購買管理システムで解決できる課題と導入メリット

購買業務における課題

購買管理システムを導入する前の購買業務には、以下のような課題があります。

• 部門ごとに購買が行われ誤発注や重複発注、過剰在庫が発生してしまう
• 発注先が未整理で、最適な購買価格で購入できていない
• 発注業務が煩雑になり、ミスが発生しやすい

■部門ごとに購買が行われ誤発注や重複発注、過剰在庫が発生してしまう

部門ごとや支社ごとで、別々に購買や物品の調達を行っている状態が放置されていることで、企業全体での誤発注や重複発注、あるいは発注漏れや過剰在庫などが発生する可能性が高まってしまうことがあります。

その結果、購入手続きの多重化や事務処理ミス、重複発注などによる余計な経営コストがかかってしまう可能性も高くなります。

■発注先が未整理で、最適な購買価格で購入できていない

部門ごとや支社ごとに別々に発注を行っていることが発見されずに放置されているために、同じ物品を重複発注していたり、複数のサプライヤーに分散発注することで割高に調達していることが把握されないままでいる場合があります。

■発注業務が煩雑になり、ミスが発生しやすい

サプライヤーごとに電話やFAX、あるいはメールやウェブサイトなど、発注方法や発注書などが異なり、購買業務が繁雑になっている場合があります。

また、手書きの書類による発注や、桁数が多い商品コードなどの面倒な入力作業を発注ごとに必要とする事務手続きにより、事務処理ミスが発生し、誤発注が発生しやすくなります。

購買管理システムの導入メリット

導入メリット1：購買活動を可視化できる

複数の部門や人員で購買業務を行っていても、購買管理システムを利用していれば、物品ごとや発注先ごとに発注履歴、注文状況、納品履歴などが一覧表示されるため、重複発注や誤発注、過剰在庫などを防ぐことができます。

また、企業全体の発注状況や納品状況といった購買状況が可視化されることにより、次の発注タイミングやロットを適切に計画することができ、在庫不足などを防ぐことができます。

導入メリット2：発注の最適化ができる

購買管理システムによって購買処理を行うことで、複数の部門で同じ物品を発注していることや、それぞれが異なるサプライヤーを利用して同じ物品を異なる価格で購入していることなどが発見できます。

また、企業全体で必要としている発注量が把握でき、最も適正な価格で発注されているサプライヤーを見つけ出せますので、発注をまとめて最適なサプライヤーに集中させることができます。その結果、購買業務を効率化し、価格交渉の余地を引き出すことができます。

導入メリット3：購買業務の効率化ができる

サプライヤーごとに使い分けていて煩雑化していた発注方法を、購買管理システムに取り込むことにより、発注の事務処理を効率化することができます。また、サプライヤーごとに保管していた発注記録も、購買管理システムで一元管理できるようになり、発注履歴の確認や納品実績の確認作業が瞬時に行えるようになります。

その結果、発注業務の事務処理が効率化されミスが起きにくくなります。また、分散されていた購買業務が集中化され、承認手続きや規定なども統一化されることによって、購買に関する内部統制を実現することができるようになります。

以上のように購買業務を効率化し、購買コストも見直すことが容易になるため、財務状況の改善にも貢献する購買管理システムの導入は、検討すべき価値があるといえます。