見積管理システム５つの導入メリット
見積作成が簡単にできる見積管理システムですが、他にも以下の５つのメリットがあります。
では、具体的にどんなメリットなのでしょうか。詳しく解説します。
メリット１ 見積作成の効率化・ペーパーレス化
多くの会社は、Excelによるテンプレートを用意し、自社製品・商品・サービスの種類、単価、数量等を入れて見積を作成しています。また、紙ベースの見積書の発行には、印刷を行い、手渡しあるいは郵送により提示するという過程があります。
見積管理システムの主要な機能は、製品・商品ごとの価格をデータベース管理し、簡単な入力操作のみで見積を作成すること。PDF、メール送信、ブラウザ閲覧などにより、発行まですべてペーパーレスで行うことができます。
過去に作成した見積がパターン化され、商品名も統一化されるので、類似案件の見積がスムーズに作成できるようになるのも利点です。
メリット２ 場所を選ばず見積書を作成
見積の作成は、スピードが勝負。価格優位性だけではなく、迅速な発行により競合企業と比較する際のアドバンテージとなります。ときには、営業担当者による商談の途中、その場で見積作成する必要が生じることもあります。
見積管理システムは、モバイル機器により外部から見積のデータベースにアクセスすることができます。支社や支店、営業所はもちろん、喫茶店や交通機関の利用中、客先の会議室等々、どこからでも見積作成と提示が可能です。
メリット３ 承認機能で発行時間の短縮・内部統制対策
見積を提出するまでに、決定権限のある担当者による承認を受ける運用体制を敷いている場合、営業担当者が見積の作成を顧客に依頼されてから、実際に提出するまでにタイムラグが生じることが避けられません。
見積管理システムは、自社の各部門からデータベースにアクセスできるため、アップされた見積をタイムリーに閲覧・精査し、価格の適正さをチェックしたうえで、スムーズな承認をすることができます。上記で説明した社外で作成した見積についても、帰社することなくその場で承認を受けることが可能です。
さらに、見積管理システムを使えば、フォーマットが画一化されており、見積データもチェックできるため内部統制対策にもなります。
メリット４ 原価を考慮した適切な見積作成
見積管理は、営業活動と並行して行うことになりますが、売上や営業成績、クロージングを重視する営業担当者と、財務状況を考慮して承認を行う承認担当者の間で、価格設定に関する認識の食い違いが生じる事態が発生することがあります。これが、原価割れとなる値引きが行われる原因となっています。
見積管理システムでは、過去に発行した見積のほか、人件費や管理費を勘案した工程ごとの原価情報も管理ができます。原価計算ソフト等との連携で、利益率を確認しながらの見積書作成によって、営業担当者も財務的根拠に基づく見積書を作成でき、また承認も基準に沿って、スムーズに行うことが可能です。
メリット５ 業務改善につながる見積分析
見積は言うまでもなく成約を目指して提出されるものです。成約履歴は、営業戦略、財務戦略など、トップマネジメントのために重要な資料となります。しかし、見積ごとの提出後の成約状況などの進捗の情報、売上と利益などの情報が管理されていない例も見られます。
見積管理システムでは、過去の見積情報だけではなく、見積による成約率、個々の契約による利益率などの情報とも連携し、分析資料として出力します。見積作成について、過去の履歴をもとにPDCAを回すことで、利益を確保しながら成約が取れる理想的な価格設定につながります。
見積管理システムを導入してエクセル作業から脱却！
見積管理システムは、導入により作成・発行のほか、財務改善などにもつながる可能性が大いにあります。導入の際は、見積作成の機能をもたらす数々のメリットをいかに享受できるかが重要となってくるといえるでしょう。
現状、エクセルで見積作成を行っている企業も多いかと思いますが、見積管理システムを導入して業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
