【解説】購買管理とは？購買管理を行う際に知っておくべきこと

購買管理とは

「購買管理」とは、企業が製品やサービスを生産するために必要な材料や部品、機械、そのほかの資源を適切なタイミングとコストで確保するための活動全般を指します。これには、必要な商品やサービスの選定、供給者との交渉、購入契約の締結、発注、受領、検査、支払などのプロセスが含まれます。すなわち、企業が必要とする商品やサービスを最適な条件で手に入れるための「買い物の戦略」のようなものといえるでしょう。

調達管理との違い

購買とは、「自社の事業に必要なものを決め、購入先を選び、発注書を発行するプロセス」を指します。これに対して調達は、「購買に加えて、購入したものが届くまでを管理・検収するプロセス」を意味します。つまり購買管理と調達管理では、管理する対象や目的が異なるのです。

また、購買では購入を前提としていますが、調達では購入だけでなく借りることも含む点が大きな違いの一つです。

購買管理と調達管理の違いについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

購買管理の５原則

購買管理では、以下の「購買管理の５原則」に則ってプロセスを管理します。

• ●適切な取引先の選定
• ●適正な品質の確保
• ●商品の適正な数量設定
• ●適正な納期設定
• ●適正な価格の設定

商品やサービスの選定から、品質の確保や供給者との交渉、購入契約の締結、発注、受領、検査、支払に至る多くのプロセスにおいて、上記の５原則を満たせるよう購買管理業務に臨むことが大切です。

また、これらのプロセスには大量の商品やサービスが関与し、多くの部署や個人が関係します。購買管理の担当者は、どの部品を、どの供給者から、どのタイミングで、何個注文するかを決定する際に、取引先の品質や価格、納期などを考慮することで、適切な購買管理が可能になります。

購買管理の業務内容

次に、購買管理の業務内容を解説します。

仕入先への発注・受け取り

購入する業者へ必要な商品の発注を行います。商品を発注する前に購入業者と適切な取引を行うための取引条件を確認し、取引期間や検収、支払方法を明記した書面を交わして取引契約を締結します。また、既存の仕入先だけでなく新規仕入先の開拓も大切な業務の一つです。

仕入先が増えることで商品購入の比較検討を行えるほか、仕入先同士の競争が生まれるため商品購入時の価格交渉がしやすくなります。

品質チェック・支払

品質チェックは契約書に準じた方法で実施します。商品が届いたら発注した商品か、個数に間違いがないか、品質に問題がないかどうかを確認し、品質に問題があればすぐに仕入先に連絡をして代替品を送ってもらいます。取引先への連絡は迅速に行うようにしましょう。

発注した商品の検収が終了後、契約書に従い仕入先への支払を行います。

保管・移動

検収が終了した商品を倉庫に移動して、温度や湿度を管理しながら保管します。発注した商品はすぐに使用されない場合もあり、商品が使われる日まで品質が劣化しないように管理することも購買管理の大切な業務です。

品質を維持することが難しい商品の場合、適切な発注日を考慮した購買計画を立てる必要があります。また、商品によっては保管場所が途中で変更する場合があるため、その際の移動手段の確保なども購買管理の業務の一つです。

納品

商品ごとの納期に従い、納品を行います。出荷から納品まで、商品を適切に管理することも購買管理の役割です。顧客との売買契約にもとづき、納期に従って商品を納品します。

棚卸管理

棚卸管理も購買管理の大切な業務です。仕入れた商品や原材料の在庫、継続的な売上が期待される商品の在庫状況を把握します。定期的に棚卸を行い、商品や原材料の品質などもチェックします。商品や原材料などの過剰在庫が目立つ場合は、購買計画の見直しが必要です。

