ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■課金方式別
- ■出張の特徴別
BTMの価格を決める三つの課金方式
出張管理システム(BTM)の価格は、何に対して費用が発生するかで見え方が変わります。主な課金方式として、月額固定、従量課金、予約手数料型の三つを押さえておきましょう。
利用者数や機能で決まる月額固定型
月額固定型は、利用者数や利用する機能の範囲に応じて、毎月一定の費用がかかる方式です。出張の回数が増えても利用料が変わらないため、年間の予算を立てやすい点が特徴です。経理部門にとっても、費用の見通しを持ちやすい方式といえます。
一方、出張が少ない月でも費用が発生します。出張の頻度にばらつきがある企業は、年間の出張回数から割り返して負担を確認しておくと判断しやすくなります。
出張件数や人数で増える従量課金型
従量課金型は、出張の件数や出張する人数に応じて費用が増える方式です。基本料金を抑えた製品もあり、出張が少ない企業や、利用を試しながら始めたい企業にとって選択肢の一つです。
ただし、出張が増えると総額も増えます。国内と海外で単価が異なる製品もあるため、単価だけでなく、自社の出張の件数を当てはめて試算することが大切です。出張の件数は月ごとに変わるため、繁忙期の件数も含めて確認しておくと、実際の請求額とのずれを減らせます。
予約ごとに手数料がかかる型
システム自体の利用料を抑え、航空券や宿泊の予約ごとに手配手数料を設ける方式もあります。利用料が低い、あるいはかからない製品でも、予約手数料などの別の費用が発生する場合があります。
この場合、費用の総額は予約の件数や種別に左右されます。手数料が予約1件ごとか、手配する区間ごとか、変更や取消にもかかるかを、あらかじめ確認しておきましょう。
BTMの価格に含まれない出張費用の切り分け
BTMの価格を調べるときは、システムの利用料と、出張そのものにかかる費用を分けて考える必要があります。この二つを混同すると、導入後の負担を見誤るおそれがあります。
航空券や宿泊費はシステム利用料と別
航空券、宿泊費、レンタカーなどの出張費用は、通常はシステムの利用料とは別に、予約した実費として発生します。BTMの価格が低くても、出張費用の総額が下がるとは限りません。
BTMで比較すべきなのは、システム利用料と手数料の合計です。出張費用の実費は、導入前後で自社の支出がどう変わるかを別の項目で整理しましょう。
変更や取消にかかる費用の扱い
予約の変更や取消には、航空会社や宿泊施設の規定による費用がかかります。これに加えて、BTM側で変更や取消の手数料を設けている製品もあります。
出張は予定が変わりやすいため、変更が発生した場合の費用の扱いは重要です。契約前に、手数料の有無と、請求書での内訳の表示方法を確認しておくと安心です。
出張費用の請求方法とカード決済の扱い
出張費用の支払い方法は、BTMの請求のしくみによって異なります。法人カードで決済する方法や、請求書にまとめて支払う方法があり、立替払いの有無にも影響します。
支払い方法によっては、決済手数料や締め日の制約が生じる場合もあります。経理部門の運用にあうかを、導入前に確認しましょう。
出張の規模でBTMの価格はどう変わるか
同じBTMでも、出張の頻度や行き先によって、負担する費用は変わります。自社の出張の状況に近い条件で見積もりを取ることが、価格を判断するうえで重要です。
出張の頻度と利用人数による違い
出張が多い企業では、従量課金型よりも月額固定型のほうが、1件あたりの負担を抑えられる場合があります。反対に、出張が少ない企業では、従量課金型のほうが無駄が出にくい傾向です。
どちらが有利かは、年間の出張件数と利用者数によって変わります。直近の出張実績をもとに、方式ごとに試算して比べましょう。
海外出張や多拠点での利用の場合
海外出張に対応した製品では、国内とは別の料金が設定されている場合があります。海外の航空券やホテルの手配に対応できるか、対応する範囲はどこまでかも、製品によって異なります。
拠点が複数にわたる場合は、拠点ごとの契約か、全社でまとめた契約かで費用が変わることもあります。窓口や請求の単位も、あわせて確認しておきましょう。
無料や低価格をうたう製品の見方
利用料が無料、あるいは低価格の製品もありますが、予約手数料などの別の費用が発生する場合があります。表示された金額だけでなく、どの費用が誰に発生するかを確認しましょう。
