ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■税制改正への対応方法別
- 提供会社が改正内容をシステムに反映：カオナビ、KING OF TIME 給与、レコル、弥生給与 Next
- ■給与計算ソフトとの組み合わせ別
- 今の給与計算ソフトのまま申告の回収をWeb化：XOLOGY年末調整、マネーフォワード クラウド年末調整
- 給与計算と年末調整を1つのシステムで運用：KING OF TIME 給与、レコル、弥生給与 Next
- ■データの保管方法別
インストール型の年末調整支援システムとは
インストール型は、ソフトのプログラムとデータを自社のパソコンに保存して使う年末調整システムです。クラウド型との違いは、データの保存場所と更新の受け取り方にあります。まずは仕組みと、どのような会社で使われているかを整理します。
パソコンにソフトとデータを置く仕組み
インストール型では、提供会社から入手したソフトを担当者のパソコンに導入し、従業員情報や申告内容、計算結果をそのパソコン内またはファイルサーバーに保存します。インターネットに接続していなくても、入力や計算を進められる点が特徴です。
一方で、データの保管責任は自社にあります。パソコンの故障や紛失に備えたバックアップ、アクセスできる人の制限などは、自社のルールで管理する必要があります。給与やマイナンバーを含むデータを扱うため、保存先と管理者をあらかじめ決めておきましょう。
クラウド型との違い
クラウド型は、提供会社のサーバーにデータを置き、ブラウザから利用する形態です。税制改正への対応は提供会社側で反映されるため、利用者が更新プログラムを入れる作業は基本的に発生しません。
インストール型では、改正に対応した更新プログラムや新しい年度版を担当者が適用します。そのかわり、データを社外のサーバーに預けない運用にできます。従業員が自分のスマートフォンから申告する仕組みはクラウド型が得意とする領域のため、申告書の回収方法もあわせて検討するとよいでしょう。
インストール型年末調整システムの導入手順
インストール型の導入は、パソコンの準備、ソフトのインストール、初期設定の3段階で進みます。年末調整は11月から12月に作業が集中するため、遅くとも申告書の配付前には動作確認を終えておくと安心です。
動作環境とパソコンの確認
最初に、提供会社が公開している動作環境と、使う予定のパソコンを照らし合わせます。確認したいのは、OSのバージョン、必要なメモリやディスク容量、プリンターなどの周辺機器、帳票の出力に使うソフトの有無です。
会社のパソコンでは、ソフトのインストールに管理者権限が必要な場合があります。セキュリティソフトがインストールを妨げることもあるため、情報システム部門の担当者と作業日を調整しておきましょう。複数のパソコンで使う場合は、データを置く共有フォルダーやサーバーの場所も決めておきます。
インストールとライセンス認証
インストールは、提供会社のサイトからダウンロードしたプログラム、または配布されたメディアから行います。画面の案内に沿って導入したあと、購入時に発行されたライセンス情報を入力して認証する流れが一般的です。
ライセンスの数え方は製品によって異なり、パソコンの台数で数える場合や、利用者数や従業員数で数える場合があります。インストール先のパソコンを後から変えるときに認証の解除が必要かどうかも、導入前に確認しておくと入れ替え時に迷いません。認証が終わったら、試しに起動して画面が正しく表示されるかを確認しましょう。
前年データの引継ぎと初期設定
インストールが済んだら、会社情報と従業員情報を登録します。前年まで別のソフトや表計算ソフトで管理していた場合は、CSVファイルなどで取り込めるかを確認し、取り込み後に扶養親族や住所の内容を抜き取りで照合します。
給与計算ソフトと別のソフトを使う場合は、1年間の支給額や社会保険料のデータをどの形式で受け渡すかも決めておきます。取り込みの形式が合わないと手入力が増えるため、テスト用のデータで一度流れを試しておくと安心です。
令和8年分に向けた年末調整支援システムの更新
インストール型の年末調整システムでは、毎年の税制改正を担当者が更新作業で反映します。令和8年分は基礎控除の引上げなど計算に関わる改正が行われているため、更新前のプログラムで計算しないよう手順を決めておきましょう。
令和8年分で変わる計算の内容
国税庁の「令和8年分 年末調整のしかた」では、昨年と比べて変わった点として、基礎控除の引上げと給与所得控除の最低保障額の引上げが示されています。基礎控除の本則は58万円から62万円に、給与所得控除の最低保障額は65万円から74万円に引き上げられました。
これらの改正は原則として令和8年12月1日に施行され、12月に行う年末調整で1年間の税額を計算し直す際に反映されます。計算式や早見表が変わるため、インストール型では改正に対応した版を入れることが前提です。
扶養親族の所得要件と申告書の回収
