ストレスチェックの連携性とは？人事や勤怠との連携の見方

ストレスチェックの連携性が問われる理由

ストレスチェックは毎年の実施が必要な制度で、従業員情報の用意や結果の集計に手間がかかります。システム間の連携性は、この負担を左右する要素です。ここでは、制度の流れと実施者などの役割から、連携が必要になる理由を整理します。

制度の流れで連携が必要になる場面

ストレスチェック制度は、労働安全衛生法にもとづき、常時使用する労働者が50人以上の事業場に年1回の実施を義務づけています。50人未満の事業場は、現状では努力義務です。対象となる事業場かどうかで、必要な準備の範囲が変わります。

実施の流れは、対象者の確定、調査票の配布、結果の通知、高ストレス者への面接指導、集団分析の順です。特に対象者の確定と集団分析の場面では、人事情報との連携が役立ちます。毎年の作業を減らせるかが、連携を考える出発点です。

実施者と実施事務従事者の役割

ストレスチェックの実施者は、医師や保健師などです。一定の研修を修了した看護師や公認心理師などが担う場合もあります。実施者が、調査票の評価や高ストレス者の選定を行い、結果を本人に通知します。

実施事務従事者は、調査票の配布や回収、データ入力などの事務を担う人です。解雇や昇進、異動に関与する立場の人は、結果を扱う役割に就けません。連携を設計するときは、誰がどのデータを見られるかを先に決めておきましょう。

連携性を判断する基準の整理

連携性は、連携先、連携方式、連携の頻度、権限の4点で整理すると比べやすくなります。連携先はシステムの種類を指し、連携方式はAPIやCSVなどデータの渡し方を指します。

頻度は、毎日自動で更新するのか、実施前に一括で取り込むのかという違いです。権限は、連携で受け取ったデータを誰が操作できるかを表します。まず優先する項目を決めて、この4点を自社の運用にあてはめると、必要な連携の範囲が見えてきます。

人事や給与システムとのストレスチェック連携性

人事システムや給与計算システムとの連携は、受検対象者や所属情報を正しく保つための土台です。導入時だけでなく、毎年の運用を支える点も重要です。ここでは、連携で期待できる効果と、確認したい点を順に整理します。

人事システムと従業員情報を同期する

人事システムは、社員番号や氏名、所属、雇用区分、メールアドレスなどの情報を管理しています。ストレスチェックツールがこれらを取り込めると、受検対象者の登録を手作業で行う負担が減ります。入力ミスの防止も期待できます。

連携の方式は、ファイルの取り込みやAPIなど製品によって異なります。入社や退職、異動の反映が自動か手動か、更新の頻度はどの程度かを確認しましょう。休職者や派遣労働者の扱いも、事前に整理しておくと安心です。

組織変更を集団分析に反映させる

集団分析は、部署や拠点などの集団ごとに結果を集計し、職場環境の改善に生かす取り組みです。事業者の努力義務とされています。集計の単位が古い組織図のままでは、分析結果を活用しにくくなります。

組織変更のたびに、集計単位を手作業で作り直すのは負担です。人事システムの組織情報を取り込める仕組みがあると、変更後の部署で集計しやすくなります。過去の結果を旧組織と新組織のどちらで見るかも、運用の前に決めておきましょう。

給与計算システムとの連携範囲を見極める

給与計算システムの情報は、ストレスチェックの運用に直接必要とは限りません。連携するかどうかは、目的に照らして判断します。社員番号や所属などの共通の情報を同じ基準で管理できれば、受検対象者の確認がしやすくなります。

給与の金額のような不要な個人情報まで連携すると、管理の範囲が広がり、漏えいの懸念も増えます。連携する項目は必要最小限に絞り、項目の選択を自社で設定できるかを確認しましょう。判断に迷う場合は、ベンダーに相談する方法もあります。

