商談方法が変わるかも！？　最新見積管理システム

見積管理システムでできること

見積管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

■見積書フォーマットの統一

エクセルでは、新しいフォーマットが完成するたびに「最新版1」「最新版2」…などと、最新版が複数あって紛らわしくなってしまいます。見積管理システムでは最新フォーマットを1つにすることができ、見積書の管理が容易になります。

■購買プロセス内のフローを自動化・効率化

顧客管理システムや会計システムと連動させることで、見積書に記載した情報がすべてのシステムで共有されます。売上計上への自動書き込みや、請求書の自動発行が可能です。データを蓄積して原価計算などの分析に活用することもできます。

では、最新の見積管理システムでは、新たにどのようなことができるのでしょうか？

最新見積管理システム1　クラウド型

クラウド型見積管理システムでは、社内で1つのクラウドサービスを共有します。通常のオンプレミス型の見積管理システムでは、見積書を作成しても、その見積書はあくまで個人所有でした。クラウド化することで、すべての見積書を1つのプラットフォームで管理することができます。これによって解決される問題は3つあります。

①自分のお客様でなくても対応可能

お客様から電話がかかってきたけれども、担当者がいない…なんてこと、よくありますよね。自分の担当のお客様でなくても、クラウド上に見積書が残っていることで、ある程度の対応が可能になります。お客様の満足度もアップするでしょう。

②見積書の承認がオンライン上で可能

同じプラットフォームを共有しているので、紙面上の管理や承認フローがオンライン上で可能です。

③以前の見積書との整合性を取ることができる

見積書の管理ができていないと、見積方法や商品の値段など数字面での矛盾が発生するリスクがあります。他の社員の見積書を確認しながら見積書を作成できるので、社内で見積方法を統一することができます。

最新見積管理システム2　タブレット対応

最近ではタブレット端末に対応した見積管理システムが登場しています。基本的にクラウド型製品で、アプリ化しているシステムも存在します。社内のパソコンで見積管理システムを使用している場合、訪問が終わった後に帰社して見積書を作成し、後日また訪問して擦り合わせて・・・というように、訪問先と自社を行き来する必要があります。

持ち運びが容易であるタブレット端末で見積管理システムを使用すると、以下の2つのメリットがあります。

また、タブレット端末を持ち運ぶことで、商品の画像やプロモーション動画を紹介することができます。訪問先で視覚的なプレゼンテーションができ、よりわかりやすく魅力的な商談ができます。

まとめ

見積管理システムは、経理担当の作業効率を改善するだけでなく、上記のように営業担当の商談の質を向上させることができます。自分の端末上にデータが残らないという点でもクラウド型製品は優れています。

商談の質を上げる1つの方法として、見積管理システムを検討してみませんか？