購買管理システムとは
購買管理システムとは、原材料や部品（直接材）から補修用品や消耗品（間接材）まで、さまざまな性質の資材を調達する企業の購買活動において価格や品質、納期を管理するシステムのことです。業務効率化やコスト削減・適正化を目的に多くの企業で導入されています。
購買活動では、見積や発注業務だけでなく、価格差異調査や納期・品質管理など幅広い業務が必要になります。そのため、業務が煩雑化してミスが増える、適正価格での調達が難しい、などの課題を抱える企業が多いのも実情です。
購買管理システムの各機能を活用することで、購買活動に関する作業を自動化し、時間の節約やコスト削減、リスク軽減などが実現するでしょう。
購買管理についてより詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
【図解】購買管理システムの機能一覧
購買管理システムには、購買活動を支援する多様な機能があります。ここでは、購買管理システムの代表的な９つの機能を図にまとめました。
なお、それぞれの機能の詳細については以下で解説します。
見積依頼機能
商品を購入する際、複数のサプライヤーに対し一括で見積を依頼できる機能です。見積回答を受領すると、自動で単価の最安値や条件等を比較表にまとめてくれるので、複数のサプライヤーを簡単に比較でき、最適な条件での取引が実現します。
また、個別に見積依頼を出す手間がかからないため、業務効率化にもつながります。見積依頼は通常、オンラインフォームやメッセージ機能を介して行うため、ペーパーレス化も促進されるでしょう。
購買カタログ管理機能
頻繁に購入する商品をシステムに登録し、自社オリジナルのカタログを作成する機能です。部門や部署ごとに組み分けて、商品のカタログ登録を行うことも可能です。カタログにすることで、毎回商品を検索したり、カート登録したりする必要がなく、発注業務をスムーズに行えます。
また、購入の必要がない商品を非表示にできるので、無駄な商品の購入防止にもつながるでしょう。
外部カタログ連携機能（パンチアウト機能）
外部カタログサイトとの連携によって、購買対象となる複数のECサイトを１つのプラットフォームに統合する機能です。それぞれ異なるサイトでしか商品を入手できない場合、複数のサイトへのアクセスが必要ですが、パンチアウト連携を行うことで１つのプラットフォームから購入できるようになります。
複数のサイトへのアクセスやログインが不要で、商品の検索や購買手続きの余計な手間を省けます。また、各サイトでの商品価格や在庫状況をリアルタイムで比較し、最適な条件での購入が可能です。
契約管理機能
いつ・どんな取引があったか契約情報をシステム上で管理し、契約内容や条件などを把握するための機能です。契約の更新日や終了時期などを容易に把握できます。また、契約更新や満了のタイミングを自動で通知する機能が搭載された製品もあり、契約の更新漏れ防止に役立つでしょう。
さらに、契約に関連する文書やファイルを関連付けて保存できるため、情報の一元化とアクセスの容易化が図れます。
承認ワークフロー機能
購買業務における承認プロセスを自動化する機能です。購買依頼がシステムに入力されると、定義された承認ルールに基づいて自動的に承認者に通知が送られます。承認者はシステム上で依頼を確認し、必要に応じて承認や却下の判断を行います。
紙の書類や電子メールを利用する必要がなく、システム上で申請から認証までスムーズに行えるため、承認待ちによる業務の遅延を防止可能です。
発注管理機能
発注依頼の作成や発注申請の承認管理、発注履歴の追跡などを行う機能です。システム化することで、手作業による時間の浪費や人為的なミスを削減し、正確で迅速な発注が可能です。
また、発注先や商品の種類・数量が毎回異なる場合でも、システム上で正確な発注情報を管理できるため、自社に届いた商品の種類や数量の検品も効率的に行えます。
納期管理機能
納期管理機能は、主に製造業などで利用される機能です。発注した材料や部品が指定した納期までに納品されるのかなど、現在のステータスがわかりやすく可視化されます。
納期に遅れが出る場合でも、情報を素早く把握しシステム上で関係者と共有することで、計画済みの生産工程の延期や代替生産計画の実施を企画できるでしょう。
品質管理機能
発注した材料や部品が、事前に指定した品質で納品されるかどうかを管理する機能です。品質が悪い場合、その個数や状態を把握することで、以後の生産工程の調整を速やかに行えます。
また、どの仕入先からの資材だったのか後から確認できるので、次回以降の発注時に別の仕入先を選ぶことも可能です。
検収支払管理機能
発注した材料や部品が納品されたあとの検収・支払までの流れを管理する機能です。検収では、受領した商品やサービスが契約条件に適合しているかを確認し、支払前の品質管理を行います。支払管理では、検収が完了した後、取引先への支払を処理します。
検収支払管理機能を活用することで、案件ごとの現在のステータスがひと目でわかり管理しやすくなるでしょう。また、検収や支払が完了していない案件に対してアラート通知を出す機能が搭載されたシステムもあります。
以下の記事では、おすすめの購買管理システムをタイプ別に紹介しています。比較選定ポイントも詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
購買管理システムの機能を活用して経営を効率化しよう
購買管理システムを使えば、仕入先や仕入値・納期や品質などを管理でき、企業の競争力向上やコストカットにつながります。ただし、製品によって機能や特徴が異なるため、それぞれ比較したうえでの検討・導入をおすすめします。
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