LCMサービスで追加料金が生じる料金体系の仕組み
LCMサービスの料金は、毎月定額で支払う部分と、利用量に応じて変わる部分の組み合わせで決まる場合があります。どの項目が定額に含まれ、どこからが追加料金なのかを理解しておくと、見積もりを比べやすくなります。
定額料金と従量料金の違い
LCMサービスの料金体系には、端末1台あたりの月額料金で一連の作業をまかなう定額型と、キッティングや修理対応などの作業ごとに料金がかかる従量型があります。両者を組み合わせたプランを用意している提供会社もあります。
定額型は毎月の支払額を予測しやすい反面、利用が少ない月も同じ費用がかかります。従量型は使った分だけの支払いですが、作業が増える時期には費用が膨らむ可能性があります。自社の作業件数の波にあわせて、どちらが向いているかを検討しましょう。
管理台数や作業件数による変動
管理台数が増えると、端末単位の月額料金はその分だけ増えます。さらに、プランに含まれる作業件数の上限を超えた場合に、超過分を別料金とする契約もあります。使わなかった件数を翌月に繰り越せるかどうかも、契約によって扱いが異なる場合があります。
例えば、月あたりの故障対応やキッティング（端末の初期設定）の件数に上限が設けられている場合、入社が集中する時期には超過料金が発生する可能性があります。上限の有無と超過時の単価を、見積もりの段階で確認しておきましょう。
アカウントや拠点の追加料金
資産管理の画面にログインする管理者アカウントの数や、端末を配送・回収する拠点の数によって料金が変わるサービスもあります。基本料金に含まれる数を超えると、1アカウントや1拠点ごとに追加料金がかかる契約形態も考えられます。
拠点が多い企業や、部署ごとに管理者を置きたい企業では、この費用が積み重なる場合があります。現在の拠点数と管理者数に加え、今後の増加見込みも踏まえて確認することが大切です。閲覧専用のアカウントが別料金かどうかも確認しておくと安心です。
見積もりで見落としやすいLCMサービスの隠れコスト
隠れコストとは、月額料金の見積もりには表れにくいものの、運用のなかで発生する費用のことです。LCMサービスでは、物流や契約変更、端末の処分にかかわる費用が該当する場合があります。主な項目を順に確認しましょう。
拠点への配送費と回収費
キッティングを終えた端末を各拠点や在宅勤務者の自宅に届ける際、配送費が月額料金とは別に請求される場合があります。故障端末の引き取りや退職者の端末回収にも、往復の送料や梱包費がかかることがあります。在宅勤務者が多い企業では、配送先が分散するぶん件数が増える傾向です。
離島や遠隔地への配送、急ぎの便を指定した場合は、通常より費用が上がることも考えられます。配送費が料金に含まれるか、含まれない場合の単価や地域による差を確認しておきましょう。
契約期間途中の返却にかかる費用
レンタルやリースで端末を調達している場合、契約期間の途中で返却すると、残りの期間分の料金を求められることがあります。組織の縮小や拠点の統廃合で台数を減らしたいときに、想定外の支出につながりかねません。リースの場合は、原則として中途解約ができない契約もあります。
また、返却時に端末の傷や欠品があると、修理費や部品代を請求される契約も考えられます。返却時の状態に関する基準と、途中返却の可否や費用を事前に把握しておくことが重要です。
データ消去や廃棄にかかる費用
不要になった端末は、情報漏えいを防ぐために記録媒体のデータ消去を行ってから廃棄やリユースに回します。データ消去や物理破壊、消去したことを示す証明書の発行が、オプション料金となっている場合があります。
消去の方法や証明書の形式によって費用が変わることもあります。社内のセキュリティ規程で求められる消去方法を確認したうえで、その方法が標準の料金に含まれるかを提供会社に問い合わせましょう。証明書の発行単位が1台ごとか一括かも確認しておくと、監査への対応にも役立ちます。
LCMサービスの解約時に発生しうる違約金と条件
LCMサービスは複数年の契約を前提とするケースがあり、途中で解約すると違約金が発生する場合があります。金額の算出方法や対象となる費用は契約によって異なるため、契約前に条件を把握しておくことが大切です。
中途解約金の算出方法
中途解約金は、残りの契約期間の月額料金の一部または全額として設定されることがあります。最低利用期間を設け、その期間内の解約に限って違約金を求める契約も見られます。契約期間が長いほど、解約時の負担が大きくなる場合もあります。
また、導入時の初期費用を月額料金に分割して上乗せしている場合、解約時に未払い分を一括で支払う条件になっていることも考えられます。契約書や利用規約の解約条項を読み、算出方法を具体的に確認しましょう。
