予算管理とは何か
予算管理とは、年度や四半期といった一定期間の収益や費用の計画を立て、部門ごとに資金配分を決める業務です。まずは予算管理の目的と流れを確認しましょう。
予算管理の目的
予算管理の目的は、限られた経営資源を事業計画に沿って配分し、各部門が計画的に活動できる状態を作ることです。予算がなければ、部門ごとの支出や投資判断の基準があいまいになりやすくなります。
例えば人件費や広告費、設備投資などの費目ごとに上限や目標値を設定することで、部門責任者が判断しやすい環境を整えられます。年度予算は多くの場合、経営会議での承認を経て確定します。
予算管理の主な進め方
予算管理は一般的に、前年度実績の分析、事業計画とのすり合わせ、部門ヒアリング、予算案の作成、経営層への承認という流れで進みます。関係部門が多いほど調整に時間がかかる傾向があります。
近年はExcelでの管理から、専用システムやクラウドツールに移行する企業も見られます。部門間の入力や集計を一元化することで、調整作業の負担を軽減できる場合があります。
予実管理とは何か
予実管理とは、確定した予算に対して実績がどの程度進んでいるかを継続的に確認し、差異の要因を分析する業務です。予算を立てた後の運用フェーズにあたります。
予実管理の目的
予実管理の目的は、計画と実績の差異を早期に把握し、必要に応じて事業活動を軌道修正することです。差異を放置すると、期末になって初めて計画未達に気づくケースがあります。
月次や四半期ごとに実績を集計し、予算と比較することで、費用超過や売上未達の兆候を早い段階で確認できます。差異の要因を部門にヒアリングし、対応策を検討する材料にもなります。
予実管理で確認する主な指標
予実管理では、売上や利益といった収益系の指標に加え、部門別の費用や案件別の進捗など、複数の切り口で差異を確認します。指標が単一だと要因の特定が難しくなる場合があります。
例えば売上が未達でも、費用が予算内に収まっていれば利益への影響は限定的な場合があります。複数指標をあわせて確認することで、実態に近い状況をつかみやすくなります。
予算管理システムでの予実管理の位置づけ
予算管理と予実管理は別の業務ですが、実務では同じシステムやフォーマットで一体的に扱われることが多くあります。両者のつながりを整理しておきましょう。
予算策定と実績集計をつなげる考え方
予算策定時に設定した費目や部門区分を、実績集計でもそのまま使うことで、比較がしやすくなります。区分がずれていると、差異分析の際に集計をやり直す手間が発生する場合があります。
会計システムや販売管理システムと予算管理システムを連携させることで、実績データを手作業で転記せずに反映できる場合があります。連携方法は製品によって異なるため、事前の確認が必要です。
Excel管理と専用システムの違い
Excelでの予算管理と予実管理は初期費用を抑えられる一方、部門間でのファイル共有や集計作業に手間がかかるケースがあります。関係者が増えるほど、バージョン管理の負担が増える傾向があります。
予算管理システムを導入すると、入力から集計、差異分析までを一つの画面で確認できる場合があります。自社の規模や部門数にあわせて、必要な機能が搭載されているか確認するとよいでしょう。
複数拠点や子会社がある場合の運用
拠点や子会社が複数ある企業では、予算の集計単位や締め日が拠点ごとに異なる場合があります。単位がそろっていないと、全社の予算と実績を突き合わせる際に集計のやり直しが発生するケースがあります。
予算管理システムのなかには、拠点ごとの入力フォーマットを統一しつつ、全社集計を自動化できる機能を備えたものもあります。導入を検討する際は、自社の組織構成に対応できるか、事前にベンダーへ確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予算管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
予算管理と予実管理を使い分ける場面
予算管理と予実管理は、実施するタイミングや担当者の視点が異なります。どの場面でどちらの業務が中心になるかを整理します。
期初と期中での役割の違い
期初は予算管理が中心となり、事業計画にもとづいて年間の資金配分を決めます。期中に入ると、確定した予算をもとに実績を追う予実管理が中心の業務になります。
期初の予算策定が甘いと、期中の予実管理で差異が大きくなり、修正対応に追われる場合があります。期初の段階で部門の実態に近い数値を積み上げることが、期中の運用を安定させる材料になります。
経営層と現場担当者の関わり方
予算管理は経営層や経営企画部門が主導することが多く、全社方針との整合性を確認する役割を担います。予実管理は現場の部門責任者が日常的に確認する場面が多くなります。
両者の情報が分断されていると、現場の実態が経営層に伝わりにくくなる場合があります。定例会議やレポートで両者をつなぐ運用ルールを整えておくと、認識のずれを減らしやすくなります。
差異が生じた際の対応フロー
予実管理で差異を確認した後は、要因を分析し、必要に応じて予算の見直しや対策の実施につなげる流れが必要です。差異を発見しただけで対応が止まると、次月以降も同じ差異が繰り返される場合があります。
差異の要因は、市場環境の変化や部門内の計画精度など複数考えられます。原因を一つに決めつけず、関係部門にヒアリングしながら整理すると、実態に近い対策を検討しやすくなります。対応履歴を記録しておくと、翌期の予算策定にも役立てられます。
