労務管理システムで扱える業務
労務の仕事は範囲が広く、製品によって対応する部分も違います。まずは、どんな業務を扱えるのかを整理しておきましょう。
入社と退職にともなう手続き
社員が入社すると、社会保険や雇用保険の加入手続き、扶養している家族の届け出、給与の振込先の登録などが必要です。退職のときも、資格を失う手続きや離職に関する書類の作成が生じます。これらの手続きは、期限が定められているものもあります。
システムでは、本人にスマートフォンなどから情報を入力してもらう形が採れます。担当者が紙を配って回収し、内容を転記する作業を減らせます。入力された内容をもとに、必要な書類を自動で作れる製品もあります。
従業員の情報の管理
氏名や住所、家族の状況、雇用の形態といった情報を一か所にまとめて持てます。住所や氏名が変わったときも、本人からの申請を受けて更新する流れをつくれます。変更の履歴が残る点も、後から経緯を確かめるうえで役立ちます。
労働条件を記した書類の作成や、雇用契約の更新の管理に対応する製品もあります。契約期間のある社員が多い場合は、更新の時期を見落とさない仕組みがあると助かります。何を管理できるかは製品によって違うため、資料で確かめましょう。
役所への提出と保管
社会保険や雇用保険の届け出は、インターネット経由で提出できる仕組みが国によって用意されています。この仕組みに対応した製品なら、画面上の操作で提出まで進められます。役所や年金事務所へ出向く手間を減らせます。
提出した内容と、その控えをそのまま保管できる点も利点です。紙で保管する場合と違い、後から探すのも短時間で済みます。ただし、対応している手続きの種類は製品によって違うため、自社で行う手続きが含まれるかを確認しましょう。
労務管理システムを導入するメリット
この仕組みの効果は、書類作成が楽になることだけではありません。担当者の確認作業や、社員の手間にも関わります。3つの角度から整理します。
同じ内容を何度も書き写す作業をなくせる
紙の手続きでは、氏名や住所を複数の書類に繰り返し書くことになります。書き写す回数が多いほど、写し間違いも起こりやすくなります。一度入力した情報を各書類に反映できれば、この作業そのものが不要です。
入力の段階で、必要な項目が空のままだと先に進めない設定にできる製品もあります。もれのある書類が担当者に届く回数を減らせます。差し戻しの往復が減れば、社員と担当者の双方の負担が軽くなります。
手続きの進み具合を確かめられる
誰の手続きがどこまで進んでいるかを、画面で確認できます。入力を終えていない社員に、まとめて通知を送ることもできます。紙のやり取りでは把握しにくかった状況が、一覧で見える状態になります。
期限のある手続きを見落とさない点も利点です。入社日から何日以内に提出するといった決まりのある届け出について、期限が近づくと知らせが届く製品もあります。担当者が記憶に頼って管理する状態から抜け出せます。担当者が休んだ日でも、別の人が状況を引き継ぎやすくなります。
社員が自分で手続きを進められる
住所の変更や家族の状況の届け出を、社員自身がスマートフォンから申請できます。総務に用紙をもらいに行く手間がなくなり、離れた拠点や在宅勤務でも進められます。担当者が用紙を配る作業も不要です。
過去に提出した内容を社員自身が確認できる製品もあります。「以前提出したはずの届け出はどうなったか」といった問い合わせを減らせます。ただし、どこまでを社員に開放するかは、社内で決めておく必要があります。誰がどの情報を見られるかは、導入時に整理しておきましょう。
導入前に確かめたい注意点
導入すれば自動的に楽になるわけではありません。初期の準備も含めて、次の点を押さえておきましょう。
費用と対象人数の数え方を確かめる
料金は、対象になる社員の人数で決まる形が多くあります。パートやアルバイト、契約期間のある社員も含めるかで、総額は変わります。給与計算や勤怠の機能を追加すると、料金が上がる形もあります。
費用を比べるときは、今かかっている時間を書き出す方法があります。入退社1件あたり何分かかっているか、年間で何件発生するかを見積もると、判断の目安になります。設定を手伝ってもらう費用が別かどうかも確認しましょう。
初期の情報登録に手間がかかる
使い始めるには、全社員の情報を登録する必要があります。今の情報が複数の場所に分かれている場合、まとめる作業から始めることになります。内容が古いままの項目があれば、確認して直す作業も生じます。
この作業は手間がかかりますが、情報を整理する機会にもなります。導入の時期は、入社が集中する時期を避けて決めましょう。作業の担当を1人に固定せず、複数人で分担できる体制にしておくことが重要です。
制度改正への対応を確かめる
社会保険や労働に関する制度は、改正されることがあります。書式や計算の内容が変わった場合、システム側も対応する必要があります。対応が遅れると、古い書式のまま提出してしまう恐れがあります。