解約時の端末返却とデータ移行
解約時には、違約金のほかに端末の返却や資産データの引き継ぎにかかる費用も発生する可能性があります。レンタル端末であれば一斉に返却する手配が必要となり、その配送費やデータ消去費が別途かかる場合があります。返却期限を過ぎると、延長分の料金がかかる契約も考えられます。
さらに、資産台帳のデータを別のサービスや社内のツールに移す際、出力形式によっては変換作業が必要です。データを出力できる形式と、解約後に閲覧できる期限を確認しておくと安心です。
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LCMサービスの3年間の総コストを試算する方法
LCMサービスの費用を比べるには、月額料金だけでなく、契約期間全体でかかる費用を合計することが重要です。ここでは3年間を例に、試算に含める項目と計算の流れを紹介します。主な費用項目は次のとおりです。
| 費用項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 初期費用 | 導入時の設定、資産データの登録 |
| 月額料金 | 端末1台あたりの料金に台数と契約月数をかけた金額 |
| 従量料金 | 上限を超えたキッティングや修理対応 |
| 物流費 | 拠点への配送、故障端末や退職者端末の回収 |
| 処分費 | データ消去、証明書の発行、廃棄 |
| 解約関連費 | 中途解約金、返却時の修理費 |
試算に必要な前提条件の整理
総コストを試算する前に、管理台数と増減の見込み、年間の入替台数、拠点数を整理します。これらの前提がずれると、従量料金や配送費の見込みが大きく変わるためです。特に作業件数は、入社や故障の状況によって年ごとに変動しやすい項目です。
例えば、毎年の入社や退職の人数、故障の発生件数について過去の実績を集めておくと、作業件数の見積もり精度が上がります。前提条件は提供会社にも共有し、同じ条件で複数社の見積もりを取りましょう。
3年間の総コストの計算例
ここでは仮の条件として、端末100台、端末のレンタル料を含めて1台あたり月額3,000円、初期費用30万円、年間の追加作業費20万円とします。この場合、月額料金の合計は3,000円×100台×36か月で1,080万円です。
これに初期費用30万円と、追加作業費20万円×3年の60万円を加えると、3年間の総額は1,170万円です。実際の単価や費用項目は製品や契約によって異なるため、この金額は計算の流れを示す例として参考にしてください。
自社運用した場合との比較
試算した総コストは、LCMサービスを使わずに自社で運用した場合の費用と比べると判断材料として役立ちます。自社運用では、端末の購入費に加えて、担当者が設定や問い合わせ対応に費やす人件費も考慮する必要があります。端末の保管場所の確保や廃棄手続きにかかる手間も、社内コストに含めて考えます。
担当者の作業時間に時間あたりの人件費をかけると、目に見えにくい社内コストを数値で把握できます。費用の差だけでなく、担当者の負担軽減や業務の属人化を抑える効果もあわせて評価しましょう。
追加コストを抑えるLCMサービス契約前の確認
追加コストの多くは、契約前に条件を確認しておくことで見通しを立てられます。見積もりの取り方や契約書の読み方、導入後の見直しまで、費用を管理するためのポイントを紹介します。
見積もり条件をそろえて比較する
複数の提供会社から見積もりを取る際は、台数や拠点数、作業件数といった前提条件をそろえることが重要です。条件が異なると、月額料金が安く見えても、追加料金を含めると総額が逆転する可能性があります。台数や拠点数は、現在の数値と3年後の見込みの両方を伝えておきましょう。
見積もり書では、月額料金に含まれる作業と含まれない作業を一覧にして比べると、差を把握しやすくなります。含まれない作業については、単価と想定件数をかけて年間の費用に換算しておきましょう。
契約書の料金表と解約条項を読み込む
契約書や利用規約には、料金表とは別に、追加料金の条件や解約時の取り扱いが記載されていることがあります。最低利用期間や自動更新の有無、更新時の料金改定の可能性もあわせて確認しましょう。改定の通知時期や、改定に同意しない場合の扱いも確認点です。
不明な点は、契約前に提供会社へ書面で質問し、回答を記録として残しておくと安心です。法務部門や経理部門にも確認を依頼し、複数の担当者で内容を確かめる体制を整えると、見落としを減らせます。
導入後も利用状況を定期的に見直す
契約後も、利用状況と請求内容を定期的に照らし合わせることが大切です。使っていない端末やアカウントが残っていると、不要な費用を払い続ける恐れがあります。契約時に想定した台数と実際の稼働台数を比べると、ずれに気付きやすくなります。
