ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■あわせて管理したい業務別
- グループウェアのカレンダーと予約を連携したい：予約ルームズ、Acall、ROOM LEAD、Nimway、Colorkrew Biz、Coo Kai 座席予約、ROOMCONCIER、touch-mee、Biz Room
- 来客の受付や入館管理もあわせて行いたい：予約ルームズ、Acall、ResourceLook
- フリーアドレスの座席予約もまとめて管理したい：Acall、ROOM LEAD、Nimway、Colorkrew Biz、Coo Kai 座席予約、RICOHスマート予約サービスforフリーアドレス
- ■会議室の利用状況の把握方法別
- 会議室前の表示端末で予約状況を確認できる：予約ルームズ、Acall、ROOM LEAD、Nimway、SmartTimeShare
- センサーで在室状況を検知できる：Nimway、ROOMCONCIER
2026年度のIT導入補助金の概要
中小企業のITツール導入を支援してきたIT導入補助金は、2026年度は名称が変わり、デジタル化・AI導入補助金として公募されています。会議室予約システムでの活用を考える前に、制度の基本を確認しておきましょう。
名称と申請枠の構成
2026年度の正式な事業名は「中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金」で、事務局のWebサイトでは「デジタル化・AI導入補助金2026」と案内されています。申請枠は、通常枠、インボイス枠のインボイス対応類型と電子取引類型、セキュリティ対策推進枠、複数者連携デジタル化・AI導入枠の5つです。
会議室予約システムのような業務効率化のツールを導入する場合、主に検討するのは通常枠です。インボイス枠は会計や受発注などのインボイス対応を目的とした枠のため、目的にあう枠を選びましょう。
通常枠の補助額と補助率
事務局の案内では、通常枠の補助額は、対象の業務プロセスを1つ以上持つツールで5万円以上150万円未満、4つ以上持つ場合で150万円以上450万円以下です。補助率は1/2以内で、地域別最低賃金に関する一定の条件を満たす場合は2/3以内となります。
なお、事務局は第7次公募回から、補助率引き上げの要件の変更や、従業員1人あたり給与支給総額の向上に関する申請要件の追加を告知しています。申請する公募回の公募要領で最新の要件を確認しましょう。
会議室予約システムが補助対象となる条件
会議室予約システムであれば何でも補助を受けられるわけではありません。補助の対象になるかは、ツールの登録状況と、ツールが担う業務プロセス、費用の種類によって決まります。3つの条件を順に確認しましょう。
ITツールとして登録されているか
補助の対象は、事務局に登録されたITツールに限られます。登録はツールの提供会社や販売会社が行うもので、同じ種類の会議室予約システムでも、登録されている製品とされていない製品があります。
登録状況は、事務局のWebサイトにある「ITツール検索」で調べられます。製品名で検索して見つからない場合は、提供会社に今年度の登録予定を問い合わせましょう。前年度に登録されていた製品でも、今年度も登録されているとは限らない点に注意が必要です。
対象の業務プロセスを持っているか
通常枠で申請できるのは、事務局が定める業務プロセスを1種類以上持つソフトウェアです。業務プロセスには、顧客対応・販売支援や会計・財務・経営、総務・人事・給与・教育訓練・法務・情シス・統合業務などがあります。業種や業務を限定しない汎用プロセスのツールは、単体では申請できません。
会議室予約システムがどのプロセスで登録されているかは製品によって異なります。グループウェアや受付システムの一部として登録されている場合もあるため、ITツール検索の登録内容と、提供会社の説明の両方を確認しましょう。
導入費用が補助対象経費に含まれるか
通常枠で補助対象となるのは、ソフトウェアの購入費やクラウドの利用料で、クラウド利用料は最大2年分が対象です。オプションとして機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティ、役務として導入設定や導入研修、保守サポートなども示されています。
一方、会議室の入口に置く表示端末や人感センサーといった機器の購入費は、通常枠の補助対象経費の一覧には示されていません。見積もりの段階で、補助対象になる費用と自社負担となる費用を分けて確認しましょう。
会議室予約システムで補助金を申請する準備
申請には事前の手続きが必要で、準備に数週間かかるものもあります。締切から逆算して早めに着手しましょう。ここでは、申請者側で進める手続きと、ITツールの提供側と進める作業を紹介します。
GビズIDプライムとSECURITY ACTIONの取得
交付申請には、行政サービスの共通認証であるGビズIDプライムのアカウントが必要です。事務局の案内では、発行までの期間はおおむね2週間とされています。
あわせて、情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言するSECURITY ACTIONの「一つ星」または「二つ星」の宣言も要件です。宣言済みのアカウントIDは交付申請の作成時に入力するため、ID発行までの期間も見込んで準備しましょう。
IT導入支援事業者との事業計画づくり
補助金の申請は、ITツールを登録しているIT導入支援事業者と共同で進めます。事業者から申請マイページへの招待を受け、申請者の情報や必要書類を入力し、事業者がITツールの情報と事業計画の数値を入力する流れです。
会議室予約システムの提供会社が支援事業者として登録されているかは、事前に確認しておきましょう。交付決定の通知を受けてから補助事業を開始できる流れのため、契約や支払いの時期は支援事業者と相談して決めることが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
