ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIで効率化したい工程別
- 控除証明書のAI読み取り・自動入力：freee人事労務 年末調整、KING OF TIME 給与
- 入力内容のAI不備チェック：freee人事労務 年末調整
- 従業員からの質問へのAIチャット対応：SmartHR、XOLOGY年末調整
- ■回収・後工程の機能別
- 未提出者への督促・リマインド：ジョブカン労務HR、SmartHR、XOLOGY年末調整、KING OF TIME 給与、freeeペーパーレス年末調整
- 給与計算システムとのデータ連携：SmartHR、XOLOGY年末調整、S-PAYCIAL with 電子年調申告、ジョブカン労務HR
- 源泉徴収票のWeb発行・配信：ジンジャー給与、レコル、弥生給与 Next
年末調整システムのAIが担う業務工程の全体像
年末調整の業務は、申告書の配付から源泉徴収票の交付まで複数の工程に分かれます。AIがどの工程に関わるのかを先に把握すると、製品の説明資料を読むときに機能の位置づけを判断しやすくなります。まずは工程の流れと、AIと人の役割分担を確認しましょう。
申告書の配付から源泉徴収票の交付までの流れ
年末調整は、従業員への申告書の配付と回収、控除証明書の確認、年税額の計算、過不足額の精算、源泉徴収票の作成と交付という順に進みます。紙で運用している場合、担当者の負担は回収と確認の工程に集中しやすくなります。
年末調整支援システムは、これらの工程をWeb上でつなげて管理する仕組みです。従業員はスマートフォンやパソコンから申告でき、担当者は提出状況や入力内容を一つの画面で確認できます。
AIが関与する工程と人が判断する工程
AIが関与しやすいのは、書類の読み取りや入力内容のチェック、従業員からの質問対応といった、確認や案内が中心の工程です。大量の書類を同じ基準で見比べる作業は、AIに任せることで担当者の負担を減らせる可能性があります。
一方で、扶養親族の要件にあてはまるかの最終判断や、例外的なケースの扱いは担当者が判断する工程として残ります。AIの指摘は判断材料と位置づけ、誰が最終確認するかを社内で決めておくことが重要です。
申告書の回収と従業員対応をAIで効率化する
年末調整の初期工程では、従業員が迷わず申告できるかどうかが回収のスピードを左右します。AIは入力の案内や質問への回答、提出状況の把握を通じて、担当者と従業員の間で発生するやり取りを減らす役割を担います。
入力ガイドとチャットによる質問対応
年末調整システムのAIには、従業員の質問にチャット形式で回答する機能を備えた製品があります。「配偶者の収入はどこに書くのか」「保険の証明書が見つからない」といった質問は毎年くり返されるため、自動で回答できれば担当者への問い合わせを減らせます。
ただし、回答の根拠となる情報が最新の制度に対応しているかは確認が必要です。AIが回答できない質問を担当者へ引き継ぐ流れや、回答履歴を確認できるかもあわせて確かめましょう。
提出状況の把握と未提出者への督促
回収工程では、誰が未提出かを把握し、期限までに提出を促す作業が発生します。年末調整支援システムでは、提出状況を一覧で確認し、未提出者へメールやチャットで通知を送る機能が用意されている製品があります。
督促の文面や送信タイミングをどこまで自動化できるかは、製品によって異なります。督促の自動化を検討する際は、部署ごとの締め切り設定や、管理者が送信前に内容を確認できるかも比較のポイントです。
控除証明書の読み取りとAIによる不備チェック
担当者の負担が特に大きいのは、従業員が提出した控除証明書と申告内容を見比べる工程です。AIは書類の読み取りと入力内容の照合を支援し、目視での確認作業を減らします。ここでは読み取りの仕組みとチェックの範囲を解説します。
AI-OCRによる保険料控除証明書の読み取り
AI-OCRとは、AIを使って画像や紙の文字を読み取り、データに変換する技術です。年末調整システムでは、従業員が撮影した生命保険料や地震保険料の控除証明書を読み取り、保険会社名や金額、保険の区分を申告書に反映する機能を備えた製品があります。
読み取り精度は、書類の撮影状態や書式によって左右されます。読み取り結果を従業員や担当者が画面上で確認し、修正できる仕組みがあるかを選定時に確認しておきましょう。
電子データの控除証明書との違い
控除証明書は、紙だけでなく電子データで受け取れる場合があります。国税庁は年末調整手続の電子化を進めており、保険会社などが発行する電子データの控除証明書を申告に取り込める仕組みが整えられています。
電子データは記載内容をそのまま取り込めるため、画像の読み取りで生じる誤認識が起こりにくい点が特徴です。紙と電子データが混在する企業では、AI-OCRと電子データの取り込みを両方使えるかが確認のポイントです。
入力内容の不備や矛盾を見つける仕組み
