ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIで自動化する受付方法別
- 顔認証で受付する：workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」
- 音声対話で案内する：AI受付システム「アイウェルコ」、おくだけレセプション
- QRコードを併用して受付する：workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」
- ■通知先別
- ビジネスチャットへ通知する：workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」
- 通話で担当者を呼び出す：workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」、おくだけレセプション
受付システムのAI機能でできること
受付システムに搭載されるAIは、主に来訪者の識別と、来訪者への応対の2つに使われます。ただし、同じAI機能搭載をうたう製品でも、実際にできることの範囲は異なります。従来のタッチパネル型との違いとあわせて、順に整理しましょう。
顔認証や音声で来訪者を識別する
顔認証は、カメラで撮影した顔の特徴を事前に登録した情報と照合し、本人かどうかを判定する仕組みです。QRコードの提示や名前の入力を省ける場合があり、来訪者の操作が減る点が特徴です。
音声を使う方式では、来訪者の発話から会社名や担当者名を聞き取り、取り次ぎ先を特定します。どの情報で識別する方式かは製品によって異なるため、導入前に確認が必要です。認識できる条件を事前に把握しておくと、運用の想定がずれません。
AIが来訪者に応対する
音声対話型の受付では、AIが来訪者の話した内容を聞き取り、担当者への取り次ぎや案内を進めます。受付に人を置けない時間帯や小規模な拠点でも、一次対応を任せられる場合があります。
対応できる言語や、聞き取れなかったときの動作は製品ごとに差があります。多言語対応を求める場合は、対象となる言語を個別に確認しましょう。来訪者の使う言語が限られる場合は、対応言語の数にこだわる必要はありません。
従来のタッチパネル型との違い
従来のタッチパネル型は、来訪者が画面を操作して担当者を選ぶ方式です。AI機能搭載型は、来訪者の操作を減らし、識別や応対を自動で進める点が異なります。
一方で、AIの判定が外れた場合の備えは別途必要です。AI機能の有無だけで選ばず、従来方式を併用できるかも確認すると、来訪者を待たせるリスクを抑えられます。
AI機能搭載の受付システムを比較するポイント
AI機能は名称が似ていても、識別できる対象や失敗したときの動作が製品ごとに異なります。機能の数や名称だけで判断せず、実際の来客対応で困らないかという基準で、次の3点を確認します。
AIが識別する対象と方式を確認する
最初に、顔、音声、QRコードのうち、どれをAIが処理するのかを確認します。顔認証は事前登録が前提の製品もあり、予約のない来訪者には使えない場合があります。
マスクや帽子を着けた場合の対応可否、暗い場所での動作条件も確認項目です。公開されていない情報は、ベンダーに質問して回答を得ましょう。回答は文書で残しておくと、社内での比較検討に役立ちます。
誤認識や認識失敗時の代替手段を確認する
AIの判定は、いつも正しいとは限りません。判定に失敗したとき、タッチパネルでの手動入力や内線電話による呼び出しへ切り替えられるかが、実運用では重要です。
失敗した記録を管理画面から確認し、後から見直せるかもあわせて確認します。代替手段がないと、来訪者が受付の前で立ち止まる原因となります。切り替えに必要な操作が簡単かどうかも確かめましょう。
通知先と既存システムとの連携を確認する
担当者への通知をビジネスチャットやメール、電話のどれで行えるかは、製品によって異なります。社内ですでに使っている連絡手段に対応しているかを確認しましょう。
来訪予約のデータを、既存の予約システムやカレンダーから取り込めるかも重要です。連携の方式によって、事前登録にかかる手間が変わります。手入力で登録する方式だと、予約件数が増えたときに担当者の負担が増えます。
受付業務でのAIの活用方法
AIの効果は、受付のどの場面に使うかで変わります。すべての来訪者をAIで処理する必要はありません。ここでは、来訪者の流れに沿って、代表的な3つの活用方法を紹介します。
事前登録の来訪者を顔認証で素早く通す
来訪予約を受けた時点で案内を送り、顔写真や受付用コードを登録してもらう使い方があります。当日は端末の前に立つだけで受付が完了するため、混雑する時間帯の待ち時間を減らせます。
事前登録は来訪者に手間を求めるため、取引先への案内文の整備も必要です。顔画像を登録しない来訪者向けに、代替の受付方法も用意しておきます。登録を強制しない運用にすると、取引先との関係にも配慮できます。
多言語や問い合わせへの応対を任せる
海外からの来訪者が見込まれる拠点では、AIによる多言語の音声案内を役立てられる場合があります。担当者の名前が分からない来訪者に、部署や用件から取り次ぎ先を案内する使い方もあります。
AIが答えられない質問は、人に引き継ぐ設計にします。対応できる質問の範囲は、導入前に実機で試して確かめましょう。実際の来訪者が使う言葉で試すと、聞き取りの傾向をつかめます。
来訪履歴を集計して運用を見直す
受付で蓄積された来訪履歴は、時間帯別の来訪者数や、取り次ぎにかかった時間の把握に使えます。混雑する時間帯が分かれば、端末の台数や案内役の配置を調整できます。
履歴の集計や出力の方法は、製品によって異なります。集計画面の有無や、CSVで出力できるかどうかも、比較の段階で確認しておきましょう。集計の粒度が合わないと、せっかくの履歴を運用改善に使えません。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受付システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI受付で気をつけたい個人情報の扱い
