ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの保管場所別
- ■データの連携先別
- 会計ソフト連携：ANDPAD（アンドパッド）、SMAC工事管理
- BIツール連携：PROACTIVE
- ■導入時の支援別
- 既存データの移行支援：アーキLink
- ■主な管理業務別
工事管理システムのデータベースが果たす役割
データベースとは、決まった形式で情報を整理して保存し、必要なときに取り出せるようにした仕組みです。工事管理システムでは、工事に関わるさまざまな情報をつなぐ土台として働きます。
工事台帳を軸にした情報の一元化
工事管理システムのデータベースでは、工事ごとに割り振る工事番号が情報をつなぐ中心です。見積書や発注書、日報、請求書といった情報に工事番号を付けて保存することで、ある工事に関わる情報をまとめて呼び出せます。
工事ごとにまとめられたこれらの情報が、いわゆる工事台帳です。工事名や発注者、工期、請負金額などの基本情報と、日々発生する原価や作業の記録が、工事番号を通じて一つにつながります。
Excelや紙で管理する場合との違い
Excelでも工事台帳は作れますが、見積や発注、請求を別々のファイルで管理すると、同じ数字を何度も入力する手間が生じます。転記の際に金額を写し間違えるおそれもあります。
データベースで管理すれば、一度入力した情報をほかの帳票でも使えるため、転記の手間と誤りを減らせます。また、複数の担当者が同時に入力しても、最新の情報を全員で共有できる点も違いです。ファイルの上書きや、どれが最新版かわからなくなる問題も起こりにくくなります。
工事管理のデータベースで持つ主なマスタ
マスタとは、取引先や単価のように、繰り返し使う基本情報を登録しておく台帳のことです。マスタの項目の決め方は、データの集計のしやすさに影響します。工事管理システムで登録する主なマスタを紹介します。システムの導入は、既存の台帳の項目を見直す機会にもなるでしょう。
発注者と協力会社のマスタ
取引先マスタには、工事を依頼する発注者と、自社が工事を発注する協力会社や資材の仕入先を登録します。会社名や住所、連絡先に加え、締め日や支払条件、振込先も登録しておくと、請求や支払の処理に使えます。
協力会社については、建設業許可の情報や保険の加入状況を記録できる製品もあります。同じ会社を重複して登録すると、取引先別の集計が分かれてしまうため、登録する担当者や表記のルールを決めておきましょう。株式会社の位置や略称の使い方をそろえるだけでも、重複を減らせます。
工種と費目のマスタ
工種とは、基礎工事や内装工事のように工事の種類を分けた区分です。費目は、建設業の原価を分ける区分で、材料費、労務費、外注費、経費の4つに分けるのが基本です。
工種と費目をマスタとして登録し、すべての原価データにどちらかを付けて保存することで、工事別だけでなく工種別や費目別にも集計できます。自社の見積書の内訳と区分をそろえておくと、見積と実績を同じ区分で比べられます。
単価と歩掛のマスタ
単価マスタには、資材や作業ごとの標準的な単価を登録します。歩掛は、ある作業を一定量行うのに必要な人数や時間を示す数値で、労務費を見積もる際の基準として使われます。
これらを登録しておくと、見積や実行予算を作る際に数量を入れるだけで金額を計算できます。ただし、資材の価格は変動するため、単価を更新する時期と担当者を決めておくことが大切です。過去の単価を履歴として残せるかも確認しておきましょう。積算ソフトや見積ソフトで作った内訳データを取り込めると、同じ内容を入力し直す手間も省けます。
工事ごとに蓄積される工事管理のデータ
マスタに対して、工事を進めるたびに増えていくデータがあります。受注前の見積から完成後の入金まで、工事の段階ごとにどのようなデータがデータベースに記録されるかを見ていきます。
見積・実行予算・発注・支払のデータ
受注前には見積のデータ、受注後には社内で使う原価の目標である実行予算のデータが登録されます。実行予算は工種や費目ごとに金額を設定し、発注や支払の実績と比べる基準として使います。
協力会社への発注書や、仕入先からの請求にもとづく支払のデータも、工事番号と工種、費目を付けて記録します。こうして予算と実績が同じ区分で並ぶため、どの工種で予算を超えそうかを早めに把握できます。追加工事や変更工事が発生した場合も、実行予算を修正した履歴を残しておくと、後から経緯を確認できます。
工程・日報・写真のデータ
施工中は、工程表の予定と実績、作業員の出面や作業内容を記録する日報、現場写真といったデータが蓄積されます。出面とは、その日に現場で作業した人数のことで、労務費の計算にも使われます。
現場写真は容量が大きいため、データベースには撮影日や工事番号、撮影箇所などの情報を記録し、画像はファイル保管領域に置く構成が使われる場合があります。写真の保存容量や保存期間の上限も、製品選定時の確認項目です。
請求・入金と出来高のデータ
