見積管理システムで解決できる課題と導入のメリット

見積管理における課題

受注活動の入り口である見積書作成は、営業にとっては取引を成功させる重要な業務です。しかし見積書作成には、以下のような課題があります。

• 見積情報が個人管理で一元化されていない
• 見積情報の共有化ができていない
• 承認手続きのタイムラグで商機を逸してしまう
• 原価情報と連携できていない
• 見積が営業戦略に活かされていない

■見積情報が個人管理で一元化されていない

見積を営業担当者ごとにExcelなどで作成しているため、見積情報が断片化している状態です。この状態ですと、過去の見積や他の担当者が作成した類似案件の見積データが参照できず、毎回ゼロベースから見積書を作成する手間がかかります。

■見積情報の共有化ができていない

過去の見積書ファイルや現在進行中の他担当者の見積情報、あるいは単価テーブルなど見積に関するさまざまなデータを部門全体で共有化できていないため、オフィスに戻らなければ見積が作成できず、商談中や移動時間に見積を作成することができません。

■承認手続きのタイムラグで商機を逸してしまう

せっかく急いで見積書を作成しても、承認権を持つ上長などが多忙であったり、出張などで不在のために承認を得られず、顧客に提出するまでのタイムラグが生じて競合他社に遅れを取ってしまうことがあります。

■原価情報と連携できていない

個々に作成される見積が、原価情報と連携されていないことで、受注を獲得したい一心の担当者が原価割れとなる価格設定を行ってしまったり、承認部門の承認を得られずに案件が保留になってしまうことがあります。

■見積が営業戦略に活かされていない

営業の見積データや成約状況、売上、利益率などに関する情報が分析対象として一元管理されていないため、より成約率を高め、利益率を上げるためのPDCAを回すことに生かされていないことがあります。

見積管理システムの導入メリット

導入メリット1．見積書の一元管理で見積作成を効率化できる

見積管理システムにより、営業担当者が個々に作成して管理していた見積書をデータベースとして共有化することで、案件ごとに見積書をゼロベースから作成する手間を省き、部門内に存在する過去の成功案件を容易に検出して流用したり、現在進行中の類似案件を参照することが可能になります。

また、見積書フォームも統一されるため、担当者ごとや案件ごとのばらつきを無くし、チェックや承認の効率も上がります。

導入メリット2．時間と場所を有効活用できる

見積管理システムでは、見積書データや単価テーブル、原価情報などが一元管理されインターネット経由でアクセス可能になります。このことで、営業担当者はわざわざオフィスに戻らなくても、商談の途中や移動中などに、いつでもどこでも必要なタイミングで見積書を作成することができ、商機を逃すことがありません。

導入メリット3．見積承認手続きをスピーディーにできる

見積管理システムにより、作成された見積書はデータベース上に登録され、関係部門や上長はいつでもどこからでもネット経由で閲覧してチェックすることが可能になるため、承認手続きがスピーディーになります。

また、前述したように営業担当者が外出先で見積書を作成しても、オフィスの上長がすぐに閲覧してチェックできるため、営業担当者は外出先での営業活動を中断することなく承認を得ることが可能です。

導入メリット4．原価割れを防止できる

見積管理システムでは、過去の成功案件の見積書や原価情報、利益率などを参照しながら見積書を作成することができるため、原価割れになる見積書を作成してしまうリスクを回避することができます。 また、承認のためのチェックも効率良く進められるので、見積書提出までの手続きがスピーディーになります。

導入メリット5．売上向上に繋げることができる

見積管理システムにより、見積内容と成約状況、利益率などが一元管理されることで、案件ごとや担当者ごと、あるいは顧客ごとの営業成果を分析することができます。また、部門全体の営業成果についても分析できるため、より高い利益率を目指すための営業戦略を立てることができます。

以上のように、見積管理システムの導入を検討される際は、個々の営業担当者の業務効率を高めるだけでなく、営業部門全体の生産性を高めることも考慮されると良いでしょう。