メールセキュリティシステムのメリット・デメリットを徹底解説！

メールセキュリティシステムのメリット

メールセキュリティシステムを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

機密情報の流出防止

ビジネスで送受信されるメールには、企業にとって重要な情報が含まれることがあります。顧客リストや機密情報など、いずれも流出すれば甚大な損失につながりかねません。 メールセキュリティシステムを導入すれば、情報漏えいのリスクを低減できます。たとえば、暗号化機能を用いれば、万が一第三者にメールを傍受されてしまっても、中身を知られる心配はありません。

誤送信への対策

セキュリティという言葉を聞くと、外部からのサイバー攻撃に対する備えを想像する人が多いでしょう。しかし、セキュリティトラブルには人為的ミスに起因するものも少なくありません。その代表例が、メールの誤送信です。メール送信時に宛先や添付すべきファイルを間違えてしまい、本来送るべきでないものを送信してしまいます。

このようなミスは、どれほど注意を促しても完全に排除するのは困難です。そこで、メールセキュリティシステムにはメールの誤送信を防ぐ機能が備わっています。単なる注意力に頼るより、システム側で防止策を講じたほうが、高い効果を得られるでしょう。

セキュリティの強化

もちろん、メールセキュリティシステムにはサイバー攻撃を防止する機能も充実しています。たとえば、メールの添付ファイルにはウイルスなどのマルウェアが潜んでいることもあります。メールセキュリティシステムを導入すれば、ユーザーがファイルを開く前にウイルスを駆除することが可能です。

また、メール本文に有害なサイトへのURLが記載されていることもあります。アクセスすれば情報を盗み取られたり、ウイルスに感染したりしかねません。メールセキュリティシステムはそのようなURLを事前に検知し、アクセスをブロックすることで安全を守ります。

メールセキュリティシステムのデメリット

メールセキュリティシステムにあるのはメリットだけではありません。次はデメリットを紹介します。

追加のコストが発生してしまう

セキュリティの強固さとコストは常にトレードオフの関係にあります。堅牢な環境を構築すればするほど高額なコストが発生します。初期費用だけであれば一度の出費で済みますが、セキュリティサービスは月額料金も生じるのが一般的です。

また、メールセキュリティシステムはメールサーバなどと連携して効果を発揮します。連携がスムーズに行われればよいですが、そうでなければシステム改修などの手間がかかるかもしれません。これに伴うコストも高額になることがあります。導入前には、具体的にどのくらいの料金が発生するのか、慎重な見積もりが求められます。

パソコンの処理速度が下がることもある

これは、個人用のPCやスマートフォンにセキュリティソフトを入れて実感したことがある人も多いでしょう。セキュリティシステムを導入すると、処理速度が低下する可能性があります。

ただし、具体的にどの程度の悪影響が生じるかはシステムによってさまざまです。機能が豊富なシステムほど、処理速度が大きく低下する傾向にあります。

自社にとって必要最低限の機能を備えたメールセキュリティシステムを選定することで、処理速度の低下を最小限に抑えられるでしょう。カスタマイズに対応した製品もあるため、不要な機能を外してもらうことで最良の環境を構築できます。

セキュリティ意識や業務の生産性が下がる可能性もある

社員の注意力だけに頼らず、システマチックに安全性を高められるのがメールセキュリティシステムのメリットです。ところが、これは裏を返せばデメリットでもあります。システム側で社員を守る結果、社員のセキュリティ意識が低下するおそれがあるからです。意識が低下すれば思わぬ場面でセキュリティトラブルに見舞われるかもしれません。

一方、業務の生産性を低下させるおそれもあります。たとえば、メールの誤送信防止機能では、送信を一時保留したり、上司に承認を求めたりすることがあります。即座にメールを送りたくても、その前にいくつかの作業が生じてしまうため、やり取りの円滑さが損なわれてしまいます。

また、メールセキュリティシステムは脅威を排除しますが、誤って必要なメールまで削除してしまうことがあります。リスクの検出精度は製品によってさまざまですが、業務効率を犠牲にしたくないのなら、高精度な製品を検討したほうがよいでしょう。

メールセキュリティシステムの導入を成功させるポイント

メールセキュリティシステムは、導入後の適切な運用が欠かせません。まず、他のセキュリティツールと同様に定期的なアップデートが求められます。サイバー攻撃の手法は日夜新しいものが生み出されているからです。どの程度の頻度でアップデートが提供されるのかは、製品によって異なるため確認しておきましょう。ただし、クラウド型サービスであればアップデートは自動的に行われ、手動でインストールする必要はありません。

一方、何らかのトラブルが生じた際への備えも必要です。メールセキュリティシステムにトラブルが生じれば、正常にメールを受け取れなくなるなど、ビジネスに甚大な被害が生じかねません。トラブル発生時の問い合わせ窓口を事前に把握し、対応を担う部門や担当者を決めておくことで、対処を迅速化しましょう。

メールセキュリティシステムのメリットを踏まえて導入を！

メールセキュリティシステムには以下のメリットがあります。

• ・機密情報の流出防止
• ・誤送信防止
• ・サイバー攻撃対策の強化

一方、以下のデメリットもあります。

• ・長期的にコストが発生する
• ・デバイスの処理速度が下がる
• ・セキュリティ意識や業務効率の低下を招く

メリット・デメリットの両方を踏まえ、適切に運用することでセキュリティ性を高めましょう。