工期が長い工事では、完成前に工事の進み具合に応じて代金を請求する出来高請求が行われる場合があります。データベースには、出来高の割合や請求額、入金予定日と実際の入金額が記録されます。
入金データを請求データとひも付けて管理することで、未入金の工事を一覧で確認できます。工事別の売上と原価が同じデータベースにそろうため、工事ごとの利益をいつでも把握できる点がメリットです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で工事管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
建設業会計とつながる原価データの持ち方
工事管理システムのデータベースに蓄えた原価データは、会計処理にも使われます。建設業には独自の勘定科目があるため、会計ソフトとの連携を見据えたデータの持ち方を考えておく必要があります。
未成工事支出金と完成工事原価の振替
建設業会計では、完成前の工事にかかった原価を未成工事支出金として資産に計上し、工事が完成した時点で完成工事原価に振り替えます。そのため、原価データには工事番号に加えて、工事が完成しているかどうかの状態が必要です。
工事管理システムで完成の状態を管理し、会計ソフトへ仕訳データを渡せると、決算時の振替作業を減らせます。連携の方法がファイル出力か自動連携かは製品で異なるため、利用中の会計ソフトとの対応状況を確認しましょう。
工事種類別の集計と経営事項審査
公共工事を発注者から直接請け負おうとする建設業者は、経営事項審査を受ける必要があります。経営事項審査とは、建設業者の経営規模や経営状況などを数値で評価する制度です。
審査では、許可を受けた業種ごとの完成工事高などを申請するため、工事データを業種別に集計できると資料の作成に役立ちます。工事台帳に業種の区分を持たせておけば、決算後の集計作業を省けます。申請内容の詳細は、国土交通省や審査機関の公式情報で確認しましょう。
データベースの保管場所と既存データの移行
工事管理システムのデータベースをどこに置くかによって、管理の手間や外部からのアクセス方法が変わります。あわせて、これまでExcelや別のシステムで蓄えてきたデータをどう移すかも検討しましょう。
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型は、提供会社のサーバーにデータベースが置かれ、インターネット経由で利用します。サーバーの保守やバックアップを提供会社が担い、現場からスマートフォンで入力しやすい形態です。
オンプレミス型は、自社のサーバーにデータベースを置く形態で、社内の会計や給与のシステムと直接つなぎやすい特徴があります。一方で、バックアップや障害対応は自社で担うため、管理を担当できる体制があるかを確認しておきましょう。
Excelの工事台帳から移行する手順
移行は、まず取引先や工種などのマスタを登録し、次に進行中の工事、最後に完成済みの工事の順で進めると混乱を抑えられます。Excelのデータは、会社名の表記ゆれや工種の分け方の違いを整理してから取り込みましょう。
完成済みの工事をどこまでさかのぼって移すかは、過去の原価を見積の参考にしたいかで判断します。CSVファイルで一括登録できるか、提供会社が移行作業を支援するかも製品ごとに確認しておくと安心です。
工事台帳と原価を一元管理できる製品一覧
工事ごとの見積・予算・原価・請求をまとめて管理できる製品を、データの保管場所や連携の観点で比べられるよう一覧にしました。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| アーキLink | クラウド | 見積・発注・請求から原価管理・経営分析まで集約。専任担当がデータ移行を支援 |
| ANDPAD（アンドパッド） | クラウド | 施工管理から受発注・原価管理まで集約。粗利などの経営情報を可視化できる |
| アラジンオフィス | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト | 販売と施工を行う企業向けの原価・工事管理システム。案件単位で収支を把握 |
| PROACTIVE | オンプレミス／クラウド | 会計を含む建設業向けERP。実行予算から支払いまでのデータを一元管理 |
| SMAC工事管理 | オンプレミス／パッケージソフト | 見積から請求までを一元化。市販の財務会計ソフトなどへデータを連携できる |
| SAKSAK | クラウド／パッケージソフト | 見積・予算・発注・請求が連動するリフォーム・建築業向けの統合管理システム |
| アイピア | クラウド | 顧客管理や契約管理、見積、原価管理をまとめたリフォーム・建築業向けツール |
| もうけ太郎 | クラウド／パッケージソフト | 工事原価の管理や工事別の収支把握を支援するシステム |
| 工事台帳2 | パッケージソフト | 工事ごとの原価や台帳を管理できるパッケージソフト |
工事データをまとめて管理できる製品
