マイナンバー管理システムアプリとは
マイナンバー管理システムアプリとは、従業員や扶養家族、報酬支払先の個人番号を安全に扱うためのシステムです。収集から保管、利用、廃棄までを画面上で管理し、担当者の作業負担や管理リスクの軽減に役立ちます。
個人番号を安全に扱う仕組み
マイナンバーは、税や社会保障の手続きで利用する重要な個人情報です。企業は必要な範囲で収集し、利用目的に沿って管理する必要があります。
マイナンバー管理システムアプリを使うと、紙での回収や保管を減らし、暗号化や権限設定、操作ログを活用できます。誰が、いつ、何をしたかを確認しやすい点も特徴です。
参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会
人事労務アプリとの違い
人事労務アプリは、入社手続きや雇用契約、年末調整、給与計算などを広く支援します。一方、マイナンバー管理システムアプリは、個人番号の収集や保管、利用履歴、廃棄管理に重点を置きます。
近年は、人事労務機能の一部としてマイナンバー管理を備える製品も多くあります。既存の給与計算や労務管理との連携範囲を確認すると、運用をイメージしやすくなるでしょう。
紙管理から移行する目的
紙でマイナンバーを管理している場合、保管場所や閲覧者、廃棄状況の管理が属人化しやすくなります。担当者が変わると、過去の提出状況を追いにくい点も課題です。
アプリに移行すれば、収集状況や本人確認書類の管理、利用履歴を一元化できます。管理ルールをシステム上で標準化できるため、監査や確認作業にも対応しやすくなります。
マイナンバー管理システムアプリでできること
マイナンバー管理システムアプリは、個人番号の登録だけでなく、収集依頼や本人確認、利用目的の管理、廃棄まで支援します。担当者の手作業を減らしながら、安全管理措置を実務に落とし込むことが大切です。
| 機能 | 確認したい内容 |
|---|---|
| 収集依頼 | 従業員や支払先へオンラインで提出依頼できるか |
| 本人確認 | 本人確認書類の画像や確認状況を管理できるか |
| 権限管理 | 閲覧・編集・出力・削除の権限を分けられるか |
| ログ管理 | 操作履歴や利用履歴を確認できるか |
| 廃棄管理 | 保存期限や削除履歴を管理できるか |
オンラインで収集できる
従業員に収集依頼を送り、スマートフォンやパソコンからマイナンバーを入力してもらえる製品があります。本人確認書類の画像をアップロードできる機能があれば、紙の回収や保管を減らせます。
入社時や年末調整前など、対象者が多い時期でも収集状況を一覧で確認できます。未提出者への通知機能があれば、催促作業も効率化しやすくなるでしょう。
権限とログを管理できる
マイナンバーは、業務上必要な担当者だけが扱うべき情報です。アプリでは、閲覧や編集、出力、削除などの権限を利用者ごとに設定できる製品があります。
操作ログを確認できれば、不適切な閲覧や誤操作の早期発見に役立ちます。複数拠点や複数部門で利用する場合は、部門単位の権限設定にも注目しましょう。
利用と廃棄を記録できる
マイナンバーは、源泉徴収票や社会保険手続きなど、法令で定められた事務に利用します。利用目的を記録できるアプリなら、何の手続きで使ったかを確認しやすくなります。
退職者や契約終了者の情報は、必要な保存期間を過ぎた後に廃棄する運用が求められます。廃棄予定の管理や削除履歴を残せるかも確認してください。
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マイナンバー管理システムアプリが向く場面
マイナンバー管理システムアプリは、従業員数が増えて管理対象が広がる企業や、紙管理からの移行を進めたい企業に向いています。ここでは、導入を検討しやすい具体的な利用シーンを紹介します。
入退社が多い企業
入退社が多い企業では、マイナンバーの収集・利用・廃棄のタイミングが頻繁に発生します。紙やメールで管理していると、提出状況や廃棄漏れを把握しにくくなります。
アプリを使えば、入社手続きとあわせて収集依頼を行い、退職後の管理まで流れを整えられます。人事担当者が少ない企業ほど、進捗管理のしやすさが重要です。
アルバイトや支払先が多い企業
アルバイトやパート、業務委託先、講師、士業など、報酬支払先が多い企業では、従業員以外のマイナンバー管理も必要になる場合があります。
対象者ごとに提出依頼を行い、提出済みか未提出かを一覧で確認できると便利です。支払調書の作成に備えるなら、会計や給与関連のシステム連携も確認しましょう。
在宅勤務で紙回収が難しい企業
在宅勤務や多拠点勤務が多い企業では、紙の個人番号台帳や本人確認書類を安全に回収しにくい場合があります。郵送やメール添付では、紛失や誤送信への配慮も必要です。
オンライン提出に対応したアプリなら、従業員が自宅から登録できます。管理者は提出状況を画面で確認できるため、拠点に依存しない運用を作りやすくなります。
監査や内部統制を強化したい企業
監査対応や内部統制を重視する企業では、マイナンバーの管理状況を説明できる体制が必要です。保管場所や閲覧者を曖昧にせず、操作履歴を残すことが求められます。
