会計ソフトを入れ替えるタイミング
会計ソフトの入れ替えは、どのようなタイミングがいいのでしょうか。
サポートの終了時
パッケージタイプなどの会計ソフトは、サポート期間があらかじめ決まっているため、バージョンアップが必要です。バージョンアップに費用を要するため、サポート終了に伴い、入れ替えを検討する企業は多い傾向にあります。また、製品だけではなく、ハードウェアやOSのサポート終了時も入れ替えを検討します。
会社規模・業務内容の変化
事業が拡大すると月末の決算時に会計業務が集中するため、複数のパソコンで処理しなければなりません。また、システム容量が限界に達し、パフォーマンスが劣化する場合もあります。データ容量の拡大や各拠点で分散入力ができる製品など、規模や業務内容にあったシステムの入れ替えを検討しましょう。複数のパソコンで利用する場合は、ネットワークに対応しているパッケージかクラウド型の会計ソフトをおすすめします。
迅速な経営状況の把握を求める場合
経営戦略において効果があるとされている決算の早期化を目的として、会計ソフトを入れ替えるケースが多いでしょう。経営者は、迅速な意思決定のために、リアルタイムな経営状況の把握を望みます。月末に締めて10日後にあがってくる決算と、2日後にあがってくる決算報告では、経営判断に大きな差が出てしまいます。大切なビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。リアルタイムな経営状況の把握には、月次決算の早期報告が重要です。
異業種へ進出する場合
異業種への進出やM&Aで業種業態が変化することもあります。業種に最適化された会計ソフトでは、使用しにくくなり、入れ替えの検討をする場合があります。既存の事業も継続する場合は、製品にあわせて新しい会計ソフトの導入も検討しましょう。
また異業種へ進出しない企業でも、ベンダーが業種に特化した新しい製品の提供を開始して、会計ソフトを入れ替える場合もあります。例えば建設業の会計専用ソフトは、契約形態や工事の進行具合にあわせた原価計算機能・公共事業の入札申請書類づくりに対応しています。当初通常の会計ソフトを導入した企業が、業種別会計に対応した製品へ入れ替えるケースは、多くあるでしょう。
経営方針の変更
事業の成長で経営方針が変更し、会計ソフトへ求める機能も変わり、入れ替えの検討をする場合もあるでしょう。会計には、財務諸表を作成するための制度会計と、経営指標を得るための管理会計があります。
外部に公開するための制度会計に対し、管理会計は作成の義務がありません。そのため、最初にシステムを導入する際は、優先度は低いケースが多い傾向にあります。事業が成長し、間違いのない舵取りをするために、複雑な指標を管理できる製品へ入れ替える企業が増えています。
法制度改正への対応
法制度が改正され、消費税率の変更とIFRS対応のために、会計ソフトを入れ替えるケースがあります。消費税率は、2019年10月から10％に増税されました。多くの会計ソフトは消費税率変更には対応していますが、経過措置と軽減税率の対応が不安なシステムもあります。とくに軽減税率は、不透明で複雑なため、対応している製品に入れ替える企業が多い傾向にあるでしょう。
IFRS（国際財務報告基準）は国際的な会計基準で、会計業務の変更が多く大きな影響を与えました。IFRS対応義務の対象企業だけではなく、任意とされている企業でも会計ソフトの入れ替えを検討する動きが活発化しています。
他ツールとの連携
会計システムは、請求書発行・経費申請・支払管理・売上管理・ワークフロー・マイナンバー管理などの業務に関わっています。業務ごとに異なるシステムを使用していると、連携ができず入力の手間やヒューマンエラーのリスクがあるでしょう。
顧客の増加や規模の拡大で、他ツールと連携するために、会計ソフトの入れ替えを検討する企業が増加しています。
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会計ソフトを入れ替える準備と手順
会計ソフトを入れ替える際の具体的な手順を紹介します。
１．新しい会計ソフトを決める
新しい会計ソフトの導入目的を明確にして、自社にあった製品を探します。提供形態・機能・費用・サポート内容を比較して検討しましょう。無料トライアルやフリープランを用意した製品もあるので、試しに使用することをおすすめします。
２．新しい会計ソフトを導入する
新しい会計ソフトを導入して、ユーザー情報の登録をします。製品により登録方法や内容は異なりますが、口座情報や既存のデータを連携しましょう。データの移行や連携には、時間がかかりトラブル発生の可能性もあるため、期末など忙しい時期の作業はおすすめしません。業務スケジュールを確認し、余裕がある時期に会計ソフトの導入をしましょう。
３．過去のデータの保存方法を検討
既存の会計ソフトにあるデータの保存方法を検討しましょう。閲覧用として既存のシステムを残す場合もありますが、新しい会計ソフトにデータ移行すると、前年同期比などをもとに処理が可能です。さらに、データ移行をすれば既存のシステムをアンインストールできます。セキュリティ面を考慮しても、過去のデータは適切に管理しましょう。
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会計ソフトを入れ替える際の注意点
会計ソフトを入れ替える際の注意点を紹介します。
既存システムからのデータ移行
前年同期比などの利用には、既存システムのデータを移行して、新しい会計ソフトで参照できるようにしなければなりません。同じメーカーの製品へ乗り換える場合は、比較的スムーズに移行できますが、他社の製品を導入する際には、注意が必要です。データ形式をあわせる必要や、データの一部が移行できない可能性もあります。
システム導入前にデータの互換性、どのような移行作業が必要か確認しましょう。また、購入する製品のサポートデスクなどの充実度も調べておくと安心です。特別料金の設定など、入れ替え支援に積極的なベンダーもあるため、各社のサービスを調査しておくとよいでしょう。
新旧システムの並行運用
並行運用とは、旧システムと新システムを同時に運用することです。旧システムからいきなり新システムへ移行するのはリスクが大きいため、テストをしながら数カ月程度の並行運用をおすすめします。業務が2倍にならないように、並行運用をせずに移行する企業もありますが、リスクが高いため慎重に検討しましょう。
新しいシステムについて社員教育
会計ソフトは、経理担当者が頻繁に利用するシステムのため、早急に慣れる必要があるでしょう。システムの導入前に、インターフェースの使用感や機能の確認など実際に利用する従業員が試すことをおすすめします。
またERPに移管し、経費精算やワークフローシステムも仕様変更する場合は、事業部門の業務にも関わるため説明の機会を設け、社内の質問窓口を用意しましょう。
会計ソフトを入れ替えて業務を効率化しよう
会計システムを入れ替える理由やタイミングは、ソフトやOSのサポート終了時や会社規模の変更など企業によってさまざまです。移行する際は、予算の確保・システム選定・データ移行・社員の教育などの準備をする必要があります。
まずは、自社にあう製品を探し既存の会計ソフトとのスムーズな入れ替えを実現し、業務効率化や効果的な経営戦略を実現しましょう。
