年末調整支援システムの失敗はなぜ起きる？場面別の防ぎ方

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■つまずきやすい工程別

• 従業員の申告入力を画面で案内したい：ジョブカン労務HR、freee人事労務 年末調整、XOLOGY年末調整
• 給与計算ソフトとのデータ連携を整えたい：ジョブカン労務HR、XOLOGY年末調整
• 提出状況の管理と催促を効率化したい：SmartHR、XOLOGY年末調整、KING OF TIME 給与、マネーフォワード クラウド年末調整

■従業員の申告手段別

• スマートフォンで申告：freee人事労務 年末調整、SmartHR、カオナビ、XOLOGY年末調整
• 控除証明書を画像で添付：freee人事労務 年末調整

年末調整支援システムの失敗は導入時期から始まる

年末調整は毎年11月から12月に作業が集中し、担当者は通常の給与計算とあわせて対応します。この時期の直前にシステムを導入すると、設定やテスト、従業員への案内に十分な時間を取れず、失敗につながる場合があります。

年末調整の直前に導入して準備が間に合わない

年末調整支援システムを10月以降に契約すると、従業員情報の登録や給与データの取り込み、申告画面の設定を短期間で進めなければなりません。テストを省いたまま本番を迎えると、計算結果の誤りや帳票の不具合に気づくのが遅れるおそれがあります。

導入作業には、提供会社とのやり取りや社内の承認にも時間がかかります。初めて導入する年は、遅くとも夏ごろまでに製品を選び、秋に設定とテストを終える計画を立てておくと、余裕を持って本番を迎えられます。導入が遅れそうな場合は、初年度は一部の部署だけで試し、翌年に全社へ広げる進め方も検討できます。

紙とシステムの二重運用が長引く

システムを入れても、一部の従業員だけ紙で提出してもらう運用を続けると、担当者は紙の内容をシステムに転記する作業と、システム上の申告の確認を並行して進める必要があります。結果として、導入前より手間が増えたと感じるケースもあります。

紙での提出を残すこと自体は、端末を持たない従業員への配慮として有効です。ただし、紙で受け付ける対象者を決め、担当者が入力する期限を設けるなど、ルールを決めておくことが大切です。翌年に紙の提出をどこまで減らすかも、目標として決めておきましょう。紙で提出した理由を聞き取っておくと、翌年の案内や端末の用意に生かせます。

従業員の申告が集まらない失敗

年末調整支援システムの効果は、従業員が期限までに正しく申告して初めて表れます。申告が集まらない原因は、端末の環境、入力内容の理解、期限の管理など複数あるため、それぞれに手を打っておく必要があります。

スマートフォンやパソコンを使えない従業員がいる

現場勤務で会社のパソコンを持たない従業員や、私用のスマートフォンを業務に使いたくない従業員がいる場合、システムでの申告が進みにくくなります。全員がシステムで申告できる前提で計画すると、回収が遅れる原因になりかねません。

事前に、従業員がどの端末で申告できるかを部署ごとに把握しておきましょう。共用パソコンを休憩室に置く、紙の申告書も受け付けるなど、システム以外の手段を用意しておくと、回収の遅れを防ぎやすくなります。外国籍の従業員がいる場合は、画面や案内文の言語にも配慮が必要です。

入力内容の誤りによる差し戻しが続く

扶養親族の所得の見積額や保険料控除の金額は、従業員にとってわかりにくい項目です。システムの画面だけでは意味が伝わらず、誤った内容で提出されて差し戻しが続くケースがあります。

入力画面に説明文を表示できるか、よくある質問を設定できるかを導入前に確認しておくと、問い合わせと差し戻しを減らせる可能性があります。社内向けに記入例を用意し、申告開始前に周知しておくことも有効です。差し戻しの際は、どの項目をどう直せばよいかを具体的に伝えると、再提出までの時間を短くできます。

提出期限と未提出者を管理できていない

申告期間を設けても、期限直前まで提出しない従業員が一定数いることを想定しておく必要があります。未提出の従業員を担当者が把握できないと、催促が遅れ、12月の給与での精算が難しくなるおそれがあります。

提出状況を一覧で確認できるか、未提出者にまとめて通知を送れるかは、製品によって異なります。部署の管理職に部下の提出状況を共有するなど、担当者1人に負担が集まらない運用もあわせて考えておきましょう。

年末調整支援システムが給与データとつながらない失敗

年末調整支援システムは、給与計算ソフトや人事システムとデータを受け渡して初めて業務全体が効率化します。連携の確認が不十分なまま導入すると、手入力が残り、導入の効果が出にくくなります。

