VAN発注とは何か仕組みを理解する
VAN発注は、企業間で発注や受注のデータを専用回線でやり取りする仕組みの一つです。まずは基本的な用語と、どのような流れでデータが行き来するのかを押さえておきましょう。
VANという言葉が指すもの
VANとはValue Added Networkの略で、日本語では付加価値通信網と呼ばれます。単なる通信回線ではなく、データ形式の変換や中継処理といった付加的な機能を備えている点が特徴です。
小売業と卸売業など、取引先ごとにシステムやデータ形式が異なる場合でも、VANが間に入ることで受発注データを橋渡しできます。この中継の役割が、VAN発注という呼び方の由来になっています。
発注データが流れる仕組み
VAN発注では、発注側の端末やシステムから送信されたデータが、いったんVAN事業者のセンターを経由し、取引先が扱える形式に変換されたうえで届けられます。専用線や公衆回線を利用する形態が一般的です。
受注側企業は受け取ったデータを自社の基幹システムに取り込み、出荷や在庫管理に反映させます。データ変換を仲介するしくみがあることで、双方が個別にシステムを合わせ込む手間を減らせます。取引先が増えても、都度個別に接続方法を調整する必要が少なくなる点も特徴の一つです。発注担当者にとっては、送信後の到達状況を確認しやすくなることも実務上の利点といえます。
VAN発注が広まってきた背景を知る
VAN発注は流通業や製造業を中心に長年利用されてきた仕組みです。なぜこの方式が選ばれてきたのか、当時の取引環境や業務課題という観点から振り返ります。背景を知ることで、現在の選択肢を検討する際の判断材料にもなります。
紙や電話による発注の課題
VAN発注が普及する以前は、発注書をファクスや電話で伝える方法が中心でした。手書きや口頭でのやり取りは転記ミスが発生する場合があり、確認や再連絡に時間がかかることもありました。
取引先の数が増えるほど、担当者が個別に連絡を取る作業量も増加します。こうした背景から、データを標準化してやり取りできる仕組みへの需要が高まっていきました。
業界標準としての普及
特に小売業界では、複数の卸売業者や仕入先と大量の受発注データをやり取りする必要があり、共通の通信基盤としてVANの利用が進みました。業界団体が推奨する形で採用が広がった例もあります。
取引先ごとに異なるシステムを個別開発するよりも、共通のVANを介した方が導入や運用の負担を抑えやすいという事情も普及を後押ししました。結果として、流通取引の基盤の一つとして位置づけられるようになり、食品や日用品など幅広い商材を扱う現場で採用が進んでいきました。
VAN発注のメリットと注意点を確認する
VAN発注には業務効率化につながる利点がある一方で、運用面で意識しておきたい点もあります。導入や継続利用を検討する際は、両面を把握しておくことが重要です。
効率化につながる点
VAN発注を利用すると、発注データを電子的に送受信できるため、手入力にともなう転記ミスを減らしやすくなります。取引先ごとに異なる帳票を扱う手間も軽減できる場合があります。
データが一定の形式でやり取りされることで、受け取った側もシステムへの取り込みを自動化しやすくなります。結果として、担当者が確認作業に割く時間を他の業務に振り分けやすくなる点もメリットです。あわせて、発注履歴が電子データとして残るため、過去のやり取りを後から確認しやすくなる点も利点として挙げられます。
運用で意識したい点
一方で、VAN発注は利用する回線や事業者に応じて通信費用が発生する仕組みです。取引量やデータの種類によっては、費用面での負担が課題になる場合があります。
また、古い通信規格を採用しているケースでは、取引先のシステム更新にあわせて対応方法を見直す必要が出てくることもあります。回線の保守終了時期などは事前に案内されることが多いため、利用中の仕組みが自社の取引形態に合っているか、定期的に確認することが望ましいといえます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受発注システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
VAN発注とEDIや受発注システムの違い
VAN発注としばしば並べて語られる言葉に、EDIや受発注システムがあります。それぞれが指す範囲や役割は異なるため、混同しないよう整理しておきましょう。
| 項目 | 特徴 |
|---|---|
| VAN発注 | 専用回線などを介してデータを中継し、取引先ごとの形式変換を担う仕組みです。 |
| インターネットEDI | インターネット回線を利用して企業間でデータ交換を行う方式です。 |
| クラウド型受発注システム | 発注から在庫管理、請求処理までをブラウザ上で一体的に扱える仕組みです。 |
EDIとの関係性
EDIとはElectronic Data Interchangeの略で、企業間で電子データを交換する仕組み全般を指す言葉です。VANはそのEDIを実現するための通信手段の一つという位置づけです。
近年はインターネット回線を利用してデータを交換する方式も広がっており、必ずしもVANを経由しないEDIも存在します。VAN発注はEDIの中の一形態と捉えると、両者の関係を整理しやすくなります。呼び方が似ているため混同されがちですが、範囲の広さが異なる言葉だと理解しておくと、資料を読み比べる際にも役立ちます。
クラウド型受発注システムとの違い
クラウド型の受発注システムは、インターネット環境があれば専用回線を用意せずに利用できる点が特徴です。ブラウザ上で発注から進捗確認まで完結できるものが多く見られます。
VAN発注が主に企業間のデータ変換や中継に重きを置くのに対し、受発注システムは発注から在庫管理、請求処理までを一体的に扱う設計になっている場合があります。担当したい業務範囲によって、選ぶべき仕組みは変わってきます。
