購買管理システムとは
購買管理システムとは、企業の購買に関する一連の業務を管理するシステムのことです。物品の見積もり依頼から検収までの業務や、部門別の購入履歴などをクラウドで管理し、購買業務で発生する煩雑な作業を効率化します。
購買管理業務では、業務が非効率化しやすいほか、適正価格での調達や不正の防止といった点で課題を抱えていることが少なくありません。購買管理システムの導入によって、購買管理の一元化および可視化ができるため、コストの削減や不正行為の抑制効果が見込めます。
購買管理システムの機能や用途、販売管理のポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご確認ください。
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購買管理システムの主な機能
購買管理システムに搭載されている機能としては、主に以下の8点があげられます。
機能 |
機能の概要 |
期待できる効果 |
見積もり依頼・発注 |
複数の仕入先への一括見積もり依頼や見積もりの比較、発注を行う
|
煩雑な見積もり・発注作業の効率化やコスト削減が実現する
|
カタログ登録・作成 |
頻繁に購入する物品のカタログへの登録や、部門別のカタログを作成する |
購買業務の効率化が見込める 不要な物品を非表示にすることで不正購買の防止に役立つ
|
外部ショッピングサイトとの連携 (パンチアウト連携) |
外部のサイトと連携し、1つのプラットフォームから複数のECサイトの商品を購入できる |
購入時にECサイトを行き来するストレスや手間が削減される 購買管理システムのワークフローによって物品を発注できるため、内部統制の強化が見込める |
検収支払い管理 |
発注した物品が納品された後の検収・支払いまでの流れを管理する |
案件ごとの進捗が可視化されるため、支払いの漏れが防げる |
品質管理 |
受領した物品の品質を管理し、品質基準に合致するかどうかを評価する |
品質基準をクリアした取引先との取引に限定できるため、自社製品の品質が向上し、顧客満足度の向上につながる
|
契約管理 |
契約内容や契約条件などを管理する。サービスによっては、契約終了が近づくとアラームで知らせてくれる |
契約業務の属人化を防止する |
データ分析 |
見積もり回答、コストダウン実績表、希望納期遵守の評価表などを作成できる |
自社にとってベストな取引先の選定に役立つ |
承認ワークフロー |
購買業務の工程ごとに電子承認ワークフローを回し、決裁されたらメールで関係者に通知する |
承認の電子化・可視化によって業務効率の向上や不正の防止につながる |
購買管理システムを導入するメリット
購買管理システムの導入によって得られるメリットとしてあげられるのは、主に以下の4点です。
- ●仕入交渉が進めやすくなる
- ●購買管理業務を効率化できる
- ●コスト削減が実現する
- ●ヒューマンエラーの防止や内部統制の強化につながる
購買管理システムによって、過去の取引実績がすべてデータ管理されます。これまでの取引実績を提示できるため、価格交渉を有利に進められる可能性があります。
購買管理業務の効率化が図れる点も、購買管理システムを導入するメリットです。システムによって業務フローを可視化し、購買プロセス全体をリアルタイムで把握できるため、業務をスムーズに行えます。
仕入先別の価格分析やコストダウン実績表の作成などにより、コストダウンの削減効果も見込めます。仕入コストだけでなく、購買管理を効率化することで、購買管理義務に関わる人件費の削減にもつながるでしょう。さらに、システムの活用によって、二重発注や支払いの遅れ、不正行為の防止効果も期待できます。
購買管理システムのメリットは以下の記事でも紹介していますので、参考にしてください。
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2023.11.07
購買管理業務の課題をスッキリ解決!システム活用メリットとは?
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【おすすめ】無料トライアルのある購買管理システム
無料トライアルがあるおすすめ製品を紹介します。トライアル後の料金が発生する場合があるため、試す際は料金プランをあわせて確認しておきましょう。
製品・サービスのPOINT
- 建設、電力、医療、製造業など 各業界の最大手企業が導入
- ビックカメラやモノタロウなど5,000万商品から最安値検索が可能
- 貴社独自の購買ルールを実現する管理機能が充実
intra-mart Procurement Cloud
製品・サービスのPOINT
- 見積・発注・支払をワンストップで!購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決!
- あらゆる購買情報を一元管理!
《トラミル》のPOINT
- 購買プロセスをシステム化して、分散したまま統制を実現
- プロセス可視化と情報一元化で、不要な購入抑止も監査対応も万全
- システム連携から購買オペレーションまで、業務効率化を追及
《APMRO》のPOINT
- トヨタグループをはじめ、大手製造業と取引実績あり!
- 約6,150万品目のあらゆる商品を、全国にワンストップで提供!
- 間接材購買ソリューションにより最適購買を実現!
