なぜ今PPAPの代替案が求められるのか
PPAPは長らく日本の企業で使われてきた添付ファイルの送信方法ですが、近年は官公庁を中心に見直しが進んでいます。まずは代替案を検討する前提として、PPAPの仕組みと問題点、脱PPAPが広がる背景を確認します。
そもそもPPAPとは何か
PPAPとは、パスワード付きのZIPファイルをメールに添付して送り、その解錠パスワードを別のメールで後から送る運用の通称です。「Password付きファイルを送る」「Passwordを送る」「Angoka（暗号化）」「Protocol（手順）」の頭文字をつないだ言葉とされています。
受け手はまず暗号化ファイルを受け取り、続いて届くパスワードで解錠して中身を開きます。二通に分けることで安全性を高める意図がありましたが、現在ではその効果に疑問が投げかけられ、送信方法そのものを見直す企業が増えています。
PPAPが抱える問題点と危険性
PPAPの最大の弱点は、ファイルとパスワードが同じ経路のメールで届く点にあります。送信先を間違えれば両方が同じ相手に渡り、パスワードが情報保護の役割を果たしません。盗聴された場合も同様で、暗号化の意味が薄れてしまいます。
加えて、パスワード付きZIPはウイルス対策ソフトが中身を検査できず、マルウェアの侵入経路にもなり得ます。受信側にも解錠の手間がかかり、業務効率を下げる要因です。安全性と利便性の双方で課題を抱えている点が、代替案が求められる理由といえます。
官公庁や企業で脱PPAPが加速する背景
2020年に政府がPPAPの運用を段階的に廃止する方針を示して以降、脱PPAPの流れは民間へも広がりました。取引先の官公庁や大手企業がパスワード付きZIPの受信を制限し始めたことで、自社だけ従来のやり方を続けにくくなっています。
Emotetをはじめとするマルウェアが暗号化ZIPを悪用した事例も、見直しを後押ししました。セキュリティの観点だけでなく、取引先との円滑なやり取りを保つうえでも、早めに代替手段へ移行する必要性が高まっています。
PPAPに代わる主なファイル送信方法
脱PPAPの代替案は一つではなく、目的や送る相手によって適した手段が異なります。ここでは実務でよく採用される代表的な三つの方法を取り上げ、それぞれの仕組みと向き不向きを整理します。
クラウドストレージやファイル転送サービスで共有する
ファイルをクラウド上に置き、閲覧用のリンクを相手に送る方法です。ダウンロード期限や閲覧権限、アクセス回数を細かく設定でき、送信後にリンクを無効化できる点が強みです。大容量ファイルもメール容量を気にせず渡せます。
URLを知る相手だけがアクセスできるため、宛先を誤ってもファイル本体まで一緒に渡ることを防ぎやすい方法です。相手の環境に依存せずブラウザで開ける手軽さもあり、社外との受け渡しで広く選ばれています。
チャットやビジネスツールで受け渡す
社内やプロジェクト単位のやり取りでは、ビジネスチャットやグループウェアのファイル共有機能が有効です。メンバー以外はアクセスできないクローズドな空間で共有するため、外部への誤送信リスクを抑えられます。
会話の流れの中でファイルを渡せるので、やり取りの経緯とあわせて履歴を残せる点も利点です。ただし社外の相手が同じツールを使っていない場合は導入を依頼する必要があり、取引先が多い場面ではメール系の手段と併用するのが現実的です。
添付ファイルを自動でダウンロードリンクに変換する
従来どおりメールにファイルを添付して送るだけで、システムが添付を自動的にクラウドへ格納し、本文をダウンロード用URLに置き換える方式です。送信者の操作を大きく変えずに脱PPAPを実現できる点が評価されています。
受信者はメール内のリンクからファイルを取得でき、送信側は公開設定やダウンロード期限を管理できます。既存のメール運用を保ったまま移行しやすいため、多くの従業員を抱える組織でも展開しやすい選択肢です。
自社に合う代替案を選ぶ比較ポイント
代替手段は複数あるため、自社の状況に照らして選ぶことが欠かせません。ここではセキュリティ強度、既存環境との相性、コストと運用負荷という三つの観点から、比較の勘所を解説します。
求めるセキュリティ強度で選ぶ
扱う情報の機密度に応じて、必要な保護レベルは変わります。アクセス権限の細かい制御、ダウンロード期限や回数の設定、通信の暗号化、操作ログの記録といった機能が揃っているかを確認しましょう。
特に個人情報や契約書など重要度の高いデータを送るなら、送信後にファイルを無効化できる仕組みや、上長承認を経て送信する機能があると安心です。守りたい情報の性質から逆算して要件を定めることが重要です。
既存のメール環境や業務との連携を確認する
どれほど高機能でも、現場が使いこなせなければ定着しません。普段のメール送信の流れを大きく変えずに導入できるか、利用中のメールサービスやグループウェアと連携できるかを見極めることが大切です。
操作が複雑だと従業員が従来のやり方に戻りがちで、脱PPAPが形だけになってしまいます。送信者と受信者の双方にとって手順が分かりやすい方式を選ぶことが、無理なく運用を続けるための条件です。
コストと運用負荷のバランスを見極める
代替案の費用は、無料で使える基本機能から、利用人数に応じた月額課金までさまざまです。導入費用だけでなく、管理者が権限設定やログ確認に割く運用工数も含めて総合的に判断しましょう。
