失敗例１．想定外の開発費が発生するケース
購買管理と生産管理が大型のホストコンピュータで稼働しており、ハードウェア及びシステムの保守切れという理由でリプレイスを検討していました。システム上の社内業務仕様やデータに関しては、完璧といって良い程整理されていたため、その仕様とデータを活用できるシステムを選ぶ方針になりました。
これらの情報を元に、複数のシステム開発企業に相見積もりを実施し企業選定をし、システム構成も、時代に合わせWebサーバシステムに変更しました。
しかし、開発をしている途中で、問題が発生しました。ホストコンピュータ時代の機能をWebサーバのシステムで実現する場合、既存データをそのまま使うことができないことが判明したのです。 新たにシステムの一部を開発するか、データの変更を実施するかの選択を迫られることになりました。
どちらにしても、予想外の問題の対応で予算がオーバーしてしまい、その他の機能を削り導入する結果となりました。
失敗例２．稼働後に既存システムとの連携漏れが発覚したケース
ある企業では、購買管理システムを導入しようと社内企画チームを発足させました。最初は、社内業務の把握から始め、経理・生産部門等の各部署へのヒアリングを何度も重ねました。
次に、全部署から吸い上げた業務を一つ一つ整理するため、模造紙に付箋で整理をしました。付箋紙の内容では、具体的な業務内容が分からない所が多々あった為にブレークダウンを行い、平準化を心がけました。個々の業務を漏れなくでき、要求仕様をチームでまとめあげて社内承認を得ました。
その後、要求仕様を元にシステム開発企業に対して見積もりを依頼し、予算や工数の制約から、システムパッケージにカスタマイズをする方法で開発することになりました。要求通りの仕様の一部を運用でカバーするといった所もありましたが、ほぼ要求通りのシステムが完成し、導入までこぎつけました。
しかし、システム稼働後、問題が発生しました。既存システムとのデータ連携の一部に漏れが発覚しました。ゼロからのシステム利用ではなかったため、既存システムとの連携には十分考慮をしていましたが、システム開発企業に任せていたことに加え、システムパッケージ利用といった事で安心感があり、漏れをチェックすることが出来ませんでした。
失敗例３．導入後の操作に戸惑い業務効率が悪化したケース
あるインターネット関連事業を展開していた企業では、市販されている業務ソフトを利用して業務を行っていましたが、展開するサービスの増加から購買管理の業務が増えてきたことで、業務ソフトが対応できなくなる寸前でした。
それを解決するために、新規に購買管理システムの導入を決定し、さまざまなシステムの調査を実施しました。予算や機能・運用サポートまでの範囲で、一番最適なシステムを選定しました。
しかし、稼働後1ヶ月が経過したころ、業務状況とシステム稼働状況を調査した結果、システムの使い方に社員が戸惑い、導入後の運用サポートで工数が予想以上に増大しているということがわかりました。
導入前に実施した社員教育だけでは内容が足りなかったため、導入後の操作問い合わせやシステム処理のデータ確認が多くなり、結果的に購買改革で得られるメリットよりも工数が大きくなってしまったのです。
購買管理システムの導入失敗を防ぐための確認ポイント
購買管理システムの導入で失敗しないためには、価格や機能だけで判断せず、既存業務や周辺システムとの相性を確認することが大切です。導入後に追加開発や運用負荷が発生しないよう、以下のポイントを事前にチェックしましょう。
- ■既存データを移行できるか
- 既存システムで利用しているマスタ情報や購買履歴、取引先データなどを移行できるか確認しましょう。データ形式や管理項目が異なる場合、追加開発やデータ加工が必要になることがあります。
- ■既存システムと連携できるか
- 会計システムや生産管理システム、在庫管理システムなどと連携できるかを確認します。連携範囲を事前に整理しておくことで、稼働後のデータ連携漏れや二重入力を防ぎやすくなります。
- ■自社の購買フローに対応できるか
- 見積依頼、発注、検収、請求処理、承認フローなど、自社の購買業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。標準機能で対応できる範囲と、カスタマイズが必要な範囲を把握しておくことが重要です。
- ■追加費用が発生する範囲を確認する
- 初期費用や月額費用だけでなく、カスタマイズ費用、データ移行費用、連携開発費用、保守費用なども確認しましょう。見積もり時点で費用範囲を明確にしておくと、導入途中の予算超過を防ぎやすくなります。
- ■導入後のサポート体制が整っているか
- 操作説明や初期設定支援、トラブル対応など、導入後のサポート内容も重要です。現場担当者がシステムを使いこなせないと、かえって業務負荷が増える可能性があるため、教育体制や問い合わせ方法も確認しましょう。
購買管理システムの導入で失敗しないためには、自社の購買フローや既存システムとの連携可否、必要なサポート体制にあう製品を選ぶことが重要です。「自社に合う購買管理システムを診断してみたい」「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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購買管理システムの導入効果を最大化するために
購買活動は数多くの企業が必須で行う活動の一つです。これを管理する購買管理システムの導入に失敗してしまうと、企業の利益に悪影響が出ることも考えられます。綿密な計画を立てたうえで、自社の求める機能を持つシステムを選定して導入しましょう。
また、購買管理システムの導入効果を最大化できるように以下の記事を参考に確認事項を洗い出しておくと良いでしょう。