会議室の課題を事業計画に落とし込む
補助金の申請では、ツールを導入してどのように生産性を高めるかを事業計画として示します。会議室予約システムの場合は、会議室の運用で起きている課題を具体的に挙げ、導入後の変化を測れる形にしておくと計画を立てやすくなります。
空予約や利用率を数字で把握する
予約されているのに使われていない空予約や、特定の会議室への予約の集中は、会議室の運用で起きやすい課題です。導入前に、予約の件数や実際の利用状況、予約の調整にかかっている時間を把握しておきましょう。
現状を数字で示すと、導入によって何を改善するのかを計画に書きやすくなります。在室を検知して未使用の予約を自動で解放する機能など、課題に対応する機能を持つ製品かどうかも、資料請求の段階で確認しておきましょう。
受付や座席管理とあわせて導入範囲を決める
会議室予約システムの中には、来客の受付やフリーアドレスの座席予約を同じ仕組みで管理できる製品もあります。総務部門の業務をまとめて効率化したい場合は、導入範囲を広げることも選択肢です。
ただし、範囲を広げると導入費用が増え、補助対象になる費用とならない費用の切り分けも難しくなる傾向があります。補助金の有無にかかわらず、自社に必要な機能を先に決め、そのうえで申請の対象範囲を支援事業者と確認しましょう。
交付決定後の実績報告を見込む
補助金は、交付決定を受けた後にツールを導入し、事業実績報告を提出してから受け取る流れです。事務局のスケジュールでは、公募回ごとに事業実施期間と実績報告の期限が定められています。
導入後も、事業計画で示した数値の報告が求められる場合があります。会議室の利用状況を記録できる機能があれば、効果の確認にも役立ちます。報告の時期と内容は公募要領で確認し、担当者を複数人で決めておきましょう。
補助金のスケジュールにあわない場合の選択肢
会議室の移転やオフィスの改装にあわせて導入したい場合など、補助金の公募時期と導入したい時期がずれることもあります。補助金ありきで計画を遅らせず、別の方法も含めて検討しましょう。
次の公募回を待つか先に導入するかを決める
デジタル化・AI導入補助金は年度内に複数回の締切が設けられており、事務局は公募回ごとに締切日を公表しています。2026年度の通常枠では、6次締切分の締切日が2026年10月30日と案内されています。以降の回は事業スケジュールのページで確認しましょう。
公募要領では、交付決定前にITツールを契約・発注した場合は補助の対象にならないと定められています。先に導入するか次の公募回を待つかは、導入を急ぐ理由と補助額を比べて判断しましょう。
自治体の補助制度を確認する
都道府県や市区町村が、独自にデジタル化やテレワーク環境の整備を支援する補助制度を設けている場合があります。対象となる費用や申請時期は自治体ごとに異なるため、所在地の自治体のWebサイトや商工会議所に問い合わせてみましょう。
国の補助金と自治体の補助制度を同じ費用に重ねて使えるかは、それぞれの要件によって異なります。併用を考える場合は、両方の窓口に事前に確認しておくことが大切です。
事業計画づくりに役立つ会議室予約システムの一覧
空予約の防止や利用状況の記録など、事業計画で示す課題と効果に結び付けやすい機能に注目して、この記事で紹介する会議室予約システムを一覧にしました。補助金の対象かどうかは、事務局のITツール検索や提供会社で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 予約ルームズ | 空予約の自動キャンセルや無断延長アラートに対応。受付システムとの連携も可能 |
| Acall | AIチャットで空き会議室を探せる。受付自動化や座席予約の機能も提供 |
| ROOM LEAD | 会議室・座席・ワークブースを一元管理し、稼働率など14項目のレポートを出力できる |
| Nimway | センサーで会議室の利用を検知し、使われていない予約を自動でキャンセルできる |
| Colorkrew Biz | 会議室予約・座席管理・備品管理などをQRコードとアプリで始められる |
| Coo Kai 座席予約 | Microsoft 365と連携し、座席や会議室の空き状況を画面上で確認して予約できる |
| ResourceLook | 会議室予約と、Teams連携による来訪者受付の無人化を1つで実現できる |
| ROOMCONCIER | 人感センサーで空予約を検知して自動キャンセル。既存グループウェアと連携できる |
| SmartTimeShare | PCと会議室タッチパネルから予約でき、利用実態をグラフで分析できる |
| touch-mee | NFCシートへのスマホタッチでチェックインでき、会議室前の端末が不要 |
| Biz Room | Microsoft 365と連携し、未使用予約の自動取消や利用ログの分析に対応 |
| RICOHスマート予約サービスforフリーアドレス | フリーアドレス向けに座席・備品の予約と、座席稼働率の可視化に対応 |
空予約の削減と効果の記録に使える会議室予約システム
