工事台帳とは
工事台帳とは、工事ごとの原価を集計する台帳です。「工事管理台帳」「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」とも呼ばれます。基本的には、元請業者（発注者から工事を請け負った建設業者）が作成するものです。
工事台帳には、建設現場ごとの未成工事支出金または完成工事原価に対して、材料費・労務費・外注費・経費を記載します。工事台帳の作成によって明確な原価計算が可能であり、工事の進捗状況の把握や、各種帳票・提出書類の作成も容易になるでしょう。
なお、工事台帳は建設業の経営事項審査で提示する必要があるため、必ず工事ごとに記録をつけなければいけません。税務調査の際に使用する場合もあるため、工事台帳に記載する内容を把握し、工事台帳作成の必要性を理解することが大切です。
参考：建設業法 | e-Gov法令検索
工事管理（施工管理）における台帳の目的
工事台帳は日々の取引を工事別に記帳し管理を行いますが、工事台帳の役割や目的を正確に把握しておくことが重要です。ここからは工事台帳の作成目的について詳しく解説します。
工事ごとの利益率を把握するため
工事台帳によって、工事ごとに必要な費用を適切に管理できるため、収支のバランスを見たり、利益率を把握できたりします。利益を意識しながら、適切に予算を活用できるでしょう。
逆に、工事台帳が適切に管理されていなければ、予定以上に人員を補充してしまうなど予算オーバーになる可能性があります。
完成工事原価や未成工事支出金を把握するため
完成工事原価とは、完成工事高（すでに完成した工事の売上高、収益）に計上する工事原価のことをいいます。材料費・労務費・外注費・経費の４つの費用項目で構成され、完成工事の純利益を明らかにするものです。
未成工事支出金とは、まだ完成していない工事現場に支払われる費用をいいます。同じく材料費・労務費・外注費・経費の４つで構成され、棚卸資産として計上されます。
どちらの費用の算出にも工事台帳の情報が必要です。
経営事項審査で提出するため
建設業には、建設業法で定められた経営事項審査があります。例えば、公共工事の発注機関は、競争入札に参加する建設業者について資格審査の実施が必要です。審査の際に工事台帳の提出が求められ、経営状況を客観的に把握し数値による評価が行われます。
工事台帳は各工事を適切に管理するだけでなく、経営状況を把握できる資料にもなります。
税務調査のため
工事台帳は、税務調査の際にも使用することがあります。工事台帳を用いることで、各工事の支出や各項目にどのくらいの費用がかかっているかの記録を残せます。きちんと記録に残しておくことで、調査官の指摘にもスムーズに対応できるでしょう。
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工事台帳に記入する費用の項目
工事台帳は原価管理を行うためのものであり、費用項目は複数あります。工事台帳を正確に管理するために、書き方や記載内容を把握しておきましょう。工事台帳に記入する費用の種類を説明します。
材料費
材料費は、工事に必要な材料にかかる費用です。材料の原価だけではなく、取引にかかった費用も含まれます。
労務費
労務費は、工事に参加している従業員の賃金を指します。従業員に支払う給料だけでなく、手当や交通費も含まれるため、漏れなく記載する必要があります。
労務費のポイントは、自社で雇用し建設作業に従事する従業員の費用のみカウントすることです。工事現場の事務所の事務員など、自社と雇用関係がないスタッフの費用は含まれません。
外注費
外注費は、自社と雇用関係がなく、業務を外注している下請業者に支払う費用です。下請業者の従業員や一人親方など、工事を受注した企業が外注した場合に発生します。
経費
経費とは、上記３つの費用に該当しないものを指します。工事に必要な機材や工事現場の光熱費、事務員の給料や退職金などが該当します。
工事台帳作成は、工事管理における業務の一つです。工事台帳について理解を深めるために、以下の記事で工事管理の業務全般についても把握しましょう。
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エクセル（Excel）を使った工事台帳の作り方