申告内容の不備チェックには、記入漏れや金額の不一致をルールにもとづいて検出する方法と、AIを活用して書類の内容を確認する方法があります。従業員の提出時点で不備を指摘できれば、差し戻しの往復を減らせる可能性があります。
チェックの対象となる項目や判定方法は製品によって異なります。AIが確認する項目と、通常の自動チェックや担当者の目視確認が必要な項目を、デモや資料請求で具体的に確かめておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で年末調整支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
年末調整支援システムの計算・源泉徴収票作成とAI
回収と確認が終わると、年税額の計算や過不足額の精算、源泉徴収票の作成に進みます。これらの工程は、AIよりも税法のルールにもとづく計算処理と、給与計算システムとの連携が中心です。AIとの関係を正しく理解しておきましょう。
年税額の計算は税法ルールによる処理が中心
年税額の計算は、給与の支給額や各種控除の金額をもとに、法令で定められた手順に沿って行う処理です。計算機能を備えたシステムでは、AIの推測ではなく、あらかじめ組み込まれた計算ルールにもとづいて処理されます。申告書の回収・確認を中心とする製品では、給与計算システムへのデータ連携が必要な場合もあります。
そのため、AIの役割は計算の前提となる入力データを正しく整えることにあります。前段のチェックで不備を減らせば、計算結果の誤りや再計算の手間を抑えられます。税制改正に伴う計算ルールの更新方法も確認しておきましょう。
過不足額の精算と給与計算システムとの連携
年税額と、毎月の給与から源泉徴収した税額との差額は、12月や1月の給与で還付または徴収して精算します。精算は給与計算と密接に関わるため、年末調整支援システムと給与計算システムの間でデータを受け渡す方法が重要です。
連携の方法には、API連携やCSVファイルでの取り込みなどがあります。データ連携でエラーが発生した場合に通知や履歴を確認できるか、再取り込みができるかも、導入前に確認しておきましょう。
源泉徴収票の作成と電子交付
年末調整を終えると、従業員ごとに源泉徴収票を作成して交付します。年末調整支援システムのなかには、計算結果から源泉徴収票を作成し、従業員が画面上で閲覧できるように電子交付する機能を備えた製品があります。
電子交付を行う場合は、あらかじめ従業員の承諾を得る必要があります。同意の取得や管理をシステム上で行えるか、紙での交付を希望する従業員にも対応できるかを確認しておくと、運用の混乱を防げます。
年末調整支援システムのAI機能を見極める確認項目
AI機能の説明は製品ごとに表現が異なるため、名称だけで比較すると判断を誤るおそれがあります。ここでは、資料請求やデモの際に確認したい項目を、読み取り、チェック結果の扱い、制度改正への対応という3つの観点で整理します。
読み取りに対応する書類の種類と修正のしやすさ
AI-OCRで読み取れる書類の範囲は製品によって異なります。生命保険料や地震保険料の控除証明書のほか、社会保険料や小規模企業共済等掛金の証明書、前職の源泉徴収票などに対応しているかを確認しましょう。
あわせて、読み取り結果に誤りがあった場合の修正手順も重要です。従業員が自分で直せるのか、担当者が一括で確認できるのかによって、繁忙期の作業量が変わります。修正前後の値が記録として残るかも見ておくと安心です。
チェック結果の根拠表示と操作ログ
AIが不備を指摘した際に、問題のある項目と値を根拠つきで表示できるかは、担当者が判断するうえで大切な要素です。指摘の理由がわからなければ、担当者が申告内容を一から見直す手間が残ります。
また、誰がいつ申告内容を修正したかを記録する操作ログがあると、後から確認や監査に対応できます。担当者が複数いる企業では、確認状況を共有できる機能も確かめておきましょう。特定の担当者に作業が偏るのを防ぐことにつながります。
法改正や税制改正への対応方法
年末調整は、税制改正によって控除の要件や申告書の様式が変わる業務です。例えば令和7年度税制改正では、基礎控除の見直しや特定親族特別控除の創設が行われ、申告内容の確認ポイントが変わりました。令和8年度税制改正でも基礎控除の引上げや扶養親族等の所得要件の改正が行われ、令和8年12月の年末調整から反映されます。
年末調整支援システムを選ぶ際は、改正内容がいつ、どのような形で画面やAIのチェック内容に反映されるのかを確認しましょう。クラウド型ではシステム側で更新される製品もありますが、更新の範囲や時期は提供会社に確認すると確実です。
工程別に見る年末調整支援システムの一覧
この記事で紹介する年末調整支援システムを、主に効率化できる工程とあわせて一覧にまとめました。自社で負担の大きい工程に対応する製品を探す際の目安にしてください。
