見積管理システム７つの基本機能一覧！目標達成に役立つ機能とは？

見積管理システムの基本機能一覧

見積管理システムには、見積書を提出するのに必要な機能がすべて備わっています。以下のような機能が例として挙げられます。

• ●作成
• ●承認
• ●発行
• ●保管
• ●営業支援
• ●分析
• ●他システムとの連携
• ●スマホ・タブレット活用

では、それぞれの機能に関して詳しく解説します。

【作成】豊富な見積マスタの登録

あらゆる業種に迅速に対応するために、見積マスタを登録することが可能です。テンプレートを呼び出し、必要事項を記入するだけで見積が作成できます。 またマスタは自由に設定を行うことができ、初期値なども設定できます。

アシスタント機能がついている製品もあり、おかしな数値が入力されていたり、入力箇所を間違えていたりすると教えてくれるので、ミスなく見積作成が可能になります。

【承認】フローの効率化と内部統制対策

優れた見積管理システムは、利用者の社内状況にも配慮しています。すなわち、承認機能を正しく実装しており、上司が許可をしていない見積にたいして印刷ができないなどの配慮がなされています。Webに完全対応しており、外出先でも即座に意思決定が可能です。

承認の要否に対する条件や見積金額や値引率などに応じた承認も設定できるので、具体的なクライアントへの提案が、偽りなく把握できます。また、適切な見積処理は内部統制対策の一環にもなります。

【発行・保管】作業効率アップにつながる

作成から承認までスムースに行えるので、発行の作業スピードが高まります。さらに、作成された見積は保管されているため社内に共有することができ、どこでも誰でも閲覧が可能なので、担当者でないと分からないということがなくなります。また、前の見積を参考にして作成もできるのでナレッジの共有としても活用できます。

見積はあくまで営業の1段階、仕事をはじめるスタート地点です。そこの部分をいかに迅速に稼動するかによって、その後の受注の可否やプロジェクトの幸先などが決まるでしょう。

【営業支援】優れた営業バックアップ機能

見積管理システムは、単純に見積書を作って管理するだけでなく、営業のバックアップ機能がついている製品もあります。例えば、原価情報の一覧などを管理することができます。また、営業の結果の勝敗分析なども可能となるのです。

社内で申し送り・連携機能も付いており、ただ見積書を作成して終わりと言うわけでなく、営業全体を見越した発展的な機能が搭載されています。

【分析】市場での競争力をより強化

見積管理システムには、市場で勝ち抜くためのオプションも備わっています。例えば他の担当者が取得した原価情報を利用できるなど、同じ見積を取得する手間を省いています。これにより、全体的なスピードが向上します。

また、管理者は組織全体を見渡して、過去と現在の見積を検索、比較し、多角的に現状を分析することが可能となります。利益率や原価率、そして成約率などを駆使して、データを分析し、より市場競争力を高めていきます。

【他システムとの連携】社内データの活用

見積管理システムは原価管理システムや顧客管理システム、SFAなどを連携することでさらに活用ができます。

原価管理システムの場合、原価データを元に営業担当も財務的根拠に基づく見積を作成が可能です。また、顧客管理システムやSFAと連携することで、顧客情報の活用ができ業務がスムーズに行えるでしょう。

【スマホ・タブレット活用】外出先でも見積が可能

かつての見積管理システムは、外出先ですぐに見積を作ることは不可能でした。しかし、近年のスマートフォンの普及、そしてタブレットの開発によって、外出先での見積管理のニーズは高まっています。

多くの製品が、モバイルやタブレット対応を行っており、外出先でパソコンがなくとも即座に見積を出すことが可能となります。

見積管理システムにおけるタブレットの活用についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

さまざまな機能を活用して業務の効率化を

見積管理システムは、ただ単に現場の営業が迅速に見積を出すだけでなく、そこから受注に至るまでのトータルをサポートします。管理者としては多くの現場の情報が得られる有益なツールになるでしょう。

また現場の管理だけでなく、分析によって現場のリアルな声や情報が集まるのでマネジメントツールとしても優れています。より効率的に見積を管理することにより受注率のアップが期待できる見積管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。