購買管理の業務フロー｜システム導入により効率化が達成できる！？

購買管理とは

購買管理とは企業の購買業務に関する一連の流れを体系化し、適切に管理することです。

会社の運営に必要な「高品質な資材」を「適切なタイミング」で「必要な数量」を「安定的」に「可能な限り安く」購入し、「必要な部署に届ける」といった一連の流れが購買管理であり、それぞれのプロセスを適切に管理することが大切です。

購買管理の業務フロー

購買管理の業務フローをプロセスごとに詳しく解説していきます。

フロー１．購入

購入に至るまでの業務フローを解説します。

■購買依頼

さまざまな部署から購入して欲しい商品などを購買部門へ購買依頼書を提出します。

■見積依頼・作成

購買依頼書に基づき、購入先の選定を行います。

次に購入先に見積書の依頼を行い、必要に応じて相見積り※１をとることもあります。見積書を基に価格や品質、納期、輸送条件などを比較検討し、自社のニーズに合致する購入先を決定します。備品や消耗品など、定期的に購入しているものに関しては見積りを依頼せずにそのまま購入する場合もあるでしょう。

そして、購入先と売買契約書を交わします。売買契約書では、品名や価格、輸送方法や支払方法などの条件を明記します。

※１：複数社から見積りをもらい、価格などを比較すること。

■発注

見積書に基づき発注書を作成します。

管理職の押印後、発注書を購入先に送付します。送付方法は、購入先に指定された方法で行います。発注書送付後は、購入先に発注書が届いているかどうかを電話やメールで確認を行います。

フロー２．納品

納期の遅れがある場合は、購入先に督促を行いましょう。指定した納品先に注文した資材が納品されます。納品された商品などを受領後、受領印を押印した受領書を運送業者に渡します。

フロー３．検収

発注書を基に受入検査を行います。発注した商品の数量・品質のチェックを行い、問題があれば速やかに購入先へ連絡します。

次に、納品書や検収書を担当の部署へ渡します。購入先から届いたら請求書と検収書の突き合わせを行います。検収の締切日になっても請求書が届かない場合は、取引先へ電話をしFAXを送付してもらえるよう対処しましょう。

検収後、経理担当者が支払業務を行います。

購買管理システムの導入メリット

購買管理システムを導入することで購買管理のあらゆる面でのメリットを期待できます。

２つのメリットをそれぞれ解説していきます。

メリット１．購買実績の適切把握

購買管理システムでは、商品や取引先ごとに過去の発注履歴や納品履歴などの購買に関するデータが一覧表示されるため、購買実績の把握が行いやすくなります。発注状況や納品状況などのデータを可視化ができることで適切なタイミングでの発注を行えるため、適正な在庫管理を行うことが可能です。

メリット２．コスト削減効果

購買管理システムは、購買に関わる一連のデータを一元管理できます。

購買業務で発生していたさまざまな書類も購買管理システムでは自動化で行え、作業の効率化を図ることができるため人件費の削減を行うことができます。また、データの一元化により企業内の「モノ」の動きを可視化でき、発注ミスや適切な在庫管理を行えるようになるため、コスト削減効果を期待できるでしょう。

購買管理システムの種類

購買管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の２種類があります。それぞれの特徴を解説します。

種類１．クラウド型

インターネット回線を利用して提供されるサービスです。

自社にサーバなどを構築する必要がなく、自社に必要なサービスをすぐに利用することが可能です。そのため、導入に時間がかからず、コストを抑えることができます。また、運用や保守はベンダーが全て行います。

従量課金制による料金プランの場合は使用する通信量によって月額料金が大きく変動する場合があり、外部にデータを保管するため、情報漏えいのリスクがあります。

種類２．オンプレミス型

オンプレミス型は自社にサーバやソフトウェアを構築し運用や保守管理を行います。自社でサーバを構築するため導入コストや時間的コストがかかり、インフラの管理や運用コストもかかりますが、自社に必要なカスタマイズを自由に行うことが可能です。

オンプレミス型はクローズされた環境で使用するため、セキュリティ面でも安心です。

購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムにはさまざまな機能が搭載された製品が数多くあり導入を検討している場合、気をつけるべきポイントがあります。気をつけるべき２つのポイントを解説していきます。

注意点１．自社の業種に合った購買管理システムか？

まず、自社の業種に合った購買管理システムを選定するようにしましょう。

購買管理は業種により、購買管理方法が異なります。小売業や流通業の場合は在庫管理システムとの連携が重要であり、製造業であればサプライチェーンの管理を重視した製品を選定する必要があります。

購買管理システムを検討する前に自社の購買管理業務の見直しを行い、自社に必要な機能は何であるのか、どういった目的で導入するのかを明確にするようにしましょう。

注意点２．既存の業務フローを合っているか？

購買管理システムを導入しても、既存の業務フローに合致できずに導入に失敗してしまうケースも考えられます。導入の前には、自社の業務フローに合致する製品であるのかを確認する必要があります。

また、すでに他社のシステムを導入している場合、既存システムとの連携は可能であるのかも重要なポイントです。もし、連携ができなかった場合は、余計な作業コストがかかってしまい、作業効率が悪くなってしまう可能性があります。

まとめ：購買管理フローに合ったシステム導入で業務効率化へ

適切な購買管理は企業の経営にも関わる重要な業務です。購買管理の各プロセスで管理が行き届いていると、さまざまな業務の効率化やコスト削減効果を期待できます。購買管理システムの導入を検討している場合、自社に合った適切な製品を選定し、さらなる業務効率化を目指していきましょう。