ストレスチェックの運用が失敗と感じられる背景
運用の失敗とは、導入したツールが期待どおりに回らず、担当者の負担や結果の活用不足が生じる状態を指します。原因を整理するため、まず運用の全体像を確認しましょう。運用の流れと注意点は、次の表のとおりです。
| 段階 | 主な内容 | 注意したい点 |
|---|---|---|
| 実施前 | 実施計画の作成、対象者の登録、周知 | 衛生委員会での調査審議 |
| 実施中 | 受検、未受検者への案内 | 受検の強制をしない |
| 実施後 | 結果の通知、面接指導、集団分析 | 結果は同意なく提供しない |
| 事後 | 労働基準監督署への報告、記録の保存 | 記録は5年間の保存 |
複数の要因が絡む失敗の原因
運用がうまくいかない背景には、ツールの仕様、担当者の人数、社内の連絡体制、ベンダーの支援範囲など、複数の要因があります。製品だけを見直しても、改善しない場合があります。まずは、どこで滞っているのかを確かめることが出発点です。
原因を切り分けるときは、製品側、利用者側、社内の仕組みの3つに分けて考えましょう。特定の担当者や部署の責任と決めつけず、仕組みとして改善する姿勢が大切です。振り返りの場を設け、事実を記録しておくと、原因を整理しやすくなります。
年1回の実施で生じやすい課題
ストレスチェックは、常時使用する労働者が50人以上の事業場で、年1回の実施が義務づけられています。実施の頻度が少ないため、前年のやり方を忘れたり、担当者が交代したりしやすい特徴があります。
前年の作業内容が記録されていないと、毎年ゼロから準備し直すことが必要です。実施のたびに手順を見直して記録し、翌年に引き継げる形で残しておくことが、継続的な運用の土台です。記録の内容は、次回の実施計画にも役立ちます。
人事労務担当1人で運用が回らないときの見直し
人事労務の担当者が1人の会社では、ストレスチェックの運用が個人の負担に偏りやすくなります。負担が集中する場面や、属人化を避ける工夫を整理します。ここでの対策は、他の担当体制にも応用できます。
作業が集中する時期の見える化
実施期間は、周知、受検の案内、未受検者への声かけ、問い合わせ対応、面接指導の調整が重なります。通常の業務と並行すると、担当者の負担が急に高まる可能性があります。決算期など、他の繁忙期との重なりにも注意が必要です。
年間のスケジュールで、作業が集中する時期をあらかじめ把握しておきましょう。他の繁忙期と重ならない時期に実施する、作業の一部を外部に委託する、といった調整が考えられます。早めに計画を立てれば、選択肢が広がります。
属人化を防ぐ手順書と引き継ぎ
担当者が1人だと、その人が休んだり異動したりした際に、運用が止まるおそれがあります。手順書を作成し、ツールの操作方法や関係者への連絡先、前年の実施時期や反省点を記録しておきましょう。
手順書は、担当者以外の人も読んで理解できる形が望ましいです。年に一度は見直しの機会を設け、副担当者を決めておくと、引き継ぎもスムーズです。年間のスケジュールや関係者への連絡文の例も載せておくと、初めて担当する人でも作業を進められます。
自動化と外部委託による負担の軽減
ツールには、未受検者への自動の再通知、結果の自動集計、報告書の出力など、作業を減らす機能があります。どの作業が自動化できるかは製品によって異なるため、負担の大きい作業から確認しましょう。
実施者の手配や、面接指導を行う医師の紹介など、外部のサービスに任せられる範囲もあります。サービスによって、対応する内容は異なります。何を内製し、何を委託するかを決めておくと、少ない人数でも運用を維持しやすくなります。
情報システム部門が不在でも運用できる体制
情報システム部門がない会社では、ツールの設定や不具合への対応を、人事の担当者が行う場面があります。専門知識に頼りすぎない運用の考え方を、場面ごとに確認しましょう。相談先を決めておくことが第一歩です。
設定や連携で詰まりやすい場面を知る
名簿の登録、アカウントの発行、受検案内メールの送信といった作業で、つまずく場合があります。受検案内が届かない原因は、メールの設定、アドレスの誤り、迷惑メールの振り分けなど、複数考えられます。
こうした問題は、ツールだけでなく、社内のメール環境にも左右されます。原因が分からないときは、設定を自己判断で変えず、ベンダーや自社のメールの管理者に相談しましょう。相談するときは、発生した日時や画面の状況を記録しておくと、原因を特定しやすくなります。
ベンダーと自社の役割分担を決める
