工事管理システムのメリット・デメリット 紙での管理はもう古い！

工事管理システムの基本をおさらい！

具体的なメリットを解説する前に、まずは工事管理システムについておさらいしておきましょう。

工事管理とは？

工事管理とは、資材、予算、工程、進捗などの観点から、請け負った工事が契約どおりに遂行できるように管理することを指し、工事を行う施行会社の現場監督が行います。

似たような言葉で「工事監理」というものもありますが、こちらは設計事務所が執り行い、設計図通りに工事が進んでいるか確認する業務です。読みはどちらも「かんり」ですが、その業務内容や立場が変わるため、注意が必要です。

そして、工事管理業務を効率的に行うために導入されるのが、「工事管理システム」なのです。

何ができる？４つの基本機能

工事管理システムは、主に以下４つの機能を搭載しています。

① 発注管理

工事ごとに、仕入れ先におこなった発注を登録する機能です。

② 原価管理

仕入に対して、今後発生する支払予定を管理する機能です。

③ 売上管理・請求管理

工事現場ごとにいくら売り上げたかの管理をする機能です。請求書の発行などがおこなえる製品もあります。

④ 入金管理

工事先への請求に対して、入金状況を管理する機能です。

また、なかには受注管理や工程管理、資産管理、労務・機械管理などの機能を持っているものもあり、工事の契約から売上金の回収まで、一連の業務を一元的に管理することができます。

工事管理システムのその他機能は、こちらで詳しく解説しています。

• 参考記事：工事管理システムとは？機能・選定ポイント・おすすめ16製品ご紹介！

押さえておきたい！工事管理システムの３つのメリット

工事管理システムを導入する事によって得られるメリットは、主に以下の3つです。

メリット１．工事に関するデータを一元管理できる

工事に関する人・モノ・資金などの経営資源を一元管理できることが、大きなメリットの一つです。それぞれを別々のシステムで管理している場合は、会計処理を行ったり経営判断に必要なデータを出したりする際に、人の手でデータの抽出や加工を行う必要があります。工事管理システムを使うことで、必要なデータを簡単に取り出すことができ、かつミスも防ぐことができます。

また、工事現場では、工程管理表や日報など、紙で管理することが多くありますが、工事管理システムを導入することで、紙への出力が不要となり、ペーパーレス化にも繋がります。

メリット２．作業の状況をリアルタイムで把握できる

工事現場ごとに作業進捗をリアルタイムで把握することができます。これまでは各工事現場ごとに作業の進捗状況などを都度確認する必要があり、そのデータを集計して初めて、当月や今後の売上・利益予測を出せていました。工事管理システムを導入することで、作業進捗だけではなく、原価や売上の見込みなども併せてリアルタイムに把握できるため、正確な予実管理も可能になります。

メリット３．意思決定を迅速化できる

経営判断を行う経営層が、精度の高いデータをリアルタイムに把握できることで、重要な判断をより迅速に行うことができます。現在の資産状況・売上・利益・人材状況などの経営情報は、経営層が見たいときに見られなくては重要な判断が遅れがちになるリスクもあります。工事管理システムの導入は、これらのリスクを回避することにつながります。

工事管理システムを導入するデメリットはあるの？

ここまで工事管理システムを導入するメリットを解説してきましたが、デメリットはあるのでしょうか？ここでは、想定されるデメリットをご紹介します。

デメリット１．管理体制が整っていないと、製品を使いこなせない

便利な工事管理システムですが、活用するためにはシステム内部に必要な情報が蓄積されていることが前提となります。データを入力する担当者、タイミングなど、管理体制を整えないまま導入してしまうと、紙での管理とシステムでの管理が混在してしまい、データが不完全になってしまうデメリットもあるでしょう。導入前に、運用体制を決めておくことが重要です。

デメリット２．自社に不要な機能がある場合も

とくにパッケージ型の製品は、導入が簡単にできる反面、不要な機能が多く搭載されている可能性もあります。一般的にシステムは高機能・多機能であるほど高価になる傾向がありますが、不要な機能によって価格が高くなったとしたら無駄なコストになってしまいます。導入前に、必要な機能は何かをしっかり検討しておきましょう。

デメリット３．外部ツールとの連携が難しい場合も

ツールによっては、他のツール・システムとの連携が難しい場合もあります。社内で他のシステムをすでに利用している場合、連携ができない場合はデータの移行を手作業で行う必要があるため、手間やミスの原因にもなってしまいます。導入予定のシステムが、社内で利用中のシステムと連携できるかどうか、事前に確認しておきましょう。

まとめ　メリデメを理解して自社に合う製品を選ぼう！

いかがでしたでしょうか。工事管理システムを導入することで、経営に大きなメリットがある一方、自社に適切な製品選びをしないと、逆にデメリットとなってしまう可能性もあります。

導入前にしっかりと製品を比較し、自社に最適な製品を導入するようにしましょう。