クラウド型入退室管理システムのメリット・デメリットを解説！

クラウド型入退室管理システムのメリット

クラウド型入退室管理システムにはどのようなメリットがあるのか解説します。

導入・運用にかかるコストが安い

自社で一からシステムを構築する場合、専用機器の導入や人材の雇用などで、数百万円の初期コストがかかることも珍しくありません。クラウド型入退室管理システムは、専門的な知識とスキルを持つ外部企業が運用しているため、導入にかかるコストが安いです。 また、１扉あたり月額5,000円前後から利用できるため、運用にかかるコストも安いです。遠隔から開錠や施錠操作を行う際も、初期コストの高い買い切り形式ではなく、サブスクリプション形式で専用機器を導入・運用できます。 ほかの導入形態を選択した場合、実際に運用するまで数か月から数年かかることもあります。一方、クラウド型入退室管理システムであれば、数週間から数か月ほどで入退室管理をリモート化できます。

社内の入退室履歴をすぐに確認できる

クラウド型入退室管理システムの導入によって、誰がいつどのタイミングで入退室したのかわかるようになります。物理的な鍵を使用しないため、 専用ツールによるピッキングや鍵の複製による盗難被害なども発生しません。入退室データを防犯カメラの映像と連動させたり、入室できる人間を細かく制限したりすることが可能なため、外部・内部問わず効果的なセキュリティ対策になります。

場所を問わずに利用できる

クラウド型入退室管理システムを導入すると、会社にいなくても入退室管理ができます。従来のように担当者と入室者が対面し、鍵を貸し借りする必要がありません。管理画面上で命令を実行すれば、インターネットを通じて各部屋の開錠・施錠をリモートコントロールできます。急な開錠要請やオフィス訪問にも迅速な対応が実現するでしょう。 また、自宅や外出先からでも入退室管理ができるため、リモートワークの促進にも役立ちます。

ビジネスの創出につながる

クラウド型入退室管理システムは、空きスペースを利用したシェアリングビジネスに役立てられます。 入退室管理をシステム化したシェアリングビジネスは、対面での鍵の受け渡しや開錠・施錠が必要ないため、非常に効率性の高いビジネスモデルです。たとえば会社が保有する空きスペースを会議室などにして第三者に貸し出せば、利用料として継続的な安定収入を得られます。 また、クラウド型入退室管理システムには、最大1,000個まで暗証番号を保有できる製品もあります。こういった製品を選択すれば、自社用とビジネス顧客用に分けて入退室管理をすることも可能です。APIが提供されている製品なら、自社システムと連動させて運用できます。

クラウド型入退室管理システムの注意点

クラウド型入退室管理システムは非常に便利ですが、万能ではありません。たとえば開錠・施錠を認証するデバイスやスマートフォンのバッテリーがなくなると、リモートコントロールができなくなります。通信環境が悪い場合、遠隔地からの開錠・施錠がうまくいきません。システムエラーが発生すると、トラブルの原因を特定しない限り、従来のような人力での入退室管理を余儀なくされます。ICカードなどの物理媒体で認証している場合は、盗難や紛失リスクにも対処しなければなりません。 クラウド型入退室管理システムを運用する際は、認証デバイスや通信環境の整備はもちろん、トラブル時の対応方法も明確にしておく必要があります。

クラウド型入退室管理システムの導入に適した企業・場面

クラウド型入退室管理システムは、入室する人間をもれなくチェックできます。 したがって、マスクを着用していない人や体温が高めの人などを確認し、感染症対策につなげられます。 また、マイナンバーや顧客の情報など機密データのセキュリティ対策としても有効です。部屋に誰がいるのか確認したいときや、どのオフィスが混雑しているのか知りたいときにも役立ちます。ICチップ型の社員証を入退室認証デバイスとして活用するのもよいでしょう。 このように、役立つ場面は複数あります。自社で活用できそうなシーンがあるのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型入退室管理システムを導入して業務効率化を！

クラウド型入退室管理システムは、導入・運用にかかるコストが安く、利用する場所も問いません。シェアリングビジネスにも活用できます。そのため、入退室管理を効率化するだけでなく、利益につなげたい企業にもおすすめです。導入時は自社の状況に合わせて最適な認証デバイスや通信環境を用意しましょう。ぜひ、活躍する場面が多いクラウド型入退室管理システムの導入を検討してみてください。