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対応端末・OS
タブレットやパソコン、スマートフォンなど、自社で使用する端末に対応しているかを確認します。参加者の端末が統一されていない場合は、幅広い端末に対応した製品が安心です。
こんな場合は
会社支給端末とBYOD端末が混在している場合は、iOS・Android・Windowsなど複数OSに対応した製品を優先しましょう。
会議準備の効率化・コスト削減
自社にあうペーパーレス会議システムの選び方ガイド
会議資料を電子データで共有すれば、印刷や配布の手間を省けます。議事録作成や自動保存機能により、準備から運営まで効率化できます。
この記事でわかること
こんなお悩みはありませんか？
紙の会議資料には、印刷や配布、管理に関する負担がつきものです。
- 会議のたびに大量の資料を印刷し、人数分をそろえる手間がかかっている
- 資料の修正や差し替えが発生すると、配布し直しに時間がかかる
- 過去の会議資料や議事録が紙のまま散在し、必要な情報を探しにくい
- 印刷代や用紙代、資料の保管スペースなどのコストがかさんでいる
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、会議で使う資料を電子データ化し、タブレットやパソコンで共有・閲覧するためのシステムです。
従来、会議資料は人数分を印刷し、修正が発生するたびに配布し直す必要がありました。資料の差し替えに時間がかかるうえ、印刷や配布にかかる手間もなくなりません。
ペーパーレス会議システムには、主に資料の共有・編集、議事録作成、自動保存などの機能があります。会議中の書き込みやメモも、そのままデータとして残せます。
導入すれば、資料準備にかかる時間とコストを削減できます。印刷や配布の手間がなくなり、担当者は会議の内容そのものに集中できるようになります。
経営企画部門や総務部門を中心に、会議の頻度が多い企業ほど効果を実感しやすい傾向です。ただし、操作に不慣れな参加者への配慮も欠かせません。
ペーパーレス会議システムのメリット
導入により、資料準備から議事録作成までの負担を軽減できます。
メリット１
資料準備・印刷の手間を削減
会議資料を電子データで共有できるため、印刷や配布にかかる時間や用紙代を削減できます。差し替えが発生してもデータの更新だけで対応できます。
メリット２
議事録作成がスムーズになる
会議中の書き込みやメモをそのままデータとして保存できるため、議事録作成の手間を軽減できます。発言内容の記録にも活用できます。
メリット３
過去の資料を簡単に検索・再利用できる
会議資料や議事録を電子データで一元管理できるため、必要な情報をすぐに検索できます。関連する過去資料の再利用もしやすくなります。
比較前に確認したいポイント
自社にあうペーパーレス会議システムを選ぶ6つのポイント
ペーパーレス会議システムは、対応端末や操作性、セキュリティ機能などによって使い勝手が大きく異なります。自社の会議スタイルや参加人数にあった製品を選ぶことが重要です。
ペーパーレス会議システムでは、会議前後の業務までまとめて見られるかが重要です
資料準備・アップロード
会議招集・案内配信
会議当日の資料共有
書き込み・議事メモ
議事録作成・保管
2
操作性・使いやすさ
資料の閲覧や書き込み、ページ送りなどの操作が直感的に行えるかを確認します。ITツールに不慣れな参加者が多い場合は、シンプルな操作画面の製品が向いています。
こんな場合は
役員や高齢の参加者が多い場合は、無料トライアルで実際の操作感を確認してから導入を決めましょう。
3
同時接続台数・ライセンス数
自社で開かれる会議の参加人数に対応した同時接続台数を確認します。全社導入か部署単位の導入かによって、必要なライセンス数も変わります。
こんな場合は
大人数の会議が多い場合は、接続台数の上限や追加ライセンスの料金体系を事前に確認しておきましょう。
4
議事録・書き込み機能
