従業員が退職する際に必要な会社側の手続き
従業員の退職時は、どのような手続きが必要なのでしょうか。手続きの種類と内容、期日について解説します。
社会保険に関する手続き
- 期日
- 退職後５日以内
- 提出物
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
※添付書類として、交付されている資格確認書や各種証類の返却・提出が必要な場合があります - 提出場所
- 事務センターまたは管轄の年金事務所
被保険者期間が２か月以上ある場合は、２年間を上限として任意継続できます。任意継続については、「保険料が全額自己負担になること」「資格喪失日（退職日の翌日）から20日以内に健康保険組合などへ加入申請が必要なこと」を伝えましょう。
また、社会保険料の控除は資格喪失日の前月分までです。そのため給料の締め日によっては、１か月分多く保険料を控除する必要があります。例えば３月25日に退職した場合は２月分までが控除対象ですが、３月31日に退職した場合は３月分の保険料控除が必要です。
参考：従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き｜日本年金機構
雇用保険に関する手続き
- 期日
- 退職後10日以内
- 提出物
- 雇用保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者離職証明書
- 提出場所
- 管轄のハローワーク
雇用保険被保険者離職証明書は、離職票の交付や失業給付の給付額などを決定するために必要な書類です。また退職者には、失業給付をハローワークで請求するために「離職票」を渡します。
ただし、再就職することが決まっている場合や、従業員からの求めがない場合は、失業給付に関わる手続きを行う必要はありません。なお、従業員から離職票の交付を求められた場合や、離職時点で59歳以上の場合は、雇用保険被保険者離職証明書を提出する必要があります。
雇用保険被保険者離職証明書は、ハローワークから入手し、従業員に記名捺印もしくは自署してもらいます。提出の際は、労働者名簿や退職届など、退職を証明する書類が必要です。従業員の記名捺印が得られない場合は、理由を記載すれば、事業者の記名捺印・自署でも代用できます。
離職票とは
離職票とは、退職者が失業手当を申請する際に必要な書類のことです。退職者自身がハローワークへ提出します。離職票は、「離職票１」と「離職票２」の２枚組で、ハローワークで決められた様式を使用します。
- 離職票１
- 雇用保険資格喪失通知書を兼ねたものであり、氏名・マイナンバー・給付金の振込先などを退職者自身が記入する。
参考：記入例：雇用保険被保険者離職票－１ - 離職票２
- 会社が記入するものであり、左半分には退職者氏名・住所・被保険者番号・会社の事業所番号・所在地などを、右半分には退職理由を記入する。
参考：記入例：雇用保険被保険者離職票－２
所得税・住民税に関する手続き
- 期日
- 退職日から１か月以内
- 提出物
- 源泉徴収票（給与や賞与の金額、控除した社会保険料、退職月までに徴収した所得税などを記載）
- 提出場所
- 退職者に送付
住民税の納付方法を特別徴収にしていた場合は、退職日の翌月10日までに「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を納付先の役所へ提出します。提出を忘れると、特別徴収が継続したままとなり、役所から催促状が届くので注意しましょう。
また、特別徴収は退職日によって徴収方法が異なります。詳しい内容は、以下の通りです。
- １月〜４月
- 最後に支払った給料や退職金から一括徴収
- ５月
- 最終の給料から１か月分だけ徴収
- ６月〜12月
- 原則として普通徴収へ切り替える。ただし、本人から申出があり、最後の給与や退職金から徴収できる場合は一括徴収する。
退職金は、退職所得控除することで他の所得と分離課税されるため、税負担が軽くなります。所得税及び復興特別所得税と住民税が源泉徴収され、退職所得として源泉徴収票を発行します。
退職手続きチェックリスト（会社側）
退職手続きは、担当者の経験差が出やすい業務です。次のチェックリストを、社内共有用のたたき台として活用してください。
| 退職前（退職日まで） | 備考（確認の観点） |
|---|---|
| 退職の申し出を受け、退職日を確定する | 口頭でも進む場合がありますが、実務上は退職届など書面での受領・保管を推奨します |
| 業務引継ぎの計画を作成し、関係者へ共有する | 最終出社日・有給休暇取得予定もあわせて確認します |
| 貸与物・社内資産の回収計画を立てる | PC、入館証、社用携帯など。後述の「返還してもらうもの」も参照します |
| 社会保険・雇用保険・税の手続き要否を整理する | 退職理由、転職先の有無、扶養の状況などで変わる場合があります |