基礎控除の引上げにあわせて、扶養控除などの対象となる親族の所得要件も改正されました。例えば扶養親族の合計所得金額の要件は、58万円以下から62万円以下に変わっています。
国税庁の資料では、改正により新たに要件を満たす親族について控除を受けるには、扶養控除等申告書などの提出が必要とされています。システムの更新だけでなく、従業員から提出された申告内容を新しい要件で確認できるかも、更新後に試しておきましょう。年齢23歳未満の扶養親族がいる場合の生命保険料控除の特例も新たに設けられています。
更新プログラムを適用するタイミング
更新プログラムの提供時期は製品によって異なります。適用する前には必ずデータのバックアップを取り、適用後に前年の従業員データで試算して、計算結果や帳票の様式が改正後の内容になっているかを確かめます。
複数のパソコンで使う場合は、全台を同じバージョンにそろえることも大切です。1台だけ古い版のまま入力すると、計算結果が食い違う原因となります。保守契約で更新が届くのか、新しい年度版を購入するのかによって、費用と手順が変わる点も把握しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で年末調整支援システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
従業員の申告内容を取り込む方法
インストール型は担当者のパソコンで動くため、従業員が申告した内容をどう集めるかを別に考える必要があります。紙の申告書を使うか、電子データで受け取るかによって、入力の手間が大きく変わります。
紙の申告書を担当者が入力する
従来どおり紙の申告書を配付・回収し、担当者がソフトに入力する方法です。従業員側に新しい操作を求めないため、パソコンを使わない従業員が多い職場でも始めやすい方法です。
ただし、従業員数が増えるほど転記の時間が長くなり、記入漏れや読み間違いによる差し戻しも発生しやすくなります。入力後は、申告書の原本と画面の内容を二人で照合するなど、確認の手順を決めておくとよいでしょう。控除証明書の原本の保管方法も、あわせて決めておく必要があります。
国税庁の年調ソフトのデータを取り込む
国税庁は、従業員が控除申告書を電子的に作成できる「年調ソフト」を無償で公開しています。令和8年分の正式版は令和8年10月1日に公開されており、スマートフォンやパソコンで申告書のデータを作成できます。
国税庁は控除申告書データのXML定義書も公開しているため、インストール型のソフトがこうした申告データの取り込みに対応していれば、担当者の転記を減らせます。対応しているかどうかと取り込みの手順は製品ごとに異なるため、提供会社の資料で確認しましょう。
パソコンの入れ替えとデータの保管
インストール型の年末調整支援システムは、パソコンが使えなくなると業務も止まります。毎年使うものだからこそ、入れ替えや故障に備えた手順と、データの保管ルールを決めておくことが大切です。
パソコンを入れ替えるときの移行手順
パソコンを買い替える際は、旧パソコンでデータをバックアップし、新しいパソコンにソフトを入れてから復元する流れが基本です。ライセンス認証の解除や再認証が必要な製品もあるため、提供会社の手順書を事前に確認しておきます。
OSの新しいバージョンに対応しているかも重要な確認点です。古い年度版のソフトは新しいOSで動かない場合があるため、過去の年度のデータを閲覧する方法も検討しておきましょう。移行が終わったら、旧パソコンのデータは社内ルールに沿って消去します。
バックアップと保存期間の管理
年末調整のデータは、扶養控除等申告書などの書類を一定期間保存する義務と関わるため、翌年以降も参照できる状態で残しておく必要があります。バックアップは別の媒体や社内サーバーにも保存し、1か所の故障ですべてを失わないようにします。
バックアップの取得日や保存場所を記録し、担当者が交代しても復元できるよう手順書にまとめておくと安心です。マイナンバーを含むデータは、閲覧できる人を限定し、不要になったら確実に削除する運用も必要です。
インストール型と比べたい年末調整システム一覧
インストール型の更新作業やデータ保管の負担と比べられるよう、この記事で紹介する年末調整支援システムの特徴を一覧にまとめました。いずれもクラウドで提供されている製品です。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| カオナビ | 年末調整の記入・回収・確認をWebで行え、税制改正にもシステム側で対応 |
| XOLOGY年末調整 | 500名以上向けのWeb申告サービス。給与システムを選ばずCSVで連携できる |
| KING OF TIME 給与 | 給与計算と年末調整を一元化し、AI-OCRと電子的控除証明書に対応 |
| マネーフォワード クラウド年末調整 | 他社の給与計算ソフトを使ったまま、申告書の配布・回収をWebで行える |
| レコル | 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整を1つのクラウドで完結 |