会議中の書き込みやメモを議事録として残せるかを確認します。AIによる音声の書き起こしや要約機能があれば、議事録作成の負担をさらに軽減できます。
こんな場合は
議事録作成に時間がかかっている場合は、書き込み内容の一括出力機能や音声書き起こし機能がある製品を検討しましょう。
5
セキュリティ・アクセス管理
資料の閲覧権限やアクセス制限、通信の暗号化など、セキュリティ機能の内容を確認します。社外秘の資料を扱う場合は、特に注意が必要です。
こんな場合は
取引先との会議で機密資料を扱う場合は、閲覧期限の設定や印刷・保存の制限機能がある製品を選びましょう。
6
提供形態・料金体系
クラウド型かオンプレミス型か、ID課金か月額定額かなど、提供形態と料金体系を確認します。自社の会議頻度や規模にあった費用感かを見極めます。
こんな場合は
利用人数の変動が多い場合は、ID数に応じて柔軟に増減できるクラウド型のプランが向いています。
課題にあわせて見るポイント
資料の印刷・配布に手間がかかっている：資料の共有・編集機能
議事録作成に時間がかかっている：議事録・書き込み機能
参加者の端末がバラバラ：対応端末・OS
機密資料を扱う会議が多い：セキュリティ・アクセス管理
ITトレンドの口コミから見るおすすめの選び方
実際の利用者からは、資料の携帯性や書き込みのしやすさを評価する声が多く挙がっています。一方で、価格体系や大容量データの動作については確認が必要という意見も見られました。
携帯性・即時性：タブレットとシステムがあれば、会議資料や営業用カタログをいつでも投影できるという声があります。持ち運ぶ資料量を減らしたい企業に向いています。
価格体系：1アカウントごとの課金制の製品もあり、全社員に配布するとコストが膨らむという声があります。導入人数にあった料金プランかを事前に確認しましょう。
手書き・ペン機能：手書き文字を自動できれいに変換する機能を評価する声がある一方、ペン非対応端末では利便性が下がるという意見もあります。
動作の軽さ：容量が大きい資料を扱うと表示が遅くなるという声もあり、大量の画像やパワーポイント資料を扱う場合は動作速度も確認しておくと安心です。
ペーパーレス会議システムの種類
提供形態や機能の範囲によって、いくつかの種類に分かれます。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| クラウド型 | インターネット経由で利用でき、初期費用を抑えて短期間で導入できます。 |
| オンプレミス型 | 自社サーバーで運用し、セキュリティポリシーにあわせた柔軟なカスタマイズがしやすい形態です。 |
| 総合型 | 資料共有から議事録作成、ビデオ会議連携までを幅広くカバーします。 |
| 特化型 | 資料の共有・書き込みなど、特定の機能に絞って提供します。 |
ペーパーレス会議システムに関するFAQ
導入を検討する際によく寄せられる質問と回答をまとめました。
- Q1：ペーパーレス会議システムの導入にはどのくらいの費用がかかりますか？
- A：製品によって異なりますが、ID数に応じた月額課金制が中心で、10IDあたり月額1万円前後から利用できる製品が目立ちます。初期費用が別途発生する製品もあるため、事前に見積もりを確認しましょう。
- Q2：既存のWeb会議システムと併用できますか？
- A：多くの製品がWeb会議システムと連携できます。ペーパーレス会議システムで資料を共有しながら、Web会議システムで音声や映像をやり取りする使い方が一般的です。
- Q3：クラウド型とオンプレミス型はどちらを選ぶべきですか？
- A：初期費用を抑えて早く導入したい場合はクラウド型、社内規定で自社サーバーでの運用が求められる場合はオンプレミス型が向いています。自社のセキュリティ方針にあわせて選びましょう。
- Q4：導入前に無料トライアルは利用できますか？
- A：多くの製品で無料トライアルやデモが用意されています。本格導入の前に実際の操作感を確認し、参加者が使いこなせるかを見極めることをおすすめします。
