見積書作成時に記載する項目
見積書は必要な項目が記載されていないとトラブルに発展する可能性があります。見積書に記載しなければならない基本的な項目を作成手順に沿って見ていきましょう。
宛先・発行元・発行日・見積番号・見積書のタイトル
ここでは、見積書の上部に記載する各項目の記載内容を解説します。
- 宛先
- 提出先の名称を記載します。会社・部署宛の場合は「御中」、個人の場合は「様」と敬称を使い分けます。担当者に役職がある場合、氏名の前に役職名を記載しましょう。
- 発行元
- 自社の社名・住所・電話番号・作成者名を記載します。提出先が企業の場合は社判を押印し、さらに作成者名の下または右横に作成者の印鑑を押印します。
- 発行日
- 発行日を年月日で記載します。見積書の有効期限設定に必要であるため、記載漏れのないよう注意してください。
- 見積番号
- 管理番号です。見積番号があると見積書を探しやすくなります。番号が重複しないように発番しましょう。
- 見積書のタイトル
- 「御見積書」「見積書」など、件名の記載があると何の書類なのか判断しやすいでしょう。
見積もり金額・納期・有効期限・支払い方法
つづいて、見積書の中で重要事項となる見積金額・納期・有効期限・支払方法に関する記載内容を解説します。
- 見積金額
- 見積金額（税込金額）を記載します。金額がわかりやすいよう、大きく記載しましょう。見積金額と合計金額は同じでなければいけません。
- 納期
- 商品やサービスを納品する期日です。
- 有効期限
- 提出先に発注の判断を促す場合や、価格変動が起こる商品の場合に記載します。法的な制限はありませんが、２週間から６ケ月の間で期限を設定するケースが多いです。
- 支払い方法
- 支払い方法や支払期限を記載します。支払いが複数回に及ぶ場合は、回数ごとに支払期限を明記しましょう。
取引内容・ 小計・ 消費税・ 合計金額・備考
最後に、見積書の詳細事項である、取引内容・小計・消費税・合計金額・備考の記載内容をそれぞれ解説します。
- 取引内容
- 提供する商品名やサービス内容、数量、単価などを記載します。
- 小計
- 税抜きの提示価格を記載します。
- 消費税
- 小計にかかる消費税を記載します。
- 合計金額
- 小計と消費税の合計金額です。見積総額と同じ額か確認しましょう。
- 備考
- 補足説明を記載します。各項目別に設けたり、下段にまとめて記載することもあります。
見積書作成時の注意点
見積書は受注につなげる書類であり、顧客との間で提示内容の共有を図る書類でもあります。そのため、見積書を作成する際は以下の２点に気をつけましょう。
相見積もりの内容を記載する
より良い取引を行うために大半の顧客は、料金や内容を他社と比較する「相見積もり」を取るものです。そこから最適な取引先を判断します。
そこで、相見積もりの内容を見積書に反映しましょう。料金やサービス内容、納期など顧客のニーズに沿うことができれば成約につながります。他社の見積内容を把握し、自社が実現できることはないか確認しましょう。
相手と認識のズレがないよう正確に記載する
見積書は、依頼内容と提案内容に乖離がないようにしなければなりません。顧客との間に認識のズレがあるとトラブルに発展します。
商品やサービス内容など、わかりやすく記載しましょう。特に開発や設計など、形のない商品は認識のズレによるトラブルが生じやすいです。「〇〇な状態を完成とする」など、認識の共有を図るため明確な情報を記載しましょう。
曖昧な表現や記入漏れがないよう、見積書を作成してください。
見積書の作成方法
見積書の作成には、ExcelやWordを利用する方法とシステムを利用する方法の２つがあります。それぞれの作成方法を見ていきましょう。
ExcelやWordで作成する
ExcelやWordは使ったことがあるという人が多いため、誰でも簡単に見積書を作成できるでしょう。フリーのテンプレートを活用すれば、一から見積書を作成する必要がありません。関数が使えるため、面倒な計算も不要です。また、ファイル名にキーワードを入力して保存すると検索性も向上します。
見積管理システムを利用する
見積管理システムでは、業務効率化が期待できるさまざまな機能を搭載しています。代表的な３つの機能は以下のとおりです。
- 見積書作成機能
- 商品や顧客ごとにテンプレートの管理が可能です。顧客と見積書の紐づけにより、見積書の作成ミスを防げます。
- 承認機能
- 滞りがちな承認フローの最適化を図ります。上司が出張などで不在でも承認申請ができ、迅速な承認業務が可能です。
- システム連携機能
- 原価管理システムなど他のシステムと連携すれば、適正価格などリアルタイムな情報を見積書へ反映できます。
正確な見積書を作成してスムーズに取引を進めよう
見積書の各項目を正確に記載しないとトラブルにつながります。また、相見積もりの内容を反映させ、見積内容に関して顧客との認識のズレが起きないようにしましょう。
ExcelやWordでも見積書は作成できますが、見積管理システムならばより簡単に作成可能です。自社の状況を踏まえたうえで検討をおすすめします。正確な見積書を作成し、受注率アップにつなげましょう。
