工事管理で重要な実行予算とは？目的や作成手順まで具体的に解説！

実行予算とは？

実行予算とは、会社から指名された工事担当者が、工事の手段、費用、期間と最終利益を示すものです。精度の高い実行予算を作成することで、ランダム性の高い建設業の収支を適切に管理することに繋がります。

建設業は通常の製造業とは異なり同一製品の反復生産ができないため、工事によって作られる生産物が現場によって異なります。そのため、コスト管理や収益率などの会計部分をコントロールするのが難しく、しっかりと管理をしないと赤字や損失といった問題が発生した際の原因を突き止めることが困難になってしまうでしょう。それを防ぐために作成されるのが「実行予算」なのです。

工事管理における実行予算作成の目的

実行予算を作成する目的としては、以下の３つが挙げられます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

• 現場ごとの予算を把握する
• 原価比較し赤字や損失を発見する
• 責任者の管理能力向上

目的1．契約や現場ごとの予算を把握する

建設業という業種形態はその特性上、現場ごとに異なるものを生産するのが常です。一般的な生産業でいうと毎回新商品を製造するような形になるため、その予算管理は容易ではありません。

そこで、あらかじめ実行予算を作成しておくことで、かかるコストや収益率をある程度把握できます。建設業は現場における収益の積み上げが最終的な利益になるため、実行予算を作成しなければ現実的な営業目標を立てられなくなってしまうでしょう。

目的2．実際原価と比較し、赤字や損失を発見する

現場で工事がスタートすると、原材料費などの実際原価が発生します。発生した実際原価とあらかじめ作成した実行予算を比較すれば、ほぼリアルタイムでコスト管理を行うことができます。

実際原価と実行予算の差が大きくなっているポイントを見極めて適切なアクションを起こせば、赤字や損失が膨らむのを阻止できるのではないでしょうか。また、実際原価と実行予算の比較により、コスト削減ポイントの見える化にも繋がります。

目的3．工事責任者の管理能力を向上させる

実行予算を作成することで、工事責任者の管理能力を向上させることが期待できます。実行予算の策定には工事責任者が深く関わることが多いため、一つ一つの判断に大きな責任が求められることになるでしょう。

実行予算の作成に深く関わることにより責任者の当事者意識を高め、管理能力の向上に繋がります。また、実行予算は工事全体のものだけではなく工種や工程によっても区分されるため、各プロセスの責任者を明確にする効果も期待できます。

工事管理における実行予算の作成手順

実行予算を作成する際には、以下のような手順を経るのが一般的です。しっかり理解して自社の実行予算作成に活かしましょう。

• 手順1．予算作成者を明確にする
• 手順2．見積書から組み換えをする
• 手順3．実行予算案の調整・決済をする

手順1．予算作成者を明確にする

まずは実行予算の作成者を定めましょう。当事者が工事に対して責任を持つためにも、実行予算の作成者を明確にしておく必要があります。

一般的には、工事現場の責任者が実行予算作成者になるのが通例です。現場責任者が自分の判断でもって実行予算を作成することで当事者意識が高まり、また各コストや利益に対する目もシビアになることが期待できるでしょう。

手順2．見積書から組み換えをする

次に、一般的な見積書から数値の組み換えを行います。実行予算を作成する際に作成者の主観や恣意的な目線が入ってしまっては意味がないため、見積書に書かれてある数字などの客観的指標をベースに実行予算を作成しましょう。

実行予算は工事におけるコスト管理や収益率を判断する重要な指針になります。それだけに各数値にはしっかりとした根拠を用い、非現実的な数字にならないよう気をつける必要があります。

手順3．実行予算案の調整・決済をする

実行予算案作成が完了したら、それを各部署に回して最終的な調整・決済を行います。作成した実行予算案を多角的に眺めることで精度の向上に繋がり、また各部署との情報共有や当事者意識の連携性が期待できます。

工事着手後は、現場責任者が全てのプロセスを監視できるわけではありません。そのため、ある程度は各工程の責任者に一任せざるを得ない状況も少なくはないでしょう。

その時になって初めて実行予算を目にするよりは、作成段階から関わってもらって当事者意識を高めておいた方が工程管理にプラスに働きます。

工事管理における実行予算作成の方法

実行予算の作成方法は大まかに分けて２つの方法が存在します。

• 方法1．エクセルで作成する
• 方法2．工事管理システムで作成する

方法1．エクセルで作成する

表計算ソフトで有名なエクセルを活用することで、実行予算の作成が可能です。

エクセルは各セルに任意の数式を入れることで幅広いフォーマットを作ることができますが、反面使い方に多少の知識を要するため、作成するフォーマットに対する理解やエクセルそのものに対する知識が必要になります。

しかし、既存のテンプレートを活用すればその限りではありません。インターネット上には多くのエクセルテンプレートが用意されているため、必要なものをダウンロードしてカスタマイズすればすぐにでも活用できるでしょう。

もちろん、実行予算作成に関するテンプレートも存在するため、自社に合ったものを一度探してみてはいかがでしょうか。

方法2．工事管理システムで作成する

エクセルは汎用的な表計算ソフトという位置づけになるため、幅広いフォーマットに対応しているものの、各分野に対する専門性は劣る傾向があります。それをカバーするもう１つの方法が、工事管理専門のシステムで実行予算を作成するというやり方です。

工事監理システムは、文字通り工事管理全般に適したシステムであり、導入すれば工事の契約から売上金の回収までを一元管理が可能です。また、ペーパーレスに対応しているシステムも多いため、活用すればさまざまな面でのコスト削減も期待できます。

その工事管理システムの機能の一つとして、実行予算の作成から管理までを行うことが可能です。システム上で実行予算の作成および管理を行うメリットとしては、情報の共有が容易なこと、そして実際原価との比較を容易に行えることが挙げられるでしょう。

実行予算作成の際にはいくつかの部署と情報を連携させる必要がありますが、システムを使えばその手間を大きく省くことができます。また、各担当者が作成された実行予算を容易に確認できるため、現場レベルでの差異を減らす効果も見込めるのではないでしょうか。

正確な実行予算を作成し業務改善につなげよう！

精度の高い実行予算が作成できれば、工事着手後に発生する赤字や損失の原因にいち早く気づくことができます。実際の工事現場は態様がそれぞれに異なるため、それまでの経験や勘が通用しないことも多いでしょう。実行予算という明確な指標を定め、それに沿った予算管理を行えば、各担当者の主観や恣意的な判断を排除することが可能です。

以下の記事では、人気の工事管理システムと選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、自社にあった製品の導入を検討してみましょう。システムを導入し、正確な実行予算の作成、業務効率の改善や赤字・損失の回避に繋げましょう。

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