【移行ガイド】会計ソフトのリプレース（入れ替え）のタイミングは？

会計ソフトにおけるリプレース（入れ替え）のタイミング

2014年のWindows XPのサポート終了にともない、多くの企業がパソコンのリプレースを迫られました。この苦い体験から、会計ソフトのリプレースに不安を感じている企業もあります。まず、どのようなタイミングでリプレースが必要になるかを理解しましょう。

会計ソフトのサポートの終了

会計ソフトのリプレースには多くの理由がありますが、その中でも非常に多いケースがこのサポートの終了です。会計ソフトそのもののサポート終了だけではなく、ハードウェアやOSのサポート終了も含まれます。

会社規模・業務内容の変化

成長企業によくあるケースです。事業が拡大することで、月末の決算時に会計業務が集中し、複数のパソコンで処理しなければならなくなります。また、システム容量が限界に達し、パフォーマンスの劣化が目立って使えなくなってしまう場合もあります。

素早く決済報告書を作りたい場合

また、経営者は経営状況のいち早い報告を求め、月次決算の早期化を要求します。月末に締めて10日後にあがってくる決算と、2日後にあがってくる決算報告では、経営に対する決断に大きな差が出てしまいます。この違いで大切なビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。この点において決算の早期化は効果が高く、リプレースの目的にもなります。

異業種へ進出する場合

異業種への進出やM&Aで業種業態が変化することもあります。業種に最適化された会計ソフトでは使いづらくなり、リプレースが求められる場合もあります。従来の事業も継続するなら、既存のものに合わせて、別のソフトの導入もご検討ください。

経営方針の変更

管理会計への対応のためにリプレースするケースがあります。会計には制度会計と管理会計があります。制度会計は財務諸表を作成するためのものであり、管理会計は経営指標を得るためのものです。

外部に公開するための制度会計に対して、管理会計は作成の義務がないためシステムの導入の優先度が下がりがちです。事業が成長し、複雑な指標を管理するにあたり、経営者は間違いのない舵取りのために管理会計の機能を求めることでリプレースのきっかけとなります。

法制度改正への対応

法制度改正への対応で対象となるのが消費税率の変更とIFRSへの対応です。
消費税率は、2019年10月から10％に増税されました。すでに多くの会計ソフトは消費税率変更には対応可能となっていますが、問題は経過措置と軽減税率です。後者の軽減税率が不透明で複雑になることが予想され、システムの対応が不安視されています。

IFRS（国際財務報告基準）は会計制度そのものの変更で、会計ソフトにも会計業務にも大きな影響を与えます。これを機に会計ソフトのリプレースを検討する動きも出ています。ただし、これも適用時期が度々延期されており、現在は企業側の判断による任意適用が上場企業の一部で実施されている程度で、先行きが不透明です。

※2010年3月31日以後終了する連結会計年度より、国際会計基準（IFRS）の任意適用を開始、2016年6月「日本再興戦略 2016」の閣議決定の中で、IFRSの任意適用企業の拡大を促進するとしている

出典： 国際会計基準をめぐる最近の状況　|　金融庁

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他ツールとの連携による業務効率化

会計システムは、請求書発行、経費申請、支払管理、売上管理、ワークフロー、マイナンバー管理など、様々な業務に密接に関わっています。

企業によっては、それぞれの業務に合わせて必要なシステムを導入してきたことで、結果としてバラバラのシステムを使っているケースが多くあります。そして、システム間の連携ができないことで、余計な入力の手間や、ヒューマンエラーのリスクが生じているケースが多々あるのです。

顧客の増加や、事情規模が大きくなることによって、連携できないことでの不都合が増えることで、関連システムと連携できる会計ソフトにリプレースしたり、ERPに移管する選択を行う企業が多くなっています。

会計ソフトのリプレース事例

リプレースのタイミングを解説しましたが、会計ソフトのリプレースの事例はさまざまあります。ここでは5つの事例をご紹介します。

１．決算・申告書作成を行いたい

自計化により社内での経理実務体制が整った会社であっても、事業年度終了後の決算・申告業務については税理士にすべて任せるというケースが多くあります。これを、税理士と連携しながら、会社が主体的に行う体制に移行したいという要望があります。

貸借対照表や損益計算書の作成は、型の古いソフトでもおおむね対応することができます。しかし税務に関しては、新しい税制、税率、申告書の書式など、毎年度、税制改正への対応を行わなくてはなりません。

ここで検討したいのが、税制改正に合わせたアップグレードの体制が充実した信頼性の高いベンダーのシステムへの入れ替え。システム担当者は、保守契約の内容を吟味しながら、ランニングコストの計算を確実に行う必要があります。

２．月次決算・詳細な経営診断を行いたい

経営の高度化には、財務情報の分析ツールが不可欠です。簡易な月次決算であれば、ほぼすべての会計ソフトで行うことができます。しかし、経営診断ツールについては各社ソフト、またグレードにより違いがあります。