| 退職者へ必要書類・今後の手続き（本人対応）を案内する | 健康保険の切り替え、失業給付、住所・連絡先の確認など |
| 退職後（退職日以降） | 備考（確認の観点） |
|---|---|
| 社会保険の資格喪失に関する手続きを行う | 提出期限はケースにより異なるため、運用ルールで統一します |
| 雇用保険の資格喪失に関する手続きを行う | 離職票が必要な場合は、本人の希望や要件を確認します |
| 源泉徴収票など、退職者へ交付する書類を用意する | 退職者の転職先・確定申告の都合も踏まえて案内します |
| 住民税の徴収方法変更などの手続きを確認する | 特別徴収の異動届出など、自治体の運用に沿って進めます |
| 未返却物・精算事項の有無を最終確認する | 住所確認のうえ、郵送が必要な書類の送付漏れも防ぎます |
チェックの結果、手続きが属人化している、期限管理が不安と感じる場合は、労務管理システムでの管理も選択肢になります。
従業員が退職する際の流れ
退職手続きは、退職日より前に段取りを固め、退職日以降に届出・書類交付を進めるのが基本です。最初に退職日と最終出社日を確定し、手続きの期限が切れないように管理します。
また、退職の意思表示は口頭で行われることもありますが、実務では退職届などの書面を受け取り、退職日・退職理由の認識を合わせておくと安心です。
期限の早見（いつまでに何を：目安）
手続きの期限は、制度や提出先、会社の運用によって変わる場合があります。ここでは、一般的によく参照される目安を早見として整理します。
| 手続き・書類 | 期限の目安 |
|---|---|
| 社会保険（健康保険・厚生年金）の資格喪失届など | 退職日の翌日から5日以内 |
| 雇用保険の被保険者資格喪失届など | 退職日の翌日から10日以内 |
| 源泉徴収票（退職者への交付） | 退職後1か月以内 |
| 住民税（特別徴収の異動届出など） | 翌月10日まで（自治体の運用による） |
社内では「退職日から逆算していつ何を出すか」を標準化すると、担当者が変わっても対応しやすくなります。
退職日より前に会社側でやるべきこと
退職日までに、退職届の受理・手続きに関する説明・書類の準備などを行います。
- ■退職届を受理する
- 退職の意思を確認したら、退職日を決定し、その後、退職届を提出してもらいます。雇用保険の手続きでは、離職証明書に退職理由を記載するため、退職理由を確認できるようにしておきましょう。退職理由によっては、失業給付の開始時期などに関わるため、事実関係を整理しておくことが重要です。
- ■有給取得の有無
- 年次有給休暇は、在職中の買い取りは原則認められていませんが、退職時に未消化分を買い取る運用を行う企業もあります。退職日までに有給休暇を取得せず、買い取りの相談があった場合は、社内規程を確認したうえで、退職者と取り扱いを協議しましょう。
- ■退職手続きの説明
- 健康保険の任意継続（被保険者資格を喪失した後も、一定条件のもとで個人で継続加入できる制度）、住民税の徴収方法、各種必要書類の有無などについて確認します。
- ■各種書類の準備
- 退職証明書、雇用保険被保険者離職証明書など、退職に伴い必要となる書類を準備します。
- ■退職金の準備
- 退職所得申告書を提出してもらい、退職金の計算・準備を行います。
参考：
労働相談Q&A｜２０．年次有給休暇
退職後の健康保険について | よくあるご質問 | 全国健康保険協会
退職所得の受給に関する申告（退職所得申告）｜国税庁
退職日より後に会社側でやるべきこと
退職後は、従業員に離職票など必要書類を渡します。
- ■離職票
- 退職者が59歳以上、または本人が希望した際に発行。退職者が離職票の交付を希望する場合は、雇用保険被保険者離職証明書を提出し、交付手続きを進めます。
- ■雇用保険被保険者証
- 原則として本人に交付される書類ですが、企業で保管しているケースもあります。退職時は、自社で保管していないか確認しましょう。
- ■基礎年金番号通知書（会社で保管している場合）
- 会社で預かっている場合は、本人へ返却します。
- ■健康保険被保険者資格喪失確認通知書
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出後に発行される場合があります。本人の希望がある場合は、必要に応じて案内しましょう。
- ■源泉徴収票
- 退職後１か月以内に送付します。
従業員から返還してもらうもの
退職時には、従業員から会社側に返還してもらうものは、以下の通りです。
- ■健康保険証・資格確認書など（交付されているもの）
- ■貸与品
- ■社員証
- ■事業に関わる資料やデータ
