購買管理システムの8つの機能を詳細解説！

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買活動における発注・支払い業務を管理するシステムです。システム導入をすることで、製造業における原材料の調達量の最適化や社内における調達活動の情報を管理に役立ちます。調達活動の無駄を削減することに繋がります。また、購買活動における伝票作成の自動化ができ、工数削減することにも繋がります。

購買管理システムの基本機能

機能１．購買計画を把握する機能

購買計画は製品の生産計画に従い、必要な材料や部品をどこの企業から、いつまでに、いくつ、どの程度の価格で、購入するかを決めることです。これらで発生する情報を、電算化・データ化をしています。この管理により、製品生産計画に対して漏れなく材料や部品が発注できているかを把握することができます。

機能２．仕入先管理機能

継続して購入できるようにするために、仕入先の管理を行っています。過去から現在、現在から将来に至るまでの情報を管理をすることで、品質、価格、納期、企業業績等を踏まえて、優良企業なのかを把握できるようにしています。また、新規購入先も選定できます。

機能３．取引契約機能

実際に材料や部品を購入する場合の詳細な契約内容を電子化しています。現状の取引だけでなく、過去の取引も管理されていますので、取引条件の見直しや値引き交渉等の情報を得ることができます。

機能４．発注管理機能

仕入先に発注した物品の状況を管理しています。この管理により、発注漏れを無くすことができるようになります。バラバラな生産計画を元に個別に発注業務を行っていたことを企業全体としてまとめることができるため、一括して発注が可能になります。

これによって「何度も手間がかからないため人件費を抑えることができる」「発注ミス、漏れを防ぐことができる」「仕入先を含めて双方が、費用対効果を見込める」などのコスト削減に貢献します。

機能５．価格管理機能

契約価格の決定から、価格の改定などの情報を管理しています。この情報から、生産する商品の原価が算出できるため、企業で最も重要な営業利益の確保といった元データを得ることができます。

機能６．納期管理機能

購買計画に従い、発注した材料や部品が指定された納期になるのか、遅れてていないかなどの管理をしています。この情報で遅れが判断できると、その後計画されていた生産工程の延期や代替生産計画の実施ができるようになり、効率の良いコスト維持または低減を行うことができます。

機能７．品質管理機能

購買計画に従い発注した材料や部品が、指定された品質で納品されるかどうかを管理します。品質が悪い場合、その個数を把握することにより、以後の生産工程の調整を速やかにできるようになります。

機能８．検収支払管理

発注した材料や部品が納品されたあと、検収されてから支払いまでの管理をしています。この管理により、漏れなく信用取引ができる様になります。

まとめ

購買管理システムについて、紹介しました。購買管理システムの導入時に、企業全体で購買活動の取りまとめをすることで、物品の購入価格の「平均化」をすることができます。

また、仕入先にどれぐらいの種類や数の取引があるかを「見える化」することができるため、非効率な発注価格を発見でき、効率良くコスト削減ができるようになります。

導入検討に際しては、既存システムとの連携を前提に、生産管理システム、販売管理システムといった全体のシステム構成を踏まえ、導入に対する費用対効果が大きいかといったことを把握し、自社の業務に適合したシステムの選定をしましょう。