購買管理システムとは
購買管理システムとは、見積もりから検収までの一連の購買業務を電子化し、一元管理するためのシステムです。
購買管理では、業務が煩雑化してミスが増える、適正価格での調達が難しい、といった課題があります。そこで、購買データの一元管理による業務効率化や、コスト削減・適正化を目的に多くの企業で購買管理システムが導入されています。
購買管理システムの機能や用途について詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご確認ください。
購買管理システムの主な機能
購買管理システムに搭載されている機能としては、主に以下の８点があげられます。
| 機能 | 機能の概要 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 見積もり依頼・発注 | 複数の仕入先への一括見積もり依頼や見積もりの比較、発注を行う | 煩雑な見積もり・発注作業の効率化やコスト削減が実現する |
| カタログ登録・作成 | 頻繁に購入する物品のカタログへの登録や、部門別のカタログを作成する | 購買業務の効率化が見込める 不要な物品を非表示にすることで不正購買の防止に役立つ |
| 外部ショッピングサイトとの連携 （パンチアウト連携） | 外部のサイトと連携し、１つのプラットフォームから複数のECサイトの商品を購入できる | 購入時にECサイトを行き来するストレスや手間が削減される 購買管理システムのワークフローによって物品を発注できるため、内部統制の強化が見込める |
| 検収支払い管理 | 発注した物品が納品された後の検収・支払いまでの流れを管理する | 案件ごとの進捗が可視化されるため、支払いの漏れが防げる |
| 品質管理 | 受領した物品の品質を管理し、品質基準に合致するかどうかを評価する | 品質基準をクリアした取引先との取引に限定できるため、自社製品の品質が向上し、顧客満足度の向上につながる |
| 契約管理 | 契約内容や契約条件などを管理する サービスによっては、契約終了が近づくとアラームで知らせてくれる | 契約業務の属人化を防止する |
| データ分析 | 見積もり回答、コストダウン実績表、希望納期遵守の評価表などを作成できる | 自社にとってベストな取引先の選定に役立つ |
| 承認ワークフロー | 購買業務の工程ごとに電子承認ワークフローを回し、決裁されたらメールで関係者に通知する | 承認の電子化・可視化によって業務効率の向上や不正の防止につながる |
購買管理システムを導入するメリット
購買管理システムの導入によって得られるメリットとしてあげられるのは、主に以下の４点です。
- ■仕入交渉が進めやすくなる
- 購買データが一元管理されるため、過去の購入実績や取引条件を簡単に参照でき、仕入先との交渉をスムーズに進められる。
- ■購買管理業務を効率化できる
- 見積から発注、支払い、検収までの一連のプロセスが自動化され、業務全体の効率が向上する。
- ■コスト削減が実現する
- 自動で単価の最安値や条件等を比較表にまとめてくれるので、適正価格での調達が可能になる。また、人的コストの削減にもつながる。
- ■ヒューマンエラーの防止や内部統制の強化につながる
- 購買業務の自動化によって手作業が減少するため、二重発注や支払いの遅れ、不正行為の防止につながる。
購買管理システムのメリットについては、以下の記事でも紹介しています。あわせて参考にしてください。
【比較表】無料プラン・トライアルのある購買管理システム
数多くの購買管理システムのなかから、無料プランやトライアルのあるおすすめ製品をピックアップして一覧表にまとめました。各ツールの機能やポイント、レビュー評価などを比較してみましょう。
| Guide（ガイド） | PROCURESUITE（プロキュアスイート） | 「楽楽販売」 | 楽々ProcurementII | intra-mart Procurement Cloud | ビズネットの購買管理プラットフォーム | APMRO | |
| 全体評価点 |
ー |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.3 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
5.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2 |
| 提供形態 | クラウド/パッケージソフト/SaaS/ASP/サービス | オンプレミス/クラウド/SaaS | クラウド/ASP | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/ASP | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド/SaaS/サービス |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 10名以上 | 全ての規模に対応 | 100名以上 | 100名以上 | 250名以上 | 全ての規模に対応 |
| ポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
比較表で紹介している製品は、下のボタンから一括で資料請求（無料）が可能です。詳細を知りたい方は、ぜひご利用ください。
無料プラン・トライアルのある購買管理システムを比較
つづいて、無料プランのある製品や、一定期間無料トライアルを提供している各製品の特徴を詳しく見ていきましょう。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、見積から発注、納品、検収、請求までの調達業務を一元管理できる購買管理システムです。生産材や一般購入品、設備工事など幅広い品目に対応し、購買実績や納期遵守率などの分析も可能。無料トライアルが用意されており、詳細は提供元への問い合わせが必要です。
PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- 見積～検収までの一連の購買業務プロセスを実現