無料の購買管理システムを選ぶときのポイント
無料で購買管理システムを使いたい場合の選び方のポイントは、以下の3点です。
- ●自社に必要な機能が利用できるか
- ●自社が利用しているソフトと連携できるか
- ●適切なサポートを提供してもらえる体制が整っているか
各ポイントを解説します。
自社に必要な機能が利用できるか
無料の購買管理システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能が利用できるかどうか、チェックする必要があります。無料版は、有料版に比べて利用可能な機能が制限されている場合があるためです。例えば、同時利用可能なアカウント数やデータ保存量が制限されていることがあるため、注意しましょう。
また、高度な分析機能が必要な場合や、ある程度のカスタマイズを行うのが前提の場合は、はじめから有料版の利用を検討することがおすすめです。無料版では、これらの機能を利用できない可能性が高いといえるでしょう。
自社が利用しているソフトと連携できるか
無料か有料かにかかわらず、自社が利用しているソフトとの連携機能があるかどうかの確認も欠かせません。すでに利用しているソフトや他社のソフトと連携機能があるとデータの一元管理ができ、作業効率の向上やミスの軽減効果が見込めます。
適切なサポートを提供してもらえる体制が整っているか
購買管理システムを使用していて質問が生まれたり、なんらかのトラブルが発生したりすることもあるでしょう。そのため、迅速かつ適切なサポートを受けられるかという点も押さえておく必要があります。
社内で対応するのが難しい場合は、無料でもサポート提供があるシステムを選択する必要があります。
無料の購買管理システムの注意点
無料の購買管理システムを利用する際は、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、以下の注意点について解説します。
- ●サポートがない場合がある
- ●利用できる機能が制限されていることがある
それぞれの注意点を確認しましょう。
サポートがない場合がある
無料版の購買管理システムには、サポート提供がついていない場合があります。サポートがないと、導入時の不明点や使用中のデータの故障などについて、社内で解決しなければなりません。
サポートが受けられる場合でも、別途料金などがかかることが多いため、あらかじめ詳しく調べておく必要があります。
利用できる機能が制限されていることがある
購買管理システムの無料版は、利用できる機能が制限されていたり、共有が可能なユーザー数が少なかったりすることがほとんどです。
複数の部署で利用する場合や、企業規模が大きい場合は不便に感じる可能性が高いため、有料版の導入を検討したほうがよいでしょう。
購買管理システムは無料と有料どちらがおすすめか
企業の規模や状況などによって、無料の購買管理システムがおすすめのこともあれば、有料版がおすすめのこともあります。ここからは、無料購買管理システムと有料管理システムの違いや、ケースによってどちらがおすすめかを解説します。
無料購買管理システムと有料購買管理システムの違い
購買管理システムを無料のものを選ぶべきか有料のものを選ぶべきかを判断するためには、それぞれのメリットや違いを理解する必要があるでしょう。
無料版と有料版のメリットについては、以下をご参照ください。
- ■無料版購買管理システムのメリット
- ・経費を削減できる
・本格導入の前に使用感を試せる
- ■有料版購買管理システムのメリット
- ・利用できる機能に制限がない
・サポート体制が充実している
・カスタマイズ性が高い
無料の購買管理システムがよいケース
初期投資を抑えたい小規模なビジネスやスタートアップ企業は、無料の購買管理システムが適しています。無料の購買管理システムの最大のメリットは、経費の削減が可能な点です。
加えて、購買管理システムを無料でお試しできるため、実際に使用感を試してから本格導入をしたいと考えている企業にもおすすめです。システムが自社に合っているかどうかを確認したうえで導入すると、無駄な投資をせずにすみます。
有料の購買管理システムがよいケース
分析・レポート機能が必要であったり、不明点やトラブルの解決を社内で行うのが難しかったりするケースでは、有料の購買管理システムの導入がおすすめです。
無料版では利用できる機能が制限されていたり、サポート体制が不十分だったりするケースが多い傾向にあります。想定外のトラブルが起きた際に、社内で解決できないと想定される場合は、はじめから有料の購買管理システムを導入したほうが効率的なケースは少なくありません。
そのほか、企業の成長や市場の変化に応じてオプションを付けたり、外部システムと連携したりする必要があります。無料版では、オプションの追加や連携に対応していない可能性が高いため、企業や市場の大きな変化が見込まれるような場合は、有料版の購買管理システムのほうが使いやすいといえるでしょう。
無料の購買管理システムを試して業務を効率化しよう
無料の購買管理システムは、経費削減ができる点や使用感を試せる点がメリットです。一方で、サポートがない傾向にあることや機能が制限される点に注意しなければなりません。
システム選びの際は、有料のシステムも含めて検討することがおすすめです。無料トライアルができる製品も多いため、まずは気になる製品の資料請求からはじめましょう。以下のボタンから各社製品の資料の一括請求が可能なため、ご活用ください。