例えば、四半期ごとに台数や作業件数、追加料金の内訳を確認し、プランが利用状況に見合っているかを点検する方法があります。利用状況が変わった場合は、提供会社とプランの変更や単価の見直しを相談しましょう。
料金の内訳を確かめて比べたいLCMサービス
委託できる工程や管理の仕組みが異なるLCMサービス関連の製品を紹介します。従量料金や配送費、解約時の条件は製品ごとに異なるため、3年間の総額を前提に見積もりを依頼してください。
LCMサービス
- PC・モバイルの調達から回収まで一括管理
- 大規模な初期設定と現地設置を安全に実施
- データ消去や磁気破壊で確実な情報漏洩対策
PCテクノロジー株式会社が提供する「LCMサービス」は、PCやスマートフォンの調達から設定、運用、回収までを一括で支援するアウトソーシングサービスです。問い合わせ対応やデータ消去、磁気破壊による情報漏えい対策にも対応しています。委託できる工程が広いため、工程ごとの料金が月額に含まれるか、作業件数に応じて加算されるかを見積もりの段階で確認しておくとよいでしょう。価格は別途問い合わせとなっているため、管理台数や拠点数を伝えて総額を比較しましょう。
ライフサイクルマネジメントサービス
- セイノーグループで培ったシステム構築・保守ノウハウを凝縮
- サーバー、PC、スマホ、ハンディなど様々なデバイスを取り扱い
- 全国規模の物流網を駆使した配送サービスをセットで提案
株式会社セイノー情報サービスが提供する「LCM」は、社内IT資産の購入計画から調達、設定、導入、運用、保守、撤去、廃棄までを、物流サービスとセットで提供するサービスです。サーバーやPC、スマートフォン、ハンディ端末などのデバイスを取り扱い、全国規模の物流網を活用した配送サービスとあわせて提案を受けられます。この記事で取り上げた拠点への配送費や機器の返却にかかる費用を、ライフサイクル全体の見積もりに含めて確認したい場合の比較候補です。
Convi.BASE（コンビベース）
- IT資産のライフサイクル管理を実現
- ICタグやQRコードを活用した棚卸しや貸出しを効率化
- 保証期間や保守期限のアラートで通知！期限管理が可能
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE （コンビベース）」は、あらゆる物品を適正に管理・運用するクラウド型の物品管理システムです。IT資産のライフサイクル管理に対応し、ICタグやQRコードを活用して棚卸しや貸出しの作業を効率化できます。保証期間や保守期限をアラートで通知する機能があるため、保守契約の更新時期を把握する管理に役立てられます。LCMサービスの委託とは別に、社内で資産台帳を管理する仕組みを整えたい場合の候補です。
Assetment Neo for 情シス
- ラベル貼付と定期的な棚卸で、IT資産の台帳管理の正確性を向上
- IT機器やソフトウェアの保守契約を資産と結びつけて管理
- 資産管理と社内の作業依頼申請・履歴を、ワークフローで一元化
株式会社アセットメントが提供する「Assetment Neo for 情シス」は、セキュリティ強化につながる物品管理を実現する資産管理システムです。情報システム部門が管轄するIT機器の管理から、パソコンに限定した管理まで対応しています。ラベル貼付と定期的な棚卸で台帳の正確性を高め、IT機器やソフトウェアの保守契約を資産と結びつけて管理できます。どの保守契約がどの資産に結びついているかを把握できるため、3年間の総コストを試算する際に、費用に含まれる契約を整理する用途にも使えます。
UTORITO （株式会社Too）
- 残価設定リースで初期投資を抑え、購入負担を軽減。
- 情シス業務を一元アウトソース可能。
- 専用ポータルで在庫・発注・申請・権限管理などを一括管理。
テクバンのLCMサービス （テクバン株式会社）
- デバイスのライフサイクルを一元管理。
- キッティング代行、レンタル、資産管理などを提供。
- ヘルプデスク併用で窓口を一本化、運用負担を軽減。
LCMサービス （ソフトバンク株式会社）
- 機器の選定・購買から導入まで一括支援。
- 運用中の問合せ対応、保守、交換手配を代行します。
- 回収からデータ消去、廃棄/リユースまで一括管理。
まとめ
LCMサービスの追加コストは、管理台数や作業件数に応じた従量料金、拠点やアカウントの追加、配送や処分、中途解約に伴う費用などで発生する場合があります。月額料金だけで判断せず、3年間など契約期間全体の総額で比べることが大切です。
前提条件をそろえて複数社の見積もりを取り、契約条項まで確認しましょう。資料請求で各サービスの料金体系を比べ、自社にあうLCMサービスを検討してください。