たとえば、新たに融資を受けたり、大規模な投資を予定している会社が、各種経営指標、資金繰り表や決算シミュレーションなどを出力できるソフトに入れ替え、経営戦略に活かせるシステムを構築することなどが考えられます。

ベンダーは会計ソフトの機能を拡張し、原価計算や管理会計の機能を持たせた上位モデルを用意しています。各種の追加機能モジュール、基幹業務システムが体系化されたベンダーの製品に全体を入れ替えることも広く行われています。

３．業種の特質に合わせた業務を行いたい

会社の業種・業態により、会計には特殊性があります。スタンダードな会計ソフトでも、業種に合わせた勘定科目などのテンプレートが用意されているため、記帳業務自体に不都合が生じることは少ないのですが、業種別に必要とされる詳細な情報をより反映させることのできる会計ソフトもあります。

たとえば建設業の専用ソフトは、長期請負などの特殊な契約形態、工事の進行具合に合わせて的確に原価計算等を行うための機能、また公共事業の入札申請のための書面づくりに対応しています。そのため、当初通常の会計ソフトを導入した会社が、業種別会計に対応したラインナップを取りそろえるベンダーの製品に入れ替えを行うことがあります。

４．複数のパソコンで会計業務を行いたい

社内LANを構築し、複数のパソコンでソフトを使う場合、ネットワークに対応していないパッケージソフトでは不都合が生じます。この場合、ネットワーク機能付きのパッケージソフト、あるいはクラウド型のソフトへの入れ替えが検討対象となるでしょう。

クラウド型の場合、イニシャルコストが抑えられますが、保守費用、サーバ利用料などのランニングコストが割高となります。システム担当者は、将来の部署・拠点の拡張計画なども考慮しながら、入れ替えのためのコスト計算を行うことが求められます。

５．コミュニケーションコストを下げたい

会計ソフトには、コミュニケーション機能がついたものもあります。従来通りメールやファックスを使いながら会計ソフトを使うより、会計ソフト上でコミュニケーションを取りながら事務作業をしたほうが効率的に業務を行うことができます。

会計ソフトの移行とリプレース（入れ替え）3つの注意点

会計ソフトをリプレースするにあたって注意点が3つあります。

１．既存システムからのデータ移行

会計ソフトのリプレースにはデータ移行が必要不可欠です。

それまで蓄積していたデータを移行して、新しいシステムで参照できるようにしなければなりません。会計ソフトを異なるサービス提供事業者の製品にリプレースすると、このデータ移行が大きなハードルとなります。このため、同じサービス提供事業者の新シリーズにバージョンアップするケースが多く見られます。

システム入れ替えの際、データの互換性、またどのような移行作業が必要となるのか、新たに購入する製品のベンダーの入れ替えサポートデスクなどの充実度もあらかじめ調べておきましょう。特別料金の設定など、入れ替え支援を積極的に行うベンダーもあるため、各社のサービスを調査しておくとよいでしょう。

２．新旧システムの並行運用を行う

データ移行と並んでハードルとなるのが並行運用です。並行運用とは旧システムと新システムを並行して運用することで、数ヵ月を必要とします。旧システムからいきなり新システムへ移行するのはリスクが大きいため、新システムをテストしながら並行運用します。サービス提供事業者の選定理由に、並行運用の有無が含まれていることがあります。

運用する側は業務が2倍になるため、できれば並行運用は避けたいと考えます。並行運用なしで新システムに移行できることは、サービス提供事業者の技術の見せ所ともなりますが、移行の負荷や失敗した際のリスクも大きくなるためその採用には慎重な検討が必要です。

３．新しいシステムを利用するための社員の教育

会計ソフトは日々経理担当者が利用するシステムのため、リプレースに伴う仕様の変更などに、なるべく早く慣れる必要があります。システムの導入前に、インターフェースが使いやすいかどうかや、システム提供会社からのレポートがあるかどうかなど検討をすることをおすすめします。

またERPに移管し、経費精算やワークフローシステムもリプレースする場合には、事業部門の社員の業務にも関わるため、十分な説明の機会を設けたり、社内の質問窓口を用意しておきましょう。

クラウド会計ソフトへの移行も

会計システムの移行は、予算の確保、システム選定、データの移行、社員の教育などやるべきことがたくさんあります。しかし、順を追って準備すれば難しいことはなく、リプレースのメリットを早期に実感できるでしょう。

最近では失敗を防ぐことはやリプレースの負荷を軽減するため、クラウドへ移行する企業も増加しています。クラウドサービスを利用することで、ソフトウェアのリプレースが不要になり、運用負荷も大幅に軽減できる可能性があります。費用も安価なことが多いので、リプレースを検討されている場合には、一度資料を請求してみてください。

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