信機器も動いている必要があります。停電するとどちらも止まるため、通話ができなくなります。従来の固定電話では、機種によっては停電時も使える場合があります。
災害時の連絡手段として電話を位置づけている場合、この点は無視できません。予備の電源を用意する、携帯電話への転送を設定しておくといった備えを考えましょう。すべてを切り替えず、一部の回線を残す判断もあります。受付や守衛室など、優先度の高い場所だけ残す方法も考えられます。
使えない番号や機器がある場合がある
050で始まる番号のサービスでは、緊急通報などにかけられない場合があります。フリーダイヤルの契約や、一部の情報提供サービスに対応していないこともあります。今どんな番号にかけているかを確かめましょう。
ファクスや、カード決済の端末など、電話回線を使う機器にも注意が必要です。IP電話では正しく動かない場合があります。使っている機器を一覧にして、対応の可否を事業者に確認することが重要です。代わりの手段があるかも、あわせて相談しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIP電話の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
IP電話への切り替えを検討するときの確認項目
判断には、今の使い方を把握することが欠かせません。費用と環境、そして進め方という3つの点から確認しましょう。
今かかっている費用と通話の内容を確かめる
請求書を見て、基本料金と通話料の内訳を確かめましょう。どこへの通話が多いかによって、切り替えたときの効果は変わります。市内への通話が中心なら、差が小さい場合もあります。
切り替えにかかる費用も見込む必要があります。電話機の入れ替え、工事、番号の手続きにかかる費用を含めて、何年で見合うかを計算しましょう。契約の最低期間があるかも確認しておきます。
社内のネットワーク環境を確かめる
今の回線が、通話と業務のデータ通信の両方をまかなえるかを確かめます。人数分の同時通話に耐えられるか、無線での利用を想定するかによって、必要な条件は変わります。機器の入れ替えが必要になることもあります。
不具合が起きたときの相談先も確かめておきましょう。回線の事業者、電話サービスの事業者、社内の機器を扱う会社が別々だと、原因の切り分けに時間がかかります。まずどこへ連絡するのかを決めておくことが重要です。
移行の進め方と時期を決める
一度にすべてを切り替えるか、一部の回線から順に移すかを決めましょう。段階的に進めれば、問題が起きたときの影響を抑えられます。従来の回線をしばらく残し、並行して使う期間を設ける方法もあります。
時期の選び方も重要です。繁忙期や決算の時期に切り替えると、不具合が出たときの影響が大きくなります。社員への案内や、取引先への番号の連絡が必要な場合は、その時間も見込んで計画を立てましょう。
IP電話への切り替えで検討したいサービス
内線化や通話の記録といった機能にあわせて比較の候補になるサービスを紹介します。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、IP電話の機能に通話の記録と分析を組み合わせたサービスです。通話の内容を自動で文字として記録できるため、対応の振り返りや引き継ぎに活用できます。スマートフォンやパソコンから発着信できる構成に対応しており、オフィス以外の場所からの利用も想定されています。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、迷惑電話への対策機能を備えたクラウド型のIP電話サービスです。着信時に迷惑電話の可能性を知らせる機能があり、対応にかかる負担を抑えられます。クラウド上で提供されるため、機器の設置を抑えた導入が可能です。
スマホ内線化サービス （ソフトプラン株式会社）
- 外出先で会社の固定電話番号を利用
- 電話受付の機会損失や転送料金をゼロにする運用を支援します。
- テレワーク・リモートワーク導入ツール
at+linkクラウド （株式会社リンク）
- 初期構築と運用設計を任せられるサポート付きクラウド。
- 運用トラブル時にサーバへログインし支援
- 物理サーバーと専用ネットワークでハイブリッド構成可能。
固定電話とIP電話に関するよくある質問
切り替えを考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 今の電話番号はそのまま使えますか？
- 市外局番から始まる番号を引き継げるかは、契約の状況とサービスの種類によって変わります。引き継げない場合、番号が変わります。検討の初期に、事業者へ確認しておくことが重要です。
- Q2： 今使っている電話機は使えますか？
- 機種や接続する機器によって異なります。変換する装置を使って引き続き使える場合もあります。すべて入れ替える場合は、その費用も見込みましょう。使っている機種を伝えて確認することが確実です。
- Q3： 音質は固定電話より劣りますか？
- 回線の状況や設定によって変わるため、一概には言えません。十分な回線があり適切に設定されていれば、業務に支障のない品質で使える場合が多くあります。試用できるかを事業者に相談してみましょう。
- Q4： 小規模な事務所でも切り替える価値はありますか？
- 通話量が少なければ、費用の差は小さくなります。ただし、外出先で会社の番号を使いたい、席の移動が多いといった事情があれば効果が出ます。費用以外の目的も含めて判断しましょう。
まとめ
IP電話には、通話にかかる費用を抑えやすいこと、増設や移転の工事を抑えられること、場所を選ばずに使えることというメリットがあります。一方で、通信の状況に左右される点、停電に弱い点、使えない番号や機器がある点にも注意が必要です。まずは今の請求内容と使っている機器を確かめ、切り替えの効果を見積もりましょう。資料請求を活用してみてください。