購買管理のフロー

続いて、購買管理の基本的なフローを解説します。

購買計画の決定

生産計画にもとづき、「何」を「いつまで」に「どれだけの数量」を「いくら」で購入するのかを確認後、購買計画を立てます。

取引先の選定

必要な商品や材料を供給できる取引先を選定します。取引先の信頼性や価格、納期の確実性、品質管理の体制などを考慮します。

見積もり

取引先から、必要な商品や材料の価格、納期、そのほかの条件についての見積もりを取り寄せます。

取引先の比較検討（取引先候補が複数の場合）

複数の取引先から取り寄せた見積もりをもとに、価格や品質、納期などの条件を比較検討し、最適な取引先を選びます。

発注

相互に取引条件を確認し、取引契約を締結した企業に対して、「何」を「いくつ」「いつまで」に必要なのかを明記した発注書を送付します。

納期管理

発注した商品や材料の納期を確認し、遅延がないように管理します。必要に応じて取引先と連絡を取り、納期を確認します。

入荷

発注した商品や材料が予定どおりに入荷したことを確認します。入荷した商品は想定外のトラブルが発生しないよう、適切な保管場所に置きましょう。

検収

発注した商品が到着後、取引契約に準じた方法で発注した商品に間違いないか、個数に間違いはないか、品質に問題はないかどうかをチェックします。

出荷

検収が完了し、問題がなければ実際に使用する拠点や部門への発送準備を進めます。適切な梱包と輸送方法を選択します。

請求・支払処理

仕入先から請求書が送付されたら、請求書と入庫情報を突き合わせて商品や個数、金額に誤りがないかをチェックします。契約書の支払日に従い、仕入先へ支払処理を行います。

購買管理の業務フローについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

購買管理の必要性

購買管理は、企業の経営コストに直結する非常に重要な業務です。健全な企業運営を行ううえで、発注ミスや過剰在庫の軽減に務める企業は多いでしょう。企業運営の面からも、購買計画の立案にはじまり発注から支払に至るまで、購買に関する一連した業務を適切に管理する必要があります。

なお、適切な購買管理を行うことで、以下のようなメリットが得られます。

• ●原価低減による企業利益の拡大
• ●企業全体の生産性の向上
• ●業務ルールやコンプライアンスの徹底
• ●経費の私的利用などの不正防止

購買管理を行う前にやっておくべき内部統制対策

企業が事業活動を健全かつ効率的に運営するために、内部統制対策を行うことが求められています。購買管理を行う前にやっておくべき内部統制対策とは、具体的にどのようなものなのでしょうか。

内部統制とは

内部統制とは、企業内の不正やミスが起こるリスクを抑えるために点検や管理体制、ルールを整えることです。購買管理では、購買基準や規則が内部統制にあたります。

購買管理の内部統制を行うためには、購買における基準や規則を明文化し、それらが日常的に機能するようにシステムを構築することが必要です。

購買が個人の裁量で行われていたり購買管理の基準が個人の判断だったりすると、業務の間違いや不正が見過ごされてしまうリスクがあります。また、処理する業務が膨大な量になれば、購買の適切な管理が行えずミスや過剰在庫につながる可能性があります。

そのため、不正を防ぐためのルール作りが大切です。信頼できる取引先から適正な価格や品質、納期などで継続して購入することをルール化したものが「購買管理規程」です。ミスや不正をなくすためにも明確な基準や購買管理規程を設定し、それらがうまく機能するようにシステム化することで、購買管理における内部統制が図れます。

購買管理規程の重要性についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

行っておくべき内部統制対策

内部統制には、「業務の有効性及び効率性」「財務報告の信用性」「事業活動に関わる法令等の遵守」「資産の保全」といった４つの目的があります。この目的を達成するためには、購買計画や購買管理に以下の内部統制対策を組み込む必要があります。

購買基準の明確化

購買を個人の裁量で行うのではなく、商品の「仕様」「購買先」「選定条件」「購入条件」などの基準を明確化します。それによって従業員は基準に沿って購買計画の立案を行えるため、安定した商品の供給が可能になり、個人の裁量による不正をなくせます。

購買管理業務のルール設定・システム構築

購買管理の一連の業務をルール化し、システムの構築を行います。ルールに沿って業務を遂行することで無駄な作業が発生せず、ミスが起こる可能性も低くなるため業務全体の効率化が図れます。