予算管理・予実管理のシステム選定で確認したいポイント
予算管理と予実管理を一体的に運用するシステムを選ぶ際は、機能だけでなく運用のしやすさも確認しておく必要があります。主な確認ポイントを紹介します。
入力や集計の仕組みを確認する
部門ごとの入力フォーマットが統一されているか、集計が自動化されているかは、運用負荷に直結する点です。手作業での転記が多いシステムは、部門数が多い企業ほど負担が大きくなる傾向があります。
入力担当者の権限管理やワークフロー機能の有無も、確認しておきたい項目です。承認フローが組み込まれていれば、予算確定までのやり取りをシステム内で完結しやすくなる場合があります。修正履歴が残る機能があれば、誰がいつ数値を変更したかを後から確認しやすくなります。
他システムとの連携範囲を確認する
会計システムや販売管理システムとのデータ連携範囲は、製品によって異なります。連携できる範囲が狭いと、結局は手作業でのデータ突き合わせが必要になる場合があります。
導入前には、自社が現在使っている会計システムとの連携実績があるか、ベンダーに確認するとよいでしょう。連携方法や更新頻度も、あわせて確認しておくと安心です。連携が難しい場合でも、CSVでのデータ取り込みに対応していれば、手作業を一部省ける場合があります。導入後の運用を見据え、操作画面のわかりやすさもあわせて確認しておくとよいでしょう。
予算管理・予実管理に関するFAQ
予算管理と予実管理の違いについて、担当者からよく寄せられる質問をまとめました。あわせて参考にしてください。
- ■Q1：予算管理と予実管理は同じ部署が担当するべきですか？
- 企業によって異なりますが、経営企画部門が予算策定を主導し、各事業部門が予実の確認を担う体制が一つの選択肢です。両者の情報共有ルールを事前に決めておくと、認識のずれを防ぎやすくなります。
- ■Q2：予算管理と予実管理の頻度はどのくらいが目安ですか？
- 予算策定は年1回、または半期ごとに見直す企業が多く見られます。予実管理は月次で確認するケースが一般的ですが、事業の変動が大きい場合は週次で確認する運用もあります。
- ■Q3：Excelでの管理から専用システムへの移行は何を基準に判断すればよいですか？
- 部門数や関係者の人数、集計にかかる時間が判断材料になります。ファイルのバージョン管理や集計作業に負担を感じる場合は、システム化を検討する一つの目安になります。無料トライアルを提供している製品であれば、実際の運用に近い形で操作性を確認してから判断できます。
予算管理システムの主要製品を紹介
予算管理システムは、予算策定から実績集計、分析までの業務をどこまで効率化できるかで選び方が変わります。自社の経営管理体制に合わせて、以下の製品を比較してみましょう。
Loglass 経営管理
- 散在する経営データを収集・統合し、予実管理を効率化
- ノーコードで配賦を自動化、複数パターンの比較も簡単に
- ダッシュボードで可視化、ドリルダウンで明細まで即確認
株式会社ログラスが提供する「Loglass 経営管理」は、経営管理業務に関わるデータをクラウド上で一元管理する予算管理システムです。Excelや会計ソフトに散在するデータをそのまま統合してデータベース化し、ダッシュボードで全社横断の経営データを可視化できます。システム上でバージョン管理を徹底できるため変更点を追いやすく、閲覧権限も細かく設定できるので経営陣以外へのデータ共有もしやすい点が特徴です。
Diggle
- データ収集や数字の検証に追われる運用から脱却
- より高度に、全社的なローリングフォーキャストも目指せる
- 個別事情に合わせた経営管理の高度化を実現
DIGGLE株式会社が提供する「DIGGLE」は、予実管理業務の効率と精度を高めるクラウドサービスです。チームで予算・実績を管理できる仕組みにより予算管理への意識を高められるほか、ドリルダウン機能で要因分析を高速化し、意思決定のスピードを上げられます。全社の予実管理をクラウド上で一元管理でき、集計から報告までの煩雑な業務を効率化できる点が特徴です。
Manageboard
- API連携で実績取り込みも簡単！正確な経営データを瞬時に取得！
- 素早い「データ集計」と「分析」で意思決定の精度が劇的に向上！
- 非財務情報も一括管理！社員のコスト意識向上へ！
株式会社マネーフォワードが提供する「Manageboard」は、予算策定から実績管理、資金繰り予測までを一元的に支援するクラウド型の経営管理システムです。会計ソフトなどのデータと連携して実績を自動反映できるため、Excelでの手作業による集計を減らせます。部門別・プロジェクト別など多角的な軸で予算と実績を比較できるダッシュボードを備え、経営状況の把握をスピーディに行える点が特徴です。
Jedox （株式会社KSK-Knot）
- Excelライクな操作で直感的な高度分析
- データ統合から可視化までをワンストップで実現。
- AIによる予測・シミュレーションで意思決定を支援。
まとめ
予算管理は期初の資金配分を決める業務、予実管理は期中に計画と実績の差異を追う業務であり、両者は連続したプロセスとして機能します。どちらか一方だけを整えても、経営判断に必要な材料はそろいにくいといえます。自社の運用にあわせてExcelと専用システムのどちらが適しているか、機能や連携範囲を比較しながら検討するとよいでしょう。資料請求を通じて複数の製品を比較し、自社に合う仕組みを見つけていきましょう。
