名刺管理を行う目的
名刺管理する最大の目的は「名刺情報を営業に活かすこと」です。社員が持っている名刺には、顧客情報が詰まっています。この顧客情報は営業するうえで非常に役立つでしょう。
たとえば、新商品や展示会の案内メールを送り、見込み客の育成が可能です。また、相手と初対面だった場合、相手の人となりや会話の内容などを名刺と紐づけておくと、次に会ったときに今後の関係を築きやすくなるかもしれません。
このように名刺管理をすることで、ビジネスチャンスが広がるでしょう。
名刺管理の課題
名刺管理が重要であるにもかかわらず、適切に管理されていないケースは珍しくありません。それはなぜでしょうか。ここで、名刺管理の課題を整理しておきましょう。
個人が管理していて名刺が点在している
管理を個人に委ねている場合、デスクの引き出しの中に保管したり、名刺フォルダやクラウド上にまとめたりしていることがほとんどです。社内で名刺を一元管理しようと思っても、管理方法が統一されていないと集約するのが困難で、なかなか踏み出せないのが現状でしょう。
名刺管理に時間がかかってしまう
他社とのコンタクトが多い社員ほど、名刺管理に要する手間や時間がかかります。多忙を極める中で名刺管理に時間を費やすのは難しく、契約に至らなかった相手の名刺は管理していないという社員もいます。これではせっかく交換した名刺が有効活用されません。
名刺情報が漏えいする危険性がある
名刺には相手の名前や電話番号など、個人情報が記載されています。名刺をデスクに置きっぱなしにしていたり、鞄の中に適当にしまっていたりすると、紛失のリスクが高まります。企業のセキュリティ体制が重要視される昨今では、名刺情報が漏えいすれば信頼が失われ、致命傷となるでしょう。
名刺管理ソフトの導入効果
実は、先述した課題は名刺管理ソフトを導入することで解決できます。ここでは、名刺管理ソフトの導入効果をご紹介します。
１．OCR機能でデータ化の手間がなくなる
名刺管理ソフトにはOCR機能が搭載されていて、紙の名刺を簡単にデータ化できます。OCRとは光学文字認識機能のことで、スマートフォンなどで名刺を撮影するだけでデータ化できる機能です。名刺に記載されている文字をひとつずつ入力して転記する必要はなく、手間をかけずに名刺を一元管理できます。
また、OCRで正しく名刺の文字が認識されない場合もあるため、オプションとして入力代行サービスを請け負っている名刺管理ソフトもあります。
２．検索機能で名刺情報が探しやすくなる
ソフト上で名刺情報を一元管理すると、検索機能が使えるようになります。企業名や名前、部署名など、条件を自由に変えて検索することが可能です。紙の名刺を１枚ずつ見て探し出す手間はなくなり、管理画面上で即座に目当ての名刺を探し出せます。
３．名寄せ機能で最新の状態を維持できる
名刺管理ソフトの名寄せ機能によって、複数の同一データが存在するという状況を回避できます。名刺を取り込んでデータ化する度に、ソフト上に同一データがないか自動で判別されます。同一データがあった場合は統合されるうえ、古い情報に上書きされるため、最新の状態になります。
４．名刺情報を社内で共有できる
名刺管理ソフトは社内にある名刺情報を一元管理するため、複数の社員で情報共有が可能です。社内全体や部署単位で情報共有することにより、新規獲得のための営業先がバッティングしてしまうことを防いだり、既存顧客との取引を複数メンバーで対応したりできます。さらに、社員の退職や異動があっても名情報はソフト上に蓄積されたままです。業務の引継ぎなどもスムーズになるでしょう。
５．スマホやタブレットなどで外出先からも参照できる
名刺管理ソフトを導入していると、オフィスに戻らずともスマートフォンやタブレットを使えばその場で名刺情報を確認できます。マルチデバイス対応により、名刺情報が活用しやすくなり、売上や顧客満足度の底上げに役立つでしょう。
名刺管理ソフトを導入して名刺を有効活用しましょう！
名刺管理の目的は「名刺情報を営業に活かすこと」です。しかし、名刺情報が社員同士で共有されず、管理に時間がかかったり漏えいリスクがあったり、課題があります。そこで名刺管理ソフトを導入すれば、名刺の登録が容易になり、社内で一元管理され、セキュリティも保持されます。ソフトによって課題を解決し、名刺を有効活用しましょう。
