購買管理システムで出来ること
購買管理システムの選定ポイントを知る前に、まずは購買管理システムで出来ることを知り、自社の業務ではどんな機能が必要になるのかなどを明確にしましょう。
- ●生産計画に沿った材料・資材を調達する機能
- ●仕入先に関する取引・購買情報を記録する機能
- ●発注物を管理する機能
- ●納期を管理する機能
- ●納品された品物の品質を管理する機能
- ●支払い機能
購買管理システムには、以上のような機能があります。
購買管理システムの機能について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
選定ポイント１．低コストでの運用は可能か
システム導入の際、コスト面は誰しも気になるポイントでしょう。購買管理システムを低価格で導入・活用する場合の選択肢として、ECサイト、通販サイト等と連携されているタイプがあります。システム上で、提携企業から提供されるカタログで物品を選択でき、発注や支払い管理もスムーズに行うことのできるソフトが、各社から無料・低価格で提供されています。
このタイプのソフトは、調達物品の特殊性が少なく、特に事務用品を必要とする場合は業務削減効果が高くなります。ただし、提供される物品が業務と合っているか否かは必ず確認が必要です。提供される物品の内容、価格をチェックし、総合的に業務・コスト削減効果を見極めましょう。
選定ポイント２．業種・業務に合った機能を備えているか
購買管理システムには、業種・業務に合わせてさまざまな種類の製品があります。
たとえば、仕入と販売が主要業務である卸売・流通業に特化し、在庫管理や販売管理との連携を重視する購買管理システムがあります。また、製造業における生産管理・サプライチェーンマネジメントの一環として購買管理を行うシステムがあったりさまざまです。
購買管理システム導入に失敗しないためにも、自社の業務の特質に合わせたシステムを選択することが重要です。また、導入時の初期設定や自社に合わせたカスタマイズができるか、といったことも検討する必要があります。
選定ポイント３．業務フロー全体を効率化したいか
購買管理システムには、ERPシステムの機能の一部として提供される製品が多く存在します。ERPシステムにより、基幹業務が統合され購買情報や会計情報が連携されることで、注文や検収、支払いの状況をタイムリーになります。そして、会計基準や税法に合った形で反映させることで全社の業務効率化に繋がっていきます。
購買管理だけでなく、販売や請求までの一連のフローを効率化したい場合は、ERPの導入を検討してもよいかもしれません。
選定ポイント４．取引先とのEDI 導入を検討するか
購買管理システムのメリットの１つとして、発注作業を一括して行うことによる業務量削減があります。この効果を最大化するために役立つのがEDIです。EDIとは、企業の間で、注文書や請求書等をコンピュータ同士で交換することを指します。
EDI化のためには、取引先とシステムの連携を行う必要があります。なるべく多くの企業を巻き込む形で導入を実現することができれば、業務改善の成功率は増します。また、自社グループ間の取引が多数ある場合は、購買管理システムの導入・EDI化により、関連企業を含めた業務システムを高度化させることができます。
選定ポイント５．クラウド環境に対応するシステムか
購買管理システムを選定する際は、クラウド環境に対応しているシステムも候補に入れておくとよいでしょう。
令和元年度の情報白書によれば2018年時点で58パーセント以上の企業が何らかの形でクラウドサービスを利用しています。今後もこの傾向は拡大しているとみられているので、企業向けの製品もクラウド形態での提供が増えてくるでしょう。
選定ポイント６．カスタマイズ可能か
企業経営を続けていると、購買管理の方式に変化を求められることがあります。例えばクラウド環境を導入したり、仕入れ先を刷新する場合、事業の方向転換などが起きた際は、状況に適したシステムにカスタマイズできなければ、新しい製品の導入を迫られてしまうかもしれません。
特にクラウド型で提供されている製品は、カスタマイズができるように作られていない場合がほとんどなので、購買管理の方法に変化が起こりそうな職場なら、カスタマイズ可能かどうかをチェックしたうえで製品を導入しましょう。
選定ポイント７．信頼できるベンダーの製品か
購買管理は、自社の事業を行う上で非常に重要な業務です。
それを管理するシステムは、必ず信頼できるベンダーが提供しているものにしましょう。信頼できるベンダーの条件としてあげられるのは、
- ・多くの導入実績があること
- ・サポート体制が充実していること
です。導入の際は、ベンダーの信頼性も含めて選定しましょう。
製品を比較し、自社の業態・業務に合ったシステム導入を
購買管理システムの選定では、自社の課題に対して、候補となる製品がどのようなソリューションを提供してくれるのかを事前に知っておくことが、導入失敗を防ぐために大切なことです。
またその際は、購買管理業務の前後にある「生産」や「販売」など、の業務プロセスとの連携など、事業全体のプロセスや効率化も視野に入れておくことが大切です。