工事台帳作成は工事管理を行うために必要な作業ですが、膨大な情報を扱うため、管理側にとって大きな負担でしょう。工事台帳にかかる労力や時間を削減するためには、工事台帳の作り方を正しく理解し、日々の業務を効率化することが重要です。
工事台帳はシステムかエクセルどちらかを用いて作成されます。エクセルによる管理は手作業によるデメリットも多いため、違いを把握したうえで作成方法を選択しましょう。まずは、エクセルによる工事台帳作成の方法を紹介します。
必要項目を入力する
はじめに、エクセルの先頭の行に以下の項目を入力しましょう。項目は一例のため、以下の項目を参考に各工事や自社に必要な項目を入力してください。
- ●工事番号
- ●工事名
- ●工事場所
- ●連絡先
- ●発注者
- ●契約金額
- ●実行予算
- ●契約年月日
- ●着工年月日
- ●竣工年月日
- ●引渡年月日
- ●工事支出金（日付順）
- ●工事受入金（日付順）
- ●仕入先
作成した項目に、日々発生した費用を入力し管理します。エクセルでデータ管理する場合は、マスターとなるシートに工事名や仕入先を登録しておくことで、日々の管理が楽になるでしょう。
また、科目の列にフィルターを設定すると、科目を選択するだけで数値を入力できます。
関数を使って分析シートを作成する
すべての記録を同じシートで記載すると、費用管理が複雑になります。そのため、項目を記載したシートとは別に、関数による分析シートを作成しましょう。
関数を活用し、別シートで合計金額の算出シートを作成しておくことで、分析が簡単に行えます。また、予算や見積もりの内容を記載しておくと、進捗率や残予算を把握しやすくなるでしょう。
「工事台帳をエクセルで作りたい」という方は、以下の記事も参考にしてください。エクセルでの工事管理に必要な書類の作り方を詳しく紹介しています。
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工事台帳をエクセルで管理するメリット
エクセルによる工事台帳管理のメリットは以下の３つです。自社に最適な管理方法を検討して、業務効率を向上させましょう。
- ■コストが低い
- エクセルはパソコンに標準装備されていることが多く、コストをかけずに管理できます。
- ■自社にあった管理表を作成できる
- エクセルに詳しければ、関数を活用することで自社にあったオリジナルの管理表を作成可能です。関数の使い方は、インターネットで調べられます。
- ■ファイル共有できる
- 従来の紙での管理と違い、ファイルを担当者間で共有したり、メールに添付して連絡したりできます。他社が使っているテンプレートをインターネット上からダウンロードし、使用することも可能です。
工事台帳をエクセルで管理するデメリットや注意点
エクセルによる工事台帳管理のデメリットは以下の３つです。エクセルのデメリットを理解したうえで、自社に適しているか検討しましょう。
- ■情報共有に遅延が起こる
- 集計に時間がかかったり、ファイル提出のタイミングがずれたりすることで、経営者と現場との間で情報共有に時間を要することがあります。
- ■転記ミスが発生しやすい
- 一つの現場で複数のファイルを管理する必要があるので、手作業でソフトやファイルに入力するエクセルでは、ミスが起こりやすいでしょう。特に関数のミスは、データ結果に大きな違いをもたらすため注意が必要です。
- ■属人化を招きやすい
- エクセルに詳しい従業員が工事台帳を作成している場合、その従業員が退社するとほかの従業員ではエクセルを編集できない属人化のリスクがあります。エクセルのフォーマットや関数などを変更したい場合には、工事台帳を新しく作り直す必要も出てくるでしょう。
エクセルによる工事台帳管理では、人為的なミスが発生しやすく、不便な点が多くなりがちです。そのため、多くの会社が現場の業務効率化、経営利益増加の実現のためにエクセルでの管理を脱却し、工事管理システムの導入をしています。
工事管理システムについて詳しく知りたい方は、以下のランキングから人気製品を確認できます。
工事管理（施工管理）システム・ソフト導入のメリット
エクセルで工事台帳を作成する場合、現場監督者が担当であれば、現場での業務が終わってから事務所に戻り、入力業務を行う必要があります。これでは、業務効率がよいとはとてもいえないでしょう。
