購買管理システムとは？8つの機能を詳細解説！機能概要や用途も紹介

購買管理システムとは

購買管理システムとは、原材料や部品（直接材）から、補修用品や消耗品、事務用品（間接材）まで、さまざまな性質の資材を調達する企業の購買活動において、価格や品質、納期を管理するシステムのことです。

購買活動に必要不可欠な存在

企業が必要な資材を購入する購買活動においては、業種や企業規模を問わず、業務フローが煩雑化してミスが増えたり、適正価格での調達やコンプライアンス面に課題を抱える企業が多いのが実情です。

購買管理システムを活用することで、リアルタイムな購買状況を可視化して業務負担の軽減やコストカットの実現に近づくことができるでしょう。

購買管理についてもっと詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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図解！購買管理システムの8つの機能

購買管理システムには、購買活動を支援する様々な機能があります。今回はわかりやすく図に表してみました。

ではこれから、これら購買管理システムの代表的な8つの機能1つ1つを詳しく解説していきます。

１．購買計画機能

購買計画とは製品の生産計画に従い、必要な材料や部品をどの企業から、いつまでに、いくつ、どの程度の価格で購入するか決めることです。

購買管理システムでは、これらの情報を分かりやすく可視化することができます。システム上でこれらのデータを管理することにより、製品生産計画に対して漏れなく材料や部品が発注できているかを把握できます。

２．仕入先管理機能

直接材や間接材など、商材によって仕入先（購買先）は多岐に渡ります。いつ、何を、どのくらいの数量仕入れたのかという過去の実績と、今後の購買予定を含めた未来の情報を記録・管理する必要があります。適切な仕入れ先情報の管理は、購買管理全体のコストの最適化にも繋がります。

また、システムによっては最低価格を比較して新規購入先を提案する機能もあります。

３．取引契約機能

実際に材料や部品を購入する場合、必ず取引契約が交わされます。契約書にはいつ・どんな取引があったかの詳細が記載されている必要があります。

取引契約機能は契約内容を電子化して、システム上で管理します。現在進行中の取引だけでなく過去の取引も管理し、いつでも閲覧することができるため、取引契約を結ぶ際に迷ったり不備の発生を防ぐことができます。

４．発注管理機能

仕入先に発注した商品の発注情報を管理する機能です。発注先は一つではありませんし、発注する商品は種類・個数共に毎回違うことがほとんどです。

購買管理システムの発注管理機能を活用することで、自社に届いた商品の種類・個数の検品を正しく実施することができるでしょう。

５．価格管理機能

自社製品を作る際の原材料の仕入れ値や事務用品の購入価格は、一つ一つは小さくとも総額で考えると企業経営に大きなインパクトを与えるものです。商品を仕入れる際の価格は可能な限り安く、適正に保ち続ける必要があります。

価格管理機能では過去の取引の際の価格を管理できるため、次回仕入れる際の参考となるデータを蓄積することができます。

６．納期管理機能

納期管理機能は、主に製造業などで利用される機能です。発注した材料や部品が指定した納期までに納品されるのかなど、現在のステータスが分かりやすく可視化されます。

納期に遅れが出る場合でも、その情報を素早く把握しシステム上で関係者と共有できれば、計画済みの生産工程の延期や代替生産計画の実施を企画できるでしょう。

７．品質管理機能

発注した材料や部品が、事前に指定した品質で納品されるかどうかを管理します。品質が悪い場合、その個数や状態を把握することで、以後の生産工程の調整を速やかにできるようになります。

また、どの仕入れ先からの資材だったのか後から確認できるので、次回以降の発注時に別の仕入先を選ぶことも可能です

８．検収支払管理機能

検収支払管理機能では、発注した材料や部品が納品されたあとの検収・支払いまでの流れを管理をします。納品後は、期日までに漏れなく支払いまで実施しなければなりません。

検収支払管理機能を活用することで、案件ごとの現在のステータスがひと目で分かり管理しやすくなるでしょう。

購買管理システムの機能をつかって経営を効率化しよう！

今回は購買管理システムの機能について紹介してきました。

購買管理システムを使えば、製品製造の際の原材料の仕入れ先や仕入れ値・納期や品質などを管理でき、企業の競争力を保つことができます。

ただし、システムごとに得意な分野は異なるので、導入の際は既存システムとの連携を前提に、生産管理システム、販売管理システムといった全体のシステム構成を踏まえ、導入に対する費用対効果がどの程度あるのかを把握した上で、自社に最適なものを選定しましょう。

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