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工事管理システムの主な３つのメリット・デメリットを解説。顧客管理や見積管理、発注・原価管理、工程管理まで、工事業務に関わる情報を一元管理できるとして、建設業界で注目を集めています。メリット・デメリットを押さえて、工事管理システムを比較検討してみましょう。
具体的なメリットを解説する前に、まずは工事管理システムについておさらいしておきましょう。
工事管理とは、資材、予算、工程、進捗などの観点から、請け負った工事が契約どおりに遂行できるように管理することを指し、工事を行う施行会社の現場監督が行います。
似たような言葉で「工事監理」というものもありますが、こちらは設計事務所が執り行い、設計図通りに工事が進んでいるか確認する業務です。読みはどちらも「かんり」ですが、その業務内容や立場が変わるため、注意が必要です。
そして、工事管理業務を効率的に行うために導入されるのが、「工事管理システム」なのです。
工事管理システムは、主に以下４つの機能を搭載しています。
また、なかには受注管理や工程管理、資産管理、労務・機械管理などの機能を持っているものもあり、工事の契約から売上金の回収まで、一連の業務を一元的に管理することができます。
工事管理システムのその他機能は、こちらで詳しく解説しています。
工事管理システムを導入する事によって得られるメリットは、主に以下の3つです。
工事に関する人・モノ・資金などの経営資源を一元管理できることが、大きなメリットの一つです。それぞれを別々のシステムで管理している場合は、会計処理を行ったり経営判断に必要なデータを出したりする際に、人の手でデータの抽出や加工を行う必要があります。工事管理システムを使うことで、必要なデータを簡単に取り出すことができ、かつミスも防ぐことができます。
また、工事現場では、工程管理表や日報など、紙で管理することが多くありますが、工事管理システムを導入することで、紙への出力が不要となり、ペーパーレス化にも繋がります。
工事現場ごとに作業進捗をリアルタイムで把握することができます。これまでは各工事現場ごとに作業の進捗状況などを都度確認する必要があり、そのデータを集計して初めて、当月や今後の売上・利益予測を出せていました。工事管理システムを導入することで、作業進捗だけではなく、原価や売上の見込みなども併せてリアルタイムに把握できるため、正確な予実管理も可能になります。
経営判断を行う経営層が、精度の高いデータをリアルタイムに把握できることで、重要な判断をより迅速に行うことができます。現在の資産状況・売上・利益・人材状況などの経営情報は、経営層が見たいときに見られなくては重要な判断が遅れがちになるリスクもあります。工事管理システムの導入は、これらのリスクを回避することにつながります。
ここまで工事管理システムを導入するメリットを解説してきましたが、デメリットはあるのでしょうか？ここでは、想定されるデメリットをご紹介します。
便利な工事管理システムですが、活用するためにはシステム内部に必要な情報が蓄積されていることが前提となります。データを入力する担当者、タイミングなど、管理体制を整えないまま導入してしまうと、紙での管理とシステムでの管理が混在してしまい、データが不完全になってしまうデメリットもあるでしょう。導入前に、運用体制を決めておくことが重要です。
とくにパッケージ型の製品は、導入が簡単にできる反面、不要な機能が多く搭載されている可能性もあります。一般的にシステムは高機能・多機能であるほど高価になる傾向がありますが、不要な機能によって価格が高くなったとしたら無駄なコストになってしまいます。導入前に、必要な機能は何かをしっかり検討しておきましょう。
ツールによっては、他のツール・システムとの連携が難しい場合もあります。社内で他のシステムをすでに利用している場合、連携ができない場合はデータの移行を手作業で行う必要があるため、手間やミスの原因にもなってしまいます。導入予定のシステムが、社内で利用中のシステムと連携できるかどうか、事前に確認しておきましょう。
いかがでしたでしょうか。工事管理システムを導入することで、経営に大きなメリットがある一方、自社に適切な製品選びをしないと、逆にデメリットとなってしまう可能性もあります。
導入前にしっかりと製品を比較し、自社に最適な製品を導入するようにしましょう。
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