勤怠や健康診断管理システムとの連携性

勤怠管理や健康診断管理のシステムとの連携は、運用の手間を減らせる一方で、結果の取り扱いに注意が必要です。連携できる範囲と守るべき線引きを、連携先ごとの違いとして表にまとめます。一覧で見ると、比較の抜けを防げます。

勤怠管理システムと受検状況を管理する

勤怠管理システムと連携すると、出勤状況や休職の情報をもとに、受検案内を送る対象者を整えられます。受検期間中に休んでいる人への案内が漏れないよう、状況を確認できると便利です。入社直後の人への案内も、あわせて確認できます。

受検したかどうかは、事業者が把握して受検を促せます。ただし、個人の結果を勤怠データと結びつけて評価や処遇に使うことはできません。連携の目的を受検管理に限定し、結果の項目は連携しない設定にしましょう。

健康診断管理システムと記録を分けて扱う

健康診断管理システムは、産業医や保健師が定期健康診断の結果を管理する仕組みです。ストレスチェックの結果も同じ画面で見られると、面接指導の準備が楽になるように感じられるかもしれません。産業医が両方を確認する場面もあるためです。

しかし、ストレスチェックの結果は、本人の同意なく事業者に提供できません。健診の記録とは分けて管理し、閲覧できる人を実施者や実施事務従事者に限る必要があります。連携の可否は、製品の仕様と社内ルールの両面で確認しましょう。

受検案内と未受検者への連絡を効率化する

受検の案内や未受検者への連絡は、メールの一斉送信で行う方法があります。ツールの受検状況と従業員の連絡先が連携していれば、未受検者だけに案内を再送できます。例えば、受検期間の中間と終盤の2回に分けて再送すると、取りこぼしを減らせます。

受検は労働者の義務ではないため、連絡の文面には配慮が必要です。受検しないことを理由に不利益な扱いをしないよう、案内文の内容を社内で確認しておきましょう。送信の履歴が残るか、再送の回数を調整できるかも確認したい点です。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でストレスチェックの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

API連携とCSV出力で見る連携性の違い

連携の方式は、大きくAPI連携とCSV出力に分かれます。どちらが適するかは、自社のシステム環境や担当者の体制によって変わります。それぞれの特徴と、選ぶときの考え方を、導入後の担当者の負担も見すえて確認しましょう。

API連携で自動化できる範囲を見る

API連携とは、システム同士がプログラムを通じて自動でデータをやり取りする方式です。従業員情報の同期など、定期的な更新を自動化しやすくなる点が利点です。例えば、入社や異動の情報を毎日自動で反映できれば、名簿の更新作業を減らせます。

ただし、連携できる項目や認証の方法は製品ごとに異なります。設定には専門知識が必要な場合もあるため、情報システム部門やベンダーに相談しましょう。公開されているAPIの仕様書があるかも、確認したい点です。

CSV出力の柔軟さを確かめる

CSV出力は、表形式のデータをファイルとして書き出し、他のシステムへ取り込む方式です。特別な開発が不要で、導入のハードルが低い点が利点です。年1回の運用であれば、実施前に最新の名簿を取り込む作業だけで足りる場合もあります。

出力する項目を選べるか、文字コードを指定できるか、集団ごとの集計結果を出せるかを比較しましょう。個人の結果を含むファイルは、取り扱いの管理が欠かせません。保存場所と閲覧できる人を決めておきましょう。

自社にあう連携方式を選ぶ

従業員数が多く、人事システムの更新が頻繁な場合は、API連携が有効な選択肢です。受検対象者の変更が少ない場合は、年1回のCSV取り込みで足りるケースもあります。従業員数や更新の頻度は、人事部門に確認すると正確に把握できます。

担当者の人数やシステムに詳しい人材の有無も、判断の材料です。まずは手作業が残る工程を洗い出し、自動化の効果が大きい部分から連携を検討するとよいでしょう。効果を確かめながら、範囲を広げていく方法もあります。

