入退室管理システムの見直しのタイミングは？
入退室管理システムをすでに導入している企業にとって、見直しはどのタイミングがよいのでしょうか？主に考えられるのは以下のような状況に直面した時です。
法制度への対応
法制度の変更により、入退室管理システムを見直すケースが多くあります。
例えば、マイナンバー制度の施行に伴い、マイナンバーの取扱区域や管理区域についてセキュリティ対策が義務付けられました。これは企業の規模にかかわらず、あらゆる企業が対象となっています。特に、管理区域（マイナンバーを登録しているファイルやデータベースが保管されているITシステムの設置されているエリア。サーバルームやデスクサイドのパソコンなど）において、入退室管理システムが安全管理の手法として推奨されています。
マイナンバーへのセキュリティ対策をまだしていない企業にとっては、今がまさに見直しのタイミングでしょう。
会社の規模の変化
成長企業に多いケースです。会社の規模が拡大すると、ICカードの発行・管理に大きなコストがかかる、社員によって入室の権限が異なるのに対応ができていない、といった問題が生じてきます。こういった問題を解決するために、入退室管理システムの見直しがなされます。
オフィス移転
オフィス移転をきっかけに、入退室管理システムを見直すケースはよくあります。今まで暗証番号など、セキュリティレベルの低い認証方法をとっていた企業にとっては、セキュリティレベルを高めるチャンスです。
入退室管理システムの高機能化、低価格化も進んでいますので、見直しによって今までより低いコストでより高いセキュリティ対策をすることが可能となるかもしれません。
労務管理の刷新
従業員の労務管理は、企業にとって煩雑となりやすい業務の１つです。労務管理の見直しを検討している企業には、入退室管理システムの見直しがオススメです。システムによっては、入退室の際にICカードをかざすだけで、出勤・退勤の打刻ができます。労務管理が効率化し、セキュリティレベルも向上させることができるので、見直しの大きなチャンスでしょう。
入退室管理システムリプレイス例
以上、入退室管理システムの見直しのタイミングについて紹介しました。次に、リプレイスの具体的なケーススタディを紹介します。実際の様々な事例を参考にして「企業規模の拡大」「法改正」「事業所の拡大」という３つのリプレイス検討のきっかけを選定し再構成しています。
ケース１ 会社の規模の変化
事業拡大に伴い、会社の規模も大きくなっているメーカーA社。入退室管理システムとしてICカードを利用していましたが、従業員の数も大幅に増加しているため、ICカードの発行・管理にコストがかかるようになりました。
セキュリティレベルを下げずにICカードの発行・管理コスト下げる、という目的で、認証のカードと社員証を兼用させることを決定しました。その結果、管理側・従業員側ともにカードの管理コストが削減されました。
ケース２ マイナンバーへの対応
大手製造業のF社は、オフィスへの入退室については入退室管理システムを導入していますが、マイナンバー情報の安全管理の対策をいまだにとっていませんでした。マイナンバー情報を管理する設備はありますが、従業員によって入室を制限することはなく、誰でも入室可能な状態です。
そこで、外部者だけでなく内部者による情報持ち出しを防ぐため、従業員によって入室の権限を変更できるシステムにリプレイスしました。
ケース３ 多拠点に店舗拡大
飲食店を経営するT社は、拠点の増設が決定しています。導入している入退室管理システムのままだと、拠点ごとに設定・運用をする必要があります。アルバイトやパートが多く、人の出入りの激しいT社は、運用コスト削減を目的に、クラウドに対応した入退室管理システムを導入しました。これにより、設定の変更のために各拠点に出向く必要もなく、本社で一括管理が可能となりました。
入退室管理システムリプレイスの注意点
入退室管理システムのリプレイスに際し、注意する点がいくつかあります。
- ●社員の教育
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勤怠管理システムと連携させる場合などは、社員への教育を徹底しないと移行がスムーズになされません。それまでの勤怠管理がどう変更されるのか、事前に社員へ伝える必要があります。
- ●既存のシステムが対応しているか？
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入退室管理システムをクラウド化させる場合、それまで使用していた電気錠やドアが、クラウドに対応しているか確認する必要があります。
- ●運用ルールの変更
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セキュリティレベルをエリアごとに変えたり、入室制限を新たにする場合など、運用ルールを改める必要があります。どのエリアをどのくらいのセキュリティレベルにするのか、誰を入室可能にするのかなどを決定します。
最近の認証方法や機能
入退室管理システムは、高機能化・低価格化が進んでいますが、最近の入退室管理システムはどのような機能を備えているのでしょうか？
- ■アンチパスバック
- 共連れ防止の機能です。入室時の認証記録がない人の退室を許可しない仕組みです。 たとえば、正規の認証者が先に入室し、認証していない人がその後に続いて入ったとします。後者は正規に認証を受けていないため、入室の記録が残っていません。これを不正な侵入者とみなして、退室を禁止します。
- ■スマートフォン認証
- 認証方法としてスマートフォンを利用できる、というものです。すでに持っているスマートフォンを使用できるので、ICカードの作成・管理といったコストを削減することができます。
- ■生体認証の低価格化
- 指紋認証がスマートフォンやタブレットで使用されているように、生体認証の低価格化が進んでいます。指紋認証ほどではありませんが、これまで高価であった手のひら静脈認証や、顔認証も価格が下がっており、導入のハードルは低くなっています。
まとめ ～ 見直しのチャンスを逃さない！～
以上、リプレイスのタイミングや注意点などを紹介しましたが、参考になりましたでしょうか？一応入退室管理システムを導入しているが、セキュリティレベルは高くないという現状であれば、入退室管理システムを見直すチャンスです。
マイナンバー制度の施行もあり、セキュリティ対策の重要度は高まっています。自社のセキュリティレベルは十分なのか、十分でなければどういった入退室管理システムが必要なのか、一度考えてみてはいかがでしょうか？