| 弥生給与 Next | 給与計算・年末調整・勤怠・労務を連携して運用でき、法令改正にも自動で対応 |
改正対応を任せられる年末調整支援システム
税制改正の反映やバックアップを提供会社に任せられる製品を集めました。紹介する製品はクラウドで提供されているため、インストール型を前提に検討する場合は、資料で提供形態を確かめてください。
カオナビ
- 従業員からの問合せを減らせるシンプルな設問
- PC・スマホ・タブレットからいつでもどこでも年末調整
- 税制改正に伴う変更点にシステム側で対応
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、紙の申告書を回収してソフトに入力する作業を毎年繰り返している会社が、Webでの回収に切り替える際の候補です。従業員はアンケート形式でPCやスマートフォンから回答し、担当者は提出状況や不備をシステム上で確かめて、オンラインで差し戻せます。控除項目の変更など税制改正にはシステム側で対応するため、毎年の制度変更を個別に追う必要がありません。データの自動バックアップや2段階認証などのセキュリティ対策も備えています。
XOLOGY年末調整
- デザイン性に優れ、画面の質問に応えるだけで手軽に申告
- 従業員、人事ご担当者の業務が削減する便利機能が充実
- 人事給与分野での約50年の実績を踏まえた安心サポート
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY年末調整」は、従業員の申告を担当者が手入力する作業を減らしたい、500名以上の企業向けのクラウドサービスです。一問一答形式のナビゲーションやAIチャットボットを使い、従業員はスマートフォンやパソコンから申告できます。給与システムの仕様にあわせてCSVの取込み・出力のレイアウトを設定できるため、今の給与システムと組み合わせて使えます。控除証明書の原本は、QRコード付きの台紙で到着を管理できます。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、給与計算と年末調整を同じクラウドにまとめ、年分ごとのソフトの入れ替えをなくしたい会社に向く製品です。法改正への対応は、無料で提供される定期バージョンアップの範囲です。年末調整では電子的控除証明書（XMLファイル）と自動文字読み取り（AI-OCR）に対応しており、従業員は入力を、担当者は確認作業を省きやすくなります。未提出の従業員には、リマインドメールを自動で送れます。
マネーフォワード クラウド年末調整
- 他社給与計算ソフトを使っていてもご利用可能
- ペーパーレスで書類の準備がかんたん
- 回収状況が確認できる管理画面
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド年末調整」は、今使っている給与計算ソフトを変えずに、申告書の配布と回収だけをWebに移したい会社に適したサービスです。他社の給与計算ソフトを使っていても利用できます。従業員はアンケートビューの質問に答えて申告し、担当者は進捗確認画面で提出・未提出を確かめられます。源泉徴収票や給与支払報告書などの作成と、e-Tax・eLTaxによる電子報告にも対応しています。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- オンライン年末調整でペーパーレス化と効率化を実現
- 給与支払報告書、源泉徴収票などを自動作成
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、パソコンの入れ替えやバックアップの手間を減らしたい会社に向く、勤怠管理から年末調整までを扱うクラウドシステムです。税率や保険料などの法改正には自動でアップデートされ、追加費用はかかりません。保存データは差分バックアップで保持されています。年末調整はWeb上で配布・回収確認・差し戻しができ、計算した精算額を給与計算に反映できます。なお、年末調整は給与計算機能に含まれ、給与計算は勤怠管理のオプションです。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、毎年の改正対応を自社で抱えたくない会社が比べやすいクラウド給与サービスです。法令改正には自動で対応するため、担当者が更新プログラムを適用する作業は生じません。給与計算と年末調整に加え、勤怠管理や入退社などの労務手続きまで同じ流れで運用できます。年末調整では各種控除申告書をWebで回収し、年税額の自動計算から源泉徴収票や法定調書合計表の作成まで進められます。
まとめ
インストール型の年末調整システムは、データを自社のパソコンで管理しつつ年末調整を進めたい会社に向いた形態です。導入時は動作環境とライセンスの条件を確認し、前年データの引継ぎまで試しておきましょう。令和8年分は基礎控除の引上げなどの改正があるため、更新プログラムの適用と試算が欠かせません。従業員の申告の集め方も含めて、自社にあう年末調整支援システムを資料請求で比較してみてください。
