【失敗例】見積管理システムを効果的に活用するためには？

失敗例1　導入システムの選定失敗

運送業を営むA社は、新規取引先開拓にともなって見積書作成の負荷が上がることを懸念し、見積管理システムの導入を決定しました。そもそも日頃から見積書の作成や管理には多くの工数を取られていたため、その削減を狙っての導入でした。

幾つかのベンダーを選定し、その中から総合的なコストが最も安価なパッケージソフトの導入を決定したがシステム導入後、営業部隊の負荷が以前より上がっていることが判明。

原因は、導入したパッケージソフトでは対応していない項目や書式が多くあるため、見積書を手作業で修正する必要が出てたことでした。そのため、多くの営業マンが以前からの方法で見積書を作成し、数値のみシステムへ反映するという作業をするはめになっていました。

A社は見積管理システムの運用を停止し、再度他の方法での負荷軽減策の検討をすることになってしまいました。

失敗例2　営業裁量による見積変更

システム開発を行っているB社は、営業部隊の事務作業軽減と受注率アップをもくろんで見積管理システムを導入しました。結果、B社のもくろみ通り、営業マンは多くの時間を営業活動に費やして顧客を増やし、見積書早期作成によって受注率もあがったが期末になって問題が発生。

見積管理システムで算出される受注金額と実際の財務数値との間に、無視できない差異が発生していました。それは、営業が見積提出時の交渉で行った割引でした。

B社の営業部隊は複雑な条件のもとで割引を了承するという交渉を行っており、条件や金額は紙ベースの見積書の修正や追記で対応することで処理され、システムに反映されることがほとんどありませんでした。

結果、実際の受注金額は見積管理システム上の金額の6割ほどになっており、経営戦略に非常に大きなインパクトを与えてしまったのです。

失敗例3　システムによる機械的な見積書作成

内装業を営むC社は、営業の事務負担軽減と見積書作成速度のアップをもくろんで見積管理システムを導入しました。システムの導入は成功をおさめ、C社営業部隊の事務負担は軽減されて営業活動は活発化し、見積書作成・提出の頻度も飛躍的に向上が実現。

しかしそこで、見積書の数値に営業の把握していない数値が紛れ込む問題が頻発し、受注率が大幅に下がってしまったのです。

その不明な数値は、間違いではないが、交渉の中で変動するために営業が敢えて曖昧にしているものや、発注後に交渉すべきものなど、発注元との機微な同意事項であり、数値的には問題ないが、営業交渉の上で間違っているものでした。

事態を重く見た経営層は見積管理システムの調査を行ったところ、見積書作成処理に営業が関与していない例が多数発見されました。見積管理システムで定型的に見積書が作成できるようになったため、営業は最低限の数値だけを事務員に連絡し、見積書作成・承認処理を丸投げしていたのです。そのため、交渉の機微な部分が見積書に反映されることなく、機械的に作成されていました。

それぞれの失敗例の対応策は？

ここからは、失敗例を受けてどんな対応を取るべきだったのか、解説します。

対応策１：商習慣に合わせたシステム選定

失敗例1のA社は、コストを重視しすぎ、自社業務の商習慣との整合性を軽視して導入したことに問題があります。

見積書の数値の出し方が業種ごとの商習慣や発注元の意向とずれていては、最適なものを作ることはできません。幾つかの業種では、専用の見積管理システムもリリースされていますので、自社の業種や発注元からの要求事項などをしっかりと理解した上で適切なシステムを導入することが、活用の第一歩となります。

見積管理システムの選定ポイントを押さえておきたいという方は、以下の記事をご覧ください。

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対応策２：営業指針を明確にする

失敗例2のB社の問題点は、営業交渉上の例外事項について、システムに正しく反映されていなかったことです。見積金額と受注金額が違うのは当然です。それを正しく反映することで、今後の営業活動の指針にもなりますので、機微な部分も含めてすべて明確にしておく必要があります。

対応策３：システムだけに頼らない

失敗例3のC社については、もっとも情報をもっている営業が見積書作成に関与せず、機械的に処理されていたことが問題です。見積書に発注元との同意事項が網羅されていなければ、どれだけ正しい書類でも受注することはできません。

業種業態に合わせたシステム選定と漏れのない最適運用が必要

見積数値の算出は、商習慣や同意事項、発注元の要求など、様々な要因があるため、見積管理システムがそれに耐えうるものかをきちんと理解して導入しなければいけません。また、正しいシステムを導入したとしても、それを理解して適切に使用できるようにしなければ、うまく活用できません。

上記の失敗例を参考に、機能が必要十分かどうかや運用に当たってのルールの策定などをしっかりと検討しておけば、見積管理システムは営業活動を飛躍的に向上させ、売上増に大きな貢献をしてくれることでしょう。