工事台帳とは？工事管理における目的や作り方をあわせてご紹介！

工事台帳とは？ 工事別原価を集計する台帳

工事台帳とは、工事ごとの原価を集計する台帳のことであり、工事台帳を作成することで、原価計算を明確にし、工事の進捗状況や提出する必要がある書類を作成しやすくなります。

また、工事台帳は建設業の経営事項審査で提示する必要があるため、必ず工事ごとに記録をつけます。工事台帳を作成するときは、工事台帳を記載する内容を把握し、工事台帳の必要性を理解することが大切です。

工事台帳に記入する費用の種類

工事台帳は原価を管理するものであり、その項目は複数あります。工事台帳を正確に管理するためには書き方や書く内容を把握することが大切です。

ここからは工事台帳に記入する費用の種類を説明していきます。

費用１：材料費

材料費は工事に必要な材料の費用です。この材料費には材料の原価だけではなく、取引にかかった費用も含まれます。

費用２：労務費

労務費は工事に参加している従業員の賃金を指します。従業員に支払う給料だけでなく、手当や交通費も含まれるため、漏れなく記載する必要があります。

この労務費のポイントは自社で雇用している従業員の費用のみカウントすることです。そのため、工事現場の事務所の事務員など、自社と雇用関係がないスタッフの費用は含まれません。

費用３：外注費

外注費は自社と雇用関係がなく、業務を外注している下請業者に支払う費用です。

費用４：経費

経費とはここまで紹介してきた費用の種類に該当しないものを指します。工事に必要な機材や使用にかかった光熱費などが該当します。

工事管理における台帳の目的

工事台帳は日々の取引を工事別に記帳し管理を行いますが、工事台帳の役割や目的を正確に把握しておくことが重要です。

ここからは工事管理における工事台帳の目的を説明していきます。

目的１：各工事の利益率を把握する

工事台帳は工事に必要な費用を適切に管理することができるため、収支のバランスを見ながら利益率を把握できます。

今までかかった費用を適切に管理していれば、利益を意識しながら予算を使うことが可能です。逆に、工事台帳をしっかりと管理していなければ、予定以上に人員を補充してしまうなど予算オーバーになりかねません。

目的２：経営事項審査で提出する

建設業には建設業法で定められた経営事項審査というものがあります。この審査では経営状況を客観的に把握し数値による評価を行い、そのときに工事台帳を提出する必要があります。

工事台帳は各工事を適切に管理するだけでなく、経営状況を把握できる資料になるためしっかりと管理をすることが重要です。

工事台帳の作り方

ここまで説明してきたように、工事台帳は重要な役割がありますが適切に管理することは業務の負担が大きくなります。そこで、ポイントになることは工事台帳の作り方を把握し、日々の業務を効率化することです。

ここからは工事台帳の作り方を説明していきます。

作り方１：エクセルで作成する

エクセルで工事台帳を作成する場合には先頭の行に「日付」「工事名」「仕入先」「科目」「金額」を入力していきます。この作成した行ごとに日々発生した費用を入力し管理していきます。

エクセルで管理する場合は、マスターとなるシートに工事名や仕入先を登録しておくことで、日々の管理が楽になります。また、科目の列にはフィルターを設定することで科目を選択するだけで入力することが可能になり、簡単に入力できます。

同一のシートで合計の費用を管理すると複雑になるため、関数を使い別シートに合計金額などを算出することで分析を行いやすくなります。この別シートには予算や見積もりの内容を記載しておくことで、進捗率や残予算を把握しやすくなります。

作り方２：システムで作成する

エクセルで工事台帳を作成する場合、現場監督者が担当をすると、現場での業務が終わってから事務所に戻り、入力業務を行う必要があります。

エクセルの場合、業務が煩雑になりやすく工事台帳を共有しにくい特徴があるため、煩雑さを感じる場合は工事管理システムを活用することがおすすめです。

工事管理システムを活用することで、エクセルと同様に費用を入力することができ、計算も自動で行うことが可能です。

また、会計システムと連携することで入力した費用を二重で入力する必要もなくなります。さらに、アプリ版をリリースしているシステムもあり、タブレットで数値を入力でき、事務所に戻って作業をする必要がないため、業務改善を行えます。

工事台帳を有効に使い、業務改善をおこなおう！

工事台帳を有効に使うことで予算管理や利益管理を適切に行うことができます。そのためには、工事台帳に必要な項目や作り方をしっかりと把握することが大事です。

工事台帳はエクセルで作成・管理するケースが多いですが、正確さや業務の効率を考えると工事管理システムを使うことが有効です。システムなどを活用し、工事台帳を工夫することで業務改善を行いましょう。