集中購買とは
集中購買とは、材料や部品の発注作業を、本社に集中させることです。購買業務を本社のコントロール下に置くことで、発注プロセスを一元化します。この方法では、全社的な視点から購買戦略を立て、実行することが可能となります。
集中購買のメリット
集中購買には次のようなメリットがあります。
- コストの低減：まとめ買いや大量購入が可能となり、スケールメリットを活かした値引き交渉ができます。
- データの一元管理：過去の購買データを統合・分析し、それをもとにして有利な交渉を購買先にもちかけられます。
- 在庫管理の最適化：本社がデータを一元管理するため、在庫管理や購買のルールを徹底しやすくなります。
- 業務効率化：各事業所の購買関連の業務負担が軽減され、棚卸もスムーズに進められます。
集中購買のデメリット
一方で、集中購買には次のようなデメリットも存在します。
- 納入時間の遅延：本社でいったん在庫を保有するため、各事業所へ納入するまでに時間がかかります。
- 柔軟性の欠如：顧客にあわせて納期を柔軟に調整したい時には不向きです。
- 在庫状況の把握困難：発注から納入までのタイムラグが大きいため、リアルタイムの在庫状況を正確に把握しにくくなります。
- 運搬コストの増加：各事業所までの運搬費用がかさむ点に注意が必要です。
分散購買とは
分散購買とは、発注作業をそれぞれの事業所で行うことです。本社からのコントロールは効かなくなりますが、事業所ごとに最適な発注プロセスを構築できます。各拠点の特性や需要に応じた柔軟な購買活動が可能となります。
分散購買のメリット
分散購買には次のようなメリットがあります。
- 柔軟な対応：現場の状況に応じて柔軟に納期を調節できます。
- 運搬コストの削減：事業所から直接発注するため、集中購買より運搬コストがかかりません。
- 地域密着型の関係構築：個別対応で購買先との信頼関係を築きやすく、費用面での優遇も期待できます。
- 在庫状況の正確な把握：発注から納入までのタイムラグが少ないため、在庫状況を正確に把握できます。
分散購買のデメリット
しかし、分散購買にも次のようなデメリットがあります。
- コスト低減意識の低下：事業所ごとの少量発注となるため、価格交渉が難しく、コスト低減の意識が低くなりがちです。
- 定価での仕入れリスク：交渉力の不足により、定価での仕入れが当たり前になる可能性があります。
- コストの不均一化：事業所ごとに種類や数量が異なると、コストの均一化が困難になります。
- データ分析の困難：事業所ごとの支出データが不均一になるため、過去の購買履歴をもとに分析・利用するのが難しくなります。
集中購買と分散購買の違い
集中購買は本社が一括して発注を行い、分散購買は各事業所が個別に発注を行います。集中購買はスケールメリットによるコスト削減が可能ですが、納期の柔軟性に欠けます。分散購買は現場のニーズに柔軟に対応できますが、コスト管理が困難です。
データ管理において、集中購買は一元管理で分析しやすい一方、分散購買は全体把握が難しくなりがちです。在庫管理においては、集中購買が中央集権的で効率的である反面、分散購買では各拠点で個別管理となります。
企業は自社の状況や目標に応じて、集中購買と分散購買のメリット・デメリットを考慮し、適切な購買方式を選択する必要があります。
集中購買と分散購買のどちらを採用すべきか
集中購買と分散購買、それぞれに長所と短所があることがわかりました。では、実際にどちらの方法を採用すべきでしょうか。次に、それぞれの購買方法が適している状況や、効果的な購買戦略の構築方法について詳しく見ていきましょう。
集中購買が向いている状況
集中購買に向いているのは、高額資材や全事業所で使用される汎用資材、輸入資材などです。これらの資材は、本社がまとめて発注した方が、価格交渉や在庫管理がうまくいきます。
分散購買が向いている状況
分散購買に向いているのは、低額資材や特殊資材です。低額資材は予算を圧迫しないため、定価で仕入れても問題ありません。特殊資材はそもそも価格交渉が困難なので、集中購買を採用するメリットがありません。
適切な購買方法の選択
このように、集中購買と分散購買は、状況によって使い分けます。「価格を抑えたい、かつ交渉可能な資材」は集中購買、それ以外は分散購買にするなど、いろいろ試してみて最適な組み合わせを見つけましょう。
効果的な購買戦略を構築するには、自社の業務内容や規模、取り扱う資材の特性を十分に考慮する必要があります。場合によっては、集中購買と分散購買を併用することで、それぞれのメリットを最大限に活かせます。
また、購買方法の選択は一度決めたら終わりではありません。市場環境や自社の状況の変化に応じて、定期的に購買戦略を見直すことが重要です。常に最適な方法を模索し、必要に応じて柔軟に調整していくことが、効率的な購買管理につながります。
購買管理を最適化するには
購買管理の最適化は企業の競争力向上に直結する重要な課題です。最適化にはさまざまなアプローチがあり、主に次の方法が考えられます。
購買プロセスの見直し
現行の購買プロセスを詳細に分析し、無駄な手順や重複作業を洗い出します。プロセスの簡素化や標準化を行うことで、業務効率を向上できます。
サプライヤー関係の強化
主要サプライヤーとの関係を強化し、長期的なパートナーシップを構築します。これにより、安定した供給や有利な取引条件を獲得できる可能性が高まります。
従業員教育の充実
購買担当者のスキルアップを図るため、定期的な研修やトレーニングを実施します。専門知識や交渉力の向上は、より効果的な購買活動につながります。
購買管理システムの導入
上記の方法に加えて、「購買管理システム」を導入することで、購買管理を大幅に最適化できます。
購買管理システムは、購買先の管理や大量発注、伝票や見積依頼書の作成などを効率化します。テンプレートから各書類を作成できるため、担当者の負担軽減に効果的です。
また、納期や納入状況といったデータをリアルタイムで確認したり、一元管理したりできます。これにより、購買先の選択を間違う人的ミスや、故意にデータを書き換える不正行為を減らせます。データを参照することで、購買先との細かな交渉も実現するでしょう。
発注業務が可視化されるため、集中購買・分散購買のどちらを採用しても、在庫管理が円滑化します。
購買管理システムは、上記で挙げたほかの最適化方法と組み合わせることで、さらに高い効果を発揮します。プロセスの見直しやサプライヤー関係の強化、従業員教育の成果を、システムを通じて効率的に運用・管理できるのです。
まとめ
集中購買は、材料や部品の発注作業を本社に集中させます。コストの低減が実現しますが、各拠点への納入に時間がかかるのが難点です。一方、分散購買はそれぞれの事業所ごとに発注作業を分散させます。柔軟な対応が可能ですが、コスト低減の意識が低くなるのが難点です。
それぞれメリット・デメリットがあるので、状況によって使い分けましょう。集中購買と分散購買を理解し、自社にあったやり方を採用してください。