| 製品名 | 主に効率化できる工程 | 特徴 |
|---|---|---|
| ジョブカン労務HR | 回収・過不足額の精算 | はい/いいえで答えるアンケート形式で控除申告書を作成。ジョブカン給与計算へ過不足額を反映できる |
| freee人事労務 年末調整 | 証明書の読み取り・不備チェック | 控除証明書の画像を添付するとAIが自動入力と不備チェックを行う。入力状況をリアルタイムで確認できる |
| SmartHR | 質問対応・督促 | アンケート形式で申告でき、AIアシスタントによる問い合わせ対応の自動化やプッシュ通知での提出依頼に対応 |
| XOLOGY年末調整 | 質問対応・督促・給与連携 | 一問一答形式のナビゲーションとAIチャットボットで申告を案内。未申告者へ督促メールを一括送信できる |
| S-PAYCIAL with 電子年調申告 | 回収・給与連携 | スマホやPCから控除を申告でき、マイナポータルの控除証明書データ取り込みや給与ソフト連携用データ作成に対応 |
| ジンジャー給与 | 年税額計算・源泉徴収票の発行 | 人事労務の従業員データと給与情報から年末調整の計算を行い、源泉徴収票をWeb明細やPDFで発行できる |
| KING OF TIME 給与 | 証明書の読み取り・督促 | AI-OCRと電子控除証明書（XML）の取り込みに対応。未提出の従業員へリマインドメールを自動送信できる |
| レコル | 回収・源泉徴収票の発行 | 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を1つのシステムで扱える。源泉徴収票のWeb発行に対応 |
| 弥生給与 Next | 回収・源泉徴収票の作成 | 控除申告書のWeb回収から源泉徴収票などの作成まで行える。Web源泉徴収票配信は一部プランを除き対応 |
| freeeペーパーレス年末調整 | 回収・督促 | 従業員はスマホから一問一答形式で入力でき、進捗管理画面から督促や修正依頼を進められる |
前工程をAIで効率化できる年末調整支援システム
控除証明書の読み取りや不備チェック、従業員からの質問対応など、年税額の計算より前の工程でAIを活用できる製品を紹介します。
freee人事労務 年末調整
- AIのチカラで従業員が“間違えない”！
- 転記がないからミスがゼロに！
- “シンプル操作”で初めてでも使いやすい
フリー株式会社が提供する「freee人事労務 年末調整」は、書類の配布から回収、税額計算、行政への申告までをオンラインで進められる年末調整ソフトです。控除証明書などの書類は、従業員が画像を添付するとAIが自動で入力し、不備もチェックします。担当者に届く前に申告内容が整うため、差し戻しの往復を減らしやすくなります。担当者は進捗管理画面で入力状況をリアルタイムに確認でき、AIによる不備チェックの結果を判断材料として最終確認を進められます。
SmartHR
- 最短3分のアンケート形式で、従業員が迷わずカンタン回答
- スマホへのプッシュ通知で、期日通りの回答収集を強力にサポート
- 問い合わせ対応もシステム上で完結、やりとりを大幅に効率化！
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、ペーパーレスで年末調整を進められる人事・労務のクラウドサービスです。従業員は、はい/いいえなどを選ぶアンケート形式で書類を提出できます。マニュアルやよくある質問を「AIアシスタント」に学習させれば、従業員からの問い合わせ対応を自動化できます。スマホアプリのプッシュ通知で提出依頼や差し戻しを知らせられるほか、個別の確認には「メッセージ」機能も使えるため、回収工程でのやり取りをシステム上にまとめられます。
XOLOGY年末調整
- デザイン性に優れ、画面の質問に応えるだけで手軽に申告
- 従業員、人事ご担当者の業務が削減する便利機能が充実
- 人事給与分野での約50年の実績を踏まえた安心サポート
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY年末調整」は、従業員がスマホやパソコンから年末調整の申告書を記入・提出できるクラウドサービスです。一問一答形式のナビゲーションとAIチャットボットを活用し、マニュアルがなくても申告を進められるよう従業員を案内します。申告書管理機能で申告状態をリアルタイムに把握でき、未申告者へは督促メールを一括で送信可能です。給与システムの仕様にあわせたCSVの取り込みや出力レイアウトを設定できるため、既存の給与システムとの連携も検討しやすいでしょう。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、給与計算と年末調整に対応したクラウド型のシステムです。年末調整はオンラインで申告と証明書の提出が完結し、自動文字読み取り（AI-OCR）機能によって従業員の入力作業と管理者の確認作業を減らせます。電子控除証明書（XMLファイル）の取り込みにも対応しているため、紙と電子データが混在する企業でも使い分けが可能です。未提出の従業員へリマインドメールを自動で送る機能もあり、回収工程の手間も抑えられます。
