ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■料金の課金単位別
- ユーザー数を単位に費用が案内されるサービス：xgate4
- アドレス数の区分ごとの月額：＠Securemail Plus Webmail
- ■費用に含まれる範囲別
- メール単体のサービス：KAGOYA MAIL、xgate4、＠Securemail Plus Webmail
- グループウェア一体型のサービス：Microsoft Exchange
- メールセキュリティ機能を備えたサービス：KAGOYA MAIL、IIJセキュアMXサービス、Microsoft 365 with IIJ、＠Securemail Plus Webmail
- メールアーカイブのオプションがあるサービス：Microsoft 365 with IIJ
クラウドメールサービスの料金を左右する課金単位
クラウドメールの料金は、何を基準に数えるかで見え方が変わります。サービスごとに基準が異なるため、自社の使い方にあう課金単位を見極めておきます。
ユーザー単位とアドレス単位の違い
ユーザー単位の料金は、メールを使う人の数に応じて月額が決まります。アドレス単位の料金は、発行するメールアドレスの数で決まり、数十件ごとの区分で段階的に設定されるサービスもあります。
一人が複数のアドレスを使う場合や、部署用の共有アドレスが多い場合は、アドレス単位のほうが総額を見積もりやすいことがあります。自社のアドレスの内訳を数えてから比べましょう。あわせて、将来の増員で区分が切り替わる境目の人数も把握しておくと、費用の増え方を予測できます。
メールボックスの容量と添付ファイルの上限
容量は、一人あたりの上限が決まっているサービスと、組織全体で共有するサービスがあります。上限を超えると、容量の追加購入が必要になる場合があります。長年のメールが蓄積した会社では、契約前に現在の容量の使用状況を確認し、使用量の目安を把握しておくと安心です。
添付ファイルの大きさにも上限が設けられています。図面や動画などの大きなファイルを送受信する業務がある場合は、料金とあわせて、扱えるサイズも確認しておくと安心です。
独自ドメインの利用にかかる費用
自社のドメイン名でメールアドレスを運用する場合、ドメインの取得や更新の費用が別にかかります。サービスの月額に含まれるのか、別契約なのかは事業者によって異なります。
複数のドメインを使う会社では、ドメインの追加ごとに費用が加わるかどうかも見ておく点です。グループ会社のドメインを一つの契約にまとめられるかも、あわせて確認します。
メール単体とグループウェア一体型で異なる費用の範囲
クラウドメールには、メール機能に絞ったサービスと、予定表やファイル共有などを含む一体型のサービスがあります。月額が近くても、含まれる範囲は異なります。
メール単体のサービスで別途必要になる機能
メール単体のサービスは、送受信に必要な機能を絞っている分、月額を抑えやすい傾向があります。一方で、予定表の共有やチャットなどが必要な場合は、別のサービスを契約して補う必要があります。
複数のサービスを組み合わせると、請求先や管理画面が分かれる場合があります。管理の手間も含めて、総額を考えましょう。契約が増えると、更新時期や担当者の管理も複雑になる点に注意が必要です。
一体型のサービスで確認したい利用範囲
一体型のサービスは、メールのほかに、予定管理や文書の共同編集などをひとつの契約で使える場合があります。すでに別のツールを契約しているなら、機能が重なっていないかを見直します。
プランによって、使える機能や容量が段階的に分かれていることもあります。メール以外の機能を使わない従業員が多い場合は、その分の費用が見合うかを検討しましょう。全員に同じプランが必要なのか、役割に応じてプランを分けられるのかも、確認したい点です。
導入時の初期設定と周辺作業の費用
導入時には、アカウントの登録や独自ドメインの設定、既存の端末へのメール設定が必要です。初期費用として請求されるか、月額に含まれるかは、サービスによって異なります。
設定作業を事業者が代行するプランもあれば、利用者が自分で行うプランもあります。作業を担当できる人が社内にいるかを確認し、必要なら支援の範囲と費用を見積もりに含めてもらいましょう。
月額に含まれにくいセキュリティとアーカイブの費用
標準プランの月額には、迷惑メール対策やメールの長期保管が十分に含まれていない場合があります。必要な対策を洗い出したうえで、追加の費用を見込みます。
迷惑メールやウイルスへの対策機能
迷惑メールやウイルス付きメールの対策は、標準で備わるサービスと、オプションとして追加するサービスがあります。標的型攻撃メールへの対策を強めたい場合は、上位のプランや別契約が必要になることもあります。
対策の範囲と費用の関係は、サービスごとに異なります。標準の機能で自社の求める水準を満たすかどうかを、事業者に確認しましょう。
監査や法令対応のためのアーカイブ
メールを一定期間保管する必要がある業種では、アーカイブ機能の検討が必要です。標準の保存期間を超える保管や、削除を防ぐ設定は、追加の費用になる場合があります。
