ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- Outlookに組み込んで使う：まるっとメールセキュリティ for Outlook
- 社内に機器を設置するアプライアンス型：TERRACEMAILSecurity
- ■添付ファイルの送り方別
- 添付ファイルの自動暗号化：まるっとメールセキュリティ for Outlook、メールZipper
- 脱PPAPへの対応：CWJ Secure One
- ■あわせて見直したい対策別
メール暗号化ソフトの乗り換えで変わる送信経路
メール暗号化ソフトの多くは、社内から送られるメールを途中で受け取り、暗号化してから宛先へ送り出す仕組みです。そのため、乗り換えるとメールが通る経路が変わり、メールサーバーやDNSと呼ばれるドメインの設定にも作業が発生します。
クラウド型とゲートウェイ型の切り替え作業
クラウド型は、提供会社のサーバーを経由してメールを暗号化する方式です。社内のメールサーバーやクラウドのメールサービスで、送信メールの中継先を新しいサービスに向ける設定が中心の作業です。
ゲートウェイ型は、社内のネットワークに設置した機器やサーバーで暗号化する方式で、機器の設置やネットワークの設定変更が必要です。どちらの場合も、新旧の経路を一部の利用者で試してから全社に広げると、送信できないトラブルの影響を小さく抑えられます。
送信ドメイン認証の設定見直し
送信経路が変わると、SPFやDKIMといった送信ドメイン認証の設定を見直す必要があります。SPFは、自社のドメインのメールを送ってよいサーバーをDNSに登録しておく仕組みで、新しいサービスの送信元が登録されていないと、受信側で迷惑メールと判定される場合があります。
DKIMは、メールに電子署名を付けて改ざんされていないことを示す仕組みです。暗号化の処理でメールの内容が変わると署名の検証に影響することがあるため、署名を付ける場所と順序を提供会社に確認しましょう。DNSの変更は情報システム部門やドメインの管理者と調整して進めます。
メール暗号化ソフトの送信ルールと例外設定を移す
長く運用してきたメール暗号化ソフトには、宛先や添付ファイルの種類ごとの細かなルールが設定されています。乗り換え先で同じルールを再現できないと、暗号化すべきメールが平文で送られる、または不要な暗号化で取引先の手間が増えるといった問題が起こります。
宛先や添付ファイルごとの暗号化ルール
まず、旧ソフトに設定している暗号化のルールを一覧にします。社外宛てのメールだけを暗号化する設定や、グループ会社のドメインを対象外にする設定、特定の取引先には別の方式で送る設定などが代表的です。
ルールの書き方や設定できる条件は製品によって異なるため、新しいソフトで同じ条件を指定できるかを確認します。長年の運用で使われなくなったルールが残っている場合もあるため、各ルールを設定した理由と担当部署を確かめ、乗り換えを機に整理しましょう。
一時保留や上長承認の設定
メール暗号化ソフトの中には、送信したメールを一定時間保留し、その間に取り消せる機能や、社外宛てのメールに上長の承認を求める機能を持つものがあります。誤送信対策として使っている場合は、乗り換え後も同じ運用を続けられるかが重要です。
保留時間や承認者の設定は、部署ごとに異なることがあります。承認者が不在のときの代理承認や、緊急時に保留を解除する手順も含めて設定を書き出し、新しいソフトで再現できるかを試しましょう。承認の運用が特定の人に集中していないかも見直す機会です。
受信する取引先への影響を抑える準備
メール暗号化ソフトを乗り換えると、暗号化されたメールや添付ファイルを受け取る取引先の操作も変わります。受け取り方が変わる取引先へ事前に案内し、旧方式で送ったファイルの扱いを決めておくと、問い合わせや行き違いを減らせます。
受け取り方法が変わる取引先への案内
添付ファイルの送り方が、パスワード付きのファイルからダウンロード用のURLに変わる場合などは、取引先の操作手順が変わります。新しい受け取り方法と、切り替えの時期を、営業部門などを通じて主要な取引先へ事前に知らせましょう。
取引先によっては、社内の規定でダウンロードURLへのアクセスが制限されている場合があります。受け取れないと連絡があった取引先に対して、別の方式で送るための例外ルールと、その申請手順を用意しておくと対応が滞りにくくなります。
旧方式で送ったファイルの扱い
旧ソフトの契約を終えると、旧ソフトで発行したダウンロードURLや、パスワードの再通知が使えなくなる場合があります。切り替えの直前に送ったファイルを、取引先がまだ受け取っていない可能性もあるため注意が必要です。
旧ソフトの解約日は、最後に送ったファイルのダウンロード期限が過ぎた後に設定すると安心です。期限内に受け取れなかった取引先から再送を求められた場合に備えて、新しいソフトで再送する手順も決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール暗号化ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
PPAPから乗り換える場合の代わりの方法
パスワード付きのZIPファイルを送り、別のメールでパスワードを送る方式は、PPAPと呼ばれます。この方式から乗り換える場合は、何を守りたいのかを整理したうえで、代わりの方法を選ぶことが大切です。
添付ファイルのダウンロード方式への切り替え
PPAPは、暗号化されたファイルを受信側のウイルス対策ソフトが検査しにくいことや、同じ経路でパスワードを送るため盗み見への対策として不十分な場合があることが課題とされています。代わりの方法として、添付ファイルをメールから切り離し、ダウンロード用のURLで渡す方式があります。
ダウンロード方式を選ぶ場合は、URLの有効期限やダウンロード回数の制限、受信者の本人確認の方法、ダウンロードの記録が残るかを確認しましょう。設定によって安全性と取引先の手間が変わるため、社内の情報の重要度にあわせて決めます。
