目標管理システムの仕組み
目標管理システムには、どのような機能が実装されているのでしょうか。
紙・Excelの情報を移行できる「再現機能」
目標管理システムは、紙やExcelで管理していた評価シートを、そのままクラウド上に再現できます。独自の方法で運用されていた管理シートでも問題なく移行可能です。
簡単なドラッグ＆ドロップ操作だけで、新しいシートを作成したりコピーしたりもできます。Excelのように担当者の不手際でデータ入力や計算方法を間違えることもありません。プログラムがデータを自動で読み取ってくれるため、Excelと比べて集計作業も簡単です。
情報を一元管理できる「各種シート」
情報を一元管理できる目標管理シートと評価シートについて詳しく解説します。
進捗を把握できる「目標管理シート」
目標管理シートでは、従業員それぞれの進捗状況を確認できます。誰がどのような状態なのか一目で理解でき、プロジェクト全体の進捗把握が可視化されます。その結果、効率的にスケジュールの変更や課題の分析・修正などを行いやすいです。
紙を用いると、上記のようにスムーズな進捗管理は困難です。従業員全員が今どのような目的や課題をもっているのか、リアルタイムで反映するには膨大な手間と労力がかかります。しかし目標管理シートを利用すれば、管理側からの修正や改善指示なども簡単です。未対応者には一斉に催促メッセージを送信できます。システム上で評価ポイントの自動集計ができるため、担当者の負担軽減に大きく寄与するでしょう。
会議に活かせる「評価シート」
評価シートでは、従業員の相対評価をシステム上ですぐに確認できます。過去の評価状況や面談時のメモなども閲覧可能です。その従業員が会社にどのくらい貢献しているかがわかるため、評価調整会議での公平な評価に役立ちます。
また、目標設定に関する機能も豊富です。上司と一緒に目標を設定し各進捗状況を確認できるため、的確なアドバイスが可能となります。会社や部門レベルで進捗状況を共有管理することも可能です。また、立場が上の人だけでなく、部下や同僚からの評価も実現します。その従業員の業務遂行能力や人柄、性格などが、よりわかりやすくなるでしょう。
やり取りが活性化する「コミュニケーション機能」
目標管理システムには、従業員に実施したSPI３性格テストの診断結果を表示できる製品もあります。 SPI３性格テストは、企業の採用活動にも利用されている性格判断テストです。簡単な質問に答えるだけでどのような性格なのかがかるため、職場内での円滑なコミュニケーションに役立ちます。
また、アンケート機能が搭載されている製品もあります。アンケート機能を通して意見を集めれば、従業員がどのようなことを考えているのか深く理解できるでしょう。人事業務に関する意見は、目標管理の改善案を考慮するうえでも重要です。 そのほかに、メールを配信したり面談履歴を確認したりできる機能もあります。
人材配置などに役立つ「システム連携機能」
目標管理システムのデータは、Excelファイルに移行したり紙に出力したりできます。モニターよりも紙でじっくりと進捗状況を閲覧したいときなどにおすすめです。Excelファイルだと顔写真も一緒に移行できるので、従業員の詳細情報を確認しやすくなります。
API連携に対応している製品なら、ほかの人事管理システムにデータを移行することも可能です。各システムの人材データを一つに集約することで、複数のソフトを起動したりデータを収集したりする手間を省けます。
目標管理システムの導入効果
これまで解説してきた仕組み（機能）をもとに、目標管理システムを導入したときの効果を紹介します。
大幅な業務改革に寄与する
目標管理を電子化することで、Excelや紙でデータを扱う労力が減り、大幅な業務効率化につながります。データ集計や評価対象の選定などの各種業務フローを画面上で一括管理できるため、業務上のトラブルやミスもほとんど発生しません。空いた時間をより重要な業務に当てられ、人事部門全体の生産性も向上します。
納得感のある評価ができるようになる
目標管理システムでは過去の面談状況やメッセージなどを確認できます。各従業員の評価状況をまとめて閲覧し、全体のバランスを考えた上で評価を調整することも可能です。こういった機能を有効活用すれば、担当者の記憶に頼った曖昧な評価が減ります。的確なフィートバッグを返せるため、従業員自身も納得できる評価が実現します。
目標管理システムの仕組みを押さえて導入を検討しよう！
目標管理システムは大きく分けて、紙・Excelの情報を移行できる「再現機能」、情報を一元管理できる「各種シート」、やり取りが活性化する「コミュニケーション機能」、人材配置などに役立つ「システム連携機能」の４つの仕組みで構成されています。
それぞれの機能をうまく使いこなすことで、大幅な業務改革や納得感のある評価ができるでしょう。 目標管理システムの仕組みを理解して、人事業務を効率化してください。