アプリを活用すると、権限設定やログ管理、廃棄記録を一元管理できます。管理の証跡を残せることは、紙管理から移行する大きなメリットです。
マイナンバー管理システムアプリの比較ポイント
マイナンバー管理システムアプリを選ぶ際は、料金や知名度だけで判断しないことが大切です。収集方法や権限設定、連携機能、サポート体制を確認し、自社の運用にあう製品を比較しましょう。
収集方法が自社にあうか
まず確認したいのは、対象者が迷わず提出できるかです。スマートフォンから入力できるか、本人確認書類をアップロードできるか、未提出者へ通知できるかを見ましょう。
従業員だけでなく、扶養家族や支払先の管理が必要な場合もあります。対象者の範囲を整理したうえで、収集依頼のしやすさを比較してください。
安全管理措置に対応できるか
マイナンバー管理では、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を意識する必要があります。アプリでは、アクセス制御やログ管理、暗号化、バックアップなどを確認しましょう。
特にクラウド型を利用する場合は、データ保管場所や通信の暗号化、サポート範囲も重要です。社内規程と照らしあわせ、必要な管理水準を満たせるか確認してください。
既存システムと連携できるか
給与計算や年末調整、労務手続き、会計システムと連携できると、マイナンバーを必要な帳票や手続きに活用しやすくなります。二重入力を減らせる点もメリットです。
すでに人事労務システムを利用している場合は、同じシリーズで統一する方法もあります。一方で、専用システムのほうが権限や廃棄管理を細かく設定できる場合もあります。
運用開始後のサポートがあるか
マイナンバー管理は、導入して終わりではありません。入社時の収集や年末調整、退職後の保管と廃棄など、継続的な運用が発生します。
導入時の設定支援や問い合わせ対応、マニュアルの有無を確認しましょう。人事担当者が少ない企業では、初期設定や運用相談に対応してくれる製品が安心です。
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▶労務業務と連携しやすいマイナンバー管理システムアプリ
ここからは、ITトレンドに掲載されているマイナンバー管理システムを紹介します。まずは、入社手続きや年末調整、給与計算などの労務業務と一体で使いやすい製品です。従業員情報と個人番号をまとめて管理したい企業は、周辺機能との連携範囲を確認しましょう。
SmartHR
- スマホで完結。従業員本人が直接入力し、収集の手間を大幅削減
- ISO/IEC27001やSOC2Type2取得。最高水準セキュリティで安全保管
- e-Gov連携でそのまま電子申請！破棄も確実・簡単に
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員情報の収集や労務手続きに対応するクラウド人事労務ソフトです。マイナンバーを暗号化して保管し、収集から電子申請までの連携を進めたい企業に適しています。従業員とのやり取りをオンライン化し、紙の提出や確認作業を減らしたい場合に検討できます。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、人材情報や労務手続きを管理できるクラウド型の人事管理システムです。マイナンバーの収集や保管を、入社手続きや従業員情報管理とあわせて整備したい企業に向いています。ジョブカンシリーズを利用している場合は、周辺業務とのつながりも確認するとよいでしょう。
ジンジャー人事労務
- マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、マイナンバーの収集から管理、利用、廃棄までをオンラインで行える人事労務システムです。従業員情報とあわせて個人番号を管理したい企業に向いています。情報変更の履歴確認や権限管理を活用し、紙管理からの移行を進めたい場合にも検討できます。
freee人事労務
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 低コストで手軽に管理
- 金融機関並みの通信・暗号化技術で万全のセキュリティ
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、クラウドで人事労務業務を管理できるシステムです。マイナンバー管理に加え、勤怠や給与、年末調整などの周辺業務との連携を重視したい企業に適しています。従業員がWeb上から必要情報を入力できるため、担当者の確認作業を効率化しやすい製品です。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、労務管理や給与関連業務を支援するクラウドサービスです。従業員情報をもとに、マイナンバー管理を含む労務業務を整理したい企業に向いています。人事労務と給与業務を一連の流れで管理したい場合は、対応範囲や連携機能を比較しましょう。
▶個人番号管理を強化するマイナンバー管理システムアプリ
