※この記事は、SB C&S株式会社の提供でお届けしています。
なぜ今、購買管理システムのリプレイスが求められるのか
昨今、多くの企業が購買管理システムの刷新に動いています。その背景には、システムの老朽化や法改正への対応、DX推進といった「システムの寿命」以外の複合的な要因があります。
システムの老朽化と保守切れ
多くの企業が2000年代から2010年代初頭に導入したオンプレミス型システムや初期のパッケージソフトが、保守期限を迎えています。老朽化したシステムは動作が遅いだけでなく、最新のOSやブラウザに対応できず、セキュリティリスクの増大やメンテナンス工数の肥大化を招いています。
法改正への対応（インボイス制度・電子帳簿保存法）
2023年10月のインボイス制度開始、そして電子帳簿保存法の改正により、請求書や発注書の電子データ保存、適格請求書発行事業者への対応が必須となりました。古い購買管理システムでは、これらの法要件に対応するための改修コストが膨大になるため、法対応済みの最新システムへの乗り換えが合理的と判断されるケースが増えています。
DX推進とペーパーレス化の流れ
デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進により、紙の伝票やハンコ決裁を廃止し、業務プロセス全体をデジタル化する動きが加速しています。「脱FAX」「脱ハンコ」を実現し、テレワーク環境でもスムーズに購買業務を行えるようにするためには、Webベースで完結するモダンなシステムへの刷新が不可欠です。
購買管理システムのリプレイスでよくある課題
システムのリプレイスは多くのメリットをもたらしますが、一方で進め方を誤ると失敗につながるリスクもあります。ここでは、代表的な課題を確認します。
- ■業務フローの混乱
- 新システムでは操作性や画面構成が変わるため、現場ユーザーが戸惑い、一時的に業務効率が低下することがあります。十分な説明や移行期間を設けないと、現場の反発を招く要因にもなります。
- ■機能の過不足
- 「多機能だから」という理由だけで選定すると、自社の業務ルールや商習慣に合わず、使われない機能が増えるケースがあります。逆に、必要な機能が不足し、業務をシステムで完結できない場合もあります。
- ■データ移行の困難
- 旧システムに蓄積された取引データやマスタデータの移行がうまく進まず、過去の履歴を参照できなくなる恐れがあります。データ形式や移行範囲の整理不足が原因となることも少なくありません。
- ■コストの増大
- 導入後にカスタマイズ要望が増えることで、初期費用だけでなく、運用・保守を含むランニングコストが当初の想定を大きく上回るケースがあります。
購買管理システムのリプレイスを成功させる５つのポイント
前述の課題を回避し、購買管理システムのリプレイスを成功に導くには、進め方やシステム選定のポイントを事前に押さえておくことが重要です。ここでは、特に意識したい５つのポイントを解説します。
- ■自社ニーズと課題の明確化
- 「何のためにリプレイスするのか」を明確にしましょう。コスト削減や内部統制の強化、ペーパーレス化など目的を整理し、優先順位を付けることで、システム選定のブレを防げます。
- ■既存システムとの連携確認
- 購買管理システムは、単独で完結するものではありません。会計システムや在庫管理システム、生産管理システムなど、既存システムとスムーズにデータ連携できるかどうかが、業務効率化の鍵となります。
- ■コストの総合的な検証
- 初期導入費用だけでなく、月額利用料や保守費用、バージョンアップ費用などを含め、５年〜10年スパンでのTCO（総保有コスト）を比較検討しましょう。特に、オンプレミスからクラウドへ移行する場合は、コスト構造の違いに注意が必要です。
- ■段階的な導入計画
- 全社一斉導入ではなく、一部の部門や特定業務からスモールスタートすると、現場の混乱を抑えながら課題を洗い出せます。その後、段階的に展開範囲を広げていくことが成功のポイントです。
- ■サポート体制の確認
- 導入時の設定支援やマニュアル整備、運用開始後のヘルプデスクなど、ベンダーのサポート体制が充実しているかは非常に重要です。長期運用を前提に、支援内容を事前に確認しておきましょう。
オンプレミスからクラウドへ～次世代の購買管理～
リプレイスを検討する際、最大の論点となるのが、購買管理システムをオンプレミス（自社運用）で継続するか、クラウド（SaaS）へ移行するかという選択です。近年では、コストや運用負担の観点から、クラウド型を選ぶ企業が増えています。
オンプレミス運用の限界
かつて主流だったオンプレミス型ですが、サーバの購入・維持管理やOSのアップデート対応、セキュリティパッチの適用など、情報システム部門への負担が大きくなりがちです。また、社内ネットワークからしかアクセスできないケースも多く、テレワーク対応の障害となることがあります。
クラウド化（SaaS）のメリット
クラウド型購買管理システムには、以下のようなメリットがあります。
- ■導入コストの削減と運用負担の軽減
- サーバ構築が不要なため、初期投資を抑えられます。保守・メンテナンスはベンダー側が担うため、情報システム部門の運用負担も軽減できます。
- ■購買データの一元管理と可視化
