見積業務を効率化するには？システム化で受注拡大にもつながる！？

エクセルによる見積作成の問題点

見積作成をエクセルで行っている企業も多いと思います。しかし、細かな入力やフォーマットの統一など煩雑な作業が多くあり、ミスも多く多発しているのではないでしょうか。また、エクセルの場合ある程度入力に融通が効くので、確認や承認といった作業にも多くの労力を割きます。

そんな煩雑な作業から解放されるために、近年見積管理システムうを導入する企業が増えてきています。

エクセルでの見積作成の問題点についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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エクセルより効率的に見積作成するには？

効率的に見積作成を行うなら、見積管理システムを導入することをおすすめします。

「システムをわざわざ導入するほどではない」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、見積管理システムはただ見積を作成するだけではありません。外出先からの操作や見積もりの承認機能、業績改善のための見積もり分析など、従来の見積作成の一歩先まで行えます。

以下の記事では、見積管理システムの基本的な機能について解説しているので、興味のある方は参考にしてください。

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見積作成の課題を解決する見積管理システム

受注の有無を左右する見積作成。営業活動の最も重要なステップであり、受注はもちろん、利益やスケジュールにも大きな影響を与えます。見積作成にはいくつかの課題があり、ここではその課題と見積管理システム導入によるメリットを解説します。

見積作成の効率化

見積りは他社よりもすばやい提出が効果的です。遅れては価格以前に印象が悪くなります。そこで、見積管理システムでは、テンプレートを用意しています。Excelなど手作業で作成することなく、最小限の手間で、見やすい見積りを提出できます。

また、基幹システムの各種データと連携し、二重入力の手間とミスをなくします。さらに、モバイルに対応することで、帰りの電車の中、あるいは商談の最中に金額を提示することも可能。見積管理システムは、最前線で活躍する営業担当を応援します。

承認フローのスピード化

多くの企業は見積提出に複数の承認ステップを設けています。見積価格の適正化と価格交渉のブラックボックス化を防ぐためです。しかし、この承認フローに必要以上の時間がかかるようでは機会損失になりかねません。

そこで、見積管理システムではワークフローを搭載し、スムーズな承認フローを支援します。承認は外出先からも可能となっており、上司が出張だから承認できないという事態を防ぎます。帰社することなく、その場で承認を得ることも可能となります。

もちろん、早ければいいというわけではありません。承認する側は価格の根拠や妥当性を判断する目安を確認して承認できます。

原価を考慮した適正価格の提示

原価割れの値引きや赤字プロジェクトは、経営に影響を与えかねません。しかしながら高すぎる金額や長すぎる納期では、受注の見込みがなくなります。見積りには原価を考慮した適正な価格提示が必須となります。

そこで、見積管理システムは基幹システムや原価システムなどと連携し、利益率を確認しながら見積金額を算出できます。競争力のある価格で、受注件数を増加させることもできます。管理する側も、過去・現在の見積りと比較できるなど、多角的な分析が可能です。

ノウハウの共有

受注するためには、見積作成のテクニックや提出のタイミングが大切です。競合の場合、単独でも複数回の見積りを求められた場合、数パターンの見積りを依頼された場合など、それぞれに異なるノウハウが必要です。

これら見積りをナレッジとして蓄積することで、他の営業担当が参照できるようになります。また、勝敗金額を分析することで、勝率の高い見積作成が可能となります。

もっと見積管理システム導入のメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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提供されている製品のタイプ

見積管理システムの製品には次のタイプがあります。

■専用パッケージ

見積管理システムとして独立したパッケージとして販売されています。見積作成に特化されたきめ細かな機能が搭載されています。見積作成は他システムのデータが必要となるため、ERPなどとの連携機能も用意されています。

■ERPのモジュール

ERPのモジュールとして用意されている見積管理システムです。見積管理システムだけを切り離して導入できますし、後から追加することもできます。受注から納品までの広範な販売業務に対応し、一貫したシステム構築が可能となります。

■業種特化

業種ごとに見積作成には多彩な独自性があり、それらに特化した見積管理システムが用意されています。建設業、組立製造、プロセス製造、IT、卸売りなど、その業種に即戦力となる項目が盛り込まれています。相場単価を参考にできる製品もあります。

見積管理システムの選定のポイントもしておきたいという方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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作成や管理にかかっている工数をしっかり把握しよう！

いかがでしょうか。エクセルでの見積作成は費用を抑えられるかもしれませんが、その作成や管理にかかっている工数をしっかり考えてみるとシステムを導入した方が、コストを削減できる場合も大いにあります。この機会に見積作成業務のスピードアップと競争力強化のために、見積管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。