受検率や属人化を改善するストレスチェックの課題解決策

ストレスチェックの課題解決に向けた現状整理

課題解決を進める前に、自社の悩みがどこにあるかを整理します。受検、高ストレス者への対応、紙と手集計の運用という3つの場面に分けて、背景を見ていきましょう。原因によって打つ手が変わるため、順に確認してください。

受検率が伸びない背景

受検率が伸びない背景には、複数の要因があります。受検が任意であることや、目的が十分に伝わっていない場合、回答の優先度が下がる場合があります。案内のメールが他の連絡に埋もれてしまうことも、後回しになる原因です。

回答内容が会社に知られることへの不安も、受検をためらう要因の一つです。業務が忙しく、回答の時間を確保しにくい職場では、督促の方法も受検率に影響します。現場の事情にあう方法を、管理者の意見も聞きながら探ることが大切です。

高ストレス者への対応が遅れる背景

高ストレスと判定された方に面接指導を案内するには、判定から連絡までの流れを整える必要があります。この流れを担当者が手作業で行っていると、連絡の遅れや漏れが起こる場合があります。判定結果の確認から案内の送付まで、期限を決めておくと漏れを防ぎやすくなります。

面接指導は、本人の申出があって初めて事業者が実施する仕組みです。申出の受付から医師による面接までの日程調整も、手順を決めておく必要があります。担当者が替わっても滞らない流れを作っておきましょう。

紙と手集計の運用に限界が出る背景

紙の質問票は、印刷、配布、回収、入力、集計と、多くの工程が発生します。従業員数が増えるほど、担当者の作業が増え、入力の誤りも起こりやすくなります。集計に必要な時間は、人数に比例して長くなりがちです。

回収した紙の保管場所や、結果通知書の封入にも手間がかかります。結果の取り扱いに配慮が必要な書類のため、紛失や誤送付への備えも欠かせません。電子化は、こうした事故の防止にも役立ちます。

受検率の低迷と不安を和らげる課題解決策

受検率を高めるには、目的の周知、案内の自動化、回答への安心感の3つを同時に整えることが大切です。それぞれの施策と、ツールで確認したい機能を整理します。不安への対応も、この章で扱います。順に見ていきましょう。

受検の目的と任意であることの周知

ストレスチェックは、メンタルヘルス不調の未然防止を目的とした制度です。労働者に受検の義務はないため、目的と効果を丁寧に伝える姿勢が、受検率に影響します。周知の文面は、制度の目的、任意であること、結果の扱いの3点を盛り込みます。

案内では、結果が本人の同意なく会社に伝わらないことも明記しましょう。回答にかかる時間の目安を示すと、手間への心理的な負担を和らげられる場合があります。案内文は、短く平易な言葉でまとめましょう。

案内と督促の自動化による受検の促進

ツールには、受検の案内や未受検者への督促を、自動で配信できる機能があります。担当者が一人ずつ連絡する手間を減らせるため、督促の遅れを防ぎやすくなります。未受検者のみに絞り込んで配信する設定も、自動で行える製品があります。

督促の文面や配信の回数は、設定を変更できるかを確認しましょう。事業者は受検の有無を把握できますが、受検を強制してはいけません。文面の言葉選びにも配慮が必要で、受検は任意である旨を添えると誤解を防げます。

回答内容が上司に知られない仕組みの確認

回答内容が上司に知られるのではないかという不安は、受検を避ける理由になる場合があります。結果は実施者から本人へ直接通知され、本人の同意なく事業者へ提供できません。説明の資料には、結果が会社に見えない理由を、短くまとめて載せましょう。

ツールを選ぶときは、管理者が個人の回答や結果を閲覧できない権限設定があるかを確認します。この仕組みを従業員に説明できると、安心して回答してもらいやすくなります。導入前に、ベンダーへ仕組みを確認しておきましょう。

高ストレス者への対応漏れと属人化の防止

高ストレス者への対応は、制度の目的にかかわる重要な業務です。判定、申出の管理、担当者の分担を仕組みにすると、対応漏れと属人化を同時に減らしやすくなります。ツールの機能と、運用ルールの両面から見ていきましょう。

高ストレス者の判定と面接指導の申出管理

高ストレス者の判定は、実施者が行うものです。ツールには、あらかじめ設定した基準で判定を自動化し、対象者へ通知する機能を備えた製品があります。判定の基準を変更した場合は、変更の理由と日付を記録しておきましょう。