保管するメールの量が増えるほど、費用が上がる料金体系もあります。何年分を、誰が検索できる状態で残すのかを、社内で決めてから見積もりを取ります。法令や社内規程で定められた保管期間がある場合は、その期間を事業者へ伝えて、対応できるプランを案内してもらいましょう。
多要素認証や端末管理の追加費用
スマートフォンから社内メールを使う場合、不正アクセスを防ぐ多要素認証や、端末の紛失時に備えた管理機能が必要になることがあります。これらは標準で使える場合と、上位プランが必要な場合があります。
端末の台数が増えると、管理の対象と費用も増えます。業務で使う端末の種類と台数を把握したうえで、必要な機能が契約に含まれるかを確かめておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でクラウドメールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
入退社や組織変更で動くクラウドメールの費用
クラウドメールは契約した時点で費用が固定されるわけではなく、従業員の入退社や組織の変更によって総額が動きます。年間の増減を見込んでおくと、予算を立てやすくなります。
退職者のアカウントの扱い
退職した従業員のアカウントを削除すると課金対象から外れるサービスがありますが、メールの保管や引き継ぎのために残す場合は、課金が続くことがあります。
退職者のメールを一定期間残す運用にするなら、残す期間と費用の関係を確認しましょう。転送設定や共有ボックスへの切り替えで対応できるかも、事業者に尋ねておきます。
共有アドレスとメーリングリストの課金
問い合わせ窓口などで使う共有アドレスやメーリングリストは、通常のユーザーと同じ扱いで課金されるサービスと、無償で作成できるサービスがあります。
部署が増えたり、窓口が追加されたりするたびに、共有アドレスの数は変わります。作成できる数の上限や、追加時の課金の有無を確認しておくと、後から費用が膨らむ事態を避けられます。
総額を見通すための契約条件の見方
月額の単価が同じでも、契約条件によって年間の支払いは変わります。最低契約数や支払いの周期、料金改定の扱いを確認し、総額の見通しを立てます。
最低契約数と契約期間の縛り
サービスによっては、最低契約数が設けられており、実際の利用者が少なくても一定数分の料金がかかります。契約期間に縛りがある場合は、途中での解約や人数の削減に制限がかかることもあります。
年額払いで割安になるプランもあるため、月額払いとの差額と、柔軟に人数を変えられる点のどちらを重視するかを整理しましょう。
料金改定と為替による変動
クラウドサービスは、事業者の判断で料金が改定される場合があります。改定の通知がいつ届くのか、契約期間中の価格が固定されるのかを、契約書で確認しておきます。
海外の事業者が提供するサービスでは、価格が外貨で設定され、円換算の請求額が変わる可能性があります。請求が円建てかどうかも、予算を立てる前に確かめましょう。
請求書の発行と支払いの管理
請求書の発行方法や、支払いのタイミングも、経理の運用に関わります。クレジットカード払いのみの事業者もあれば、請求書払いに対応する事業者もあります。
部署ごとに費用を配賦したい場合は、利用者ごとの明細を出せるかも確認しておきます。社内の経理ルールにあう支払い方法かどうかを、契約前に確かめましょう。
クラウドメールの費用を比べる製品一覧
課金の考え方や含まれる機能、費用の表示がある製品の金額を見比べられるよう、紹介する製品を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| KAGOYA MAIL | ユーザー数無制限の月額定額制。参考価格は2,640円～ |
| IIJセキュアMXサービス | メールセキュリティをクラウドで提供。メールボックスの容量も追加できる |
| Microsoft 365 with IIJ | Microsoft 365のメールセキュリティを強化。対象は250名未満の企業 |
| xgate4 | クラウド型のWebメール。価格は50ユーザー分の表示で、保守費は別 |
| ＠Securemail Plus Webmail | 初期費用50,000円、月額3,000円／10アカウント。誤送信防止機能つき |
| CyberMail | 国産のクラウドメールサービス。月額250円～の低コストを特徴とする |
| Microsoft Exchange | メールと予定表、連絡先、タスク管理を一元化。クラウド版とオンプレミス版 |
| Gmail | Googleのメールサービス。Google Workspaceで独自ドメインのメールを利用可能 |
| AmazonWorkMail | 企業向けのメールとカレンダーのマネージドサービス |
| BIGLOBEクラウドメール | 1IDでメールアドレス1つ無料。メールボックス容量は5GB |
課金や含まれる範囲の違いで選ぶメール