- 購買情報の一元化と可視化
- 購買業務のコンプライアンス強化
DAIKO XTECH株式会社が提供する「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、見積から発注、納入、検収までの購買プロセスを一元管理する調達支援システムです。購買情報の可視化や承認ワークフロー、外部カタログとの連携などに対応し、業務効率化とコンプライアンス強化を支援します。無料トライアルも利用できるため、導入前に操作性や自社の購買フローとの適合性を確認できます。
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積や受注、発注、請求、売上、原価などの情報を一元管理できるクラウド型システムです。発注先ごとの集計や支払金額の計算、帳票発行などを自動化でき、購買・販売管理における手入力や転記作業の削減に役立ちます。無料トライアルでは実際の画面や自動化機能を試せるため、運用イメージを確認してから導入を検討できます。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、購入依頼から見積、発注、入荷検収まで購買業務全般を幅広くカバーする総合購買管理システムです。間接材だけでなく、直接材や派遣・リースなどのサービス系商材も一元管理でき、企業独自の業務フローにあわせたカスタマイズにも対応。無料トライアルが用意されているため、導入前に機能や操作性を確認できます。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社NTTデータイントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、見積・契約・発注から請求・支払いまでをワンストップで管理できるクラウド型購買システムです。購買情報の一元化により、業務効率化や支出の可視化、内部統制の強化を支援します。無料トライアルでは有償版の機能を試せるため、実際の業務に適合するかを導入前に検証できます。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 製造・建設・電力業など14,000社の導入実績！間接材購買を効率化
- 1億1,000万以上の商品を横断検索し、価格順や納期順に比較が可能
- 企業ごとの購買ルールや承認フローに対応し、購買を一元管理
ビズネット株式会社が提供する「ビズネットの購買管理プラットフォーム」は、間接材の購買を一元化し、調達コストの削減や購買統制を支援するクラウドサービスです。複数サプライヤーの商品を横断検索し、価格や納期を比較できるほか、企業独自の承認フローにも対応。基本サービスは初期導入費用・月額費用ともに無料で利用でき、必要に応じて有料オプションを追加できます。
APMRO
- トヨタグループをはじめ、大手製造業と取引実績あり！
- 約6,150万品目のあらゆる商品を、全国にワンストップで提供！
- 間接材購買ソリューションにより最適購買を実現！
株式会社アルファパーチェスが提供する「APMRO」は、間接材の購買業務を効率化し、調達コストの削減を支援する購買管理サービスです。豊富な商品をカタログから検索・購入できるほか、購買データの分析や業務代行など幅広い支援を受けられます。無料トライアルでは検証サイトを利用した商品検索を試せるため、導入前に検索性や操作感を確認できます。
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無料の購買管理システムの選定ポイントと注意点
ここでは、無料の購買管理システムを選ぶ際に留意すべきポイントを解説します。
自社に必要な機能が利用できるか
無料の購買管理システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能が利用できるかどうか確認する必要があります。無料版は通常、有料版に比べて機能が制限されます。例えば、同時利用可能なアカウント数やデータ保存量が制限されることがあるため、注意しましょう。
自社が利用しているソフトと連携できるか
無料か有料かにかかわらず、自社が利用しているソフトとの連携機能があるかどうかの確認も欠かせません。すでに利用しているソフトや他社のソフトと連携機能があるとデータの一元管理ができ、作業効率の向上やミスの軽減効果が見込めます。
適切なサポートを提供してもらえる体制が整っているか
無料のシステムを選ぶ際に見逃しがちなのが、サポート体制の有無です。無料版ではサポートが限られており、問題が発生しても十分な対応が受けられない場合もあります。しかし、業務に影響を及ぼすトラブルが発生した場合には、迅速なサポートが不可欠です。無料版でも、適切なサポートが提供されるかどうかを確認しましょう。
有料の購買管理システムがおすすめな企業
さまざまな購買業務を幅広く効率化したい企業には、有料の購買管理システムの導入がおすすめです。例えば、部署や部門数の多い企業や、大量の発注や仕入データを一元管理したい場合、有料版が適しています。また、複雑なワークフローや高度な分析機能を求める場合にも、有料版の利用を検討するのがおすすめです。
さらに、購買管理の専門知識をもつ社員が少ない企業や、導入がはじめての企業では、手厚いサポートのある有料版が安心です。導入時の設定サポートから運用中のトラブル対応、さらには運用代行サービスまで、さまざまなサポートが提供されています。
以下の記事では、有料の購買管理システムを多数紹介しています。ツールごとの価格や機能、利用ユーザーの口コミも確認できます。有料版も試してみたいという方におすすめです。
まとめ
無料の購買管理システムには、コストの削減や導入ハードルの低下といったメリットがあります。一方で、利用できる機能やサポートが不十分なケースも見られるため、無料版だけでなく有料版も含めて検討するのが重要です。自社にあう最適な製品が見つかりやすくなるでしょう。
また、まずは無料トライアル等で使用感や利用効果を試してから、有償版を導入してみるのも一手です。気になる製品があれば、さっそく資料を取り寄せ、比較検討してみてはいかがでしょうか。
