工事管理で重要な実行予算とは？目的や作成手順まで具体的に解説

実行予算とは？

実行予算とは、会社から指名された工事担当者が、工事の手段・費用・期間と最終利益を示すものです。精度の高い実行予算を作成することで、ランダム性の高い建設業の収支を適切に管理できます。

建設業は通常の製造業とは異なり、同一製品の反復生産ができず、工事によって作られる生産物が現場ごとに異なります。そのため、コスト管理や収益率などの会計部分をコントロールするのが難しくなりがちです。しかし管理を徹底しないと、赤字や損失が発生した際に原因の突き止めが困難になるでしょう。それを防ぐために作成されるのが「実行予算」です。

工事管理における実行予算作成の目的

実行予算を作成する目的としては、以下の３つが挙げられます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

• １．現場ごとの予算を把握する
• ２．実際原価と比較し、赤字や損失を発見する
• ３．責任者の管理能力向上

契約や現場ごとの予算を把握する

建設業という業種形態はその特性上、現場ごとに異なるものを生産するのが常です。一般的な生産業でいうと毎回新商品を製造するような形になるため、予算管理は困難だといえます。

そこで、あらかじめ実行予算を作成しておくことで、かかるコストや収益率をある程度把握できるでしょう。建設業では現場における収益の積み上げが最終的な利益となります。そのため実行予算を作成しなければ、現実的な営業目標は立てられません。

実際原価と比較し、赤字や損失を発見する

現場で工事がスタートすると、原材料費などの実際原価が発生します。発生した実際原価とあらかじめ作成した実行予算を比較すれば、ほぼリアルタイムでコスト管理を行えます。

実際原価と実行予算の差が大きいポイントを見極めて適切なアクションを起こせば、赤字や損失が膨らむのを阻止できるでしょう。また、実際原価と実行予算の比較により、コスト削減ポイントの見える化にもつながります。

工事責任者の管理能力を向上させる

実行予算の作成で、工事責任者の管理能力向上が期待できます。実行予算の策定には工事責任者も深く関わるため、一つひとつの判断に大きな責任が求められるでしょう。

実行予算の作成に深く関わることで責任者の当事者意識を高め、管理能力の向上につながります。また、実行予算は工事全体のものだけではなく工種や工程によっても区分されるため、各プロセスの責任者を明確にする効果も期待できます。

工事管理における実行予算の作成手順

実行予算を作成する際には、以下のような手順を踏むのが一般的です。しっかり理解して自社の実行予算作成に活かしましょう。

• 1．予算作成者を明確にする
• 2．見積書から組み換えをする
• 3．実行予算案の調整・決済をする

予算作成者を明確にする

まずは実行予算の作成者を定めましょう。当事者が工事に対して責任をもつためにも、実行予算の作成者を明確にしておく必要があります。

一般的には、工事現場の責任者が実行予算作成者になるのが通例です。自分の判断で実行予算を作成するため当事者意識が高まり、各コストや利益に対する目もシビアになると期待できるでしょう。

見積書から組み換えをする

次に、一般的な見積書から数値の組み換えを行います。実行予算を作成する際に作成者の主観や恣意的な目線が入ってしまっては意味がないため、見積書に書かれてある数字などの客観的指標をベースに実行予算を作成しましょう。

実行予算は、工事におけるコスト管理や収益率を判断する重要な指針です。各数値にはしっかりとした根拠を用い、非現実的な数字にならないよう気をつけなければなりません。

実行予算案の調整・決済をする

実行予算案作成が完了したら、各部署に回して最終的な調整・決済を行います。作成した実行予算案を多角的に眺めることで精度の向上につながり、また各部署との情報共有や当事者意識の連携性が期待できます。

工事着手後は、現場責任者がすべてのプロセスを監視できるわけではありません。そのため、ある程度は各工程の責任者に一任せざるを得ない状況も少なくはないでしょう。

そのときにはじめて実行予算を目にするよりは、作成段階から関わってもらって当事者意識を高めておいた方が工程管理にプラスに働きます。

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工事管理における実行予算作成の方法

実行予算の作成方法は大まかに分けて２つの方法が存在します。

• 1．エクセルで作成する
• 2．工事管理システムで作成する

エクセルで作成する

表計算ソフトで有名なエクセルの活用で、実行予算が作成できます。

エクセルは各セルに任意の数式を入れることで幅広いフォーマットを作れますが、反面使い方に知識を要します。作成するフォーマットに対する理解やエクセルそのものに対する知識が求められるでしょう。

しかし、既存のテンプレートを活用すればその限りではありません。インターネット上には多くのエクセルテンプレートが用意されているため、必要なものをダウンロードしてカスタマイズすればすぐにでも活用できるでしょう。

もちろん、実行予算作成に関するテンプレートも存在するため、自社にあったものを探してみてはいかがでしょうか。

工事管理システムで作成する

エクセルは幅広いフォーマットに対応しているものの、各分野に対する専門性は劣る傾向にあります。それをカバーするもう一つの方法が、工事管理専門のシステムを使った実行予算の作成です。

工事管理システムは、文字どおり工事管理全般に適したシステムです。導入すれば工事の契約から売上金の回収までを一元管理が可能です。また、ペーパーレスに対応しているシステムも多いため、活用すればさまざまな面でのコスト削減も期待できます。

工事管理システムの機能の一つとして、実行予算の作成および管理を行えます。システム上で実行予算の作成から管理が行えるメリットは、情報共有や実際原価との比較が容易に行える点です。

実行予算作成の際は、いくつかの部署と情報を連携させなければなりません。しかし、システムを使用することでばその手間を省けます。また、各担当者が作成された実行予算を容易に確認できるため、現場レベルでの差異を減らす効果も見込めるのではないでしょうか。

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正確な実行予算を作成し業務改善につなげよう！

精度の高い実行予算が作成できれば、工事着手後に発生する赤字や損失の原因にいち早く気づけます。実行予算という明確な指標を定め、適切な予算管理を行えば、各担当者の主観や恣意的な判断を排除可能です。

以下の記事では、人気の工事管理システムと選び方を詳しく解説しています。ぜひ一読し、自社にあった製品の導入を検討しましょう。システムを導入し、正確な実行予算の作成、業務効率の改善や赤字・損失の回避につなげましょう。

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