月額が定額の製品、メールセキュリティを強化する製品、ユーザー数を単位に費用が案内される製品を順に紹介します。単価だけでなく、含まれる範囲もあわせて確かめてください。
KAGOYA MAIL
- ユーザー数無制限の月額定額制！圧倒的なコストパフォーマンス
- 安全運用が可能！メール運用に伴うセキュリティ対策をカバー
- 専門知識は不要！シンプル設計で誰でも使える
カゴヤ・ジャパン株式会社が提供する「KAGOYA MAIL」は、増員しても費用を見通しやすい料金体系を求める場合の候補となる、法人向けのメールサーバーです。ユーザー数無制限の月額定額制で、メールアドレス数も無制限のため、ユーザーが増えても追加料金なく利用できます。参考価格は2,640円～です。WebメールやSPF/DKIM/DMARCの送信元ドメイン認証、アンチスパム・アンチウイルス機能を標準で搭載しています。
IIJセキュアMXサービス
- 送受信時に求められる複数セキュリティをワンストップで提供
- メールボックス機能でメールのフルアウトソースを実現
- 独自セキュリティ機能を実装したWebメール
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、クラウド型の統合メールセキュリティサービスです。セキュリティの費用をメールボックスとあわせて見積もりたい場合の候補です。フィッシングなどの脅威メール対策、情報漏えい対策、内部不正対策を、送受信の両面からワンストップで提供します。迷惑メールフィルタとアンチウイルスには複数社のエンジンを採用。メールボックス機能も備え、利用状況に応じて容量を追加できます。
Microsoft 365 with IIJ
- Microsoft 365のメールセキュリティを強化
- Microsoft 365とIIJの二重防御でスパム対策
- Microsoft 365導入についてのお悩みを解消
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「Microsoft 365 with IIJ」は、中小企業向けのメールセキュリティ強化サービスです。Microsoft 365で利用でき、対象は従業員250名未満の企業です。5層のフィルタリング機能がなりすましメールや迷惑メール、標的型攻撃などの脅威メールを抑えます。メールの送信を一定時間保留する誤送信対策や、Microsoft 365の障害時にも送受信を続けられる点が特徴です。サンドボックスやメール監査、メールアーカイブなどのオプションも用意されています。
xgate4
- 「快適」かつ「安全」な利用 メール環境を導入したい企業
- マルチブラウザ、キャリア対応
- 使いなれたわかりやすいユーザーインター フェース
株式会社オレンジソフトが提供する「xgate4」は、ユーザー数ごとの費用を確かめたい場合の候補となる、クラウド型のWebメールです。全メールボックスを対象にした全文検索や、個人用と共有用のアドレス帳、メールの削除・移動の取り消しに対応しています。誤送信対策として、添付ファイルの付け忘れの検出、送信時の宛先確認ポップアップ、BCC化の機能も備えています。費用は50ユーザー分で案内されており、保守費が別である点を見積もりで確かめたい製品です。
＠Securemail Plus Webmail （株式会社ケイティケイソリューションズ）
- 受信ファイルに潜む危険を排除するセキュリティ機能
- 宛先確認やメールアドレス数チェックで誤送信防止
- フィーチャーフォンにも対応
CyberMail （サイバーソリューションズ株式会社）
- 日本企業独自のニーズに応える豊富な機能
- 月額250円～の低コスト高セキュリティ。
- 国内DC稼働、稼働率99.991%
Microsoft Exchange （日本マイクロソフト株式会社）
- メール、予定表、連絡先、タスク管理を一元化で円滑に業務連携
- クラウド版は自動更新・セキュリティ対応、最新機能利用可。
- オンプレミス版にも対応。自社サーバ運用や既存システム連携も
Gmail （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- 99.9%迷惑メールブロックと安全なメール環境
- 15GBの無料ストレージで写真やファイルを保存
- Google Workspaceで独自ドメインのメール利用可
AmazonWorkMail （アマゾンウェブサービスジャパン合同会社）
- 社内ディレクトリと統合可能
- Eメールジャーナリングによるコンプライアンス準拠
- 暗号化キーとデータ保存場所を管理
BIGLOBEクラウドメール （ビッグローブ株式会社）
- 1IDでメールアドレス1つ無料。
- メールボックス容量は5GBです。
- 迷惑メールブロックサービスが無料提供
まとめ
クラウドメールサービスの価格は、課金単位や容量、独自ドメイン、セキュリティやアーカイブのオプション、入退社による増減で決まります。月額の単価だけで比べず、含まれる範囲と契約条件まで見て総額を見積もることが大切です。自社にあうクラウドメールを比較したい方は、資料請求を活用してください。
