工事台帳とは？
工事台帳とは、工事ごとの原価を集計する台帳のことであり、工事台帳を作成することで、原価計算を明確にし、工事の進捗状況や提出する必要がある書類を作成しやすくなります。
また、工事台帳は建設業の経営事項審査で提示する必要があるため、必ず工事ごとに記録をつけます。工事台帳を作成するときは、工事台帳を記載する内容を把握し、工事台帳の必要性を理解することが大切です。
工事台帳に記入する費用の種類
工事台帳は原価を管理するものであり、その項目は複数あります。工事台帳を正確に管理するためには書き方や書く内容を把握することが大切です。
ここからは工事台帳に記入する費用の種類を説明していきます。
費用１：材料費
材料費は工事に必要な材料の費用です。この材料費には材料の原価だけではなく、取引にかかった費用も含まれます。
費用２：労務費
労務費は工事に参加している従業員の賃金を指します。従業員に支払う給料だけでなく、手当や交通費も含まれるため、漏れなく記載する必要があります。
この労務費のポイントは自社で雇用している従業員の費用のみカウントすることです。そのため、工事現場の事務所の事務員など、自社と雇用関係がないスタッフの費用は含まれません。
費用３：外注費
外注費は自社と雇用関係がなく、業務を外注している下請業者に支払う費用です。
費用４：経費
経費とはここまで紹介してきた費用の種類に該当しないものを指します。工事に必要な機材や使用にかかった光熱費などが該当します。
工事管理における台帳の目的
工事台帳は日々の取引を工事別に記帳し管理を行いますが、工事台帳の役割や目的を正確に把握しておくことが重要です。
ここからは工事管理における工事台帳の目的を説明していきます。
目的１：各工事の利益率を把握する
工事台帳は工事に必要な費用を適切に管理することができるため、収支のバランスを見ながら利益率を把握できます。
今までかかった費用を適切に管理していれば、利益を意識しながら予算を使うことが可能です。逆に、工事台帳をしっかりと管理していなければ、予定以上に人員を補充してしまうなど予算オーバーになりかねません。
目的２：経営事項審査で提出する
建設業には建設業法で定められた経営事項審査というものがあります。この審査では経営状況を客観的に把握し数値による評価を行い、そのときに工事台帳を提出する必要があります。
工事台帳は各工事を適切に管理するだけでなく、経営状況を把握できる資料になるためしっかりと管理をすることが重要です。
工事台帳の作り方：エクセル
ここまで説明してきたように、工事台帳は重要な役割がありますが適切に管理することは業務の負担が大きくなります。そこで、ポイントになることは工事台帳の作り方を把握し、日々の業務を効率化することです。
エクセルで工事台帳を作成する場合には先頭の行に「日付」「工事名」「仕入先」「科目」「金額」を入力していきます。この作成した行ごとに日々発生した費用を入力し管理していきます。
エクセルで管理する場合は、マスターとなるシートに工事名や仕入先を登録しておくことで、日々の管理が楽になります。また、科目の列にはフィルターを設定することで科目を選択するだけで入力することが可能になり、簡単に入力できます。
同一のシートで合計の費用を管理すると複雑になるため、関数を使い別シートに合計金額などを算出することで分析を行いやすくなります。この別シートには予算や見積もりの内容を記載しておくことで、進捗率や残予算を把握しやすくなります。
工事台帳をエクセルで管理するメリット・デメリット
ここでは、エクセルで工事台帳を管理するメリット・デメリットを解説します。自社に最適な管理方法を検討して、業務効率を向上させましょう。
メリット1．コストが低い
エクセルはパソコンに標準装備されており、（またはマイクロソフトのオフィスライセンスを購入）パソコンさえあればコストをかけずに管理できます。
メリット2．エクセル関数を活用し管理用を作成
エクセルに詳しければ関数を使うことでオリジナルの管理表を作成できます。使い方はインターネットで検索すればでてきます。
メリット3．ファイル共有機能が充実
ファイルを担当者間で共有したり、メールに添付して連絡したりできます。他社が使っているテンプレートをインターネット上からダウンロードし使用することも可能です。
デメリット1．情報共有に遅延が起こる
集計に時間がかかったり、ファイルの提出のタイミングがずれてしまうことで、経営者と現場との間で情報共有に時間がかかることがあります。
デメリット2．転記ミスが発生しやすい
管理するファイルが増加すると、ファイルの転記ミスが発生しやすくなります。一つの現場で複数のファイルを管理する必要があるので、手作業でソフトやファイルに入力するエクセルではミスが起こりやすくなります。
また、関数が間違っているとデータが大きく異なってしまうこともあるので、担当者の負担も大きくなってしまいます。
デメリット3．管理体制の変更に膨大なコストがかかる
工事台帳をエクセルに詳しい社員が作成している場合に、その社員が退社すると誰も編集することができず、エクセルの旧バージョンを使い続けなければならないリスクがあります。
実際にこのようなエクセルにおけるデメリットが発生しており、多くの会社が現場の業務効率化、経営利益増加の実現のためにエクセルでの管理を脱却し、工事管理システムの導入
をしています。
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工事管理システム導入のメリット
エクセルで工事台帳を作成する場合、現場監督者が担当をすると、現場での業務が終わってから事務所に戻り、入力業務を行う必要があります。
エクセルの場合、業務が煩雑になりやすく工事台帳を共有しにくい特徴があるため、煩雑さを感じる場合は工事管理システムを活用することがおすすめです。
メリット1．自動で計算できる
工事管理システムを活用することで、エクセルと同様に費用を入力することができ、計算も自動で行うことが可能です。
メリット2．アプリ版の使用で現場社員の負担軽減できる
また、会計システムと連携することで入力した費用を二重で入力する必要もなくなります。さらに、アプリ版をリリースしているシステムもあり、タブレットで数値を入力でき、事務所に戻って作業をする必要がないため、業務改善を行えます。
メリット3．社内の工事情報を一括管理できる
工事管理システムを導入することで、社内情報を会社として管理できます。工事管理システムは、エクセルのように属人的ではなく、業務フローを確立し、社内で共有し運用できます。そのため、担当者が退職しても簡単に引継ぎができる体制を整えることができます。
そして、情報が可視化されることによって経営者はリアルタイムで迅速に様々な判断を行うことができます。
メリット4．経理担当者の負担を軽減できる
特定の締日直前に業務が集中しがちな経理担当者は多いでしょう。工事管理システムを導入することで、業務工数を削減し、早く正確な業務が実現できます。
エクセル使用時より業務量が削減されるので、経営者は人件費の削減にも取り組むことができます。
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工事管理システムを導入し、業務改善をおこなおう！
工事台帳を有効に使うことで予算管理や利益管理を適切に行うことができます。そのためには、工事台帳に必要な項目や作り方をしっかりと把握することが大事です。
工事台帳はエクセルで作成・管理するケースが多いですが、現在、多くの企業が工事管理システムを導入し、業務効率化を実現しています。以下の記事ではおすすめの工事管理システムと選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、製品の導入を検討してみましょう。
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