無料の範囲が、基本機能だけなのか、利用人数に上限があるのかも製品によって異なります。範囲を超えたときの費用や、プラン変更の条件も、あらかじめ確認しておくと安心です。見積もりは書面で受け取り、比較表にまとめて社内で共有しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で出張管理システム(BTM)の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
見積もりで見落としやすいBTMの費用項目
月額や手数料だけを見て判断すると、導入後に追加の費用が発生する場合があります。見積もりでは、次の項目が含まれているかを確認しましょう。
初期設定や社内規程の登録にかかる費用
BTMの導入では、出張規程にあわせた承認の流れや、宿泊費の上限などを設定します。この設定作業に初期費用がかかる製品もあれば、無償で支援する製品もあります。
設定を提供会社が代行するのか、自社で行うのかも、費用と社内の作業量に影響します。支援の範囲は製品によって異なるため、具体的な作業内容を確認しておきましょう。
経費精算システムなどとの連携費用
BTMで取得した出張の実績を、経費精算システムや会計ソフトに引き継ぐ場合、連携のための費用や設定が必要な場合があります。標準機能で連携できるのか、オプションなのかを確認しましょう。
連携を前提にすると、出張後の入力作業を減らせる可能性があります。ただし、連携できる範囲や項目は製品で異なるため、自社で使うシステムとの対応を事前に確かめておくことが大切です。
サポートやオプション機能の追加費用
問い合わせ窓口の対応時間や、緊急時の手配の相談など、サポートの範囲は製品によって異なります。基本の料金に含まれるサービスと、追加費用がかかるサービスを分けて確認しましょう。
出張者の安否確認や、出張の分析レポートなどの機能がオプションの場合もあります。必要な機能を洗い出してから見積もりを依頼すると、比較しやすくなります。複数の製品に同じ条件を伝えることで、金額の差の理由も見えやすくなります。
価格と出張管理の効果をあわせて判断する
BTMの価格は、安さだけでなく、出張管理にかかる手間や、規程の運用がどう変わるかとあわせて判断することが重要です。費用の見合いを確認する観点を整理します。
手配や精算の工数に与える影響
出張の手配を個別に行っている場合、旅行会社への連絡や見積もりの取得に時間がかかります。BTMで手配を一元化すると、担当者の作業が減る可能性があります。
精算の際にも、予約情報を確認しやすくなるため、照合の手間を減らせる場合があります。出張後の申請や承認の確認も、予約の記録を見ながら進められるため、確認の往復が少なくなる可能性があります。削減できる工数は、現在の業務の進め方によって異なるため、現状の作業時間を把握しておきましょう。
規程の遵守と出張者の把握
BTM上で出張規程に沿った予約をするように設定すると、上限を超える手配を防ぎやすくなります。出張の予約状況が一か所に集まるため、誰がどこに出張しているかも把握しやすくなります。
こうした点は、金額で測りにくい効果です。費用だけでなく、自社が出張管理に抱えている課題が解消されるかを、あわせて確認することが重要です。導入の目的を先に整理しておくと、必要な機能と予算の線引きがしやすくなります。
費用の出方で見る出張管理システム(BTM)一覧
見積もりを取る前の整理として、掲載製品を費用に関わる特徴とあわせて一覧にしました。金額は製品ごとに公開の範囲が異なるため、最終的な費用は各社への確認が必要です。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Smart BTM | 請求書払いにまとめられ、24時間365日のサポート体制 |
| ピカパカ出張DX | 国内外の手配に対応し、請求書での後払いが可能 |
| AI Travel | 交通・宿泊を1画面で予約し、会社請求の一括払いに対応 |
| 1Approval for kintone | kintoneの承認後に出張の購買を自動化し、会社一括請求に対応 |
| BORDER | チャットで手配を相談でき、手配手数料は1,000円/件のみ |
| Racco | 楽天トラベルの出張管理サービスで、初期費用・月額費用は無料 |
| BT-Compass | 法人契約の特別料金プランと、変更・取消手数料無料が特徴 |
| BTOL | 出張料金を会社へ一括請求でき、出張者の立替払いが不要 |
| ビズバンスJTB出張予約 | 国内・海外の航空券とホテルを予約し、支払いは企業へ一括請求 |
