受付システムアプリとは
受付システムアプリとは、タブレットやスマートフォン、パソコンなどを使い、来訪者の受付から担当者への通知までを支援するシステムです。無人受付や省人化だけでなく、来訪履歴の管理にも役立ちます。
来訪受付をアプリで行う仕組み
来訪者は受付端末で会社名や氏名、訪問先を入力します。事前予約がある場合は、QRコードや受付番号でチェックインできる製品もあります。
受付が完了すると、担当者へメールやチャットで通知されます。電話の取り次ぎや内線確認を減らせるため、受付業務を効率化しやすくなります。
受付システムとの違い
受付システムアプリは、受付システムのなかでも端末やクラウドを活用しやすい製品を指します。タブレットを受付に置くタイプや、スマートフォンから来訪予定を登録するタイプが代表例です。
従来の受付電話や紙の来訪者台帳と比べ、通知や履歴管理を自動化しやすい点が特徴です。
法人利用で重視される理由
法人では、来訪者の確認や担当者への連絡、入退室記録の保管を正確に行う必要があります。受付システムアプリを使うと、受付対応を標準化し、担当者による対応差を減らせます。
また、来訪履歴をデータで確認できるため、セキュリティ管理や総務業務の見直しにもつながります。
受付システムアプリでできること
受付システムアプリでは、来訪者情報の登録や担当者通知、受付票発行、入退室管理などを行えます。製品によって対応範囲が異なるため、自社の受付フローに必要な機能を整理しましょう。
| 機能 | 確認したい内容 |
|---|---|
| 来訪者管理 | 会社名や氏名、訪問先、来訪日時を記録できるか |
| 担当者通知 | メールやチャット、電話連携に対応するか |
| QRコード受付 | 事前予約から当日の受付まで効率化できるか |
| 入退室連携 | ドアやゲート、入館証発行と連携できるか |
来訪者情報を管理する
受付システムアプリでは、来訪者の氏名や会社名、訪問先、来訪日時を記録できます。紙の受付簿と異なり、過去の来訪履歴を検索しやすい点がメリットです。
事前予約機能がある製品なら、訪問予定を登録しておき、当日の受付をスムーズに進められます。受付後の履歴確認も容易になります。
担当者へ自動通知する
来訪者が受付を完了すると、担当者へ通知されます。通知方法は、メールやビジネスチャット、電話連携など製品によって異なります。
担当者が席を外している場合でも、スマートフォンで通知を確認できると対応漏れを防ぎやすくなるでしょう。受付から担当者への取り次ぎ時間も短縮されます。
受付票やQRコードを活用する
製品によっては、受付票や入館証を発行できます。事前に送付したQRコードを来訪者がかざすだけで受付が済む製品もあります。
来客数が多い企業では、入力の手間を減らせるかが重要です。QRコード受付に対応していれば、混雑時でも受付フローを整えやすくなります。
入退室管理と連携する
受付システムアプリのなかには、スマートロックや入退室管理システムと連携できる製品があります。受付後にゲートやドアの解錠へつなげられる場合もあります。
オフィスや共有施設でセキュリティを重視するなら、受付記録と入退室記録をあわせて確認できるかを見ておきましょう。
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受付システムアプリの利用シーン
受付システムアプリは、オフィス受付だけでなく、店舗や病院、施設、ショールームなどでも活用できます。来訪者の数や受付の目的によって、必要な機能は変わります。
オフィスの無人受付
オフィスでは、来訪者が受付端末から担当者を呼び出す使い方が一般的です。受付担当者を常時配置しにくい企業でも、来客対応を継続しやすくなります。
特に、来客のたびに総務担当者が内線で確認している場合は、通知機能によって取り次ぎの負担を減らせます。
店舗や施設の順番待ち受付
店舗や施設では、順番待ちの受付や呼び出しに活用されます。来店者が受付番号を取得し、待ち時間の目安を確認できる製品もあります。
混雑しやすい窓口では、受付状況を可視化できると案内がしやすくなるでしょう。スタッフの対応負荷を減らし、待合スペースの混乱も抑えられます。
病院やクリニックの受付
病院やクリニックでは、診察予約や来院受付と連携可能な製品が候補になります。患者の受付状況を把握し、呼び出しや案内を効率化できます。
医療機関で利用する場合は、患者情報の扱いや運用ルールに注意が必要です。個人情報の管理方法や権限設定を確認しましょう。
ショールームやイベント受付
ショールームやイベントでは、予約来場者の受付や入場管理、来場履歴の確認に活用されます。QRコード受付に対応していれば、来場者の確認作業を短縮できます。
来場後のフォローに活用したい場合は、顧客管理システムや営業支援システムとの連携も確認するとよいでしょう。
受付システムアプリの比較ポイント
受付システムアプリを選ぶ際は、端末の使いやすさや通知方法、来訪履歴の管理、外部システム連携を確認しましょう。受付の見た目だけでなく、導入後の運用負荷まで比較することが大切です。
受付端末が使いやすいか
まず確認したいのは、来訪者が迷わず操作できるかです。受付画面の文字が見やすく、入力項目が多すぎない製品を選びましょう。
海外からの来訪者が多い企業では、多言語対応も確認が必要です。受付端末の設置方法や画面のカスタマイズ性も比較ポイントになります。
通知方法が業務にあうか
担当者への通知方法は、受付システムアプリの使いやすさに直結します。メール通知だけで十分か、ビジネスチャットや電話連携が必要かを整理しましょう。
外出や在宅勤務が多い企業では、スマートフォンで通知を受け取れるかも重要です。代理対応の設定ができると、来客対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。
来訪履歴を管理できるか
来訪履歴は、セキュリティや総務管理の観点で重要です。誰が、いつ、どの担当者を訪問したのかを確認できる製品を選びましょう。
履歴の検索、出力、保管期間も見ておくと安心です。紙の受付簿から移行する場合は、運用ルールもあわせて見直してください。
既存システムと連携できるか