連携時に守りたい個人情報と制度上の注意点

ストレスチェックの結果は、特に配慮が必要な個人情報です。連携によって情報の流れが増えるため、同意や権限、保存といった制度上のルールをあらかじめ確認しておきましょう。連携は便利ですが、守るべきルールを前提に設計することが大切です。

結果を同意なく事業者に渡さない

ストレスチェックの結果は、実施者から労働者本人に直接通知されます。事業者に提供するには、本人の同意が必要です。連携するシステムが事業者の側にある場合は、この点を特に確認しましょう。

結果を人事システムへ自動で取り込む設定は、同意の取得方法とあわせて検討が必要です。同意の有無を記録できるか、同意のない人の結果を表示しない設定ができるかを確認しましょう。確認は、導入前の段階で済ませておくと安心です。

閲覧権限と記録の保管を決める

連携を始める前に、結果にアクセスできる人の範囲を決めましょう。権限を細かく設定でき、閲覧の履歴が残る製品は、運用を管理しやすくなります。例えば、人事担当者は受検状況のみ、実施者は結果まで閲覧できるように分ける方法があります。

同意を得て事業者に提供された結果の記録は、5年間の保存が定められています。保存する場所と期限、退職者の記録の扱いも整理しておきましょう。連携先のシステムにも同じルールが適用されるか、期間を過ぎた記録を削除できるかも確認が必要です。

連携性を比較する質問項目を用意する

製品を比較するときは、次の質問を各社に投げかけると違いが分かります。回答は同じ書式で記録しておくと、あとから見比べやすくなります。回答があいまいな点は、デモなどで確かめましょう。

特に、自社が使っている人事や勤怠システムの名称を伝え、連携の手順や実績を具体的に聞くことが大切です。担当者が連携の設定を自社で行うのか、ベンダーが支援するのかも確認しましょう。連携の対象外となる項目や、追加の費用の有無もあわせて確認しましょう。

■連携先

自社の人事や勤怠システムと連携した実績や手順があるか

■連携方式

APIとCSVのどちらに対応しているか

■連携する項目

必要な項目だけを選んで連携できるか

■権限と履歴

閲覧できる人を限定でき、操作の履歴が残るか

■サポート

連携の設定について相談できる窓口があるか

連携やデータ管理を確認したいサービス

連携先や運用の範囲を確認する際の参考として、ストレスチェックに関連するサービスを掲載します。

ストレスチェックに関するよくある質問

ストレスチェックの連携性についてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：勤怠管理システムと連携すると、ストレスチェックの結果も取り込めますか？

A：結果の連携は、本人の同意や閲覧権限の設定が前提となります。連携を受検状況の管理にとどめ、結果の項目は連携しない設定にする方法もあります。製品の仕様と社内ルールを確認しましょう。

■Q2：連携しているシステムを入れ替えた場合は、どうなりますか？

A：連携方式やデータ項目が変わるため、取り込みの設定を見直す必要がある場合があります。入れ替え時の対応範囲や支援の有無を、事前にベンダーへ確認しましょう。過去の記録の引き継ぎ方法もあわせて聞くと安心です。

■Q3：API連携とCSV出力は、両方に対応した製品を選ぶべきですか？

A：必ずしも両方が必要とは限りません。更新の頻度が高い場合はAPI連携、少ない場合はCSV出力で足りる場合があります。自社のシステム環境と担当者の体制で判断しましょう。

■Q4：連携先のシステム側でも、個人情報の保護対策は必要ですか？

A：連携で受け取る従業員の情報は個人情報にあたり、連携先でも適切な管理が求められます。アクセス権限や操作履歴の記録、保存期間のルールを確認しましょう。詳細は情報システム部門や専門家に相談してください。

まとめ

ストレスチェックの連携性は、連携先、連携方式、頻度、権限の4点で判断できます。人事システムとの連携は対象者の登録や集団分析に役立ち、勤怠や健診のシステムとは結果を分けて扱うことが大切です。ストレスチェックの結果は、本人の同意なく事業者に渡せません。自社の運用にあう製品を選ぶため、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。