購買管理システム選定で失敗しないために知っておくべき4つのポイントとは？ | 代表的な機能も紹介

購買管理システムで出来ること

購買管理システムの選定ポイントを知る前に、まずは購買管理システムで出来ることを知り、自社の業務ではどんな機能が必要になるのかなどを明確にしましょう。

• ●生産計画に沿った材料・資材を調達する機能
• ●仕入先に関する取引・購買情報を記録する機能
• ●発注物を管理する機能
• ●納期を管理する機能
• ●納品された品物の品質を管理する機能
• ●支払い機能

購買管理システムには、以上のような機能があります。

購買管理システムの機能について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

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選定ポイント１．低コスト活用を実現する提携ソフトの検討

システム導入の際、コスト面は誰しも気になるポイントでしょう。購買管理システムを低価格で導入・活用する場合の選択肢として、ECサイト、通販サイト等と連携されているタイプがあります。システム上で、提携企業から提供されるカタログで物品を選択でき、発注や支払い管理もスムーズに行うことのできるソフトが、各社から無料・低価格で提供されています。

このタイプのソフトは、調達物品の特殊性が少なく、特に事務用品を必要とする場合は業務削減効果が高くなります。ただし、提供される物品が業務と合っているか否かは必ず確認が必要です。提供される物品の内容、価格をチェックし、総合的に業務・コスト削減効果を見極めましょう。

選定ポイント２．業種・業務に合った機能を備えているか

購買管理システムには、業種・業務に合わせてさまざまな種類の製品があります。

たとえば、仕入と販売が主要業務である卸売・流通業に特化し、在庫管理や販売管理との連携を重視する購買管理システムがあります。また、製造業における生産管理・サプライチェーンマネジメントの一環として購買管理を行うシステムがあったりさまざまです。

購買管理システム導入に失敗しないためにも、自社の業務の特質に合わせたシステムを選択することが重要です。また、導入時の初期設定や自社に合わせたカスタマイズができるか、といったことも検討する必要があります。

選定ポイント３．既存システムと連携できるか

前述したように業種に合わせた拡張性を鑑みた際に、販売管理・在庫管理・原価管理の専用システムと連携できる製品をを選ぶことも大切です。現在使用しているほかの業務システムと購買管理システムの連携が行えるかを事前確認するようにしましょう。

選定ポイント４．ERPシステムの機能で購買管理するか

購買管理システムには、ERPシステムの機能の一部として提供される製品が多く存在します。ERPシステムにより、基幹業務が統合され購買情報や会計情報が連携されることで、注文や検収、支払いの状況をタイムリーになります。そして、会計基準や税法に合った形で反映させることで全社の業務効率化に繋がっていきます。

選定ポイント５．取引先とのEDI 導入を検討するか

購買管理システムのメリットの１つとして、発注作業を一括して行うことによる業務量削減があります。この効果を最大化するために役立つのがEDIです。EDIとは、企業の間で、注文書や請求書等をコンピュータ同士で交換することを指します。

EDI化のためには、取引先とシステムの連携を行う必要があります。なるべく多くの企業を巻き込む形で導入を実現することができれば、業務改善の成功率は増します。また、自社グループ間の取引が多数ある場合は、購買管理システムの導入・EDI化により、関連企業を含めた業務システムを高度化させることができます。

製品を比較し、自社の業態・業務に合ったシステム導入を

購買管理システムの選定では、自社の課題に対して、候補となる製品がどのようなソリューションを提供してくれるのかを知ることが失敗を防ぐために大切なことです。また、その際は、購買管理業務の前後にある「生産」や「販売」など、の業務プロセスとの連携など、事業全体のプロセスや効率化も視野に入れておくことが大切です。

自社の生産や販売プロセスにあった購買管理システムを見つけるなら以下の記事で製品比較をおすすめします。

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