安価でも管理が煩雑では負担が続きますし、多機能でも使わない機能が多ければ割高です。自社の送信頻度や利用人数、社内に用意できる運用体制に見合った規模の手段を選ぶことが、費用対効果を高める近道です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
脱PPAPを進める際の注意点
代替案を導入する際は、社内だけでなく取引先を含めた調整が必要です。移行をつまずかせないための注意点を確認しておきましょう。
社内と取引先への事前周知を丁寧に行う
送信方法を変えると、受け取る側の操作も変わります。社外の取引先には、いつから何がどう変わるのかを事前に案内し、リンク形式のメールが届く旨を共有しておくと、なりすましと誤解されるトラブルを避けられます。
社内でも、新しい手順を周知し、疑問に答える窓口を用意することが定着の後押しになります。移行期は従来方式と併用しながら段階的に切り替えるなど、現場が混乱しない進め方を検討することが大切です。
受信側の環境や利用しやすさに配慮する
代替案の中には、受信者にも会員登録や専用ツールの利用を求めるものがあります。相手に過度な手間をかける方式は敬遠されやすいため、ブラウザだけで受け取れるなど、受信側の負担が軽い方法を優先すると円滑です。
取引先ごとにセキュリティ方針が異なる点にも留意しましょう。外部リンクの受信を制限している企業もあるため、複数の受け渡し手段を用意しておくと、相手の環境に合わせて柔軟に対応できます。
脱PPAPを全社で運用するためのポイント
脱PPAPを全社で進める場合は、代替手段を用意するだけでなく、従業員が迷わず利用できる運用ルールを整えることが重要です。ファイル送信の仕組みを統一し、誤送信対策もあわせて検討しましょう。
ファイル送信の方法を統一する
メールセキュリティ製品などを活用すれば、添付ファイルの自動リンク化や送信の一時保留、アクセス権限の設定などを一元的に行えます。従業員ごとに異なる方法でファイルを送る必要がなくなり、全社で統一したルールを運用しやすくなります。
送信履歴を管理できる製品であれば、誰がいつ、どのファイルを送信したかを確認できるため、監査やトラブル発生時の確認にも役立ちます。
誤送信対策もあわせて実施する
PPAPを廃止しても、宛先間違いや添付ファイルの選択ミスといった誤送信のリスクは残ります。そのため、宛先・添付ファイルの確認や送信保留、承認フローなどの機能をあわせて活用することが重要です。
ファイル共有と誤送信対策を一つの仕組みで管理できれば、従業員の負担を抑えながら、安全なファイル送信を全社で定着させやすくなります。
脱PPAPとメール誤送信対策に役立つ製品
ここでは、添付ファイルの自動リンク化や誤送信対策を備え、脱PPAPを支援するメールセキュリティ製品を紹介します。自社の要件に合うか、資料で機能を確認してみてください。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- クラウド時代のセキュリティへ最適解！安心・安全を提供します
- 高度なフィルタリング機能！どんなセキュリティーポリシーも実現
- 国内自社開発・サポートで脱PPAPなど市場ニーズに即応します
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、メールの誤送信や情報漏えい対策を支援するメールセキュリティ製品です。添付ファイルをダウンロードリンク化することで、パスワード付きZIPを使わない脱PPAPを実現します。送信メールの一時保留や再確認、上長による承認にも対応し、誤送信を防止。メールの保存・一元管理も可能で、監査や法令対応にも活用できます。
IIJセキュアMXサービス
- 宛先ミスのメールも一定時間なら取り消し可能
- 様々なフィルタで送信メールの条件を制御
- 誤送信対策と脅威対策をまとめて実現
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、標的型攻撃や迷惑メール、脱PPAP、誤送信対策までをクラウド上で行える統合メールセキュリティサービスです。SPF・DKIM・DMARCによるなりすましメール対策に加え、実行形式やスクリプト形式の添付ファイルのブロック、Office・PDFファイルに含まれるマクロの除去にも対応します。複数のセキュリティエンジンを活用し、多層的にメールの脅威を防御できる点が特徴です。
safeAttachクラウドサービス （株式会社リコー）
- AI技術で標的型攻撃メールを検知
- 送信メールの添付ファイルを無害化
- 導入・運用負荷軽減のクラウド提供
CloudMail SECURITYSUITE （サイバーソリューションズ株式会社）
- 受信・送信対策とアーカイブを一体提供。
- 脱PPAPを自動化、添付送信ルールに対応。
- メールを10年保存し、監査・検索に対応。
まとめ
PPAPの代替案には、クラウドストレージやファイル転送サービスでの共有、チャットツールでの受け渡し、添付ファイルの自動リンク化などがあります。選ぶ際は、求めるセキュリティ強度、既存環境との連携のしやすさ、コストと運用負荷のバランスを比較することが大切です。取引先を巻き込む見直しになるため、事前の周知や受信側への配慮も欠かせません。全社的に運用を統一したい場合は、誤送信対策も備えた専用システムの導入を検討し、自社に合った安全なファイル共有の形を整えていきましょう。
