失敗しない購買管理システム選定4つのポイント

購買管理システムの４つの選定ポイント

選定ポイント１．低コストを実現する提携ソフトの検討

システム導入の際、コスト面は誰しも気になるポイントでしょう。購買管理システムを低価格で導入する場合の選択肢として、ECサイト、通販サイト等と連携されているタイプのものがあります。システム上で、提携企業が提供するカタログから物品を選択、発注や支払い管理もスムーズに行えるソフトが、各社から無料・低価格で提供されています。

このタイプのソフトは、調達物品の特殊性が少なく、事務用品が主であるならば業務削減効果が高くなります。ただし、提供される物品が業務と合っているか否かは必ず確認が必要です。提供される物品の内容、価格をチェックし、総合的に業務・コスト削減効果を見極めましょう。

選定ポイント２．業種により重視すべき機能を備えているか

購買管理システムには、業種に合わせ様々な種類があります。

たとえば、仕入と販売が主要業務である卸売・流通業に特化し、在庫管理や販売管理との連携を重視する購買管理システム、あるいは製造業等、生産管理・サプライチェーンマネジメントの一環として購買管理を行うシステム、外注費となる派遣や業務請負などが多い企業に、それらの人件費を含め外注費管理として一括して管理できるシステムもあります。

購買管理メリットを十全に享受し、選定の失敗を防止するためには、自社の業務の特質に合わせたシステムを選択することが重要です。また、導入時の初期設定、あるいは事後的な拡張として、自社に合わせたカスタマイズができるか、といったことを検討する必要があります。

選定ポイント３．既存システムとの連携、ERP構築の検討

購買管理システムには、ERPシステムの機能の一部として提供される製品が多く存在します。基幹業務が統合され、購買情報や会計情報が連携されることで、注文や検収、支払いの状況をタイムリーに、また会計基準や税法に見合った形で反映させることが全社の業務効率を改善する上で大きく寄与します。

また、前述の通り、業種に合わせた拡張性の観点からは、販売管理・在庫管理・原価管理の専用ソフトと連携できるものを選ぶ視点も大切です。現在使用しているほかの業務システムと購買管理ソフトの連携が行えるかの事前確認、また購買管理ソフトの導入時に、ERPシステムの導入・入れ替えを行うことも大きな検討対象となります。

選定ポイント４．取引先とのEDI 化も視野に入れる

購買管理システムのメリットの一つとして、発注作業を一括して行うことによる業務量削減があります。この効果を最大化するために役立つのがEDIです。EDIとは、企業の間で、注文書や請求書等をコンピュータ同士で交換することを指します。

EDI化のためには、取引先とシステムの連携を行う必要があります。なるべく多くの企業を巻き込む形で導入を実現することができれば、業務改善の成功率は増します。また、自社グループ間の取引が多数ある場合は、購買管理システムの導入・EDI化により、関連企業を含めた業務システムを高度化させることができます。

まとめ

購買管理システムの選定では、自社の課題に対して、候補となる製品がどのようなソリューションを提供してくれるのかを知ることが失敗を防ぐために大切なことです。また、その際は、購買管理業務の前後にある「生産」や「販売」など、の業務プロセスとの連携など、事業全体のプロセスや効率化も視野に入れておくことが大切です。