マイナンバーの収集や保管、利用履歴、廃棄管理を独立した仕組みで整えたい場合は、専用性の高い製品が候補になります。既存の給与計算システムや会計システムを活かしながら、個人番号の管理体制を強化したい企業に向いています。
JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理 （株式会社日本デジタル研究所）
- 各ソフトと連携し、個人番号を一括管理。
- 権限と保存期間の設定によるアクセス制御
- OCRやCSV取込など、多様なデータ収集に対応
マイナワン （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- マイナンバー管理を収集から廃棄まで一括対応
- 高精度eKYCで本人確認を迅速化し、手続き負担を軽減。
- JIS Q15001準拠の安全な管理体制を構築。
奉行Edge マイナンバークラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 法・制度改正に追加料金なしで対応可能！
- Azureをベースに稼働し99.9％以上の高い可用性をキープ！
- 3段階認証でマイナンバーの不正利用を徹底防止！
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マイナンバー管理システムアプリの注意点
マイナンバー管理システムアプリを導入する際は、機能だけでなく運用ルールも整える必要があります。誰が扱うのか、いつ廃棄するのか、緊急時にどう対応するのかを決めておきましょう。
利用目的を明確にする
マイナンバーは、法令で認められた事務に必要な範囲で利用します。収集前に、源泉徴収票作成や社会保険手続きなど、利用目的を対象者へ示すことが大切です。
アプリの導入時には、利用目的の通知方法や同意確認の流れを確認しましょう。対象者への案内文を整えておくと、提出時の問い合わせを減らしやすくなります。
社内ルールを整備する
アプリを導入しても、社内ルールが曖昧なままでは安全な運用は難しくなります。担当者や承認者、閲覧できる範囲、出力時の扱いを決めておきましょう。
退職者や契約終了者の情報をいつ確認し、どのように廃棄するかも重要です。システム設定と社内規程をあわせることで、運用のばらつきを抑えられます。
従業員への案内を準備する
従業員がマイナンバー提出に不安を感じる場合もあります。なぜ必要なのか、どの手続きで使うのか、どのように保管されるのかをわかりやすく伝えましょう。
提出画面の操作方法や本人確認書類の準備方法も案内しておくと、提出の遅れを防ぎやすくなります。問い合わせ先を明確にすることも、スムーズな運用につながります。
マイナンバー管理システムのアプリ利用に関するFAQ
ここでは、マイナンバー管理システムアプリの導入前によくある疑問を整理します。紙管理との違いやクラウド利用の不安、無料ツールの可否などを確認し、比較検討に役立ててください。
- Q１：無料の表計算ソフトで管理してもよいですか？
- 表計算ソフトで管理する場合でも、閲覧権限やパスワード、保管場所、操作履歴、廃棄方法を厳格に管理する必要があります。対象者が少ないうちは運用できる場合もありますが、従業員数や支払先が増えると管理負担が大きくなります。安全性と証跡管理を重視するなら、専用アプリの検討がおすすめです。
- Q２：クラウド型でも安全に使えますか？
- クラウド型でも、暗号化やアクセス制御、ログ管理、バックアップなどの対策が整っていれば、安全な運用を目指せます。ただし、すべての製品が同じ管理水準ではありません。セキュリティ機能やデータ保管体制、サポート範囲、社内規程との相性を確認しましょう。
- Q３：スマートフォンから提出できますか？
- 製品によっては、従業員がスマートフォンからマイナンバーを入力し、本人確認書類の画像を提出できます。在宅勤務や多拠点勤務が多い企業では便利です。導入前に、対応端末や画面のわかりやすさ、提出依頼メールの文面、未提出者への通知機能を確認してください。
- Q４：退職者のマイナンバーはどう管理しますか？
- 退職後も、税務や社会保険関連の手続きで一定期間保管が必要な場合があります。不要になった情報は、社内ルールにもとづいて廃棄する運用が必要です。アプリを選ぶ際は、退職者のステータス管理、廃棄予定日の確認、削除履歴の記録に対応しているかを見ましょう。
- Q５：導入時に最初に決めることは何ですか？
- 最初に決めたいのは、管理対象と運用担当者です。従業員だけを対象にするのか、扶養家族や報酬支払先も含めるのかで必要な機能が変わります。次に、収集方法や権限設定、既存システム連携、廃棄ルールを整理すると、製品比較を進めやすくなります。
まとめ
マイナンバー管理システムアプリは、個人番号の収集・保管・利用・廃棄を安全に管理するための仕組みです。紙や表計算ソフトでの管理に不安がある場合は、権限設定やログ管理、既存システム連携を比較しましょう。自社にあう製品を効率よく探すなら、ITトレンドの一括資料請求も活用してください。