健康保険証や資格確認書など、交付されている証類は、本人だけでなく扶養家族分も回収します。貸与品や社員証など、会社の経費で発行したものも、すべて回収対象です。特に事業に関わる資料やデータは、機密情報が含まれている場合もあるので、必ず回収しましょう。
会社側の退職手続きで注意すべきポイント
会社側の退職手続きでは、退職日や退職理由の確認、個人情報の管理、各種手続きの期限管理が重要です。対応を誤ると、書類の再提出や退職者との認識違いにつながるため、次のポイントに注意しましょう。
- ■退職日と最終出社日を混同しない
- 有給休暇を消化する場合、最終出社日と退職日が異なります。社会保険や雇用保険の資格喪失日は、基本的に最終出社日ではなく退職日をもとに判断するため、管理表などで明確に区別しましょう。
- ■退職理由を正確に記録する
- 離職理由は、退職者が受け取る失業等給付に影響する場合があります。会社側の都合だけで判断せず、退職届や雇用契約書、面談記録などをもとに、事実に沿って記載することが重要です。
- ■個人情報と機密情報を適切に管理する
- 退職手続きでは、住所やマイナンバー、賃金、社会保険情報など、多くの個人情報を扱います。書類の保管場所や閲覧権限を定め、メールで送付する場合も誤送信や情報漏えいに注意しましょう。
- ■手続きの期限を一覧で管理する
- 社会保険や雇用保険、税金の手続きは、それぞれ期限が異なります。退職日を登録すると対応期限がわかる管理表やチェックリストを作成し、担当者と承認者を明確にしておくと、提出漏れを防ぎやすくなります。
退職手続きチェックリスト
退職手続きは、退職前・退職日・退職後で対応内容が異なります。次のチェックリストを活用し、必要な確認や届出、書類の交付に漏れがないか確認しましょう。
| 時期 | 確認項目 |
|---|---|
| 退職前 | 退職日・最終出社日・退職理由を確認した |
| 退職前 | 有給休暇の残日数と取得予定を確認した |
| 退職前 | 業務の引継ぎ計画を作成した |
| 退職前 | 貸与物と返却予定日を確認した |
| 退職前 | 離職票や退職証明書の希望を確認した |
| 退職日 | 貸与物・資格確認書などを回収した |
| 退職日 | システムや施設へのアクセス権限を停止した |
| 退職後 | 社会保険の資格喪失届を提出した |
| 退職後 | 雇用保険の資格喪失届を提出した |
| 退職後 | 住民税の異動届を提出した |
| 退職後 | 源泉徴収票などを本人へ交付した |
| 退職後 | 未返却物や未精算の費用がないか確認した |
会社側の退職手続きを効率化する方法
会社側の退職手続きを効率化するには、労務管理システムがおすすめです。
労務管理システムを活用することで、一連の退職手続きや届け出が容易になります。また退職時に必要な資格喪失届や離職証明書、源泉徴収票などもワンクリックで作成可能です。法律の改正や保険料率・税率の変更などにも、柔軟に対応できます。電子申請となるため、役所や年金事務所などに書類を提出する必要もありません。業務効率化したい場合は、積極的に活用しましょう。
従業員規模や必要な機能など、自社の条件に合う製品を効率よく絞り込みたい方は、無料診断もご活用ください。
会社側の退職手続きに関するよくある質問
会社側の退職手続きでは、開始時期や離職票の発行条件、各種書類の違いなどについて迷うことがあります。ここでは、人事・労務担当者が押さえておきたいよくある質問をまとめました。
退職手続きはいつから始めればよいですか
従業員から退職の申し出を受け、退職日が決まった段階から始めます。退職後５日以内、10日以内など期限の短い手続きがあるため、必要書類や本人への確認事項は退職日より前に準備しましょう。
離職票はすべての退職者に発行する必要がありますか
離職票を必要としないことが明らかな場合は、離職証明書の提出を省略できる場合があります。ただし、退職者が交付を希望する場合や、離職時点で59歳以上の場合は、所定の手続きを行います。
退職証明書と離職票の違いは何ですか
退職証明書は、在職期間や業務内容、退職理由などを会社が証明する書類です。一方、離職票は、退職者がハローワークで失業等給付を申請する際に使用します。用途と発行手続きが異なります。
退職者から健康保険証を回収する必要はありますか
会社を通じて資格確認書や各種認定証が交付されている場合は、退職時に本人・扶養家族分を回収します。マイナンバーカードを回収する必要はありません。
労務管理システムを使って退職手続きを効率化しよう
退職手続きを手作業で管理すると、担当者の経験に依存しやすくなります。労務管理システムを使うと、従業員情報の管理、書類作成、申請の進捗管理などをまとめて行える場合があります。
まずは、自社の運用（退職者数、拠点数、電子申請の有無、他システムとの連携）に合うかを軸に比較するのが現実的です。複数製品の資料を取り寄せ、対応範囲や運用イメージを確認すると検討が進みます。