回収や給与連携、源泉徴収票の作成を支える年末調整支援システム
申告書の回収や督促、給与計算システムとのデータ連携、源泉徴収票の作成・発行など、AI以外の工程で担当者の作業を減らせる製品をまとめました。
ジョブカン労務HR
- 「はい」「いいえ」のアンケート形式で従業員もかんたん対応！
- らくらく控除申告書自動作成！
- 過不足税額の集計・反映から役所提出用書類までワンクリック！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、年末調整の手続きをほぼオンライン上で完結できる労務管理システムです。従業員は、はい/いいえで答えるアンケート形式で控除申告書を作成でき、担当者は従業員へのリマインドや問い合わせ対応の負荷を軽減できます。ジョブカン給与計算と連携すれば、過不足額を給与へワンクリックで反映可能です。還付・徴収から役所提出用の書類までを自動で作成でき、精算以降の工程もまとめて進められます。
S-PAYCIAL with 電子年調申告
- 2025年度の税制改正にも対応！
- 保険料控除証明書データの取込みが可能
- 従業員の操作性と人事担当者のチェック機能にこだわった設計
鈴与シンワート株式会社が提供する「S-PAYCIAL with 電子年調申告」は、年末調整の申告をスマホやタブレット、PCから行えるサービスです。扶養控除や配偶者控除、保険料控除、住宅取得控除などの申告に対応しています。マイナポータルからダウンロードした保険料控除証明書などのデータの取り込みも可能です。人事担当者は事前準備から申告データの回収、給与ソフト連携用データの作成までをシステム上で進められるため、紙の印刷や受け渡しのための出社が不要になります。人事担当者のチェック機能にも配慮した設計です。
ジンジャー給与
- 給与計算の手間を大幅に削減！
- ウェブ明細発行までをスムーズに！
- 人事や勤怠とカンタン情報連携！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、給与の自動計算や年末調整、賞与の計算などに対応したクラウド型の給与計算システムです。「ジンジャー人事労務」の従業員データと1年間に支払った給与情報をもとに、年末調整の計算を自動で実行します。源泉徴収票はWeb明細やPDFで発行でき、Web明細では公開日時を細かく設定できます。人事や勤怠の情報と連携しながら、年税額の計算から源泉徴収票の交付までを一連の流れで進めたい企業に適しています。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- オンライン年末調整でペーパーレス化と効率化を実現
- 給与支払報告書、源泉徴収票などを自動作成
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を1つにまとめたクラウドシステムです。社労士の監修のもとで、給与担当者の負担を減らす機能がそろっています。年末調整では申告書の配布や回収確認、差し戻し、修正をWeb上で行え、扶養控除等（異動）申告書などの書類も自動で作成できます。給与支払報告書や源泉徴収票も自動で作成でき、源泉徴収票のWeb発行にも対応しています。なお、給与計算は勤怠管理のオプション機能として提供されています。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、従業員300名未満の企業向けのクラウド給与サービスです。勤怠から給与計算、年末調整、入退社手続きまでを連携して管理できます。年末調整では各種控除申告書をアンケート形式でWeb回収し、修正依頼もシステム上で完結します。年税額の自動計算に加え、源泉徴収票や給与支払報告書、法定調書合計表も作成できます。源泉徴収票のWeb配信にも対応していますが、利用できるプランが限られるため事前に確認しておきましょう。
freeeペーパーレス年末調整 （フリー株式会社）
- 従業員スマホ入力、労務担当者の印刷・回収不要
- 一問一答形式で入力ミス・記入漏れを削減
- 進捗管理画面で督促・修正依頼をスムーズ化
まとめ
年末調整システムのAIは、申告書の回収や従業員対応、控除証明書の読み取り、入力内容の不備チェックといった、年税額の計算より前の工程で担当者を支援します。年税額の計算や差額精算は税法ルールにもとづく処理と給与計算システムとの連携が軸となり、最終確認は担当者が担います。自社で負担の大きい工程を洗い出したうえで、その工程に対応したAI機能があるかという観点で年末調整支援システムを比較してみてください。
