従業員が退職する際に必要な会社側の手続きをわかりやすく解説！

従業員が退職する際に必要な会社側の手続き

従業員が退職する際、どのような手続きが必要なのでしょうか。

雇用保険に関する手続き

雇用保険に関する手続きでは、退職後10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を管轄のハローワークへ提出します。後者は、ハローワークが請求された雇用保険の失業給付金額を決定するのに必要な書類です。また、従業員が失業給付をハローワークで請求するために「離職票」を渡します。

ただし、退職後に正社員など雇用保険の加入条件を満たす社員として、再就職することが決まっている場合や、従業者からの求めがない場合は、失業給付に関わる手続きを行う必要はありません。

なお、従業員から求められた場合や、従業員が59歳以上の場合は、希望の有無に関わらず、失業給付の手続きが必要です。

雇用保険被保険者離職証明書は、ハローワークから入手し、従業員に記名捺印もしくは自署してもらいます。提出の際、労働者名簿や退職届など、退職を証明するものが必要です。従業員の記名捺印が得られない場合は、理由を記載すれば、事業者の記名捺印・自署でも代用できます。

社会保険に関する手続き

社会保険に関する手続きでは、退職後５日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」を管轄の年金事務所に提出します。添付資料として、従業員と扶養家族の健康保険証が必要です。

また、被保険者期間が２か月以上ある場合は、２年間を上限として任意継続できます。任意継続については、「保険料がすべて従業員負担」になること、「資格喪失日（退職日の翌日）から20日以内に、健康保険組合への加入申請が必要なこと」を伝えましょう。

社会保険の支払いは、資格喪失日の前月までです。そのため給料の締め日によっては、１か月ほど多く保険料を控除する必要があります。たとえば３月25日に退職した場合は２月分までの控除となりますが、３月31日に退職した場合は３月分の保険料控除が必要です。

所得税・住民税に関する手続き

所得税・住民税に関する手続きでは、給与や賞与の金額、控除した社会保険料、退職月までに徴収した所得税などを源泉徴収票に記載し、退職者に送付します。送付期限は、退職日から１か月以内です。

住民税の納付方法を特別徴収にしていた場合は、退職日の翌月10日までに「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を納付先の役所へ提出します。提出を忘れると、特別徴収が継続したままとなり、役所から催促状が届くので注意しましょう。

また、特別徴収は退職日によって徴収方法が異なります。詳しい内容は、以下の通りです。

１月〜４月

最後に支払った給料や退職金から一括徴収する

５月

最終の給料から１ヶ月分だけ徴収する

６月〜12月

最後の給料や退職金から、翌月10日までに一括徴収する。もしくは納付方法を普通徴収に切り替えてもらう。

退職金に関しては、退職所得控除し他の所得と分離課税され、税負担が軽くなります。所得税及び復興特別所得税と住民税が源泉徴収され、退職所得として源泉徴収票を発行します。

従業員が退職する際に必要なやりとり

従業員が退職する際、どのようなやりとりをすべきでしょうか。

従業員に年金手帳・離職票などを渡す

退職後は、以下の書類を渡します。

• ■離職票
• ■雇用保険被保険者証
• ■年金手帳
• ■健康保険被保険者資格喪失確認通知書
  ※健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出時に発行される。
• ■源泉徴収票

離職票は、退職者が59歳以上、または本人が希望した際に発行します。本人から希望があったにも関わらず渡さずいると、労働基準法違反になるので注意しましょう。

雇用保険被保険者証は、原則本人に交付されますが、企業で保管しているケースもあります。退職時は、自社で保管していないか確認しましょう。年金手帳も同様です。

健康保険被保険者資格喪失確認通知書も、離職票と同じく、本人の希望により渡します。一般企業に就職する場合は、離職票で事足りるため、退職後に必要になることはありません。

源泉徴収票は、退職後１か月以内に送付しましょう。

従業員から貸与物・健康保険証などを回収する

退職時に従業員から返還してもらうものは、以下の通りです。

• ■健康保険証
• ■貸与品
• ■社員証
• ■事業に関わる資料やデータ

健康保険証は、本人だけでなく、扶養家族の分も回収します。貸与品や社員証など、会社の経費で発行したものも、すべて回収対象です。特に事業に関わる資料やデータは、機密情報が含まれている場合もあるので、必ず回収しましょう。

会社側の退職手続きを効率化する方法

会社側の退職手続きを効率化するには、労務管理システムがおすすめです。

労務管理システムを使うと、一連の退職手続きや届け出が簡単になります。退職時に必要な資格喪失届や離職証明書、源泉徴収票などもワンクリックで作成可能です。法律の改正や保険料率・税率の変更などにも、柔軟に対応できます。電子申請となるため、役所や年金事務所などに書類を提出する必要もありません。

業務効率化したい場合は、積極的に活用しましょう。

労務管理システムを使って退職手続きを効率化しよう

退職時に会社側が行うことは、以下の通りです。

• ■雇用保険に関する手続き
• ■社会保険に関する手続き
• ■所得税と住民税に関する手続き

それぞれの手続きは、法律を遵守して期限内に行いましょう。退職時は、従業員に年金手帳や離職票などを渡し、貸与物や健康保険証などを回収します。

業務過多となる場合は、労務管理システムを使って、退職手続きを効率化してください。