顔画像や音声は、個人を特定できる情報として扱われる場合があります。AI受付を使うときは、取得する情報の種類と保管のルールを先に決めておくと、運用開始後の混乱を避けられます。
顔画像や音声データの保管範囲を決める
顔認証では、顔画像そのものを保管する製品と、顔から作った特徴データを保管する製品があります。保管場所がクラウドか自社内かも、あわせて確認します。
保管期間を過ぎたデータを自動で削除できるかも、確認したい項目です。取り扱いの方針は、社内の情報管理部門や法務部門と相談して決めましょう。削除の操作を誰が行うかも決めておくと安心です。
来訪者への説明と利用目的の周知
来訪者には、顔画像や音声を何のために取得し、どれくらいの期間保管するのかを、受付端末の画面や案内文で伝えます。個人情報保護法に基づき、利用目的を明確にし、必要に応じて本人の同意を取得することも重要です。
利用を望まない来訪者のために、顔認証を使わない受付方法も残します。表示する文言は、社内の規程や専門家の助言をもとに決めましょう。掲示の位置は、操作を始める前の来訪者の目に入る場所が適当です。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
従業員の登録情報の管理を見直す
取り次ぎ先となる従業員の氏名や部署、通知先の連絡先も、受付システムに登録するデータです。異動や退職があったときに、登録を更新する担当者と手順を決めておきます。
更新が遅れると、退職者へ通知が届き続けるなどの問題が起こり得ます。人事データとの連携方法や、更新の頻度も確認しておきましょう。
AI受付を使いこなす運用のコツ
AI受付は、導入して終わりではありません。設置場所や来訪者の顔ぶれによって状況が変わるため、運用を始めてからの見直しが、受付の使いやすさに直結します。具体的な進め方を紹介します。
試験運用で認識の状況を確かめる
本番の前に、実際の設置場所で試験運用を行います。照明の当たり方や端末の高さによって、認識の状況が変わる場合があるためです。
試験期間中は、認識に失敗した回数と理由を記録します。記録をもとに端末の位置や案内表示を調整すると、本番での混乱を抑えられます。担当者だけでなく、受付を利用する従業員にも試してもらうと意見が集まります。
例外対応のルールと担当者を決める
AIが対応できない来訪者への手順を、あらかじめ決めておきます。誰が受付に出るのか、どの内線へ連絡するのかを文書にしておくと、対応が滞りません。
担当者が不在の場合の代理も決めておきましょう。特定の1人に頼る運用は、休暇や異動のときに対応が止まる原因となります。手順書は、受付端末の近くでも見られる場所に置いておきましょう。
認識の記録を定期的に見直す
運用を始めたあとは、認識に失敗した記録や来訪者からの声を定期的に見直します。失敗が特定の時間帯や来訪者に偏っていないかを見ると、改善点が見つかります。
見直しの結果は、登録情報の更新や案内文の修正に反映します。ベンダーへ相談する場合は、記録があれば原因の切り分けが進みます。月に1回など、見直しの頻度をあらかじめ決めておくと習慣づけられます。
AI機能を備えた受付システムの特徴一覧
顔認証や音声認識といったAI機能を備えた受付システムを、受付方法の違いが分かるように一覧にまとめました。自社の来客対応にあう識別方式を比べる際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| workhub Reception | QRコードで受付し、顔認証を連携すれば受付と解錠も顔だけで可能 |
| AI受付システム「アイウェルコ」 | AIの顔認証と音声認識で非接触の受付。チャットツールで担当者を呼び出せる |
| おくだけレセプション | iPadを置くだけで使えるAI受付。音声認識とタッチ操作で担当者へ接続 |
顔認証や音声認識で受付を進める製品
来訪者の識別や応対にAIを使える受付システムを紹介します。顔認証と音声認識のどちらを使うかに加えて、通知先や代替の受付方法もあわせて比べてみてください。
workhub Reception
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、来訪登録から受付、通知、案内までを無人で進める受付システムです。来訪予約を登録すると受付用のQRコードが自動で送られ、端末にかざすだけでチェックインが完了します。顔認証を連携させれば、来訪の多いゲストは顔を端末にかざして受付や解錠を済ませられます。QRコードや社員検索、担当者との通話など複数のチェックイン方法を備え、顔認証を使わない来訪者にも対応できます。到着の通知先は、メールやSlack、Teamsなどから選べます。
AI受付システム「アイウェルコ」 （ノバシステム株式会社）
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能！
- 顔認証を用いたスムーズでセキュアな受付対応を実現！
- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能！
おくだけレセプション （NTTドコモビジネス株式会社）
- iPad設置だけで受付DXを即時実現、導入がスムーズ。
- 音声・タッチ対応で来訪者が直感的に呼び出し操作可能。
- 担当者へ直接接続し、取り次ぎを減らして応対を迅速化。
まとめ
AI機能搭載の受付システムは、顔認証や音声対話で来訪者の識別と応対を自動化できます。比較するときは、識別の対象、失敗時の代替手段、通知先と連携を確認しましょう。個人情報の扱いと運用の見直しも欠かせません。気になる受付システムは、資料請求して比較してください。