面接指導を希望する方の申出を受け付ける画面や、日程調整の管理機能もあるかを確認します。申出をしたことを理由に不利益な取り扱いをしてはいけないため、申出先の設計にも配慮が必要です。申出を受け付ける担当者は、本人が相談しやすいよう限定して決めておきます。

担当者の属人化を解消する手順書と役割分担

特定の担当者だけが手順を知っている状態では、異動や退職で運用が止まる場合があります。実施の流れや判断の基準を、手順書として整理しておきましょう。画面の操作手順も、あわせて残すと引き継ぎが容易です。

実施者、実施事務従事者、人事担当者の役割を分けて、複数人で運用する体制が望ましいです。実施事務従事者には、人事権をもつ立場の人は就けないため、担当者の選び方に注意してください。手順書は、年に一度、実際の運用とずれがないかを見直します。

実施状況を複数人で確認できる画面と履歴

受検率や面接指導の進み具合が、画面で確認できると、担当者以外も状況を把握できます。引き継ぎの際にも、これまでの対応を確認する材料になり、対応の抜けも防げます。例えば、受検率が低い部署を一覧で見られると、督促の優先順位を決めやすくなります。

操作の履歴が残るツールなら、誰がいつ何をしたかを後から確認できます。個人の結果にふれる権限は、必要な担当者に限定する設計が前提です。権限の見直しは、年に一度と、担当者の異動のたびに行いましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でストレスチェックの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

工数削減とペーパーレス化で運用を軽くする

案内から集計、報告までの一連の作業は、ツールで電子化すると、担当者の負担を減らせる場合があります。電子化しても守る法令上のルールとあわせて、順に見ていきましょう。紙の運用からの切り替え方も取り上げます。

案内から集計までの工数を減らす工夫

受検の案内、回答の回収、結果の集計は、ツールで自動化しやすい作業です。集計の作業が不要になれば、担当者は結果の活用や職場の改善に時間を使えます。結果を活用する段階こそ、制度の効果を左右するため、集計後の時間を確保したいところです。

集団分析のレポートを自動で作成できる機能もあります。ただし、集団分析は努力義務で、少人数の集団では個人が推測される恐れがあるため、集計の単位には注意が必要です。集計の自動化は、作業時間の短縮が期待できる部分です。

紙の質問票から電子の回答への切り替え

紙の質問票を電子化すると、配布と回収、入力の作業がなくなります。入力の誤りも減るため、集計の正確さを保ちやすくなります。回収の遅れも、未回答者の一覧を画面で見て把握できます。

パソコンを使わない従業員がいる場合は、スマートフォンや共用端末での回答を検討します。電子化が難しい職場では、紙と電子を併用できるか、紙の回答を後から入力する機能があるかも確認しておきましょう。切り替えの初年度は、紙と電子の回答が混在するため、集計の手順を決めておきます。

結果通知書の電子化と記録の保管

結果の通知は、メールや専用の画面など、電子的な方法でも行えます。ただし、本人以外が結果を見られないよう、宛先の誤りや閲覧権限に注意が必要です。通知のメールには、結果そのものを書かず、専用画面への案内にとどめる方法もあります。

結果の記録は、5年間保存する決まりです。電子データで保管する場合は、保管場所や閲覧できる人を限定し、アクセスの履歴が残る形にしましょう。保存期間の終了後に、データを削除する手順と、その記録の残し方も決めておきます。

内製と外部委託を判断する課題解決の軸

ストレスチェックを自社で運用するか、外部に委託するかは、体制や人数で判断が変わります。どちらを選んでも事業者の義務は残る点を踏まえて、判断の軸を整理しましょう。併用という選択肢にも触れ、比較のポイントも示します。それぞれの特徴を順に見ていきましょう。

■内製が向く場合

産業医や保健師がおり、運用の担当者を複数配置できる

■外部委託が向く場合

実施者の確保や面接指導の調整が、自社では難しい

■併用が向く場合

受検はツールで行い、実施者と面接指導を外部に依頼する

内製が向く企業の条件

産業医や保健師が社内におり、衛生委員会も機能している企業は、内製を検討できます。自社の状況にあわせて、質問票の項目や実施時期を柔軟に決められる点が利点です。毎年の改善も、自社のペースで進められます。