例えば、手書き伝票を電子化することで作業工数やミスの削減が可能です。また、システム化によって発注履歴や納品履歴など購買管理業務全般を可視化できるため、不正や業務のボトルネックなどを発見しやすくなります。

購買管理規程の作成

購買管理は金銭がからむ業務のため、個人の裁量に任せていると不正の温床になりやすいといえます。購買管理規程を作成し、業務フローや購入ポリシーを徹底することで不正を防止しましょう。

なお、内部統制対策を効率かつ適切に実施するためには、購買管理システムの活用が便利です。具体的な製品情報について以下の記事で比較紹介しているので、ぜひご覧ください。自社に適したシステム選びのポイントも解説しています。

内部統制構築のポイント

経営コストに直結する購買管理について、以下のポイントを押さえルール作りを行いましょう。

発注者と支払担当者の兼務の排除

発注者と支払担当者の兼務は不正につながるリスクが高くなるため、必ず別の人が担当するようにしましょう。

特に発注者は自社が支払をする側になるため、仕入先から営業をもちかけられるなど、不正につながりやすい環境といえます。仕入先からの請求書は発注担当者以外である経理担当が受け取るなどのルールを設けるとよいでしょう。

購買担当者の長期化を防止

同じ担当者が長期間に渡り購買管理を行っていると、業者と癒着する可能性が高まります。不正の発生リスクを下げるためには、担当者の定期的な配置換えを行うなどの仕組み作りを行いましょう。

書類チェック者の配置

書類チェック者を配置し、不正をチェックする仕組みを構築しましょう。特にリベートなどの不正は見つけることが難しいため、チェック機能の強化によって妥当性を判断できます。

購買管理システム活用のメリット

購買管理システムは、仕入から請求まで購買に関わる一連の業務効率化を支援するシステムです。ここでは、購買管理システム活用のメリットを解説します。

仕入交渉をうまく進められる

購買管理システムには、過去の取引実績がすべてデータとして保管されています。仕入交渉を行う前に過去の取引実績を簡単に把握できるようになるため、仕入交渉の際には取引実績を引き合いに出して交渉を進められます。長期的な取引実績のある仕入先に過去の取引実績を提示することで、より効果的な価格交渉が行えるでしょう。

ペーパーレス化が実現できる

購買管理システムの導入によって、ペーパーレス化をスピーディーに実現可能です。購買業務の注文書や支払書などの書類を電子化することで、紙代がかからなくなるためコスト削減が図れます。

ただし、取引先企業が紙ベースの書類にしか対応していない場合には、購買管理システムを導入する前に、取引先企業との契約内容を整理したり見直したりすることが必要になるかもしれません。また、請求書や契約書などの帳簿をデータ保存する際には、各種書類に電子スタンプや電子署名の付与が必要です。

そのため、購買管理システムを選定する際には、電子スタンプや電子署名に対応しているか、紙書類と電子書類の併用が可能かなど、自社の業務や体制にあうシステムかどうかをよく確認しましょう。

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購買管理業務を効率化できる

購買管理システムを活用することで、煩雑化した購買管理業務の効率化やミスの防止が可能です。

購買業務は、取引先企業の数だけ定型化したフォーマットや業務フローがあります。それらを購買管理システムに集約することで、管理がしやすくなり業務の効率化が促進します。また、取引先企業に間違ったフォーマットの書類を送ってしまうような人的ミスの軽減にもつながるでしょう。

健全な企業経営には適正な購買管理が重要

購買管理とは、経営活動に必要な資材を必要な数だけ必要な時期までに調達するプロセスのことです。購買管理は経営コストに直結する非常に重要な業務であり、企業の経営リスクを減らすためにも不可欠な存在です。

なお、購買管理における内部統制を図るには、購買における基準や規則を明文化し、それらが機能するようにシステムを構築する必要があります。そのために有効なのが購買管理システムです。

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