従業員マスタの内容が一致しない

給与計算ソフトと年末調整支援システムで、従業員番号や氏名の表記、住所の書き方が一致していないと、データの取り込みでエラーが出たり、同じ人が別人として登録されたりする場合があります。

導入前に、両方のシステムでどの項目を正しい情報の元とするかを決め、従業員番号などの共通の項目でデータを結び付けられるかを確認します。取り込みをテストし、件数と内容を照合してから本番の作業に入りましょう。エラーが出た場合に、どのデータで止まったかを確認できるかも見ておくと安心です。

中途入社者の前職分が反映されていない

年の途中で入社した従業員の年末調整では、前職の源泉徴収票に記載された支払金額や源泉徴収税額を合算して計算します。前職分の入力を忘れると、税額が正しく計算されません。

前職の源泉徴収票を回収する時期と、システムに入力する担当者を決めておきます。システムによっては前職分の入力欄や画像の添付機能がある場合もあるため、中途入社者が多い会社は確認しておくとよいでしょう。前職の源泉徴収票が年末までに届かない場合の対応も、社内で決めておく必要があります。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で年末調整支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

令和8年分の改正で誤りやすい点

令和8年分の年末調整では、基礎控除の引上げなど複数の改正が行われています。システムが改正に対応していても、従業員や担当者が前年の基準で申告・確認すると、誤りにつながる場合があります。

扶養親族の所得要件の変更を見落とす

国税庁の資料によると、基礎控除の引上げに伴い、扶養親族の合計所得金額の要件は58万円以下から62万円以下に改正されました。収入が給与だけの場合の目安は、123万円以下から136万円以下に変わっています。

前年は対象外だった親族が新たに扶養控除などの対象となる場合、控除を受けるには扶養控除等申告書などの提出が必要とされています。従業員が前年の感覚で申告を省かないよう、変更点を案内しておきましょう。

参考：令和８年分年末調整のしかた｜国税庁

生命保険料控除の特例を見落とす

令和8年分と令和9年分では、年齢23歳未満の扶養親族を有する場合の一般生命保険料控除について、特例が設けられました。新生命保険料に係る控除額の計算が変わり、旧生命保険料とあわせた場合の適用限度額も4万円から6万円とされています。

対象となるかどうかは扶養親族の年齢によって決まるため、扶養親族の生年月日が正しく登録されているかを確認することが大切です。システムが特例に対応した版に更新されているかも、申告の受け付け前に確かめておきましょう。

参考：令和８年分 年末調整のしかた｜国税庁

失敗を防ぐ年末調整システムの導入スケジュール

ここまでの失敗の多くは、準備期間を確保し、段階ごとに確認を挟むことで防ぎやすくなります。初めて導入する年を想定して、時期ごとの作業を整理しておきましょう。

夏までに製品を選び、秋に設定とテストを終える

春から夏にかけて、前年の年末調整で時間がかかった作業や差し戻しが多かった項目を整理し、複数の製品の資料を比べて選定します。給与計算ソフトとの連携方法や、従業員が使う端末への対応は、この段階で確認しておきたい項目です。

秋には従業員情報の登録や給与データの取り込みを行い、前年のデータを使って試算します。計算結果を前年の実績と比べて差の理由を説明できるか確認しておくと、本番での誤りを減らせます。改正に対応した版の提供時期も、提供会社に確認しておきましょう。

申告開始前に周知し、年明けに振り返る

申告を始める前に、従業員へ申告方法と期限、変更点を周知します。説明会を開く、手順書を配るなど、職場にあった方法を選びましょう。問い合わせ窓口と受付時間も、あわせて伝えておきます。

年末調整が終わったら、差し戻しが多かった項目や問い合わせの内容を振り返り、翌年の手順書や設定に反映します。担当者が交代しても同じ手順で進められるよう、記録を共有しておくことも大切です。従業員から寄せられた意見も、翌年の画面設定や案内文の見直しに役立ちます。

失敗を防ぐ機能で比べる年末調整システム一覧

申告の誤りや提出の遅れ、給与データとの連携といったつまずきに備えられる年末調整支援システムを、特徴とあわせて一覧にしました。

まとめ

年末調整システム（年末調整支援システム）の失敗は、導入時期の遅れ、従業員の申告が集まらないこと、給与計算や人事データとの連携不足などから起こります。令和8年分は扶養親族の所得要件などの改正があるため、従業員への案内とシステムの更新もあわせて準備しましょう。つまずきやすい工程を補える製品を、資料請求で比較してみてください。