通信や本文を暗号化する方法との組み合わせ
メールの暗号化には、ファイルを守る方法のほかに、サーバー間の通信経路を暗号化するTLSと、メール本文と添付ファイルを受信者だけが読めるように暗号化するS/MIMEがあります。TLSは経路上の盗み見への対策で、相手のサーバーが対応していないと暗号化されない場合があります。
S/MIMEは、送信者と受信者の双方が電子証明書を用意する必要があり、取引先の対応状況に左右されます。1つの方法ですべての取引先に対応するのは難しい場合もあるため、宛先や情報の重要度に応じて方法を組み合わせて検討しましょう。
社内ルールの改定と利用者への周知
PPAPをやめる場合は、ソフトの設定だけでなく、ファイルの送り方を定めた社内ルールの改定も必要です。どの情報をどの方法で送るか、例外としてPPAPを認める条件はあるかを決め、文書にして社内へ周知します。
受信についても、取引先から届くパスワード付きのファイルをどう扱うかを決めておくと、現場の判断に迷いが生じにくくなります。改定の背景と新しい手順を説明会や社内ポータルで案内し、問い合わせ先を明確にしておきましょう。
送信ログの保管と切り替え後の確認
乗り換えの作業は、新しいソフトでメールが送れた時点で終わりではありません。旧ソフトに残る送信ログを保管し、切り替え後に取引先へ正しく届いているかを複数の観点で確認することで、トラブルに早く気づけます。
旧ソフトの送信ログの保管
メール暗号化ソフトには、誰がいつ、どの宛先へ、どのファイルを暗号化して送ったかの記録が残ります。情報漏えいの疑いがあったときの調査や、社内監査で使う場合があるため、旧ソフトの解約前にログを出力して保管しましょう。
保管する期間は、社内の規程や取引先との契約で定められた期間を確認して決めます。出力したログは閲覧できる担当者を限定し、保管場所と保管期限を記録しておくと、後から必要になったときに探しやすくなります。
切り替え後に確かめる受信状況
切り替え直後は、テスト用のアドレスへの送信だけでなく、複数のメールサービスで受信を試します。迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、差出人の表示や返信の宛先が正しいか、ダウンロードURLが開けるかを確認しましょう。
あわせて、新しいソフトの管理画面で送信エラーや保留中のメールを定期的に確認します。エラーが起きたときに管理者へ通知されるか、送れなかったメールを再送できるかも確かめ、対応手順を複数の担当者で共有しておくことが大切です。
乗り換え先として比べたいメール暗号化ソフト一覧
この記事で紹介するメール暗号化ソフトとメールセキュリティのサービスを、添付ファイルの扱い方や対策の範囲がわかるように表にまとめました。今の送信ルールを移せるかを確かめる候補選びに役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| まるっとメールセキュリティ for Outlook | Outlookで送信前に宛先と本文を確認し、社外宛ての添付ファイルを自動で暗号化 |
| CWJ Secure One | 多段フィルターやサンドボックス、脱PPAP対応などのメール対策をまとめて提供 |
| メールZipper | 添付ファイルを自動で暗号化してクラウド送信。誤送信防止や承認の機能も備える |
| TERRACEMAILSecurity | スパム・ウイルス対策や誤送信対策、メール保管をまとめたアプライアンス製品 |
送信ルールを引き継ぎたいメール暗号化ソフト
添付ファイルの暗号化に加えて、送信前の確認や承認、受信メールへの対策など、乗り換えの際に見直したい機能を備えたサービスの紹介です。今のソフトで使っている暗号化ルールや例外設定を伝え、同じ運用を再現できるかを資料や問い合わせで確かめましょう。
まるっとメールセキュリティ for Outlook
- チェック機能とガード機能の両方を備えたシンプルで頼もしい設計
- 必要な機能だけを絞り込んだことでリーズナブルな価格を実現
- 社外への送信時は暗号化やパスワード自動生成機能等で誤送信防止
株式会社トインクスが提供する「まるっとメールセキュリティ for Outlook」は、誤送信と標的型攻撃メールに備えるOutlook向けのサービスです。送受信の前にチェック画面を表示して、利用者の確認を促します。社外宛てのメールで添付ファイルの保護を選ぶと、複数のファイルが1つのZIPファイルにまとめて自動で暗号化され、ランダムに生成したパスワードは別のメールで送れます。送信時には宛先と本文の確認を求め、受信時には標的型攻撃メールの特徴を検知した場合に開封前の警告を表示する仕組みです。Outlookを使う環境で、暗号化と送信前の確認を手軽に続けたい企業に向いています。
CWJ Secure One （株式会社サイバーウェイブジャパン ）
- 標的型メール攻撃を防ぎ、セキュリティを強化。
- 添付ファイルの無害化でウィルス感染リスクを削減
- 多段フィルターで迷惑メールを的確に駆除。
メールZipper （LRM株式会社）
- 添付ファイルを自動暗号化し、手間なく安全に送信。
- 一時保留や上長承認機能により、メールの誤送信を防ぐ。
- クラウド型で専用設備不要、低コストで導入・運用可能
TERRACEMAILSecurity （ダウジャパン株式会社）
- メールセキュリティ4対策をオールインワン提供
- 多段階の専用フィルタによる高精度なスパム・ウイルス遮断
- 上長承認やメール暗号化など誤送信対策が万全
まとめ
メール暗号化ソフトの乗り換えでは、送信経路と送信ドメイン認証の設定、暗号化ルールや承認の設定を新しいソフトで再現できるかを確認することが大切です。受け取り方が変わる取引先への案内や、旧方式で送ったファイルとログの扱いも事前に決めておきましょう。提供形態や添付ファイルの送り方にあうメール暗号化ソフトを比べるために、資料請求を活用してください。
