エクセルでの見積管理とは？システムで業務を自動化しよう！

エクセルでの見積管理が効率的でない理由は？

ここでは、エクセルでの見積管理が失敗する２つの理由について説明します。

１．書類の総合的な管理ができない

個人がエクセルで見積書を作成すると、顧客情報が抜けていたり、フォーマットを統一できなかったりといった問題が起こります。フォーマットを統一したとしても、見積書を作成するほどデータ量が増え、煩雑になってしまうでしょう。また、見積書番号が重複し、お客様の情報管理も困難になります。これでは、効果的な見積管理はできません。

２．一連の作業を自動化できない

エクセル上で見積書を作成しても、テキストフォーマットでしかありません。その後の受注処理から会計・請求書発行・入金までの一連のフローを自動化できず、都度手入力されます。ミスが発生する危険もあるため、おすすめできません。

以上のように、エクセルで見積管理をしても、紙媒体での管理と変化がないかもしれません。効果的な見積管理には、専用システムの導入が不可欠といえるでしょう。

見積管理システムでできること

見積管理システムとは、見積書の作成・承認・発行・管理など、一連の見積業務を効率化できるシステムです。システム導入でどれくらい自動化できるのか、一連の見積業務を詳しく見てみましょう。

システムを活用した一連の見積業務

商談が進んだら、パソコン上で見積書を作成します。顧客情報を入力すると、顧客管理システムと連携して、取引が見積書の作成段階に進んだと記録されるのが一般的です。また、財務情報システムと連携して、売上予測などの事業管理を自動で行うことも可能です。

受発注処理に移ると、請求書を自動発行し、自動的に会計システムに売上が計上されます。入金確認が完了して、一連の取引の流れは終了です。

見積管理システムの機能について興味のある方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事

watch_later 2021.06.03

見積管理システム７つの基本機能一覧！

続きを読む ≫

見積管理システムで業務削減ができる

見積管理と聞くと、見積書をデータ化するだけだと勘違いしてしまう方もいるでしょう。しかし上記のように、人手を大幅にカットした取引管理を可能にするのが見積管理システムの強みです。製品によっては、見積書を作成する段階で顧客情報システムと連動できるものも存在します。顧客情報が自動で書き込まれ、商談時間を有効に活用できます。

ほかにも見積管理システムにはさまざまなメリットがあるので、以下の記事を参考にしてください。

関連記事

watch_later 2022.03.10

見積管理システム導入による５つのメリット！

続きを読む ≫

近年の見積ツール事情

見積管理のデータ化に伴い、従来ではできなかった商談や取引方法が実現できるようになっています。

１：スマートフォンやタブレットでの見積書作成

簡単に持ち運びできるスマートフォンやタブレット端末で、見積書を作成できる製品が登場しました。商談において画像や動画を交えつつ商材を紹介できます。また、その場での見積書作成・印刷まで進めることも可能です。

タブレット対応の見積管理システムに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事

watch_later 2022.11.10

商談方法が変わるかも！？タブレット対応の見積管理システムとは？

続きを読む ≫

２：電子印鑑の登場

電子印鑑とは、パソコン上のフォーマットに印字できる印鑑です。それぞれの印鑑にシリアルナンバーがついており、同姓でも個人の特定が可能になっています。

ただし、印鑑としての効力はなく、ただの画像として扱われるという見解もあります。セキュリティ面に不安が残り、導入率もそれほど高くないのが実際のところです。今後どういう動きを見せるのか期待しましょう。

エクセルよりも無料の見積管理システムから導入してみよう

費用を抑えるための見積管理に工数をかけていては、本末転倒です。まずは、無料の見積管理システムを試してみて、どれだけ工数が削減し、業務が効率化するのかを実感してみてはいかがでしょうか。

さらに、見積管理システムを導入することで、エクセルにはできない見積もり後のフロー自動化や、管理コスト削減に貢献します。毎日のように増加する見積書をデータ化するには、早めのシステム導入がおすすめです。

無料の見積管理システムについて気になる方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事

watch_later 2022.03.09

無料で利用できる見積管理ソフト７選！選び方や注意点も紹介

続きを読む ≫