事業計画で示しやすい空予約の削減や、導入後の効果確認に使える利用状況の記録に対応しているかを基準に選びました。受付や座席予約まで導入範囲を広げるかどうかもあわせて比較してください。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、空予約や無断延長といった会議室の課題を数字で把握し、改善の計画を立てたい企業に向く会議室予約システムです。入室が確認できない予約の自動キャンセルや、終了10分前からの無断延長アラートに対応しています。空予約の多い予約タイトルや予約者、会議室の稼働率、入退室時間を一覧で確認できるため、導入前後の変化を示す材料としても有効です。Google Workspace・Microsoft 365・Garoonのカレンダー環境と連携し、受付システム『RECEPTIONIST』との連携もオプションで用意されています。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、会議室予約に加えて受付や座席予約まで、総務の業務をまとめて見直したい企業に向くソリューションです。Webポータルやカレンダー、スマホアプリ、会議室端末から予約でき、条件を伝えるとAIが空き会議室を探すAIチャット予約も備えています。チェックインしていない会議室や早く終わった会議の会議室は解放されます。受付自動化や座席予約は機能ごとの契約で組み合わせられ、チェックインログや入退館履歴はCSVで出力できます。無料トライアルで体験してから検討することも可能です。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、会議室の利用率を細かく記録し、事業計画で示した数値の確認に活かしたい企業に向くクラウド型システムです。会議室・ワークブース・座席の予約管理と利用状況の可視化を一元的に行えます。一定時間内にチェックインがない予約は自動でキャンセルされ、全体稼働率や空予約率など14項目のレポートで利用実績を分析できます。Microsoft 365やGoogle Workspaceの予定表と双方向で同期するタイプのほか、グループウェアなしで使えるStandardタイプも用意されています。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、チェックイン操作に頼らずに会議室や座席の実際の利用状況を把握したい企業に向くスマートオフィスソリューションです。会議室に設置したセンサーが利用を検知しない場合、予約を自動でキャンセルします。予約率とセンサーによる利用率を比較分析でき、スペースごとのピークタイムや稼働率も把握可能です。会議室の入り口に置くルームパネルで利用状況を確認・予約でき、Google WorkspaceやMicrosoft 365とも連携します。センサーなどの設置機器は、費用の内訳を見積もりで確認しておきましょう。
Colorkrew Biz
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、会議室予約とあわせて座席や備品の管理も効率化したい企業に向くビジネスコンシェルジュツールです。OutlookやGoogleカレンダーと相互に連携して会議室を予約でき、QRコードでのチェックインと自動予約キャンセルにより、空予約を防げます。座席管理ではレイアウトを反映した座席表で予約や所在の確認ができ、備品の貸出し・返却もQRコードで管理できます。30日間無料のトライアルプランがあり、初期費用はすべてのプランで無料です。
Coo Kai 座席予約
- Microsoft 365とシームレスに連携
- 誰もが直感的に使える、分かりやすいUI/UX設計
- シンプルな操作で、座席や会議室の予約を簡単に実現
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 座席予約」は、Microsoft 365を中心に業務を進めており、会議室と座席の予約を同じ環境にまとめたい企業に向くアプリケーションです。Microsoft 365 Power Platform上で構築されており、Outlookのカレンダーと連携して利用できます。オフィスの座席レイアウトや会議室の空き状況を画面上で確認し、その場で予約できます。当日の利用だけでなく先の日程の事前予約にも対応しており、出社予定の把握にも役立ちます。
ResourceLook （株式会社ビービーシステム）
- Teams連携で来訪者の受付を無人化！
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに！
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化！
ROOMCONCIER （株式会社ユビテック）
- 人感センサーで空予約を自動検知・自動キャンセル。
- 既存グループウェアと連携し、専用アプリ不要で導入・運用可能。
- 稼働率や利用傾向を可視化し、改善に活用可能。
SmartTimeShare （株式会社内田洋行）
- 予約時間経過後に自動キャンセルで空予約を解消。
- 会議室の利用実態をグラフで分析、運用改善を支援。
- PCと会議室タッチパネル両方から予約可能。
touch-mee （株式会社電通総研テクノロジー）
- NFCカードにタッチするだけ！非常に簡単なチェックイン機能
- 会議室前に端末を設置せず導入・管理コストダウン
- レイアウト変更・オフィス引越時も柔軟に対応可能
Biz Room （パナソニック デジタル株式会社）
- 未使用予約の自動取消で空室のムダを削減。
- タブレット＋Microsoft 365で直感的に予約管理。
- CSV出力＆ExcelやTableau連携で会議室利用実態を可視化。
RICOHスマート予約サービスforフリーアドレス （株式会社リコー）
- 予約とチェックインを一元管理できる
- フロアマップ連携で空席検索や近くの席予約が可能。
- 利用ログから稼働率・働き方を表示。
まとめ
会議室予約システムでIT導入補助金を使うには、2026年度のデジタル化・AI導入補助金で、導入したいツールが登録され、対象の業務プロセスを持っているかを確認することが出発点です。補助対象経費の範囲や申請の準備、交付決定後の報告まで見込んで計画を立てましょう。制度の詳細は事務局の公募要領で確認してください。補助金の対象かどうかもあわせて会議室予約システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