見積もり比較の対象にしたいBTMの製品紹介
費用の公開状況や請求の仕組みが異なる製品を取り上げます。価格が記載されている製品は一部のみです。記載のない製品は、問い合わせで確認してください。
Smart BTM
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減！
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、航空券や宿泊先をオンラインで予約できる、法人向けのクラウド出張手配システムです。出張にかかる費用をまとめて請求書払いにでき、費用配賦にも対応するため、部署ごとの経費処理の手間を抑えられます。24時間365日、チャットや電話で出張中の相談ができる点も特徴です。対象は従業員数50名以上の企業です。
ピカパカ出張DX
- 取扱いメニューが豊富。法人一括精算で立替精算を効率化します。
- 充実の外部サービス連携機能で今の運用を変えずに導入可能です。
- 使いやすいUIと簡単な操作。安心の手配スタッフサポートも対応。
株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」は、航空券や新幹線、宿泊施設などの出張手配を、国内外にわたって行える出張支援サービスです。請求書での後払いに対応しており、出張者の立替精算を減らせます。ワークフローや経費精算、会計システムとの外部連携はオプションのため、費用を比べる際は連携の範囲もあわせて確認すると安心です。
AI Travel
- 出張者：AI Travelが最適プランを自動提案。最短5分で予約完了
- バックオフィス担当：旅費規程を自動チェック。確認するだけ
- 経営層：出張データをリアルタイム可視化。コストを一目で把握
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、交通機関と宿泊施設の予約を1つの画面で行える出張管理のクラウドサービスです。会社請求の一括払いにより、出張者の立替負担を減らせます。旅費規程の自動チェックや、費用の内訳をグラフで確認する機能も備えます。経費精算サービスや会計ソフトとのデータ連携に対応しており、出張後の精算まで含めて費用を検討したい企業の選択肢です。
1Approval for kintone
- kintoneの承認後に購買を自動化
- 航空券・ホテル・新幹線を横断検索
- 会社一括請求で立替精算を削減
株式会社エイチが提供する「1Approval for kintone」は、kintoneの承認ワークフローと出張・購買の手配をつなぐクラウド型のプラグインです。承認した時点で航空券やホテル、新幹線の購入を進められ、手配費用は会社への一括請求にまとめられます。すでにkintoneで申請業務を行っている企業が、承認から手配、請求までの流れを整えたい場合の選択肢です。
BORDER （ボーダー株式会社）
- チャット相談だけで最適な経路・宿泊施設の提案が受けられる！
- 社内規定やスケジュールを考慮した最安・最短経路を提案可能！
- 出張の申請から承認、手配、決済まですべてを完結！
Racco （楽天グループ株式会社）
- 法人限定のシークレットプランあり
- 初期費用・月額利用料0円で導入可能
- 予約制御機能で出張規程に合わせた内部統制強化
BT-Compass （イオンコンパス株式会社）
- SSOで航空券や宿泊予約の管理を効率化
- 法人契約による特別料金プランで、会社の経費を賢く削減。
- 変更・取消手数料無料で柔軟に対応
BTOL （株式会社南海国際旅行）
- 24時間対応！スマホやタブレット一つで簡単に予約可能
- 現物チケット不要！チケットレスでスムーズな出張を実現
- 出張料金は会社に一括請求！立替払いをする必要なし
ビズバンスJTB出張予約 （株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）
- JTBだからできる国内・海外を問わない多様なチケット対応！
- ワークフローでより効率的な出張申請承認が可能！（オプション）
- 出張データを分析しコスト削減・効率化提案を受けられる！
まとめ
出張管理システム(BTM)の価格は、月額固定、従量課金、予約手数料といった課金方式で出方が変わります。システム利用料と出張の実費を分け、初期設定や連携、サポートの費用まで見積もりで確認することが重要です。自社の出張の状況にあう製品を探すために、資料請求で複数の製品を比較してみましょう。