工事管理システム導入によって、エクセルでの工事台帳管理のデメリットを払拭し、業務を効率化できます。具体的なメリットは、以下の４つが挙げられます。
自動で数値を計算できる
工事管理システムを活用することで、簡単に費用を入力でき、計算も自動で行えます。作業者による入力ミスの軽減に大きく貢献するでしょう。
いつどこででも数値を簡単に入力できる
アプリ版をリリースしている工事管理システムであれば、タブレットで数値を入力できるため、事務所に戻って作業する手間を省けます。また、会計システムと連携することで、費用を二重で入力する必要もなくなります。
社内の工事データを一元管理できる
工事管理システムの導入によって、工事データを一括して管理可能です。業務フローを確立し、社内で工事台帳情報を共有し運用できます。工事費や経費などすべてのデータがシステムに蓄積されるため、担当者の異動や退職に際しても引き継ぎが容易で、属人化を防げるでしょう。
また工事台帳をはじめ、工事管理に関するすべての社内情報が可視化されることによって、経営者はより迅速にさまざまな判断を行えます。
経理担当者の負担を軽減できる
特定の締日直前に業務が集中しがちな経理担当者は多いでしょう。工事管理システムを導入することで、業務工数を削減し、スピードや正確性を追求できます。
また、エクセル使用時より業務量が削減されたり、作業が平準化されたりするので、経理業務に関わる人件費の削減余地も見込めるでしょう。
以下の記事では、工事台帳の作成業務を効率化できる工事管理システムについて詳しく解説しています。ITトレンドで人気の製品も紹介しているので、あわせてご覧ください。
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工事台帳に関するよくある質問
最後に工事台帳に関するよくある質問をまとめました。
参考：建設業法 | e-Gov法令検索
工事台帳は何に使われる？
工事台帳は原価計算や、労災保険の申告、税務調査などの資料として使われます。また収支内容がまとめられているため、経営状況の把握にも役立ちます。そのほか、工事ごとの進捗管理にも活用できるでしょう。
工事台帳の作成は必須？
工事台帳の作成は経営事項審査に欠かせない書類であり、公共工事を請け負うのであれば必須といえます。また、公共工事・民間工事にかかわらず、建設業法で定められた条件に当てはまる場合は施工体制台帳等の作成が義務づけられています。
工事台帳の保存期間は？
工事台帳の保存期間について、法的な義務は明記されていません。しかし、帳簿作成時に添付書類として工事台帳の情報が必要となるため、建設業法の帳簿保存期間（５年または10年）に沿って帳簿とあわせて保管しておくとよいでしょう。
工事台帳を作成しなかった場合の罰則は？
工事台帳の作成が義務づけられている事業者の場合、工事台帳を作成しなかったり虚偽の台帳を作成したりすると、７日以上の営業停止処分となる可能性があります。自社が工事台帳の作成義務に該当するかどうか今一度確認しておきましょう。
工事台帳管理システムの選び方のポイントは？
工事台帳管理システムに求められるのは、独自の項目が追加できるカスタマイズ性の高さ、誰でも扱える操作性の高さ、エクセル・PDFの出力可否などが挙げられます。自社の課題に応じて必要な機能を絞り込み、製品選びに役立ててください。
工事管理システムを導入して業務改善を行おう
工事台帳を有効活用することで、予算管理や利益管理を適切に行えます。そのためには、工事台帳に必要な項目や作り方の十分な理解が重要です。
工事台帳の作成方法は、システムとエクセルの２通りあります。テレワークなどの柔軟な働き方が増えている背景もあり、多くの事業所が工事管理システムを導入し、業務効率化を実現しています。
工事管理システムのおすすめ製品と選び方を知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。そして、各社製品の資料請求を行い、選び方を参考にしてよく比較し、自社に最適な工事管理システムを見つけましょう。
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