トラブルが起きたときに、どこまでがベンダーの対応で、どこからが自社の対応かが曖昧だと、解決が遅れます。契約前に、サポートの範囲と問い合わせの窓口を確認しておきましょう。
サポートには、マニュアルの提供、設定方法の案内、初期設定の支援、作業の代行などがあり、含まれる範囲は製品ごとに異なります。自社で対応する作業を書き出し、支援してほしい内容と照らし合わせましょう。窓口の対応時間も、あわせて確認しておくと安心です。
専門作業は無理に抱えず相談する
システムの設定や連携の作業を、専門知識のない担当者が無理に抱えると、誤った設定や情報の取り扱いの不備につながるおそれがあります。判断に迷う場合は、ベンダーや外部の専門家に頼りましょう。
個人の結果を扱う作業は、特に慎重さが求められます。作業の権限を限定し、操作の履歴が残るツールを選ぶと、後から確認する際にも役立ちます。相談先の連絡先と相談の履歴は手順書に記録しておくと、同じ問題が起きたときに前回の対応を参照できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でストレスチェックの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
複数拠点で受検データと結果が混乱する場合
拠点が複数ある会社では、名簿や結果の管理が拠点ごとにばらつくおそれがあります。データの混乱を防ぐために、管理の単位とルールをそろえておきましょう。名簿、保管、集計の三つの場面に分けて整理します。
拠点ごとの名簿とデータの管理
拠点ごとに名簿を作成していると、異動や兼務の人が重複して登録されたり、登録から漏れたりする場合があります。結果として、受検状況の集計が合わなくなる可能性があります。対象者の漏れは、制度上の実施にも影響します。
名簿は、本社で一元的に管理し、拠点の情報を項目として持たせる方法があります。従業員を識別する番号を共通にしておくと、拠点間の異動があっても、同じ人のデータとして扱えます。名簿の更新の頻度も、あらかじめ決めておきましょう。
結果の保管と権限の統一
拠点ごとに結果の保管場所や閲覧できる人が異なると、情報の管理が不統一になりがちです。結果は本人の同意なく事業者に提供できないため、閲覧権限の統一は特に重要です。拠点ごとの運用の違いが、情報管理の不備を招く場合があります。
同意を得て事業者に提供された結果の記録は、5年間の保存が定められています。保存場所と期限、削除の手順を、全拠点で共通のルールにしましょう。拠点の担当者が交代しても、同じ運用が続けられるようにしておく必要があります。
集団分析と報告の取りまとめ
集団分析は、部署や拠点ごとの結果を集計し、職場環境の改善に生かす取り組みです。拠点ごとの人数が少ない場合は、個人が特定されないよう、集計の単位に配慮が必要です。人数の少ない部署は、他の部署とまとめて集計するなどの方法があります。
労働基準監督署への報告は、事業場ごとに行います。事業場ごとの受検者数や面接指導の人数を、ツールで集計できるかを確認しましょう。本社と拠点の役割分担や報告の期限も、事前に決めておくと混乱を防げます。
人事部門と産業医を分業するときの注意点
人事部門と産業医、産業保健スタッフが分業する運用では、役割の線引きと情報共有が重要です。連絡の滞りや責任の曖昧さを防ぐための観点を、制度の定めとあわせて整理します。分業の失敗を防ぐ手がかりにしてください。
実施者と事務従事者の役割の線引き
ストレスチェックでは、医師や保健師などの実施者が、調査票の評価や高ストレス者の選定を担当します。人事部門は、実施事務従事者として、配布や回収、データ入力といった事務を担う立場です。事務の範囲は、事前に文書で定めておきましょう。
人事部門の担当者が、個人の結果を見られる仕組みになっていないかを確認しましょう。解雇や昇進、異動に関与する立場の人は、結果を扱えません。役割ごとに閲覧できる範囲を、ツールの権限で分けておく必要があります。
面接指導の連絡体制の明確化
高ストレス者が面接指導を申し出た後は、事業者が医師に依頼し、日程を調整して実施する流れです。人事部門と産業医のどちらが本人への連絡を担当するのかが曖昧だと、対応が滞る場合があります。連絡の担当者と期限を、あらかじめ決めておきましょう。
申出の受付から日程調整、実施後の意見共有までの流れを、手順として明文化しましょう。申出をしたことを理由に不利益な扱いをしないことも、関係者で共有しておきましょう。担当者間で認識がそろっていれば、対応の遅れを防げます。