工事番号を軸に、見積から支払・請求までのデータを結びつけて管理したい企業に向けて、原価管理に対応した製品を紹介します。
アーキLink
- 業務を一元管理することで、あらゆる情報を共有し属人化を防止
- 誰でも直感的に操作できる画面で、確認・検索の手間を大幅に削減
- 専任担当による手厚い導入支援で、社内への定着まで伴走
株式会社Archi villageが提供する「アーキLink」は、案件管理や見積・帳票作成、原価管理、経営分析までを一つに集約した建築業向けのクラウドサービスです。事務所では見積書・発注書・契約書・請求書を作成でき、蓄積したデータは自動で原価管理や経営分析に反映されます。現場の職人がスマートフォンで行うのは工事日報の入力と写真管理に絞られているため、現場の情報を集めやすい点も特徴です。既存の顧客データや案件データの移行は専任担当が支援するため、Excelの台帳から切り替えたい企業も検討しやすいでしょう。
ANDPAD（アンドパッド）
- 建設現場の手間がかかる業務を効率化し、残業削減に貢献
- 粗利などの経営情報をリアルタイムで見える化し、経営改善へ
- ゼネコンや専門工事領域でも、ますます活用が広がる
株式会社アンドパッドが提供する「ANDPAD（アンドパッド）」は、現場と経営の情報をひとつに集約するクラウド型の建設プロジェクト管理サービスです。施工管理に加えて、顧客管理や営業管理、原価管理まで同じ基盤で管理でき、受発注業務の電子化や粗利などの経営情報の見える化にも対応しています。工程表や図面の格納、電子黒板付き写真の撮影も可能です。会計ソフトなど外部システムとの連携を検討する場合は、対応製品や連携できるデータの範囲を確認しましょう。
アラジンオフィス
- 販売＋施工（設備、内装仕上、配線工事など）を行っている企業様
- ○○一式といった管理が必要な企業様向け
- 案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、工事管理に必要な機能を備えた原価・工事管理システムです。設備や内装仕上、配線工事など、販売と施工の両方を行う企業や、「○○一式」といった管理が必要な企業を対象としています。案件単位で収支を出せるため、工事ごとの利益とあわせて会社全体の事業を見渡せる点が特徴です。提供形態はオンプレミスとクラウドに対応しており、データを自社のサーバーに置くか、クラウドで管理するかを選べます。対象地域は関東・関西・東海です。
PROACTIVE
- 「PImacs」から「PROACTIVE Construction」へ。
- 30年以上、7,500社を超える導入実績
- PROACTIVE AIによる、高度な経営判断と業務の効率化・自動化
SCSK株式会社が提供する「PROACTIVE」は、建設業向けの機能を備えたERPです。建設業向けの「PROACTIVE Construction」では、営業案件から引き渡し後のアフターまでの情報を一元管理し、実行予算から支払いまでのデータをシームレスにつなげます。財務会計や債権・債務管理などの会計機能も同じ基盤に含まれるため、工事別の原価と会計のデータを分けずに扱えます。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べ、BIツールとの連携で受注推移や利益率を分析するダッシュボードも作成できます。対象従業員規模は100名以上です。
SMAC工事管理 （株式会社パナック）
- 工事データが一元管理でき、リアルタイムに工事状況の把握が可能
- 利用方法に合わせたシステム構成の選択が可能
- 万全なサポートと導入支援、多くの実積と高い稼働率
SAKSAK （株式会社DATA KIT）
- 利益を適切に管理し、利益率を上げることで強い経営を目指します
- 一目で進捗がわかるインターフェイスで案件の進捗毎に管理が可能
- 導入後の電話サポートや無償バージョンアップなどサポート充実
アイピア （株式会社アイピア）
- 建築業務にはこれだけでOK！全員で使える建築業特化型のツール
- 見積・発注・請求を一元化。多機能でその他機能も充実
- クラウドでスマホにも対応！時間や場所問わず情報管理が可能
もうけ太郎 （アプリオン株式会社）
- 日報入力で勤怠・人工計算を自動完結
- 工事台帳、粗利、請負残高も把握できる原価管理機能。
- 建設・製造・運送など幅広い業種で利用実績あり。
工事台帳2 （ダンゴブラザース・ドットコム株式会社）
- 納品書・請求書をそのまま入力可
- 労務費比率などで共通原価を自動配分
- 作成帳票をExcel保存可能
まとめ
工事管理システムのデータベースは、工事番号を軸に、取引先や工種、単価のマスタと、見積から入金までの工事ごとのデータを結びつけて管理します。費目の区分や完成の状態をそろえて持てば、工事別の利益確認や会計処理、経営事項審査の資料作成にも活用できます。保管場所や会計ソフトとの連携方法は製品ごとに異なるため、資料請求で比較し、自社の工事管理にあう製品を選びましょう。