VAN発注から受発注システムへ移行する検討点
VAN発注を長く利用してきた企業の中には、システムの見直しを検討する場面も出てきます。移行を判断する際に確認しておきたい観点を紹介します。
取引先との連携状況を洗い出す
移行を検討する際は、現在どの取引先とどのようなデータをやり取りしているかを洗い出すことが出発点になります。取引先ごとに対応可能な形式や方式が異なる場合があるため、個別に確認する作業が欠かせません。
一部の取引先がVAN発注を継続利用している間は、新旧の仕組みを並行して運用する期間が発生することもあります。移行スケジュールは自社だけでなく取引先の状況も踏まえて調整する必要があります。取引量の多い相手先から優先的に移行を進めるなど、影響の大きさに応じて順序を決める方法も考えられます。
費用と運用体制を比較する
移行にあたっては、現在の通信費用と新しい仕組みを導入した場合の費用を比較し、中長期的な負担の変化を確認しておくと判断がしやすくなります。
あわせて、社内でシステムを運用する担当者の体制や、既存の基幹システムとの連携方法についても事前に確認しておくことが望ましいといえます。取引先への周知や試験運用の期間を設けるなど、段階的な移行計画を立てることで、業務への影響を抑えやすくなります。
VAN発注からの移行先として検討したい受発注システム
VAN発注からクラウド型へ切り替える際は、既存の取引先とのデータ連携や導入しやすさを基準に製品を比較することが重要です。ここでは受発注業務をカバーする製品を紹介します。
BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業
- FAX・メールなどバラバラな発注処理をクラウド化！
- 電子帳簿保存法対応！デジタル化で大幅なペーパーレス！
- 取引内容の誤認識・書類紛失を防ぐ！
株式会社テクノアが提供する「BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業」は、製造業向けの受発注管理システムです。取引先とのデータ交換をインターネット経由で行えるようにし、発注から出荷、請求までの一連の流れを一元管理できます。既存の基幹システムとの連携を想定した設計になっており、取引先ごとに異なっていた帳票や伝票のやり取りを標準化しやすい点が特徴です。導入企業の業務フローに合わせて機能を組み合わせられるため、段階的な移行を検討している企業にも利用しやすい製品です。
アラジンEC
- 基幹システムのユーザーの声から生まれた、使いやすい操作画面
- 豊富な標準機能、貴社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズ機能
- 5000社以上のBtoBノウハウで、今お使いの業務システムと連携可能
株式会社アイルが提供する「アラジンEC」は、卸売業や製造業向けの受発注システムです。取引先とのBtoB取引をWeb上で完結できるようにし、見積もりから発注、在庫確認までを一つの画面で管理できます。既存の販売管理システムとのデータ連携にも対応しており、取引先ごとの単価設定や商品情報の管理もあわせて行えます。専用回線を使わずインターネット環境で運用できるため、通信コストの見直しを検討する企業にも適した設計になっています。
スマレジEC・B2B
- 買い手企業数250,000社突破！中堅・大手企業様の導入多数！
- WEB受注で業務の効率化を図って、ECによる売上向上を実現！
- 基幹・販売管理システムなど外部ソリューションとの連携が充実！
株式会社スマレジが提供する「スマレジEC・B2B」は、企業間取引に対応したBtoB向けの受発注システムです。取引先ごとに専用のオンライン発注画面を提供し、見積もりや価格の個別設定にも対応します。在庫情報や受注状況をリアルタイムで確認できる仕組みを備えており、既存の販売管理データとの連携も可能です。クラウド上で運用できるため、専用の通信設備を新たに用意する負担を抑えて導入しやすい点が特徴です。
GotoB2B （ごと株式会社）
- 直感的な操作でシステム運用が可能
- インボイス・電帳法に対応
- 顧客アカウント貸与で発注登録も可能
受注ハック （株式会社シータグ）
- 事務所に依存せず、テレワークに対応可能
- IT専門知識不要、安価で簡単な導入を実現
- 導入後も安心の継続サポート体制
受発注システムに関するFAQ
VAN発注や受発注システムについて、よく寄せられる質問をまとめました。導入や見直しを検討する際の参考にしてください。
- Q1：VAN発注はまだ利用されていますか？
- 業界や取引先の方針によって状況はさまざまですが、現在も一部の流通取引で利用され続けています。一方で、通信環境の変化にあわせてクラウド型の受発注システムへ移行する動きも見られます。両方の仕組みが並行して利用されている業界も少なくありません。
- Q2：VAN発注とインターネットEDIはどちらが良いですか？
- 取引先の対応状況や取引量、費用など複数の観点で比較することが重要です。一律にどちらが優れているとはいえず、自社の取引形態や取引先の意向にあわせて検討する必要があります。
- Q3：受発注システムへの切り替えに時間はかかりますか？
- 取引先の数やデータ形式の違いによって必要な期間は変わります。取引先との調整や社内の運用体制づくり、既存システムとのデータ連携確認を含めて、余裕を持った計画を立てることが望ましいといえます。
まとめ
VAN発注は、専用の通信網を介して企業間の発注データをやり取りする仕組みとして長年利用されてきました。近年はインターネットを活用した受発注システムへの移行も進んでいます。自社の取引先や業務範囲に合わせて、仕組みを比較検討することが大切です。
