購買管理の業務フローとは？システム導入で効率化の方法を解説！

購買管理とは

購買管理とは企業の購買業務に関する一連の流れを体系化し、適切に管理することです。

会社の運営に必要な「高品質な資材」を「適切なタイミング」で「必要な数量」を「安定的」に「可能な限り安く」購入し、「必要な部署に届ける」といった一連の流れが購買管理であり、それぞれのプロセスを適切に管理することが大切です。

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購買管理の業務フロー

購買管理の業務フローは以下の図のようになっています。各プロセスを詳しく解説していきます。

１．購買依頼書の申請

さまざまな部署から購入して欲しい商品などをまとめて、購買部門へ購買依頼書を提出します。この際、誰でも購入希望の商品リストを提出できるように、申請書を用意したり、購買管理システム上で申請できるような体制を構築する必要があります。

２．購入先選定

購買依頼書に基づき、見積作成依頼を行ってから購入先の選定を行います。

見積作成依頼

購入を希望する商品を販売している企業に見積依頼を行い、各社に見積を作成してもらいます。

依頼先選定

何社かに見積もりを出してもらい、「品質」「納期」「価格」などを比較して最適な取引先を選びましょう。購入先を決定後は必ず売買契約書を取り交わします。売買契約書では、品名や価格、輸送方法や支払方法などの条件を明記します。過去に取引のある企業の場合は、２回目以降は省略される場合もあります。

３．発注

見積書に基づき発注書を作成します。購買部門の責任者の押印後、発注書を購入先に送付します。送付方法は、購入先に指定された方法で行います。発注書送付後は、必要に応じて購入先に発注書が届いているかどうかを電話やメールで確認を行いましょう。

注文書は取引先で受理された後、場合によっては取引先の責任者によって押印されたのち返送されてきます。返送されてきた発注書は必ず保管しておきましょう。

４．納品・検収

納期の遅れがある場合は、購入先に督促を行いましょう。指定した納品先に注文した資材が納品されます。納品された商品は必ず数量や品質の確認を行い、注文書と相違がないか確認します。必要な場合は、受領印を押印した受領書を運送業者に渡します。

５．請求書処理

購入先から請求書が届きます。請求金額と明細、支払いの締切日を確認して社内で経費精算等の処理を行います。納品の時点でも確認はしていると思いますが、金額が大きい場合は再度請求書に記載された数量を確認しましょう。

以上が購買管理の業務フローとなります。このように、購買管理は社内外含めてさまざまな部署間でのやり取りが発生し、煩雑化しがちなものです。購買管理システムを導入することで、これらの業務フローを効率化しヒューマンエラーなどのミスの防止に繋がるのです。

購買管理システムの導入メリット

購買管理システムを導入することで購買管理のあらゆる面でのメリットを期待することができます。ここでは、購買管理システム導入の２つのメリットを紹介します。

メリット１．購買実績の把握がしやすい

購買管理システムでは、商品や取引先ごとに過去の発注履歴や納品履歴などの購買に関するデータが一覧表示されるため、購買実績の把握が行いやすくなります。発注状況や納品状況などのデータを可視化ができることで適切なタイミングでの発注を行えるため、適正な在庫管理を行うことが可能です。

メリット２．コスト削減の効果がある

購買管理システムは、購買に関わる一連のデータを一元管理できます。従来の購買業務で必要だったさまざまな書類もシステム化によって不要になり、作業の効率化による人件費の削減も行うことができます。

また、データの一元化により企業内の「モノ」の動きを可視化でき、発注ミスや適切な在庫管理を行うこともできるでしょう。

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購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムにはさまざまな機能を搭載した製品が数多くあります。導入を検討する際に気をつけるべきポイント２点を解説していきます。

注意点１．自社の業種に合った購買管理システムか

まずは、自社の業種に合った購買管理システムを選定するようにしましょう。購買管理は業種により、購買管理方法が異なります。小売業や流通業の場合は在庫管理システムとの連携が重要であり、製造業であればサプライチェーンの管理を重視した製品を選定する必要があるでしょう。

注意点２．既存の業務フローを合っているか

購買管理システムを導入しても、既存の業務フローに合致できずに導入に失敗してしまうケースも考えられます。導入前には、自社の業務フローに合致する製品であるかを確認する必要があります。

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自社の購買管理業務フローに合ったシステムを導入しよう

適切な購買管理は企業の経営にも関わる重要な業務です。購買管理の各プロセスで管理が行き届いていると、さまざまな業務の効率化やコスト削減効果を期待できます。購買管理システムの導入を検討している場合、自社に合った適切な製品を選定し、さらなる業務効率化を目指していきましょう。

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