- 分散していた購買情報をクラウド上に集約することで、「誰が・何を・いつ・いくらで」購入したかをリアルタイムで把握できます。部門別の支出分析やコスト削減の余地も見つけやすくなります。
- ■法改正への迅速な対応
- インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正にも、ベンダーによる定期的なアップデートで対応できます。自社での改修負担を抑え、法令違反のリスク低減につながります。
- ■場所を選ばないアクセスと承認業務
- インターネット環境があれば、場所を問わずシステムにアクセス可能です。テレワークや出張先からの申請・承認にも対応でき、業務の停滞を防ぎます。
- ■内部統制とガバナンスの強化
- 購買プロセスをシステム上で一元管理することで、履歴の追跡や監査対応が容易になります。承認フローの設定により、不正購買の防止や予算管理の徹底が可能です。
リプレイスに「パーチェスワンクラウド」が選ばれる理由
クラウド型への移行を含め、購買管理システムのリプレイスを検討している企業に注目されているのが、SB C&S株式会社が提供する「パーチェスワンクラウド（PurchaseOneCloud）」です。パーチェスワンクラウドは、350社以上・20万ID以上の導入実績を持つクラウド型購買管理システムです。なぜリプレイスに最適なのか、その理由を解説します。
間接材購買に特化した機能と豊富な品揃え
パーチェスワンクラウドは、オフィス用品や工具、IT機器、消耗品などの「間接材」購買に強みを持つ購買管理システムです。主要サプライヤーと連携し、カタログ品はもちろん、都度見積もりが必要な品目もシステム上で一元管理できます。購買業務の手間を削減しつつ、発注ルールの統一を図れます。
使いやすさを追求したUIと業務効率化
「使いやすいシステム＝使われるシステム」をコンセプトに設計されており、直感的な操作で購買業務を進められます。各サプライヤーを横断して商品検索ができるため、価格や条件を比較しながら最適な商品を選定可能です。購買業務の効率化とコスト削減の両立につながります。
内部統制とガバナンスの強化
購買規定に沿った承認ワークフローの設定や、購買データの可視化により、「誰が・何を・いつ・いくらで」購入したかを明確に把握できます。不正購買の防止や予実管理の精度向上につながり、内部統制の強化を実現します。
充実したサポートとBPOサービス
パーチェスワンはシステム提供にとどまらず、購買業務に精通した担当者による導入支援を行っています。さらに、購買業務そのものを代行するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスにも対応。リプレイス時のデータ移行や社内定着まで、安心して任せられる体制が整っています。
パーチェスワン導入事例：企業の課題解決と移行のアプローチ
パーチェスワンクラウドは、規模や業種を問わず多くの企業で採用され、システム導入による成果を上げています。ここでは、代表的な成功モデルケースをご紹介します。
※以下は、当社サービスの導入企業における代表的な活用モデル（成功パターン）をご紹介するものです。
大手消費財メーカー様（国内）
- ■課題：購買プロセスの効率化とコンプライアンス強化
- ■導入効果：利便性の向上とガバナンス強化を実現。購買プロセスの集約による「買い方改革」を推進しました。
空港運営会社様（関西エリア）
- ■課題：調達部門の業務負荷軽減とグループ全体の最適化
- ■導入効果：システムと購買アウトソーシングサービスの活用により、調達部門の業務を大幅に削減。グループ会社全体の購買業務を標準化・効率化し、リソース最適化に成功しました。
化学メーカー様（上場）
- ■課題：消耗品購買業務フローの統一とガバナンス強化
- ■導入効果：購買業務フローの全社統一により効率化を実現。申請から発注までのリードタイム短縮と、ガバナンス強化を同時に達成しました。
購買管理システムのリプレイスを成功させたい企業にとって、パーチェスワンは業務効率化とガバナンス強化を両立できるサービスといえます。
まとめ：リプレイスを成功させ、購買業務を変革しよう
購買管理システムのリプレイスは、老朽化への対応にとどまらず、企業の競争力を高めるための重要な取り組みです。業務効率化やコスト削減、ガバナンス強化を同時に進めるためには、自社の課題に合ったクラウド型購買管理システムを選定する必要があります。
「パーチェスワンクラウド（PurchaseOneCloud）」は、豊富な導入実績と使いやすい機能、充実したサポート体制により、購買管理システムのリプレイスを強力に支援します。オンプレミスからの脱却や、より効率的な購買環境の構築を検討している企業にとって、有力な選択肢といえるでしょう。
パーチェスワンについて詳しく知りたい方へ
パーチェスワンの公式サイトでは、製品の詳細資料や導入事例集のダウンロード、無料相談を受け付けています。購買管理システムのリプレイスに精通した専任スタッフが、貴社の課題や要望を丁寧にヒアリングし、最適な導入プランを提案します。
初めてのリプレイスでも安心して検討できるよう、導入時の不安や疑問にも対応しています。オンプレミスからの移行や既存システムとの統合についても実績豊富なサポートが受けられるため、まずはお気軽にご相談ください。
購買管理システムのリプレイスを具体的に検討している方は、以下からパーチェスワンクラウドをご確認ください。