クラウド型の製品では、提供する会社が更新する形が採られています。ただし、更新の時期や範囲は製品によって違います。改正への対応がどう行われ、いつ知らされるのかを、契約前に確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
製品を選ぶときの確認項目
必要な機能は、社員の構成や今使っている仕組みによって変わります。対応範囲と、他のシステムとのつながりという2つの点から確認しましょう。
自社で行う手続きに対応しているか
まず、自社で年間にどんな手続きが発生しているかを書き出します。そのうえで、それらに対応しているかを確認しましょう。インターネット経由での提出に対応している手続きの範囲も、製品によって違います。
外国籍の社員がいる場合や、複数の事業所で別々に届け出をしている場合は、その扱いも確かめます。社会保険労務士に業務を依頼している場合は、その相手と情報を共有できる形かも確認しておくと、二重の作業を避けられます。
勤怠や給与の仕組みとつなげられるか
今使っている勤怠管理や給与計算の仕組みと、社員情報を共有できるかを確認します。別々に管理すると、入社や住所変更のたびに両方へ入力することになります。取り込める形式や項目は製品ごとに違うため、実際のデータで試せると確実です。
つなぐ仕組みが動かない場合、製品の仕様、社内のネットワーク設定、つなぐ相手のサービスの制限など、複数の原因が考えられます。同期が止まったときに管理者へ知らせが届くか、手動でやり直せるかも聞いておきましょう。
入退社や社会保険の手続きを支える労務管理システム
紙の手続きを減らしたい場面で候補となる、労務管理システムを紹介します。
SmartHR
- あらゆる労務業務をミスなく、 カンタンにペーパレス化
- すべての従業員にとって 使いやすく コミュニケーションが効率化
- あらゆるシーンで自然にデータが集まる・蓄まる
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや年末調整、社会保険の届け出をクラウド上で進められる労務管理システムです。従業員本人が必要な情報を画面から入力する運用に対応しており、紙の書類を回収して転記する作業を減らせます。行政手続きの電子申請に対応した機能もあり、届け出にかかる時間を抑えられます。
オフィスステーション
- 労務管理クラウドシェアNo.1の豊富な導入実績
- 初心者でも迷わず使えるシンプルな操作設計
- 人事労務業務をまるごと効率化
株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーション」は、労務手続きに関わる複数の機能を組み合わせて利用できるシステムです。入退社の手続き、年末調整、労務相談といった機能を必要に応じて選んで導入できる構成になっています。行政手続きの電子申請にも対応しており、手続きにかかる時間を短縮できます。
e-AMANO人事届出サービス （アマノ株式会社）
- 多様な打刻方法に対応。
- 複雑なシフト・残業管理を自動化
- 法令遵守をサポートするアラート機能搭載
クラリネット （益田人事労務事務所）
- ISMS取得データセンターで個人情報管理
- 20年以上の経験に基づく信頼性の高いシステム
- 労働実務事例研究と様式ダウンロードが可能
労務管理システムに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 人事管理システムとはどう違いますか？
- 労務管理は、入退社や社会保険といった手続きを扱う部分です。人事管理は、評価や配置、育成といった人の活用に関わる部分を指します。範囲が重なる製品もあるため、自社が必要とする業務を伝えたうえで確認しましょう。
- Q2： 社員数が少なくても導入する価値はありますか？
- 人数が少なくても、担当者が他の業務と兼任している場合は効果が出ることがあります。まずは年間の手続き件数と、かかっている時間を書き出しましょう。件数が少なければ、今のやり方を続ける判断もあります。
- Q3： 社会保険労務士に依頼していても導入できますか？
- 社員情報の管理を自社で行い、届け出は依頼するという分け方もできます。依頼先と情報を共有できる形かどうかは製品によって違うため、事前に相談しましょう。二重の作業が生じないかを確かめることが重要です。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 社員情報の登録や、他の仕組みとつなぐ設定にかかる時間で変わります。社員への説明を含めると、数か月を見込む例があります。入社が集中する時期を避けて、余裕のある計画を立てましょう。
まとめ
労務管理システムには、同じ内容を何度も書き写す作業をなくせること、手続きの進み具合を確かめられること、社員が自分で手続きを進められることというメリットがあります。一方で、費用の見積もりや初期の情報登録、制度改正への対応という点も押さえておく必要があります。まずは年間の手続き件数とかかっている時間を書き出し、対応範囲を確かめましょう。資料請求を活用して比べてみてください。