受付業務を効率化するには、カレンダーやチャット、入退室管理、会議室予約との連携が役立ちます。普段使うツールと連携できれば、二重入力を減らせます。
ただし、連携範囲は製品ごとに異なります。必要な連携が標準機能か、追加費用が必要かを確認しましょう。
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▶オフィス受付を効率化したい企業向けの受付システムアプリ
ここからは、ITトレンドに掲載されている受付システムを紹介します。まずは、来訪者対応を効率化したい企業向けの製品です。担当者通知や来訪予約、QRコード受付に対応しているかを確認し、受付から担当者連絡までの流れを比較しましょう。
RECEPTIONIST
- 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
- 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
- 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、iPadを活用して来客受付を自動化できるクラウド受付システムです。来訪者の事前登録や受付時の通知、来訪履歴の管理をまとめて行いたい企業に向いています。オフィス受付の省人化や、来客対応の標準化を進めたい場合に有用です。
workhub Reception
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、来訪受付から案内、解錠連携までを支援する無人受付システムです。ビル受付やテナント受付など、受付後の入館導線まで整えたい企業に向いています。QRコード受付やチャット通知、入退室管理との連携を重視する場合に検討しやすい製品です。
▶タブレット受付を導入したい企業向けの受付システムアプリ
受付にタブレットを設置し、無人受付を始めたい企業向けの製品です。画面のわかりやすさや通知方法、担当者情報の更新しやすさを確認しましょう。部署異動や来訪者が多い企業では、管理画面の操作性も重要です。
Smart at reception （M-SOLUTIONS株式会社）
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
MOT受付システム （株式会社バルテック）
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ！
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
▶店舗や施設向けの受付システムアプリ
店舗や施設では、順番待ちや呼び出し、受付状況の把握が重要です。来訪者の流れを見える化できる製品なら、スタッフの案内負荷を抑えやすくなります。待ち時間表示や呼び出し方法も比較しましょう。
待ち行列 （株式会社ジェーシーエヌ）
- 院内外での順番確認により、患者の待ち不安を軽減。
- 保留や複数行列対応など運用オプションを用意
- 簡単な受付・呼出操作でスタッフの負担を軽減
GATEウェイティング （株式会社イデア・レコード）
- グルメサイトやオウンドメディアの予約も連動し正確な受付！
- 待ち時間や混雑状況をリアルタイムに告知可能！
- お客様をSMSやメールでスムーズに呼び出し可能！
▶医療機関向けの受付システムアプリ
病院やクリニックでは、来院受付や予約管理との連携が重要です。患者の受付状況を把握しやすい製品なら、窓口業務の負担軽減につながります。個人情報の管理方法や呼び出し運用も確認しましょう。
Bee診察予約 （株式会社メディ・ウェブ）
- LINE予約で診察予約と来院時間を一元管理
- 待合室の密集を回避し、患者の距離を確保する
- 予約台帳のデジタル化でスタッフの業務負担を削減
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「受付システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
受付システムアプリのFAQ
受付システムアプリを検討する際は、無料利用や導入準備、セキュリティ、既存業務との違いに関する疑問が出やすくなります。導入前に確認し、製品比較を進めましょう。
- Q１：無料の受付システムアプリでも使えますか？
- 小規模な受付や試験運用であれば、無料プランやトライアルを活用できる場合があります。ただし、来訪履歴の保管や通知連携、権限管理、サポート体制に制限があることもあります。法人利用では、運用範囲を確認したうえで比較しましょう。
- Q２：受付システムアプリの導入に必要なものは何ですか？
- 主に、受付用タブレットやインターネット環境、担当者情報の登録が必要です。QRコード受付や入退室管理連携を使う場合は、メール設定や連携機器の確認も必要になります。導入前に受付フローを整理しておくと、設定が進めやすくなります。
- Q３：個人情報の管理は大丈夫ですか？
- 来訪者の氏名や会社名を扱うため、権限管理や履歴の保管方法を確認しましょう。管理者だけが履歴を閲覧できるか、データの出力範囲を制限できるかも重要です。セキュリティポリシーにあう製品を選ぶ必要があります。
- Q４：受付電話から置き換えられますか？
- 担当者呼び出しが中心の受付であれば、受付システムアプリに置き換えられる場合があります。ただし、代表電話への問い合わせや荷物受け取りなど、人の判断が必要な業務もあります。置き換える範囲を明確にしてから導入しましょう。
- Q５：複数拠点でも使えますか？
- クラウド型の受付システムアプリであれば、複数拠点の受付情報をまとめて管理できる場合があります。拠点ごとに受付画面や担当者一覧を変えられるかを確認しましょう。本社と支社で運用が異なる企業では、設定の柔軟性が重要です。
まとめ
受付システムアプリは、来訪受付や担当者通知、来訪履歴管理を効率化し、オフィスや店舗、施設の受付業務を整えるためのツールです。導入時は、利用シーンや通知方法、端末の使いやすさ、外部連携を比較しましょう。自社にあう製品を見つけたい方は、ITトレンドで受付システムの資料請求を活用してください。
