エクセルでの見積管理とは？システムで業務を自動化しよう！

エクセルでの見積管理のデメリットは？

ここでは、エクセルでの見積管理が失敗する２つの理由について説明します。

１．書類の総合的な管理ができない

個人がエクセルで見積書を作成すると、顧客情報が抜けていたり、フォーマットを統一できなかったりといった問題が起こります。フォーマットを統一したとしても、見積書を作成するほどデータ量が増え、煩雑になってしまうでしょう。また、見積書番号が重複し、お客様の情報管理も困難になります。これでは、効果的な見積管理はできません。

２．一連の作業を自動化できない

エクセル上で見積書を作成しても、テキストフォーマットでしかありません。その後の受注処理から会計・請求書発行・入金までの一連のフローを自動化できず、都度手入力されます。ミスが発生する危険もあるため、おすすめできません。

以上のように、エクセルで見積管理をしても、紙媒体での管理と変化がないかもしれません。効果的な見積管理には、専用システムの導入が不可欠といえるでしょう。

見積管理システムのメリット

見積管理システムとは、見積書の作成・承認・発行・管理など、一連の見積業務を効率化できるシステムです。システム導入でどれくらい自動化できるのか、一連の見積業務を詳しく見てみましょう。

見積作成業務の自動化

商談が進んだら、パソコン上で見積書を作成します。顧客情報を入力すると、顧客管理システムと連携して、取引が見積書の作成段階に進んだと記録されるのが一般的です。また、財務情報システムと連携して、売上予測などの事業管理を自動で行うことも可能です。

受発注処理に移ると、請求書を自動発行し、自動的に会計システムに売上が計上されます。入金確認が完了して、一連の取引の流れは終了です。

見積管理システムの機能について興味のある方は、以下の記事を参考にしてください。

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業務削減ができる

見積管理と聞くと、見積書をデータ化するだけだと勘違いしてしまう方もいるでしょう。しかし上記のように、人手を大幅にカットした取引管理を可能にするのが見積管理システムの強みです。製品によっては、見積書を作成する段階で顧客情報システムと連動できるものも存在します。顧客情報が自動で書き込まれ、商談時間を有効に活用できます。

ほかにも見積管理システムにはさまざまなメリットがあるので、以下の記事を参考にしてください。

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近年の見積ツール事情

見積管理のデータ化に伴い、従来ではできなかった商談や取引方法が実現できるようになっています。

１：スマートフォンやタブレットでの見積書作成

簡単に持ち運びできるスマートフォンやタブレット端末で、見積書を作成できる製品が登場しました。商談において画像や動画を交えつつ商材を紹介できます。また、その場での見積書作成・印刷まで進めることも可能です。

タブレット対応の見積管理システムに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

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２：顧客管理システムやSFAとの連携

見積を作成するだけでなく、他システムと連携することで顧客情報の分析、受注価格の分析など営業活動に利用できるようになります。また、会計システムと連携することで請求管理、入金管理に活用できるなど営業事務から経理業務までを一貫して自動化することも可能です。

対応できる範囲はシステムによって異なるため、まずは資料請求をして製品の比較をしてみましょう。

エクセルよりも見積管理システムを検討してみよう

頻繁に発生する見積管理業務に工数をかけていると生産性の低下に繋がります。まずは、見積管理システムを比較してみて、どれだけ工数が削減し、業務が効率化するのかを実感してみてはいかがでしょうか。

見積管理システムについて気になる方は、以下より資料請求を行い、具体的な製品の比較を始めましょう。