エクセルではできない？見積管理を自動化しよう

見積管理システムでできること

見積管理ツールでは、見積書の作成、承認、発行、管理など、一連の見積業務を効率化することができます。現在、企業の30％以上が導入しており、60％以上が導入を検討していると言われています。システム導入でどれくらい自動化できるのか、一連の見積業務を詳しく見ていきましょう。

商談が進んだら、パソコン上で見積書を作成します。顧客情報を入力すると、顧客管理システムと連携して、お客様との取引が見積書を作成している段階に進んだという記録がなされます。また、財務情報システムと連携して、売上予測などの事業管理も自動で行うこともできます。

受発注処理に移ると、請求書を自動発行し、自動的に会計システムに売上が計上されます。入金確認が完了して、一連の取引の流れは終了です。

見積管理と聞くと、見積書をデータ化するだけだと勘違いしやすいです。しかし上記のように、人手を大幅にカットした取引管理を可能にするのが見積管理システムの強みです。

製品によっては、見積書を作成する段階で既に顧客情報システムと連動できるものも存在します。顧客情報が自動で書き込まれ、商談時間を有効に活用できます。

なぜエクセルでの見積管理は効率的ではないのか

では、なぜエクセルでは見積管理が失敗するのでしょうか？それには2つの理由があります。

1）　書類の総合的な管理ができない

個人がそれぞれエクセルで見積書を作成すると、必須の顧客情報が抜けていたり、見積書のフォーマットを統一できなかったりといった問題が起こります。フォーマットを統一したとしても、見積書を作成すればするほどデータ量が増え、煩雑になってしまいます。見積書番号が重複し、お客様の情報管理が困難になります。これでは、効果的な見積管理はできません。

2）　一連の作業を自動化できない

エクセル上で見積書を作成しても、それはテキストフォーマットでしかありません。その後の受注処理から会計、請求書発行、入金までの一連のフローを自動化できず、その都度手入力が行われます。ミスが発生する危険があり、あまりおすすめできません。

以上のように、エクセルで見積管理をしても、紙媒体での管理とあまり変わらないかもしれません。効果的な見積管理を行うためには、専用システムの導入が不可欠といえるでしょう。

見積ツールの最新事情

見積管理のデータ化に伴い、今までになかった商談や取引方法ができるようになっています。2つご紹介します。

1）スマートフォンやタブレットでの見積書作成

簡単に持ち運びできるスマートフォンやタブレット端末で、見積書を作成できるような製品が登場しました。商談において画像や動画を交えつつ商材の紹介ができ、その場で見積書を作成、印刷まで進めることができます。

2）電子印鑑の登場

電子印鑑とは、パソコン上のフォーマットに印字できる印鑑です。それぞれの印鑑にシリアルナンバーがついており、同姓でも個人の特定が可能になっています。ただし、印鑑としての効力はなく、ただの画像として扱われるという見解もあります。セキュリティ面に不安が残り、導入率もそれほど高くないのが実際のところです。今後どういう動きを見せるのか期待しましょう。

まとめ

見積管理システムを導入することで、エクセルにはできない見積もり後のフロー自動化や、管理コスト削減に貢献します。毎日のように増加する見積書をデータ化するには、早めのシステム導入がおすすめです。