購買業務を効率化する方法とは？システム導入のメリットや事例も解説

購買業務で発生しやすい課題

購買業務とは、企業が必要とする物品やサービスを適切に調達し、管理するプロセス全般のことを指します。購買業務には取引先の選定や発注、在庫管理や品質管理、コストや納期管理などの幅広い業務が含まれており、その過程でさまざまな課題も発生しています。

購買業務において特に発生しやすい課題は以下のとおりです。

■誤発注や重複発注が発生する

部門や営業所ごとでバラバラに購買業務を行っている場合、情報共有やデータの管理が煩雑化し、誤発注や重複発注が起きやすい。誤発注や重複発注は、過剰在庫の原因となり、保管コストの増加や品質の劣化にもつながる。

■購買申請や認証、書類作成などに時間がかかる

必要な物品やサービスを購入する際、申請書類の作成から承認、最終的な発注までのプロセスが煩雑であり時間がかかる。時間のかかる手続きは、業務や納期の遅延を引き起こす可能性がある。

■取引先情報の適切な管理ができず購買コストが高くなる

取引先が増えてくると取引先の情報を適切に管理できず、競争力のある価格や特別な割引を見逃す可能性がある。企業は本来のコスト削減の機会を逃すことになり、結果としてコストが増加する。

■発注方法が統一されておらず業務が煩雑化する

発注と一口にいっても、電話やFAX、メールやウェブサイトなどさまざまな方法がある。部門や営業所、取引先ごとに発注方法が異なると、購買業務のプロセスや認証フローが複雑化し、人的ミスも起こりやすくなる。

購買業務を効率化する方法

購買業務はどのように効率化すればよいのでしょうか。ここでは、購買業務を効率化するための方法を解説します。

購買業務方針の策定

購買業務方針の策定とは、企業の購買活動における一貫性と透明性を確保するための基準や手順を明確に定めることです。具体的には、取引先の選定基準や受発注手続き、品質管理、コスト管理などの方針を策定します。

方針の策定により、統一された基準にもとづいて業務を遂行できるため、誤発注や重複発注のリスクが減り、効率的な購買活動が可能となるでしょう。なお、経営環境や市場の変化に対応するため、定期的な方針の見直しを行うことが重要です。

部署間における連携体制の構築

事業規模が大きくなり発注部門が多くなるほど業務が複雑化し、ミスも発生します。そのため、業務効率化には部署間における連携体制を構築し、情報を共有することが不可欠です。

具体的には、在庫情報や発注状況のリアルタイム共有、定期的な会議や連絡会の開催、共通の目標設定や進捗管理を行います。部署間の連携体制が強化されると、正確な情報にもとづいて発注を行えるため、重複発注や在庫不足を防ぎ、納期遅延リスクの最小化が可能です。また、連携体制の強化は迅速な意思決定にもつながるため、購買業務の効率化に寄与します。

購買管理システムの活用

購買管理システムとは、発注から支払までの購買に関する一連の業務を電子化し、効率化を図るシステムです。発注書作成機能や認証ワークフロー機能、見積依頼機能、納期管理機能、品質管理機能など業務効率化に必要な機能が網羅されています。 購買管理システムの各機能を活用することで購買業務に関する作業を自動化し、時間の節約やコスト削減、リスク軽減などが実現するでしょう。

購買管理システムには、消耗品やオフィス用品などの間接部材の調達業務に特化したタイプや、製造業固有のニーズ・課題に対応できる業界特化型タイプなど、さまざまな製品があります。自社のニーズや要件を満たす製品を導入することで、効率化やコスト削減などの効果を最大限に得られるでしょう。

以下の記事では、おすすめの購買管理システムをタイプ別に比較紹介しています。選び方についても詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムを導入すると以下のようなメリットが得られます。

■購買活動の可視化

発注履歴や注文状況、納品履歴などの購買業務に関する情報はすべてシステムに集約。情報を一覧で確認できるため、企業全体の購買活動が可視化される。

■発注の最適化

複数のサプライヤーに対し一括で見積を依頼できる機能を活用すると、自動で単価の最安値や条件等を比較表にまとめてくれる。複数のサプライヤーを簡単に比較でき、最適な条件での発注が実現する。

■購買プロセスの標準化

統一されたルールとワークフローにもとづいて一連の購買手続きを自動化するため、部署や営業所ごとにばらついていた購買プロセスを標準化できる。

■内部統制の強化

すべての購買プロセスがシステム内で一元管理されるため、購買活動の透明性が向上。また、いつ誰がどのような取引を行ったかを追跡できるため、不正行為の発見と防止にも役立つ。

以下のボタンから購買管理システムの一括資料請求（無料）が可能です。製品について詳しく知りたい方やシステムの導入を検討される方は、ぜひご利用ください。

購買業務の効率化に成功した事例

ここからは、購買管理システムを導入して成果を得られた企業の事例を紹介します。購買管理システムの導入を迷っている企業はぜひ参考にしてください

自社工場・協力会社で使用する消耗品の統一購買と業務効率化を実現

食品製造を行う株式会社ニッスイ様の原料開発部では、国内工場や事業所等の約100拠点から依頼される消耗品の調達を担当していました。取引先ごとに異なる発注方法や各拠点ごとの請求データ作成に対応しなければならず、多くの業務工数がかかっていました。

そこで、多拠点からの消耗品調達を効率化するために、支払業務や価格交渉の一本化、同種品の価格比較ができる「ビズネット」を導入。ビズネットの導入により、集中購買とペーパーレス化が実現し、年間約500時間の支払業務削減や約６万枚のコピー用紙削減を達成しました。これにより、効率化と正確性の向上が図られ、業務全体の負担軽減を実現しています。

参考：ビズネットの導入事例【株式会社ニッスイ 様】｜ITトレンド

購買業務の効率化、コスト削減を実現

ゴム製品の製造を行う株式会社フコク様では、毎月平均３万5,000件以上の資材発注を行っており、負担が大きかったため購買業務の効率化が必要とされていました。

そこで、資材発注業務の効率化とコスト削減を目的に、調達業務におけるオペレーション効率化と購買情報の一元化・可視化を実現する「PROCURESUITE」を導入。PROCURESUITEの導入後、入力作業が一度で済むようになり、業務時間が約40％削減されました。見積もりの検討も容易になり、コスト削減にも成功しました。さらに、帳票類の統一によるペーパーレス化や、国内拠点の集中購買化も実現しています。

参考：PROCURESUITE（プロキュアスイート）の導入事例【株式会社フコク 様】｜ITトレンド

まとめ

購買業務では方針を策定し、部署間の連携を強化することが大切です。統一された購買業務のプロセスや適切な情報共有によって、誤発注や重複発注などのミスも低減するでしょう。また、効率化を実現したい場合には購買管理システムを導入して、業務を自動化するのもおすすめです。

まずは気になる製品の資料請求をして、購買管理システムの各社製品がどのような機能や特徴をもっているのかを比較してみましょう。