情報共有のルールと確認項目
分業する場合は、誰が何を知ってよいのかを明確にするルールが欠かせません。衛生委員会で運用の方法を審議し、記録に残しておくと、担当者が替わっても運用を続けられます。
運用の体制を点検するときは、次の項目を確認しましょう。各項目に対して、自社の担当と手順が決まっているかを確かめると、失敗の芽を早めに見つけられます。点検は実施の前後など定期的に行い、改善点を衛生委員会で報告して翌年の実施計画に反映しましょう。
- ■担当と代行者
- 主担当と副担当が決まり、手順書があるか
- ■相談先
- 設定や不具合の相談先と連絡方法が整理されているか
- ■データ管理
- 名簿と結果の保管、権限が全拠点で統一されているか
- ■役割分担
- 実施者と事務従事者の役割と閲覧範囲が明確か
- ■面接指導
- 申出から実施までの連絡の流れが決まっているか
運用負担の軽減を図る製品
担当者の負担や分業の課題を踏まえ、運用の支援や定着にかかわる機能を備えた製品を載せます。
ファースト・ストレスチェック
- 厚労省準拠の57項目版と80項目版をWebと紙で受検可能
- 20言語での回答に対応
- 集団分析や高ストレス者への面談など、アフターケアも対応
株式会社マイシェルパが提供する「ファースト・ストレスチェック」は、実施から運用までを支援するストレスチェックサービスです。実施規程の雛形の提供、実施者となる医師や保健師などの手配、労働基準監督署への報告のサポートなど、担当者の事務負担を抑える支援を用意しています。集団分析や医師面談、個別相談窓口にも対応しており、人事部門と産業保健スタッフが分業する際の窓口を整理する材料になります。事務の分担を決める前に、対応範囲を確認しておくと安心です。
Smart相談室
- どんな悩みも歓迎！相談されやすい外部相談窓口（EAP）
- 0次予防から3次予防までSmart相談室だけで完結
- 初めての人でも安心、利用しやすいサービス設計
株式会社Smart相談室が提供する「Smart相談室」は、従業員のメンタルヘルスケアをサポートする従業員支援サービスです。ストレスチェックやオンラインカウンセリングなどの対人支援をワンストップで提供し、ストレスチェックは57問と80問から選んでWebで実施できます。医師への相談や個別相談窓口にも対応しているため、人事部門と産業保健スタッフの間で相談の入口を整理したいときの確認材料です。対応範囲は個別に確認しましょう。
保健同人フロンティア （MBK Wellness株式会社）
- 健診データを活用した健康管理支援を提供。
- 保健指導やメンタルヘルス対策など幅広く対応。
- 企業の健康経営推進を支援
ピースマインドのEAP（従業員支援プログラム） （ピースマインド株式会社）
- 心理学や行動科学を用いて課題を解決する
- 専門家による相談サービス
- メンタルヘルスと業務効率の向上を支援。
ストレスチェックに関するよくある質問
ストレスチェックの運用の失敗についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：担当者が急に退職した場合、運用を続けるにはどうすればよいですか？
- A：手順書と連絡先の記録があれば、引き継ぎがしやすくなります。ベンダーの窓口に状況を伝え、設定や権限を確認しましょう。副担当者を決めておくと、再発を防げます。
- ■Q2：運用の振り返りは、いつ、誰が行うとよいですか？
- A：実施後に、人事担当者、産業医、衛生委員会の関係者で行う方法があります。改善点を記録し、翌年の実施計画に反映しましょう。
- ■Q3：運用の一部を外部に委託してもよいですか？
- A：実施者の手配や受検案内、集計などを委託できる場合があります。ただし、結果の取り扱いや個人情報の管理は事業者に責任があるため、委託先の管理体制を確認しましょう。
- ■Q4：産業医が交代する場合、どのように連携を保てますか？
- A：連絡の流れや役割分担を文書にして、交代時に共有しましょう。面接指導の申出から実施までの手順も記録しておくと、対応が滞りにくくなります。
まとめ
ストレスチェックの運用の失敗は、担当者の負担、情報システムの支援、拠点間の管理、役割分担の曖昧さなど、複数の要因から生じます。手順書による引き継ぎ、相談先の整理、権限の統一、面接指導の連絡手順の明文化が有効です。自社の体制にあう製品を選ぶため、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。