一方で、実施者の確保や、結果の厳格な管理を自社で担う必要があります。担当者の異動に備えて、手順書や複数人の体制を整えることが前提です。外部の専門家に相談できる窓口も、確保しておくと安心です。

外部委託が向く企業の条件

実施者を社内で確保しにくい企業や、担当者の人数が限られる企業は、外部委託が選択肢です。受検の案内から結果の返却、面接指導の手配までを任せられるサービスもあります。判断のポイントは、実施者の確保と、面接指導を依頼できる医師の有無です。

委託する範囲は、提供会社ごとに異なります。ストレスチェックの実施義務は事業者にあるため、委託先の選定と、委託後の確認は自社で行う必要があります。委託先の対応状況は、年に一度は振り返りましょう。

ツールと外部の専門家を組み合わせる運用

受検や集計はツールで効率化し、実施者や面接指導は外部の専門家に任せる運用もあります。それぞれの得意な部分を活かせるため、負担と費用の兼ね合いを調整できます。自社の体制にあう分担を検討しましょう。

この場合は、ツールと外部の専門家の間で、情報がどう受け渡されるかを確認します。個人の結果が適切に管理される範囲を、契約の前に整理しておきましょう。例えば、受検はツールの画面で行い、判定と面接指導は委託先の医師が担う形です。

受検後の対応まで運用課題に向き合う製品

受検率の低迷や事後対応の漏れ、業務の負担といった課題にかかわる特徴を備えた製品を取り上げます。自社の課題にあう機能かを確認しましょう。

ファースト・ストレスチェック

株式会社マイシェルパ

資料請求リストに追加

サービス詳細ページへ ＞

製品・サービスのPOINT

1. 厚労省準拠の57項目版と80項目版をWebと紙で受検可能
2. 20言語での回答に対応
3. 集団分析や高ストレス者への面談など、アフターケアも対応

マネーフォワード クラウドサーベイ powered by ミキワメAI

株式会社マネーフォワード

資料請求リストに追加

サービス詳細ページへ ＞

製品・サービスのPOINT

1. 定期的なサーベイで社員一人一人の心の健康状態を正しく把握
2. 性格に合わせたアラートで、より適切にケアが必要な人を早期発見
3. どのようにケアをすればよいか、社員の性格に合わせてアドバイス

ソシキスイッチ ストレスチェック

株式会社情報基盤開発

資料請求リストに追加

サービス詳細ページへ ＞

製品・サービスのPOINT

1. 東大発IT企業としての技術力を応用し、低コスト・短期納品を実現
2. 当社より安い見積もりがありましたらそこから更にお値引きします
3. 社内完結型のため最短２週間で納品！実施完了まで約１ヶ月！

ストレスチェックに関するよくある質問

ストレスチェックの課題解決についてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：受検率が上がらない場合、まず何から見直せばよいですか？

A：目的や結果の扱いの周知、案内と督促の方法、回答への不安の3点を確認しましょう。労働者に受検義務はないため、強制せず、受検しやすい環境を整えることが大切です。

■Q2：高ストレス者への対応漏れは、どう防げばよいですか？

A：判定から案内までの流れを手順書にして、期限や担当を決めておきましょう。ツールの自動判定や申出の管理機能も役立ちます。面接指導は本人の申出が前提のため、申出しやすい窓口の設計も重要です。

■Q3：回答内容が上司に知られないか心配な従業員には、どう説明しますか？

A：結果は実施者から本人へ直接通知され、本人の同意なく事業者へ提供されないことを伝えましょう。管理者が個人の結果を閲覧できない権限設定であることも、あわせて説明すると安心につながります。

■Q4：外部に委託すれば、ストレスチェックの実施義務はなくなりますか？

A：委託しても、実施義務は事業者にあります。委託先の選定や、委託後の確認は自社で行う必要があります。委託する範囲を契約前に整理しましょう。

まとめ

ストレスチェックの課題解決は、受検率の低迷、高ストレス者への対応漏れ、属人化、紙と手集計の限界など、悩みを切り分けて進めます。ツールの自動化や権限設定、履歴の管理が改善の助けとなる場合があります。内製と外部委託の判断も含めて、複数の製品の資料を請求し、自社の課題にあうかを比較してみてください。